変更管理

グローバル更新のタイプ

グローバル更新を作成し実行する前に、グローバル更新の利用可能なタイプとその機能について理解しておく必要があります。グローバル更新には次のオプションがあります。

• 新しい列を追加する: テンプレートに新しい列を挿入し、既存のすべてのプロジェクトにプッシュします。
• 既存の列を変更する: 既存の列の列定義を変更し、既存のデータを更新します。
• プロファイル データの追加: データ収集シートから新しいプロファイル データをテンプレートとサマリー シートに追加します。
• 検索/置換: すべてのプロジェクトにわたって特定のセルまたはセル範囲にテキスト/数式を追加または更新します。
• レポートの更新: テンプレートに一致するようにすべてのプロジェクトのレポートを更新します。
• ダッシュボードの更新: テンプレートに一致するようにすべてのプロジェクトのダッシュボードを更新します。

グローバル更新は、Smartsheet アイテムにリンクされたタイトル ウィジェットには適用されません。この変更を実行するには、個々のダッシュボードを編集する必要があります。

新しいグローバル更新を作成する

1. Control Center にログインするか、Smartsheet のアプリ起動ツールから選択してください。
2. 左上の三本線メニューを開き、更新するプログラムを選択します。

Brandfolder Image

3. プログラムを開いて右上隅の [Manage Program (プログラムを管理)] を選択します。
4. [グローバル更新] > [New Update (新規更新)] を選択します。
5. 実行する更新のタイプを選択します。 

更新のタイプを選択すると、タイルのプラス記号がチェックマークに変わります。

6. [Next (次へ)] を選択し、更新の詳細を入力します。
7. 右下隅の [Create & Run (作成と実行)] をクリックします。

変更のテストと検証

変更を確認してプッシュする前にテストが必要です。

[Create & Run (作成と実行)] を選択し、アクティブなプロジェクトとシートと照らし合わせながら、更新候補をテストして検証します。 

このテストでは、変更に問題がないことを確認できるまで変更が適用されないように、プロジェクトの一時的なコピーが作成されます。

1. [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの下部にある [Apply Test (テストの適用)] をクリックします。
   
   コピーのテストが完了すると、[Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの [Status (ステータス)] 列が [New (新規)] から [Success (成功)] に変わります。

成功のメッセージにマウス カーソルを合わせると、更新の概要が表示されます。

2. [Open Test (テストを開く)] を選択して、テスト対象のシート、レポート、またはダッシュボードを確認し、テストした更新を確定します。 

更新内容を編集するには、[Close (閉じる)] を選択してテスト対象を閉じ、変更を行ってから、テストを再度実行します。

[Close (閉じる)] を選択して、[Update Summary (更新の概要)] ページに戻り、その他のプロジェクトに対する更新をテストします。[Test Update (更新のテスト)] を選択し、テストするプロジェクトを選択します。このテストは、変更内容に確信が持てるまで、何回でも実行することができます。

3. 更新内容が意図した通りであることを確認したら、テストを閉じて [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページに戻ります。
4. [Confirm (確認)] を選択して、[Update Summary (更新の概要)] ページにアクセスします。

結果を確認し更新を適用する

候補の変更内容を見直して確認し、更新内容を適用する場所を選択するチャンスが最後にもう一度あります。

1. [Update Summary (更新の概要)] ページを見直して、更新内容を確認します。
2. [Apply Update (更新の適用)] を選択します。
3. [Apply Update (更新の適用)] ページで、更新するプロジェクトを選択します。

テンプレートを更新する場合は、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] をチェックします。

4. [Apply (適用)] を選択します。変更は恒久的であることを知らせる通知が表示されます。[Yes (はい)] を選択して更新を完了します。

グローバル更新は [Global Updates (グローバル更新)] ページに残るため、必要であればいつでも実行することができます。その時は更新内容を選択し、上記の手順に従って実行します。 

一度 [Apply test (テストを適用)] を選択すると、グローバル更新は編集できません。

グローバル更新と Smartsheet Control Center 全般に関するよくある質問に対しての回答については、「Smartsheet Control Center のよくある質問」を参照してください。 

ダッシュボード テンプレートに次の変更を加えた際に、グローバル更新を使用します。

• ダッシュボードの色またはブランディングの更新
• ダッシュボード ウィジェットの改訂
• ウィジェットのレイアウト
• ウィジェットの新規作成または削除

グローバル更新は、Smartsheet アイテムにリンクされたタイトル ウィジェットには適用されません。この変更を実行するには、個々のダッシュボードを編集する必要があります。 

ダッシュボードのグローバル更新の使用方法

ダッシュボード テンプレートを更新する

Smartsheet でブループリント ソース フォルダーを開き、ダッシュボード テンプレートを直接変更します。 

ここでは以下のことが可能です。

• 既存のウィジェットの変更
• 新しいウィジェットの追加
• 既存のウィジェットの削除
• ウィジェットのレイアウトの更新

グローバル更新の作成 

1. Control Center で、操作したいプログラムを選択します。

2. 画面上部で[Manage Program (プログラムの管理)] > [Global Updates (グローバル更新)] の順に選択します。

   Brandfolder Image

   
3. [New Update (新しい更新)] 、 [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)] の順に選択します。
4. [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)] ウィザードの指示に従います。

