Google ドキュメント用 Smartsheet Merge アドオン

Chrome ウェブストアからインストールできる Smartsheet-Google ドライブ統合の機能は次の通りです。

1. Smartsheet Merge: Smartsheet のデータを戦略的に Google ドキュメントにインポートします。
2. Smartsheet Sync: Google フォームへの回答を Smartsheet の新しいシートに保存します。
3. Google ドライブにてシートを作成: 新しいシートは Smartsheet に保存されますが、Google ドライブにリンクが作成されるため、そこから簡単にシートを開くことができます。

注: Smartsheet アプリやアドオンをインストールするには Chrome ブラウザーを使用する必要がありますが、インストール後はどのブラウザーからでも Google ドライブ-Smartsheet 機能にアクセスできます。

さらに、インストールを必要としない Google との統合機能がいくつか存在します。詳細はこちらをご覧ください。

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Smarsheet Merge Add-on を使用する

Smartsheet Merge は Google ドキュメントのアドオンです。Smartsheet のデータを元に請求書、手紙、封筒、その他の書類の作成を行うことができます。例えば、Smartsheet の「顧客名」列に登録している名前を使って、Google ドキュメントで作成するフォームレターを送付先顧客に合わせてカスタマイズする、といったことができるようになります。

1. はじめに、Chrome ウェブストアから Smartsheet Merge をインストールして、Smartsheet Merge が Google ドライブのドキュメントにアクセスする権利を付与します。


2. インストールが完了すると、Google ドキュメントにリダイレクトされます。別のドキュメントを選んで、Smartsheet のデータを統合することもできます。


3. 画面上部の [アドオン] をクリックし、[Smartsheet Merge] > [Start] を選択します。ドキュメントの右側に Smartsheet Merge サイドバーが表示されます。


4. [Connetct to Smartsheet] ボタンをクリックし、表示されるステップにしたがってこのアプリと Smartsheet アカウントとの接続を許可します。
   
   注: 複数の Google アカウントにサインインしている場合、処理中にエラー メッセージが表示されることがあります。エラーが発生した場合は、開いているすべてのブラウザー画面で、すべての Google アカウントからサインアウトし、Google アカウント 1 つだけにサインインし直します。


5. ログインが完了すると、ページが更新され、ウィンドウを閉じて Smarsheet Merge サイドバーが表示された Google ドキュメントに戻るよう促されます。


6. Smartsheet Merge サイドバーが更新されています。[Select a Sheet] をクリックして結合に使用する Smartsheet のシートを選択します。シート上部の [Search] ボックスを使用してシートをフィルターし、該当するシートを探します。​


7. Smartsheet Merge サイドバーで [Select Rows] をクリックし、ドキュメントと結合させる行を選択します。複数の行を選択すると、Smartsheet Merge はその分だけ Google ドキュメントをコピーし、それぞれを選択された行のデータと結合します。


8. Smartsheet Merge サイドバーで [Insert Merge Fields] をクリックします。


9. 結合フィールドは、Smartsheet Merge が Google ドキュメントに Smartsheet データを入力する際に使用するフィールドです。ドキュメント上で最初のタグを表示する場所にカーソルを合わせ、サイドバーの列名をクリックします。結合フィールド タグがプレースホルダーとして挿入され、Smartsheet のデータが表示されるようになります。ドキュメントに結合したい列データの分だけ、この作業を繰り返します。
   
   サイドバーで選択できるのは、シートの最初の 100 列のみです。それ以降の列を使用する場合は、二重波括弧で囲まれた列名を入力することで、手動で文書に結合タグを作成できます。例: {{列名}}
   
   ヒント:アドオン設定後に列名や場所を変更した場合、[Refresh Columns] をクリックしてサイドバーのリストを更新します。


10. ドキュメントの設定が終了したら、Smartsheet Merge サイドバーで [Run Merge] をクリックします。[Create multiple Google Docs]、[Create multiple PDFs]、および/または [Combine into one file] を選択します。最後のオプションを選択すると、結合されたドキュメントはすべて 1 つの Google ドキュメント/PDF にまとめられるため、印刷に便利です。
    
    注:Google は 10 MB 未満のドキュメントの PDF しか作成しません。


11. [File Name Format] をカスタマイズします。既定では、各ファイル名にはシートのプライマリ列のデータが含まれますが、[File Name Format] の隣の [Change] をクリックすると好きなファイル名に変更できます。


12. その他のオプション設定:
    • Share in Google Drive:結合したドキュメントを、行にリストされた Gmail または Google Apps の有効なメール アドレスと共有します。ドキュメントを共有するメール アドレスのリストを作成するには、最初の 100 列のうちの 1 列を使用する必要があります。
    • Attach to Row in Smartsheet: Smartsheet の行に Google ドキュメントや PDF へのリンクを添付します。
    • Upload to Row in Smartsheet (PDF documents only): 作成した PDF ファイルを Smartsheet にアップロードし、行に添付します。
    • Send via Email (PDF documents only): 各 PDF ファイルを電子メールの添付ファイルとして、行の有効なメールアドレス宛てに送信します。アドオンを実行している人であれば誰でも、電子メールの送信ができます。ドキュメントを送信するメール アドレスのリストを作成するには、シートの最初の 100 列のうちの 1 列を使用する必要があります。[Configure] をクリックして電子メールの件名やメッセージ本文をカスタマイズします。Google ドキュメントで結合フィールドを使用するのと同じように、件名とメッセージ本文に結合フィールドを入力することで、行からの値を含めることができます。


13. サイドバー下部の [Run Merge] ボタンをクリックします。結合が実行され、フォルダーに新しいドキュメントが保存されます。このフォルダー名は、結合プロセスが始まったときの現行のドキュメント名を元に作成されます。

注: Google Apps のユーザーが [Run Merge] をクリックした後にエラーが出る場合は、所属先の Google Apps 管理者に連絡し、管理者コンソールを開いて、ユーザーによる第三者の Google ドライブ アプリのインストールを許可してもらいます。
 

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アプリおよびアドオンのアンインストール

Google サポートの解説を使用して Google ドライブからアプリをアンインストールします。