Configurar um domínio de e-mail personalizado

Os clientes podem especificar subdomínios personalizados sem a necessidade de usar smartsheetmail ou smartsheet.customdomain.com (por exemplo, customsubdomain.customdomain.com). Os clientes ainda podem especificar smartsheet ou smartsheetmail, se quiserem.

O subdomínio não deve ter um registro TXT associado e precisa usar um domínio principal que tenha um registro TXT validado. As regras de DNS impedem que um subdomínio (ou qualquer nome de domínio) tenha um registro CNAME e TXT.

Os domínios de e-mail personalizados funcionam para qualquer e-mail acionado pelo usuário no aplicativo Smartsheet, incluindo:

• alertas automatizados;
• solicitações de atualização;
• compartilhamento de planilhas;
• @menção.

Domínios de e-mail personalizados não são aceitos para e-mails de boas-vindas do Smartsheet nem e-mails do sistema, como redefinição de senha e notificação de pagamento.

Qualquer subdomínio usado para enviar e-mails requer que um registro CNAME seja implementado. Isso impede que esse subdomínio envie e-mails. Como resultado, o subdomínio de envio não deve ter uma caixa de entrada de e-mail associada. 

Antes de começar

É preciso ter permissão para atualizar os registros de DNS (sistema de nomes de domínio) público de seu domínio principal e do domínio de e-mail personalizado. Caso você não tenha permissão, fale com a equipe de TI ou com o administrador do domínio. Se a sua organização tiver várias contas do Smartsheet, é preciso configurá-las separadamente. Elas podem compartilhar o mesmo domínio de e-mail personalizado.

O domínio de envio deve ser um subdomínio de seu domínio principal. Você precisará confirmar que é o proprietário do domínio principal pelo fluxo de validação de domínio do centro de administração. Para obter mais informações, consulte Adicione usuários automaticamente com o Provisionamento automático de usuários.

Entradas do DNS público necessárias para a configuração

Para habilitar o envio de e-mails em nome da sua organização usando o domínio de e-mail personalizado, são necessárias as seguintes configurações do DNS público para conceder permissão ao SparkPost (o provedor do serviço de e-mail do aplicativo Smartsheet), para que possamos atender aos padrões de segurança de e-mail SPF (estrutura de política do remetente), DKIM (e-mail identificado por chaves de domínio) e DMARC (relatório e conformidade de autenticação de mensagens baseadas em domínio).

Talvez seja necessário trabalhar com a equipe de TI para configurar as entradas necessárias do DNS público.

• Registro de chave de domínio (DKIM): todos os e-mails do Smartsheet enviados com o domínio personalizado terão uma assinatura digital criptografada no cabeçalho do e-mail. O servidor de e-mail de recebimento valida a mensagem procurando a chave DKIM do domínio personalizado e a usa para verificar a assinatura criptografada. Esse mecanismo de autenticação de e-mail protege os remetentes e destinatários contra spoofing e phishing, verificando se os e-mails são enviados do remetente legítimo.
• Registro CNAME: aponta o domínio de e-mail personalizado para o domínio SparkPost que contém um registro SPF para outro mecanismo de autenticação que protege remetentes e destinatários contra spoofing e phishing. O registro SPF define quais servidores de e-mail estão autorizados a enviar e-mail do domínio personalizado. O servidor de e-mail de recebimento os procura no registro SPF e compara o endereço IP do remetente para verificar se ele foi enviado do servidor de e-mail do remetente autorizado.
  • Qualquer subdomínio usado para enviar e-mails requer que um registro CNAME seja implementado. Isso impede que esse subdomínio receba e-mails. Como resultado, o subdomínio de envio não deve ter caixas de entrada de e-mail associadas.
  • Os subdomínios não devem ter um registro TXT, pois o domínio principal precisa ter um registro TXT e passar pela validação do domínio. 
• Registro DMARC: define as ações a serem executadas pelo servidor de recebimento de e-mail quando os e-mails afirmam ser do domínio de e-mail personalizado, mas falham na autenticação DKIM e/ou SPF. Recomendamos definir a política para colocar em quarentena ou rejeitar os e-mails a fim de evitar que terceiros não autenticados falsifiquem e-mails do domínio.

Configure sua conta para usar um domínio de e-mail personalizado

Como administrador de sistema, você pode visitar a página de configurações de marca e personalização no centro de administração para configurar um domínio de e-mail personalizado para sua organização.

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O assistente de configuração orienta você nas seguintes etapas:

1. Verifique se a sua conta tem um domínio primário validado. Caso contrário, a página Validação de domínio será aberta para você adicionar e validar o domínio principal.
2. Adicione o subdomínio à página de validação de domínio. Ele não precisa ser validado, mas isso permite que ele seja exibido no menu suspenso de subdomínio personalizado. 
3. Selecione o nome de domínio de e-mail personalizado a ser usado para a configuração.
4. O assistente de configuração apresenta os registros do DNS público que você precisa criar para o domínio de e-mail personalizado. Se você não tem acesso para modificar o DNS público da organização, compartilhe as informações com a equipe de TI ou os administradores de domínio para que o configurem.
5. Depois que os registros do DNS público forem criados para o domínio de e-mail personalizado, siga a etapa de verificação no centro de administração.
6. Quando a verificação do domínio personalizado for concluída com êxito, o recurso será habilitado para sua organização. Todos os usuários da sua organização começarão a ver os e-mails do Smartsheet enviados do seu domínio de e-mail personalizado.
   Há um período de transição de 10 dias em que os e-mails mudam gradualmente de smartsheet.com para o novo domínio de envio.

Os usuários na organização não precisam fazer nada diferente ao criar notificações, como compartilhamento, envio de planilhas e fluxos de trabalho automatizados. Depois que a configuração do DNS público do domínio de e-mail personalizado for concluída, o recurso será habilitado, e as notificações existentes e novas começarão a usar o domínio de e-mail personalizado no endereço do remetente.

Após a criação dos registros do DNS público, pode levar até 72 horas para que as alterações sejam propagadas pela internet. Durante esse período, a verificação do DNS público do assistente de configuração falhará, e você precisará verificar se configurou o DNS público corretamente e esperar para tentar outra vez.