Mantenha as sua equipes organizadas com o aplicativo Smartsheet Calendar
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O aplicativo Smartsheet Calendar é um complemento premium que ajuda o usuário a criar calendários flexíveis, personalizáveis e que podem ser compartilhados usando os seus dados do Smartsheet. Com o aplicativo de calendário, você pode:
- Usar código de cores por categoria primária e secundária
- Exportar facilmente a exibição em calendário para enviar por e-mail ou imprimir.
- Sincronizar-o com os dados do projeto existente.
Quem pode usar esse recurso?
Para saber mais sobre como obter os Aplicativos Premium do Smartsheet, entre em contato com o Departamento de Vendas da Smartsheet.
Neste artigo:
Faça login no aplicativo Smartsheet Calendar
Para criar uma exibição em calendário básica
Para fazer alterações em um calendário existente
Para aprimorar seu calendário com recursos avançados
Para compartilhar ou publicar o calendário
Faça login no aplicativo Smartsheet Calendar
Clique no Inicializador para acessar o aplicativo.
Se tiver problemas para acessar o aplicativo a partir do Inicializador, consulte Acessar aplicativos e modelos premium com o Inicializador.
Após fazer login, você verá a página Exibições em calendário. Todos os calendários que você criou ou que foram compartilhados com você serão exibidos nesta página. Para exibir um calendário, clique no nome dele.
DICA: Para restringir sua pesquisa, use a lista Filtro (ou digite o nome do calendário na barra de Pesquisa).
Caso não veja todos os calendários desejados, clique em Atualizar no canto superior direito do aplicativo.
Para voltar à página de Exibições em Calendário, clique em Calendário do Smartsheet, na parte superior do aplicativo.
Para criar uma exibição em calendário básica
Você criará novas exibições em calendário no assistente Criar Nova Exibição.Para iniciar o assistente, clique em Adicionar Novo no canto superior esquerdo do aplicativo de calendário e siga as etapas do assistente.
Etapa 1 Selecione a planilha
Selecione a planilha ou o relatório que contém os dados do Smartsheet que deseja exibir. Depois de selecionar a planilha, selecione Próximo.
NOTA: Sua planilha ou relatório deve incluir pelo menos uma coluna de data.
Etapa 2 Escolha uma exibição
Escolha a exibição padrão para o seu calendário clicando em um dos seguintes blocos:
- Mensal
- Diário
- Semanalmente
- Vários meses
- Trimestralmente
- Dia-mês
Depois de criar o seu calendário, você terá a opção de mudar para outra exibição.
Etapa 3 Para mapear colunas
Mapeie as colunas da sua planilha para os campos correspondentes no calendário:
- Em Colunas do Smartsheet, selecione as colunas que contêm os dados que deseja visualizar na exibição em calendário. As colunas Nome da Tarefa e Data de Início da Tarefa são obrigatória.
DICA: Se você estiver usando um relatório, dê nomes consistentes às suas colunas. Se você usar colunas suspensas na planilha de origem, poderá controlar melhor a consistência dos dados e terá uma exibição mais limpa no calendário.
- (Opcional) Em Agrupamento de Dados, selecione os grupos de categorias ou subcategorias que deseja usar para fazer com que os itens que aparecem no calendário sejam exibidos como coleções específicas (esses grupos aparecerão ao lado esquerdo do calendário e farão uso da codificação por cores do seu calendário).
Você pode usar o Agrupamento de Dados para agrupar tarefas relacionadas a uma campanha de marketing específica ou a uma promoção de varejo no feriado.
NOTA: Depois de escolher esses itens em Agrupamento de Dados, você poderá especificar a cor que será atribuída a cada categoria.
- Se estiver pronto para ver os resultados, selecione Adicionar para criar o calendário. Ou, se quiser explorar recursos mais avançados, vá para a seção Refinar seu Calendário com Recursos Avançados deste artigo.
Para fazer alterações em um calendário existente
Dependendo do que você esteja vendo no aplicativo de calendário, as maneiras de começar serão diferentes:
- Se estiver vendo um calendário, selecione a seta para baixo e clique em Configurações.
-ou- - Na página Exibições em Calendário, selecione o ícone de configurações na linha do calendário que deseja editar.
NOTA: Somente o proprietário do calendário pode editar as configurações.
Para aprimorar seu calendário com recursos avançados
Quando finalizar o calendário básico, você vai querer fazer mais. Por exemplo, pode querer:
- Adicionar colunas adicionais
- Classificar tarefas
- Alterar a data e a hora exibidas e formatar os blocos do calendário
- Alterar o logotipo que aparece no calendário
- Exibir ou ocultar finais de semana
Para fazer isso, comece na Etapa 3: Mapear colunas no assistente do aplicativo de calendário e selecione Avançado para exibir da etapa 4 à 7.
Ao clicar no botão Avançado, o nome dele mudará para Básico e você verá da etapa 4 à 7.
Clique em Próximo para ir para a Etapa 4 do assistente.
Etapa 4 Colunas Adicionais
Use a página Colunas Adicionais para adicionar mais informações ao seu calendário.
- Você terá a opção de escolher as colunas que já mapeou.
- Use Classificar Colunas para classificar automaticamente seus blocos com base nos dados da coluna.
