ドキュメント ビルダーは、Smartsheet からのデータと入力可能な PDF を使用してドキュメントを生成します。
USM Content
事前準備:
- シートを準備します。
- 入力可能な PDF を作成します。 入力可能な PDF テンプレートを作成する方法は多数あります。ここでは一例として、Adobe Acrobat で入力可能な PDF を作成する方法を紹介しますが、自分に合ったツールを使うことができます。
マッピングを作成して DocuSign で署名用ドキュメントを送信する場合は、DocuSign のマッピングまたは構成の作成と編集に関する記事をご覧ください。
マッピングを作成する
- データが含まれている任意の行の 3 点リーダー メニューを選択し、[ドキュメントを生成] を選択します。
テーブル ビューから [その他のツール] > [ドキュメントを生成] を選択し、ツールバーからドキュメント ビルダーにアクセスすることもできます。
ドキュメント ビルダーが開きます。
- [マッピングの作成] を選択します。
- PDF アイコンを選択して入力可能な PDF をアップロードするか、PDF アップロード オプションでドラッグアンドドロップを使用します。
PDF がドキュメント ビルダーの右側に表示されます。シート内の列がドキュメント ビルダーの左側にフィールドとして表示されます。
左側のシート列タイトルを、右側の DocuSign フィールドにドラッグ アンド ドロップします。
任意の入力可能なフィールドに静的な値を入力します。入力された値は、生成された全ドキュメントのフィールドに表示されます。
- フィールドのマッピングが完了したらマッピングに名前を付け、[保存] または [生成] を選択します。
これで、行データを使用してドキュメントを生成できるようになりました。ドキュメントを .zip ファイル形式でデバイスにダウンロードするか、各ドキュメントをシート内の関連付けられている行に添付することができます。
列のマッピングに関するヒント
- 所有者と管理者は、他のユーザーによって作成されたマッピングを含め、シート上のすべてのマッピングを作成および編集できます。編集者はマッピングを作成したり、自分が作成したマッピングを編集したりすることができます。閲覧者はマッピングを閲覧し、ビルド ドキュメントをダウンロードできますが、ドキュメントを行に添付することはできません。
- マッピングへの変更を破棄するには、ページを最新の情報に更新するか、ブラウザーの戻るボタンを押します。
- テンプレートのフィールドが空であることを確認します。PDF テンプレートの入力可能なフィールドまたは値は、マッピングを作成すると新しい値で上書きされます。
- Smart リマッピングでは、既存のドキュメントのマッピングを再利用します。既存のドキュメント テンプレートに変更を加え、ドキュメント生成機能を使用してマッピングを編集すると、以前にマッピングされたフィールドが認識されるため、新しいフィールドまたは変更が加えられたフィールドをマッピングするだけで完了します。
- 既定では、マッピングの名前はマッピングで使用した入力可能な PDF のファイル名から付けられます。マッピングの名前を変更するには、鉛筆アイコンを選択してマッピング エディターを開き、ページ上部にある [出力] ドキュメント名フィールドに希望する名前を入力します。
- ファイル名列を作成します。マッピングを作成するとき、その列を使用してドキュメントに名前を付けます。数式を使用して、たとえば姓とアカウント番号を組み合わせたカスタム ファイル名を生成できます。