適用対象
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
- システム管理者
シート アクセスと公開アイテムのレポート
シート アクセス レポートは、誰がどのレベルでアイテムにアクセスできるかを定期的に監査する場合に役立ちます。レポートには、各ユーザーが最後にアイテムにアクセスした日時が表示されます。公開アイテム レポートでは、誰がどのアイテムを公開したか確認できます。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Business
- Enterprise
概要
シート アクセスと公開アイテムのレポートには 2 つのバージョンがあります。受け取るバージョンは、プラン内のアイテム数によって異なります。
- 大きいレポートには、追加の API エンドポイントを含む代替バージョンが使用できます。これにより、生の非展開データが提供され、アイテム URL を使用して詳細な情報を取得できます。
- 小さいレポートには標準バージョンが割り当てられます。
どちらのバージョンのレポートにも、レポート生成のスピードとパフォーマンスを高めるためのさまざまな情報が含まれています。
シート アクセス レポートを生成する
- 管理センターにサインインします。
- メニュー アイコンを選択して左側サイドバーを展開し、[ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) または [ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) を選択します。
- [その他のアクション] > [シート アクセス] の順に選択します。
電子メールをご確認ください管理センターのログインに関連付けられたメール アドレスにレポートが送信されます。
レポートが生成されない場合、またはシステムがタイムアウトする場合は、サポートに連絡してください。担当者が、サイズが原因で生成に失敗したレポート用に設計された、代替バージョンのシート アクセス レポートを生成できるようにします。
標準バージョン
標準バージョンのシート アクセス レポートには、以下のデータが含まれています。
- キー: チームの Smartsheet アカウントの各シートに対する一意のキー。このキーはユーザーには表示されません。同じ名前のシートが複数ある場合などに便利です。
- 名前: Smartsheet セッションで表示されるシート名。
- ワークスペース名: Smartsheet セッションのワークスペース名。
- 所有者: このフィールドは意図的に空白のままになっています。個人ユーザーではなく、プランが Smartsheet アイテムを所有します。アセット所有権モデルの詳細情報はこちらをご覧ください。
- 共有先: ライセンスあり、ライセンスなし、および外部の共同作業者など、シートが共有されたユーザーのすべてのメール アドレス。
- 共有先の権限: 共有先 (所有者、管理者、編集者 (共有可)、編集者 (共有不可)、閲覧者、コメント者) に付与された権限を確認できます。
- 最終更新日時 (UTC): シートが最後に更新された日時。
代替バージョン
これらのレポートの大規模な展開をサポートするために、Smartsheet ではアイテムへのリンクを設定したりユーザー/グループのすべての詳細を展開したりするのではなく、アイテムとサブジェクトの API URL を導入しています。直接のリンク設定や詳細情報の展開ではパフォーマンスの問題が発生することがありますが、API URL を使用すると、レポートを効率的に作成して使用できます。
シート アクセス レポートの代替バージョンには、次の列が含まれています。
- アイテム API URL
- サブジェクト API URL (ユーザー/グループへの API URL)
- タイプ (シートやワークスペースなどのアイテム タイプ)
- アイテム ID
- サブジェクト タイプ (ユーザー/グループ)
- サブジェクト ID (ユーザー ID またはグループ ID)
- 共有先メール アドレス
- 許可セット名 (read_only など)
- ワークスペース ID
- 作成日時 (UTC)
- 最終更新日時 (UTC)
- アイテム名
シート アクセス レポートのサンプルをダウンロードする
シート アクセス レポートのサンプルをダウンロードするには、次のリンクをクリックしてください。
公開アイテム レポートを生成する
- 管理センターにサインインします。
- メニュー アイコンを選択して左側サイドバーを展開し、[ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) または [ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) を選択します。
- [その他のアクション] > [公開アイテム] を選択します。
電子メールをご確認ください管理センターのログインに関連付けられたメール アドレスにレポートが送信されます。
レポートが生成されない場合、またはシステムがタイムアウトする場合は、サポートに連絡してください。担当者が、サイズが原因で生成に失敗したレポート用に設計された、代替バージョンの公開アイテム レポートを生成できるようにします。
標準バージョン
公開アイテム レポートの標準バージョンには、次の列が含まれています。
- ID
- 名前
- タイプ
- 所有者
- 公開者
- 公開タイプ
- アクセス制御
- 公開用リンク
- 最終更新日時 (UTC)
代替バージョン
公開アイテム レポートの代替バージョンには、次の列が含まれています。
- アセット ID
- アイテムの API URL (アイテム名用)
- 公開したユーザーの API URL
- 公開された形式
- 公開されたアイテムのタイプ
- 公開したユーザーの電子メール ID
- アクセス制御
- 更新時のタイムスタンプ
- 公開されたアイテムの名前
公開アイテム レポートのサンプルをダウンロードする
公開アイテム レポートのサンプルをダウンロードするには、次のリンクをクリックしてください。
よくある質問
シート アクセス レポートの標準バージョンと代替バージョンの違いは何ですか？
主な違いは、追加の API エンドポイントの導入、非展開の生データの提供、および詳細な情報の取得にアイテム URL を使用することです。
代替レポート形式は、組織レベルと特定のユーザーレベルの両方のレポート生成に適用できますか？
はい。更新は両方のタイプのレポート生成に適用されます。
レポートを JSON 形式でエクスポートするオプションはありますか？
いいえ。
アイテム API URL とサブジェクト API URL はどのような構文ですか？
アイテム API URL の構文は次のとおりです。
- シートの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{リソース ID}}
- レポートの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{リソース ID}}
- ダッシュボードの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{リソース ID}}
サブジェクト API URL の構文は、サブジェクト タイプがユーザーかグループかどうかに基づいて、https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{サブジェクト ID}} または https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{サブジェクト ID}} で表されます。
アイテム ID とサブジェクト ID を確認するには、どうすればよいですか？
シート アクセス レポートを更新する前にシート、レポート、またはダッシュボードの {{リソース ID}} を確認するには、Smartsheet で特定のアセットに移動し、[ファイル] > [プロパティ] を選択して、記載されているアセット ID を見つけます。新しいシート アクセス レポートには、リソース ID 列も含まれています。
ユーザー ID については、メール アドレスが主識別子として機能するため、Smartsheet の UI には簡単に表示されません。ユーザー ID を取得するには、Get User API を利用する必要があります。ユーザー ID の取得方法に関するクイック ガイドは次のとおりです。
- ユーザーのエンドポイント (https://api.smartsheet.com/2.0/users) に API 呼び出しを行います。
- 応答を解析して、現在のユーザーのメール アドレスに関連付けられているユーザー ID を抽出します。
詳細については、Smartsheet 開発者ポータルをご確認ください。