適用対象

Bridge by Smartsheet

各種プラン タイプと利用可能な機能の詳細については、「Smartsheet プラン」ページ (https://jp.smartsheet.com/pricing) をご覧ください。

Bridge ワークフローを使用して別のシートに行の一部をコピーする

Who can use this?

Plans:

  • Bridge by Smartsheet

この Bridge ワークフローを使用して、元のシートの特定の列から対象シートに行のデータをコピーします。 

このワークフローが実行されると、元のシートから行のすべてのデータが取得され、特定の列が対象シートの新しい行にコピーされます。 

始めるために必要なもの

  • シート
  • Bridge
    • Smartsheet の統合機能
    • 「列の値が変更された場合」トリガー
    • 「Bridge Workflow (Bridge ワークフロー)」モジュール:
      • Smartsheet - Get Row (行の取得)
      • 条件付きジャンクション - 一致
      • Smartsheet - Add Row (行の追加)
      • Smartsheet - Delete Row (行の削除) (オプション)
      • Smartsheet - Update Row (行の更新) (オプション)

はじめに

Bridge でこのワークフローを構築するには、Bridge ワークスペースに対して Smartsheet 統合を認証します。 

「Bridge 向け Smartsheet 統合機能の設定方法」についての手順をご覧ください。 

ワークフローの構築中は、シートと Bridge ワークフローを 2 つの個別のタブで開いたままにします。これにより、構築プロセスの進め方が簡単になります。

基本的なワークフロー モデルの構築

まず、ワークフローに必要なすべてのモジュールを用意します。 

  1. Bridge で新しいワークフローを作成します。 
  2. ワークフロー ビルダーで、パネルを使用してモジュールを次の順序で追加します。
    1. Smartsheet - Get Row (行の取得)
    2. 条件付きジャンクション - 一致
    3. Smartsheet - Add Row (行の追加)
      このモジュールを、[Status is Complete (ステータスが完了)] パスの下に配置します。
  3. ワークフローを保存します。

完了すると、ワークフローに以下のように表示されます。

部分的な行をコピーするための基本的な Bridge ワークフロー モデル

「条件付きジャンクション - 一致」を追加する場合

  1. 「Check if Complete (完了したらチェック)」とラベルを付けます。 
  2. 新しい [State (状態)] を左側のパスのジャンクションへドラッグします。
  3. 次に、「Status is Complete (ステータスが完了)」とラベルを付けます。 
  4. 新しい [State (状態)] を右側のパスのジャンクションへドラッグします。 
  5. 次に、「Any Other Status (その他のステータス)」とラベルを付けます。

ワークフローのトリガーを設定する

基本的なワークフローのモデルを作成したら、ワークフローのトリガーの設定を開始します。

  1. [Trigger (トリガー)] モジュールを選択します。
  2. 新しいタブで「Integration (統合)」パネルを開くには、「Integrations (統合)」セクションで、[Integrations (統合)] ページを選択します。
  3. 統合リストから Smartsheet を選択します。
    Bridge ロゴの下にある「接続済み」オプションを使用すると、そのワークスペースに対して認証された統合のみのリストが表示されます。
  4. 「トリガー」行を展開します。
  5. 新しいトリガーを作成するには、トリガー アイコンの追加 を選択します。
  6. 次のフィールドに入力します。
    • Trigger Name (トリガー名): トリガーのカスタム ラベルを作成します。
    • Sheet ID (シート ID): 行データの抽出元になる元のシート用に「シート ID」を貼り付けます。
    • Event Type (イベント タイプ): [When Column Values are Changed (列の値が変更された場合)] を選択します。 
    • Column Name or ID (列名または ID): 行のコピーをトリガーする Smartsheet の列名を入力します。次のセクションで見る例は、「ステータス A」と呼ばれます。 
    • Select Workflow (ワークフローの選択): ドロップダウン リストから、作成した新しいワークフローを選択します。
  7. [Save (保存)] を選択します。
  8. ワークフローに戻ります。 
    元のタブに戻る場合は、ページを最新の情報に更新してトリガーを表示してください。

「Workflow (ワークフロー)」モジュールを設定する

モジュールの設定を開始する前に、ワークフローをトリガーして実行ログ エントリを作成します。 

  1. 元のシートに移動します。 
  2. トリガー列の値を「完了」に変更します。この例では、ワークフローは「ステータス A」列からトリガーされます。
    元のシートのサンプル
  3. シートを保存します。 

