ドキュメント ビルダー概要: 行データからドキュメントを生成

行データを使用してドキュメントを生成するには、シートを準備し、入力可能な PDF を作成してから、シート内の行をその入力可能な PDF にマッピングします。 一度作成したマッピングは、いつでもカスタム ドキュメントの作成に使用することができます。

マッピングの作成方法については、こちらをご覧ください。

フィルターを使用して、ドキュメント生成の準備ができている行を探すことができます。 詳細は、「フィルターを作成してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

ドキュメントの生成

1. ドキュメントを生成したい行を選択します。 1 つの行が 1 つのドキュメントになります。
2. ハイライトされた行を右クリックして、[ドキュメントを生成...] を選択します。同じブラウザー タブにドキュメント ビルダーのウィンドウが開きます。 保存されたマッピングが右側に表示されます。
3. [ファイル名] 列を画面上部の [出力ドキュメント名] フィールドにドラッグします。 このフィールドを空白のままにすると、ドキュメントは PDF テンプレートの名前を継承することになり、見分けがつきにくくなります。 ドキュメント ビルダーのドキュメントにカスタム ファイル名を生成する方法についてはこちらをご覧ください。
4. 保存された任意のマッピング上で、[ドロップダウン リストを生成] を選択します。
   シートからドキュメントを生成する場合は、[ダウンロード] または [行に添付] のいずれかを選択します。 レポートから生成する場合は、[ダウンロード] を選択します。
5. ドキュメントをチェックして、データが期待通りに表示されていることを確認します。 データが正しく入力されていない場合は、マッピングの編集が必要な場合があります。 マッピングの横にある鉛筆アイコンを選択して確認し、必要に応じて編集します。

その他の情報

ドキュメント生成時には、次のことに注意してください。

• 使用したいすべての行を取得できなかった場合は、 ビルダー ウィンドウの左上にある [シートに戻る] を選択し、ドキュメント ビルダーのプロセスを完了します。
• 以前に使用したものと同じマッピングを使って行に新規ドキュメントを生成すると、新規ドキュメントは既存の添付ファイルの新バージョンとしてアップロードされます。 詳細は、添付ファイルのバージョンに関する情報「添付ファイルの最新の状態を維持する」をご覧ください。
• 生成された PDF の名前は、マッピングの名前ではなく、アップロードされたドキュメントの名前を継承します。 ドキュメントごとに固有のファイル名を生成することができます。
• セル内の画像を PDF 内の画像フィールドにマッピングできますが、PDF のフィールドが画像フィールドであることを確認してください。そうしないと、ドキュメントを生成する際に画像ファイル名が表示されてしまいます。
• 一度にドキュメントを生成できるのは最大 100 行です。
• 同じデータを使用する複数のフィールドがドキュメントにある場合は、PDF 内のフィールドをリンクさせ、最初のインスタンスをマッピングします。 残りのフィールドは、ドキュメントの生成時に自動的に入力されます。
• 可能であれば、PDF 内のデータ タイプを制限しないでください。 たとえば、文字列のフィールドでは、任意の書式で日付を入力できるようにしておきます。 フィールドを制限してしまうと、誰かが間違った書式でデータを入力した場合に、そのデータは PDF と Smartsheet の間で同期されなくなってしまいます。