Configuração de um domínio de e-mail personalizado

Aplica-se a

Smartsheet

Com um domínio de e-mail personalizado, é possível personalizar sua conta para que todos os usuários usem o subdomínio de sua organização em vez do domínio padrão do Smartsheet para e-mails de notificação do Smartsheet.

Os domínios de e-mail personalizados funcionam para qualquer e-mail acionado pelo usuário no aplicativo Smartsheet, incluindo:

  • Alertas automatizados
  • Solicitação de atualização
  • Compartilhamento de planilha
  • @mention

Sem suporte para e-mails de boas-vindas do Smartsheet e e-mails do sistema, como redefinição de senha, e-mails de notificação de pagamento.

Antes de começar

  • Você deve ser um Administrador de sistema de um plano Empresa ou Premier para configurar um domínio de e-mail personalizado.
  • Você deve ser capaz de atualizar os registros DNS de seu domínio principal e domínio de e-mail personalizado, ou trabalhar com sua equipe de TI ou administrador de domínio. Se a sua organização tem várias contas com o Smartsheet, essas contas precisam ser configuradas separadamente. Elas podem compartilhar o mesmo domínio de e-mail personalizado.

O domínio de envio deve ser um subdomínio de seu domínio principal. Você precisará validar que é o proprietário do domínio principal por meio do fluxo de validação de domínio do Centro de Administração. Para obter mais informações Consulte Adicionar usuários automaticamente a uma conta Empresa com provisionamento automático de usuários.

Entradas DNS necessárias para a configuração

Para habilitar o envio de e-mail em nome de sua organização usando seu domínio de e-mail personalizado, são necessárias as seguintes configurações de DNS (Domain Name System) para conceder permissão ao SparkPost, provedor de serviço de e-mail do aplicativo Smartsheet, para que possamos satisfazer o SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e padrões de segurança de e-mail DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

NOTA: Pode ser necessário trabalhar com sua equipe de TI para configurar as entradas DNS necessárias.

  1. Registro de chave de domínio (DKIM) - todos os e-mails do Smartsheet enviados com o domínio personalizado terão uma assinatura digital criptografada no cabeçalho do e-mail. O servidor de e-mail de recebimento validará a mensagem de e-mail procurando a chave DKIM do domínio personalizado e a usará para verificar a assinatura criptografada. Este mecanismo de autenticação de e-mail protege os remetentes e destinatários de spoofing e phishing, verificando se os e-mails são enviados do remetente legítimo.
  2. Registro CNAME - aponta o domínio de e-mail personalizado para o domínio Sparkpost que contém um registro SPF para outro mecanismo de autenticação que protege remetentes e destinatários contra spoofing e phishing. O registro SPF define quais servidores de e-mail estão autorizados a enviar e-mail para o domínio personalizado. O servidor de e-mail de recebimento procura-os no registro SPF e compara o endereço IP do remetente do e-mail para verificar se o e-mail foi enviado do servidor de e-mail do remetente autorizado.
  3. Registro DMARC - define as ações a serem executadas pelo servidor de recebimento de e-mail quando os e-mails afirmam ser do domínio de e-mail personalizado, mas falham na autenticação DKIM e/ou SPF. Recomendamos definir a política para colocar em quarentena ou rejeitar os e-mails para evitar que terceiros não autenticados falsifiquem e-mails do domínio.

Configure sua conta para usar um domínio de e-mail personalizado

Como administrador de sistema, você pode visitar a página de configurações de marca e personalização no Centro de Administração para configurar um domínio de e-mail personalizado para sua organização.

Personalize o domínio de e-mail

O assistente de configuração o orientará nas seguintes etapas:

  1. Certificar-se de que sua conta tenha um domínio primário validado. Caso contrário, você será direcionado para a página Validação de domínio para adicionar e validar seu domínio principal.
  2. Selecione o nome de domínio de e-mail personalizado a ser usado para a configuração.
  3. O assistente de configuração apresenta os registros DNS que você precisa criar para seu domínio de e-mail personalizado. Se você não tem acesso para modificar o DNS de sua organização, deve levar as informações para sua equipe de TI ou administradores de domínio para configurá-lo.
  4. Depois que os registros DNS são criados para o domínio de e-mail personalizado, você precisa concluir a etapa de verificação no Centro de Administração.
  5. Quando a verificação do domínio personalizado é concluída com êxito, o recurso é habilitado para sua organização. Todos os usuários da sua organização começarão a ver os e-mails do Smartsheet enviados do seu domínio de e-mail personalizado.
    Há um período de aquecimento de 10 dias em que os e-mails serão gradualmente mudados de smartsheet.com para o novo domínio de envio.

Os usuários na organização não precisam fazer nada diferente ao criar notificações, como compartilhamento, envio de planilha e fluxos de trabalho automatizados. Assim que a configuração do DNS do domínio de e-mail personalizado for concluída, o recurso será habilitado e as notificações existentes e novas começarão a usar o domínio de e-mail personalizado no endereço do remetente.

Após a criação dos registros DNS, pode levar até 72 horas para que as alterações sejam propagadas pela Internet. Durante esse tempo, a verificação DNS do assistente de configuração falhará e você deverá verificar se configurou o DNS corretamente e esperar para tentar outra vez.

Perguntas frequentes

Eu configurei um domínio de e-mail personalizado, mas não estou mais recebendo e-mails gerados pelo aplicativo Smartsheet. Como faço para corrigir isso?

Estamos criando um novo domínio de envio para cada cliente que se cadastrar para esse recurso. Para muitos provedores de caixa de correio e filtros de spam, eles tratarão com cuidado um novo domínio de envio sem reputação de envio. Isso pode causar atrasos nos e-mails e bloqueios intermitentes. Para melhorar a entrega bem-sucedida de e-mails, sugerimos que você adicione o novo domínio de envio como um remetente confiável às suas regras de filtro de spam e solicite que seus destinatários externos façam o mesmo.
Também usamos uma programação de aquecimento para mudar gradualmente os e-mails do domínio smartsheet.com para o seu novo domínio de e-mail com o objetivo de reduzir o impacto da capacidade de entrega.

I want to change or disable my custom email domain, how do I do it?

This is currently not supported through the Admin Center. Please contact Smartsheet Support to get assistance.

Can the email domain be my primary domain? Can I choose the subdomain name?

The custom email domain must be a subdomain. For security reasons we cannot send email on behalf of a customer's primary domain. For managing sending reputation, it must be a dedicated sending domain for Smartsheet so the subdomain name is limited to either @smartsheet or @smartsheetmail.

What happens when someone replies to the emails sent from my custom email domain. Where will those messages go?

If recipients reply to the Smartsheet emails, most of them are sent to the reply-to address which is the person who generated that email. In the cases when there is no reply-to address in the Smartsheet email, the message is replied to your custom domain and routed to our mail service provider SparkPost. The inbound messages are not monitored and are deleted.