Mantenha suas equipes organizadas com o aplicativo Smartsheet Calendar

O aplicativo Smartsheet Calendar é um complemento premium que ajuda o usuário a criar calendários flexíveis, personalizáveis e que podem ser compartilhados usando os seus dados do Smartsheet. Com o aplicativo Calendar, é possível:

• Usar código de cores por categoria primária e secundária
• Exportar facilmente a exibição em calendário para enviar por e-mail ou imprimir
• Sincronizar com os dados do projeto existente

 

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Faça login no aplicativo Smartsheet Calendar

Para acessar o aplicativo Calendar, siga estas etapas:

1. Na Barra de navegação à esquerda, selecione Inicializador. 
2. Escolha Calendário.

Outra maneira de acessar o aplicativo Calendar é acessando este link: calendar.smartsheet.com.

 

Se tiver problemas para acessar o aplicativo pelo Inicializador, consulte o artigo Acessar aplicativos e modelos premium com o Inicializador.

Após fazer login, você verá a página Exibições em calendário. Todos os calendários que você criou ou que foram compartilhados com você serão exibidos nesta página. Para visualizar um calendário, selecione-o pelo nome.

Não encontrou todos os calendários? Na parte superior direita do aplicativo, selecione Atualizar.

Para reduzir a sua pesquisa, use a lista Filtro ou digite o nome do calendário na Barra de pesquisa.

Criar uma exibição básica em calendário

Crie novas exibições em calendário no assistente Criar nova exibição. Para iniciar o assistente:

1. Selecione Smartsheet Calendar.
2. Selecione Adicionar novo. 

Continue lendo para aprender as etapas em cada guia do assistente.

Etapa 1: selecionar a planilha

Sua planilha ou seu relatório deve incluir pelo menos uma coluna de datas.

1. Selecione a planilha ou o relatório que contém os dados do Smartsheet que deseja exibir. 
2. Depois de selecionar a planilha, selecione Próximo.

Etapa 2: escolher uma exibição

Para escolher a exibição padrão para seu calendário, selecione um dos blocos a seguir:

• Mensal
• Diário
• Semanal
• Vários meses
• Trimestral
• Dia-mês

Depois de criar o calendário, você terá a opção de mudar a exibição. 

Etapa 3: mapear colunas

Mapeie as colunas da sua planilha para os campos correspondentes no calendário:

1. Na seção Colunas do Smartsheet, selecione as colunas que contêm os dados que você deseja visualizar na exibição em calendário. Campos com asterisco vermelho são campos obrigatórios.  
   Se você estiver usando um relatório, dê nomes consistentes às colunas. Se você usar colunas de menu suspenso na planilha de origem, os dados serão mais consistentes e terão uma exibição em calendário mais clara.
   
   
2. Opcional: na seção Agrupamento de dados, selecione qualquer agrupamento de categorias ou subcategorias que deseja usar para fazer com que os itens que aparecem no calendário sejam exibidos como coleções específicas. Esses grupos serão exibidos do lado esquerdo do calendário e conduzirão a codificação por cores.
   
   Depois de escolher os itens em Agrupamento de dados, você pode especificar a cor atribuída a cada categoria.
3. Se estiver pronto para ver os resultados, selecione Adicionar. 
4. Se você quiser refinar seu calendário com recursos avançados, selecione Avançado.

Refinar o calendário com recursos avançados

Quando finalizar o trabalho do calendário básico, você pode fazer ainda mais. Por exemplo, você pode:

• Incluir colunas adicionais
• Classificar tarefas
• Alterar a data e a hora exibidas e formatar os blocos do calendário
• Alterar o logotipo que aparece no calendário
• Exibir ou ocultar finais de semana

Ao clicar no botão Avançado, o nome dele mudará para Básico e as guias a seguir serão exibidas:

• Colunas Adicionais
• Hora e design
• Mais opções
• Confirmar 

Para ir para a guia Colunas adicionais, selecione Próximo.

Continue lendo para saber mais sobre as próximas guias/etapas do assistente.

Etapa 4: adicionar mais colunas ao calendário

1. Use as seções a seguir para adicionar mais informações ao seu calendário na guia Colunas adicionais: 
   • Colunas adicionais: escolha colunas que você já mapeou.
   • Classificação de colunas: classifique seus blocos com base nos dados da coluna.
2. Selecione Próximo. 

Etapa 5: configurar como as datas e os períodos são exibidos

Use a guia Tempo e Design para configurar ainda mais a exibição de datas e períodos. Por exemplo, especifique o número de períodos (colunas) nos quais você deseja que seus dados sejam divididos para configurar o formato de data. Em seguida, configure o estilo dos blocos do calendário.

Etapa 6: editar outros detalhes do calendário

Use a guia Mais opções para fazer o seguinte:

• Adicionar o nome de um calendário
• Identificar o dia de início da semana
• Identificar o mês de início do trimestre
• Mostrar apenas tarefas durante a semana, esconder fins de semana ou mostrar dias úteis e fins de semana 
• Abrir e encontrar o link do formulário web
• Configurar como o calendário será exibido aos usuários e o que eles podem fazer no calendário. 

Permitir Anexos

Selecione esta opção para permitir que as pessoas anexem arquivos às tarefas do aplicativo Calendar.

Os arquivos anexados aos comentários serão exibidos com o comentário. Você não verá os anexos na coluna Anexos ou em uma tarefa do aplicativo Calendar.

Permitir Comentários

Selecione esta opção para que outros possam comentar em tarefas dentro do aplicativo Calendar. Essa configuração é ativada por padrão quando um novo calendário é criado.

Quando você adiciona comentários a um calendário, eles também são adicionados à planilha ou relatório de origem referenciado pelo calendário.