Etapa 5 Hora e design
Use esta janela para fazer outras configurações sobre como as datas e os períodos são exibidos. Por exemplo, para configurar o formato da data, especifique o número de períodos (colunas) nos quais você deseja que seus dados sejam divididos e configure o estilo dos blocos do calendário.
Etapa 6 Mais opções
Use essa página para configurar detalhes como o nome do calendário, o dia de início da semana, o mês de início do trimestre, se os fins de semana estão ou não incluídos e como ou se as pessoas podem adicionar novos eventos diretamente na exibição em calendário que você está criando.
Permitir Anexos
Verifique se a caixa Permitir Anexos está marcada se quiser que as pessoas possam anexar arquivos às tarefas do Calendário.
NOTA: Os arquivos anexados aos comentários aparecerão com o comentário, e não na coluna Anexos e em uma tarefa do calendário.
Permitir Comentários
Verifique se a caixa Permitir Comentários está marcada para que outras pessoas possam adicionar comentários a tarefas no aplicativo de calendário. Essa configuração é ativada por padrão, quando um novo calendário é criado.
Quando você adiciona comentários a um calendário, eles também são adicionados à planilha de origem ou relatório referenciado pelo calendário.
DICA: Use o recurso @mention nos comentários para aumentar a visibilidade das entradas da agenda. Para obter mais informações, confira a seção Realizar conversas no contexto do seu trabalho.
NOTAS:
- Você deve ter pelo menos permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha ou no relatório de origem para adicionar comentários ao calendário. As pessoas com que o item de origem houver sido compartilhado com permissões de Visualizador poderão visualizar os comentários do calendário.
- Os arquivos anexados aos comentários aparecerão com o comentário, e não na coluna Anexos e em uma tarefa do calendário.
Permitir novos eventos
Marque esta caixa para permitir que qualquer pessoa com permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha de origem adicione eventos diretamente à exibição em calendário.
Link do formulário da Web
Se a planilha de origem incluir um formulário que permita que as pessoas adicionem informações a ela, cole esse link na caixa Link do formulário da Web para disponibilizar o formulário no menu suspenso do calendário. (Para obter mais informações, consulte Coletar Informações por meio de um Formulário.)
Use um calendário 454
Marque a caixa de seleção Calendário 454 para que o Calendário 454 se torne uma opção de exibição (você também pode marcar o Calendário 454 padrão, se quiser que essa seja a opção de exibição padrão).
Em um calendário 454, o ano civil é dividido em meses com base no formato de 4 semanas - 5 semanas - 4 semanas. (Esse formato é comumente usado em empresas de varejo para comparar as vendas entre os anos com mais precisão). O layout do calendário alinha feriados e garante que o mesmo número de sábados e domingos apareça em meses comparáveis.
Etapa 7 Confirmar
Use esta página para conferir as configurações antes de criar o calendário. Se precisar fazer alterações, clique no botão Anterior, localize a página que contém as opções que você precisa alterar e faça os ajustes necessários.
Quando estiver satisfeito com os resultados, selecione Adicionar (ou Atualizar) para criar (ou atualizar) o calendário.
Para compartilhar ou publicar o calendário
Para configurar o compartilhamento
- Na página Exibição em Calendário (selecione a imagem do Smartsheet no canto superior direito do aplicativo), clique no ícone de compartilhamento na linha do calendário para exibir a janela Compartilhamento.
- Mude o compartilhamento para LIGADO para permitir que qualquer pessoa que esteja participando do compartilhamento da planilha ou relatório de origem pelo Smartsheet, veja o Calendário no aplicativo de calendário.
- (Opcional): Se deseja compartilhar a exibição em calendário com pessoas que não têm compartilhamento com a planilha ou o relatório, digite os endereços de e-mail na caixa Permitir E-mails/ Domínios.
NOTA: Qualquer pessoa com permissões de compartilhamento em nível de editor na planilha ou no relatório de origem poderá editar as informações diretamente na exibição em calendário.
Informe aos outros sobre o compartilhamento da exibição em calendário
As pessoas com quem a exibição em calendário houver sido compartilhada poderão acessá-la pelo link direto ou poderão exibir o calendário fazendo login no aplicativo de calendário.
Se você usa painéis ou portais do Smartsheet, considere incluir um link na exibição em calendário para facilitar o acesso de outras pessoas. (Para obter mais informações sobre os painéis do Smartsheet, veja Crie ou Edite um Painel ou Portal do Smartsheet.)
Para publicar um calendário
Abaixo das opções de compartilhamento, é possível publicar uma versão somente leitura do calendário.
Para publicar um calendário, mude Publicar para LIGADO e copie o URL na caixa abaixo para compartilhá-lo com outras pessoas.
Para desabilitar o acesso a um calendário publicado, mude Publicar para DESLIGADO e atualize seu navegador. O URL antigo ficará inválido.
Compartilhamento vs. Publicação
O compartilhamento é limitado a indivíduos com os quais a planilha foi compartilhada, ou especificamente listados na caixa Permitir E-mails. O uso do link de compartilhamento exigirá que o usuário faça login. Um link publicado fornece acesso ao calendário a qualquer pessoa que o tenha.
Depois de criar seu Calendário, confira a seção Aplicativo de Calendário: Interaja com um calendário para obter mais informações sobre como trabalhar em um calendário.