O Calendar App do Smartsheet é um complemento premium que ajuda o usuário a criar calendários flexíveis, personalizáveis e que podem ser compartilhados usando os seus dados do Smartsheet.
USM Content
Com o aplicativo Calendar, é possível:
- Usar código de cores por categoria primária e secundária
- Exportar facilmente a exibição em calendário para enviar por e-mail ou imprimir
- Sincronizar com os dados do projeto existente
Entrar no Calendar App do Smartsheet
Na planilha a partir da qual você deseja criar um calendário, na exibição em tabela,
- Selecione Mais ferramentas.
- Selecione Calendar App.
Ou, na exibição em grade,
- Na barra de navegação à esquerda, selecione Inicializador.
- Selecione Calendar App.
Ou acesse este URL: calendar.smartsheet.com.
Após entrar, você verá a página Lista de calendário. Todos os calendários que você criou ou que foram compartilhados com você aparecem nesta página. Para abrir um calendário, selecione-o pelo nome.
Para reduzir a pesquisa, use a lista Filtro ou digite o nome do calendário na barra de Pesquisa.
Criar um calendário básico
Os administradores podem criar calendários com o assistente Criar novo.
Para iniciar o assistente, selecione + Adicionar novo.
Etapa 1: selecionar a planilha
- Selecione a planilha ou o relatório que contém os dados do Smartsheet que deseja exibir.
- A planilha ou o relatório selecionado deve incluir pelo menos uma coluna de data.
- Selecione Avançar.
Qualquer administrador na planilha ou relatório subjacente é, automaticamente, um administrador no calendário. Use a planilha ou o relatório subjacente para gerenciar permissões.
Etapa 2: escolher uma exibição
Para escolher a exibição padrão para seu calendário, selecione uma das opções a seguir:
- Mensal
- Diário
- Semanal
- Vários meses
- Trimestral
- Dia-mês
Depois de criar o calendário, você pode alternar entre essas exibições a qualquer momento.
Etapa 3: mapear colunas
Mapeie as colunas da sua planilha para os campos correspondentes no calendário.
- Na seção Colunas do Smartsheet, selecione as colunas que contêm os dados que você deseja visualizar no calendário. Campos com asterisco vermelho são campos obrigatórios.
Se você estiver usando um relatório como a origem de seu calendário, use nomes de coluna consistentes em suas planilhas para garantir que seu calendário seja claro e fácil de ler.
- (Opcional) Na seção Agrupamento de dados, selecione as colunas (até duas) que deseja usar para categorizar suas tarefas em coleções horizontais. Esses grupos serão exibidos do lado esquerdo do calendário e conduzirão a codificação por cores no seu calendário.
Depois de escolher as colunas em Agrupamento de dados, você poderá atribuir uma cor específica a cada valor de coluna na seção Ordem da lista de categorias personalizadas.
- Se estiver tudo pronto para ver o calendário, selecione Adicionar.
- Se você quiser refinar seu calendário com recursos avançados, selecione Avançado.
Refinar o calendário com recursos avançados
Faça mais quando tiver um calendário básico funcionando. Por exemplo, você pode querer:
- incluir colunas adicionais;
- classificar tarefas;
- alterar a data e a hora exibidas e formatar os blocos do calendário;
- alterar o logotipo que aparece no calendário;
- exibir ou ocultar finais de semana.
Ao clicar no botão Avançado, as guias a seguir serão exibidas:
- Colunas Adicionais
- Hora e design
- Mais opções
- Confirmar
Para continuar, selecione Avançar.
Etapa 4: adicionar mais colunas ao calendário
- Para adicionar mais informações ao seu calendário, use as seções a seguir:
- Colunas adicionais: selecione colunas adicionais para exibir usando sua planilha ou relatório de origem.
- Classificação de colunas: classifique tarefas com base nos dados da coluna.
- Selecione Avançar.
Etapa 5: configurar a forma de exibição de datas e períodos
Use a guia Hora e design para configurar como as datas e os períodos aparecem e o estilo das tarefas do calendário.
Etapa 6: editar outros detalhes do calendário
Use a guia Mais opções para fazer o seguinte:
- Adicionar o nome de um calendário
- Identificar o dia de início da semana
- Identificar o mês de início do trimestre
- Exibir apenas tarefas em dias úteis, ocultar fins de semana ou exibir dias úteis e fins de semana.
- Abrir e encontrar o link do formulário web
- Configurar como o calendário é exibido aos usuários e o que eles podem fazer no calendário.
Permitir anexos
Selecione esta opção se quiser que as pessoas anexem arquivos às tarefas do Calendar App.
Os arquivos anexados aos comentários serão exibidos com o comentário. Você não vê os anexos na coluna Anexos ou em uma tarefa do Calendar App.
Permitir comentários
Os usuários devem ter pelo menos permissão de editor na planilha ou relatório de origem para adicionar comentários ao calendário. As pessoas com permissões de visualizador podem visualizar os comentários do calendário.
Selecione esta opção para que outros possam comentar em tarefas dentro do Calendar App. Essa configuração é ativada por padrão quando um novo calendário é criado.
Quando você adiciona comentários a um calendário, eles também são adicionados à planilha ou relatório de origem.
Use a capacidade @menção nos comentários para aumentar a visibilidade das entradas do calendário.
Permitir novos eventos
Permite que qualquer pessoa com permissão de Editor na planilha de origem adicione tarefas diretamente ao calendário.
Link do formulário da Web
Se a planilha de origem incluir um formulário, cole o link do formulário no campo Link do formulário da Web. Ao adicionar o link do formulário da Web ao calendário, você pode acessar o formulário no Calendar App.
Para acessar o formulário web a partir do Calendar App:
- Na área superior esquerda do Calendar App, selecione o ícone de menu suspenso.
- Selecione Abrir formulário da Web.
Use um calendário 454
Para permitir o calendário 454 como opção de exibição, marque a caixa de seleção Calendário 454. Você também pode selecionar Calendário 454 padrão se desejar que esta seja a opção padrão de exibição.
Em um calendário 454, o ano é dividido em meses com base no formato: 4 semanas - 5 semanas - 4 semanas. O layout do calendário alinha feriados e garante que o mesmo número de sábados e domingos apareça em meses comparáveis. (O formato 454 é comumente usado em empresas de varejo para comparar as vendas durante os anos com mais precisão).
Etapa 7: verificar as configurações que você fez
Na guia Confirmar, revise e verifique as configurações editadas. Se precisar fazer alterações, selecione Anterior para navegar até a página apropriada e fazer ajustes. Selecione Adicionar ou Atualizar quando estiver tudo pronto.
Compartilhar seu calendário
Depois de criar o calendário, selecione a seta no canto superior direito e selecione Compartilhar. Aqui, você pode ativar e desativar o botão de compartilhamento, compartilhar o calendário com usuários ou domínios específicos, copiar o link de compartilhamento e publicar o calendário.
Se o botão de compartilhamento estiver ativado, o calendário aparecerá na exibição em lista para todos os usuários que são administradores de calendário ou adicionados à lista de compartilhamento de calendário. Se não estiver ativado, o calendário aparecerá apenas na exibição em lista para o administrador.
Todos os usuários que visualizam um calendário veem o calendário como o administrador.