Use o recurso @mention nos comentários para aumentar a visibilidade das entradas do calendário.

Os usuários devem ter pelo menos permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha ou relatório de origem para adicionar comentários ao calendário. As pessoas com quem o item de origem tiver sido compartilhado com permissões de Visualizador podem visualizar os comentários do calendário.

Permitir novos eventos

Permita que qualquer pessoa com permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha de origem adicione eventos diretamente à exibição em calendário.

Link do formulário da Web

Se a planilha de origem incluir um formulário, cole o link do formulário no campo Link de formulário web. Ao adicionar o link de formulário web ao calendário, você pode acessar o formulário a partir do aplicativo Calendar.

Para acessar o formulário web a partir do aplicativo Calendar:

1. Na área superior esquerda do aplicativo Calendar, selecione o ícone de menu suspenso. 
2. Em seguida, escolha Formulário web aberto.

Use um calendário 454

Para permitir o Calendário 454 como opção de exibição, marque a caixa de seleção Calendário 454. Você também pode selecionar Calendário 454 padrão se desejar que esta seja a opção padrão de exibição.

Em um calendário 454, o ano é dividido em meses com base no formato: 4 semanas - 5 semanas - 4 semanas. O layout do calendário alinha feriados e garante que o mesmo número de sábados e domingos apareça em meses comparáveis. (O formato 454 é comumente usado em empresas de varejo para comparar as vendas entre os anos com mais precisão).

Etapa 7: verificar as configurações que você fez

Na guia Confirmar, revise e verifique as configurações editadas. 

Se for necessário fazer alterações, siga estas etapas:

1. Selecione Anterior. 
2. Encontre a página que contém as opções que você precisa alterar. 
3. Faça os ajustes necessários.

Quando estiver tudo pronto, selecione Adicionar ou Atualizar.

Para fazer alterações em um calendário existente

Somente o proprietário do calendário pode editar as configurações.

Como começar a fazer as alterações, depende da sua visualização do aplicativo Calendar:

• Se a visualização foi de calendário: selecione a seta de menu suspenso na área superior esquerda do calendário. Em seguida, selecione Configurações.

• Se você estiver na página Exibições em calendário: vá para a linha do calendário que deseja editar. Em seguida, selecione .

 

Compartilhar ou publicar o calendário

Se você estiver em uma página diferente no aplicativo Calendar, volte para a página Exibições em calendário para pesquisar o calendário que deseja compartilhar. 

Calendário acessível à planilha ou aos colaboradores de relatório

Usuários com acesso à planilha ou ao relatório de origem já têm acesso ao calendário. Os usuários com permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha ou relatório de origem podem editar as informações diretamente na exibição em calendário.

O compartilhamento de um calendário criará um link de compartilhamento (link direto) para o calendário e pedirá aos usuários que façam login.

Para compartilhar a exibição em calendário com pessoas que não têm acesso à planilha ou ao relatório e para tornar o calendário visível na página Exibições em calendário:

1. Na página Exibições em calendário, vá para a linha do calendário.
2. Selecione .
3. Ative o alternador de Compartilhamento.
4. Insira os endereços de e-mail ou os domínios dos usuários que deseja adicionar.
5. (Opcional) Copie o link.
6. Clique em Salvar.

 

Informe aos outros sobre o compartilhamento da exibição em calendário

As pessoas com quem a exibição em calendário foi compartilhada podem acessar o calendário a partir do link direto. Elas também podem visualizar o calendário fazendo login no aplicativo Calendar.

Se você usa painéis ou portais do Smartsheet, você pode incluir um link para a exibição em calendário, facilitando o acesso de outras pessoas.

Publicar um calendário

Você pode publicar uma versão somente leitura do calendário. 

Antes de começar

• Para publicar um calendário somente leitura, você deve ser o proprietário ou administrador da planilha ou relatório de origem do calendário. 
• Se você for o proprietário de um calendário publicado, poderá editá-lo diretamente. 
• Se ambas as opções Publicar e Compartilhar estiverem ativadas, o proprietário, administrador ou editor da planilha de origem do calendário poderão modificar o calendário publicado diretamente.
• Os proprietários, administradores e editores devem fazer login no aplicativo Calendar antes de editar um calendário publicado.

Para publicar um calendário somente leitura

1. Na página Exibições em calendário, vá para a linha do calendário.
2. Selecione .
3. Ative o alternador Publicar. 
4. Copie o link.
5. Selecione Salvar.

Se você quiser remover o acesso a um calendário publicado

1. No diálogo de Compartilhamento, desative o alternador Publicar. 
2. Atualize seu navegador. 

Depois disso, o URL antigo ficará inválido.

Compartilhar vs. Publicar

O compartilhamento é limitado a indivíduos com os quais a planilha ou o relatório foi compartilhado ou que estão especificamente listados na caixa Permitir e-mails/Domínios. O link de compartilhamento exigirá que os usuários façam login. 

Um link de publicado fornece acesso ao calendário a qualquer pessoa que tenha esse link. Os usuários que acessarem o calendário publicado não precisarão fazer login no aplicativo Calendar .

Transferir o calendário para outro usuário

Antes de começar

Certifique-se de que o novo proprietário seja um administrador da planilha de origem do calendário.

1. Na página Exibições em calendário, vá para a linha do calendário que você deseja modificar. 
2. Selecione .
3. Insira o endereço de e-mail do novo proprietário. 
4. Selecione Transferir.

Se o seu endereço de e-mail mudar, você não poderá editar seus calendários. Para corrigir isso, entre em contato com o Suporte para nos informar o endereço de e-mail antigo e o novo para uma transferência de propriedade.