Bridge ワークフローの実行ログに、ワークフローの実行エントリが追加されます。トリガー データを使用して最初のモジュールに入力します。

「Get Row (行の取得)」モジュールを設定する

「Get Row (行の取得)」モジュールとは何ですか？

このワークフローでは、「Get Row (行の取得)」モジュールが対象シートで新しい行を入力します。「Get Row (行の取得)」モジュールが実行されると、Bridge が列データを抽出します。その後、データがワークフローの実行ログにプッシュされます。 

実行ログからは、ワークフローの次の段階で、データを参照できます。

  1. [Sheet (シート)] フィールドで、シート ID 用に実行時間参照を貼り付けます。 
  2. [Row ID (行 ID)] フィールドで、行 ID 用に実行時間参照を貼り付けます。 
  3. 詳細オプションを展開します。 
  4. ワークフローを保存します。 
  5. 元のシートで、「トリガー」列の値を別の値に変更します。
    • これにより新しい実行ログのエントリが作成され、元のデータを使用して次のモジュールに入力できます。
      元のシートのサンプル
  6. シートを保存します。

「Match (一致)」モジュールを設定する

「Match (一致)」モジュールとは何ですか？

このワークフローでは、「Match (一致)」モジュールによって元のシートの「ステータス」列の値が確認されます。ステータスが「完了」の場合、ワークフローは左側の「Status is Complete (ステータスが完了)」パスに従います。「ステータス」列にその他の値がある場合、ワークフローは右側の「Any Other Status (その他のステータス)」パスに従います。

実行ログの「トリガー」列用に、「データ参照」をコピーする必要があります。 

  1. [First Value (最初の値)] フィールドに、トリガー列の実行時間データの参照を貼り付けます。 
  2. [Second Value (2 番目の値)] フィールドに、参照が一致する必要のある値を入力します。 
    • この例では、「ステータス A」列の値が「完了」の場合はいつでもワークフローが左側のパスに従うように設定されます。
      「Match (一致)」モジュールのサンプル
  3. ワークフローを保存します。 

「Add Row (行の追加)」モジュールを設定する

このワークフローでは、「Add Row (行の追加)」モジュールを設定して、指定した列のデータのみが対象シートの新しい行に取り込まれるようにします。[Get Row (行の取得)] レスポンスからのデータ参照を使用して、ソースの行のデータをターゲットシートの新しい列に取り込みます。

この例では、新しい行の「詳細セル」や「詳細オプション」は定義しません。行を追加するためのその他オプションに関する詳細情報。

  1. [Sheet (シート)] フィールドで、対象シートのシート ID を貼り付けます。 
    • このシートへは、コピーしたデータが新しい行として追加されます。
  2. [セル] を展開します。 
  3. 対象シートに追加するデータの最初の列を設定します。 
    1. [Key #1 (キー 1)] フィールドに、対象シートの列名を追加します。 
    2. [Value #1 (値 1)] フィールドに、元のシートの列の値へのデータ参照を貼り付けます。 
    3. 対象シートにコピーしたい列の数の分だけ [Key (キー)] および [Value (値)] フィールドを繰り返します。この例では、元のシートの合計 6 列のうち 3 列のみを対象シートに移動することを選択しています。
      「Add Row (行の追加)」モジュールのサンプル
  4. ワークフローを保存します。 

ワークフローのテスト

ワークフローを設定したら、期待どおりに動作しているかどうかを確認します。 

現在「進行中」に設定されている元のシートの行から開始します。対象シートについては、行を空白のままにします。元のシートと対象シートは以下のような見た目になっています。

Source sheet (元のシート):
元のシートのサンプル

対象シート:

対象シートのサンプル

ワークフローのテストの仕方

  1. 元のシートで、「トリガー」列 (上記ステータス A) を「完了」に変更します。 
  2. シートを保存します。 

Bridge ワークフローが実行されると、対象シートには特定の列の値のみがマッピングされた新しい行が作成されます。

新しい行が含まれたサンプル対象シート

代替オプション

複数のシートにデータを解析

このワークフローに追加して、元のシートの行から複数のシートに異なるいくつかのデータを移動します。 

たとえば、列 1 ～ 3 は対象シート A に、列 4 ～ 6 は対象シート B にコピーされます。

別の「Add Row (行の追加)」モジュールを含める

  1. 最初のモジュールの下に、別の「Add Row (行の追加)」モジュールを追加します。 
  2. 2 番目の対象シートの詳細を設定します。 

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