「予算ウィジェットの移動」など、その更新に名前を付けます。たとえば、予算ウィジェットの移動などです。

5. 画面下部で[Create & Run (作成して実行)]を選択します。また、グローバル更新を実行せずに保存する場合は[Close (閉じる)]を選択します。

グローバル更新を適用する

更新を実行すると、Control Center が各プロジェクトを検索して、ID または名前を基準に、ダッシュボード テンプレートに一致するダッシュボードを見つけます。また、一致するダッシュボードがないプロジェクトも表示されます。これは、プロジェクトが一致していないため、または最初に作成されたときにダッシュボードがなかったためです。更新を実行する際に、新たに編集したダッシュボードをそうしたプロジェクトに追加することもできます。

1. ダッシュボードを確認します。
   グローバル更新は、次の条件に一致するプロジェクトに適用されます。
   • Dashboards matched to current template ID (現在のテンプレート ID に一致するダッシュボード):これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートから作成されたダッシュボードが含まれています。
   • Dashboards matched to current template name (現在のテンプレート名に一致するダッシュボード):これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートと同じ名前のダッシュボードが含まれています。 
   • No matching dashboards found (一致するダッシュボードなし):グローバル更新で一致するダッシュボードが見つからない場合、 [Choose Dashboard (ダッシュボードの選択)]を選択して、更新するダッシュボードを探すか、プロジェクトに追加するダッシュボードを探す
      
2. [Apply (適用)]を選択して、すべてのプロジェクト ダッシュボードを更新します。

3. 結果を確認します。警告インジケーターは、更新で問題があったダッシュボードを示します。警告アイコンにカーソルを合わせると、詳細が表示されます。

   
    

留意点

• グローバル更新では、更新を実行するたびにダッシュボード全体が再構築され、ウィジェットがレポートやシートに再リンクされます。
• 変更を元に戻すことはできないので、まず 1 つのプロジェクトで更新を実行し、その結果を確認してからすべてのプロジェクトで実行してください。
• 現在、ダッシュボードのグローバル更新では、シート サマリーを使ったウィジェットは更新されません。
• 更新はグローバル更新を実行する前に、適用したい更新をテンプレート ダッシュボードに反映させておく必要があります。

ダッシュボードのグローバル更新に関するベスト プラクティス

Control Center 用ダッシュボード テンプレートを作成する際には、グローバル更新による潜在的な問題を回避するため、ソース データを構造化してください。

プライマリ列で重複した値や空白の値を避ける

プライマリ列のデータは、データ範囲の一部としてこの列を含めていない場合でも、グラフ ウィジェットまたはメトリック ウィジェットの範囲の、最初の行と最後の行を識別するために使用されます。ウィジェットのデータ範囲でプライマリ列を使用しないようにしてください。

重複している値や空白の値が見つかった場合、グローバル更新の実行時にウィジェットが壊れます。

以下のオプションのいずれかを使用して、ソース データを構造化します。

1. 値の重複を避けるために、行の命名スキームを使用します。たとえば、プライマリ列の各行に数値 (1、2、3 など) で名前を付けます。こうすることで、プライマリ列で値が重複するのを防ぐことができます。
2. 重複した値を管理するために、階層を追加します。これは、プライマリ列をウィジェットのデータ範囲に使用する必要がある場合に便利です。 

階層を使用すると、グローバル更新の実行時に値の重複によって引き起こされる問題を回避できます。これは、プライマリ列を検索すると、親行と子行の両方が返されるためです。

この方法でも、同じ名前を持つ親行が複数あり、それらの別々の親行の下に同じ名前の子行がある場合、値が重複する可能性があります。

テンプレートに使用するレポートにサンプル データが含まれていることを確認する

ダッシュボード テンプレート用にグラフ ウィジェットのレポートを使用していて、グラフを作成するための結果がない場合は、プロジェクトのプロビジョニング時に正しくマッピングされません。レポート テンプレートに少なくとも 1 つのデータ ポイントが含まれていることを確認してください。

テンプレート シートで参照されるセルにデータが含まれていることを確認する 

テンプレート シートから参照されたセルにデータが含まれていない場合、データの欠落に関連するエラーが発生することがあります。こうした状況を避けるには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示]を選択し、テンプレート シートにセルの履歴があることを確認してください。

ダッシュボード テンプレートに直接変更を加えてください。

ダッシュボードの名前を変更した場合でも、ダッシュボードがプロジェクトと一致するようにするには、この方法が最も信頼できます。プロジェクト ダッシュボードは、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートの直接的な子ダッシュボードです。Control Center では、そうした子ダッシュボードを簡単に特定し、変更することができます。

ダッシュボードのフォーム

フォーム URL を含む Web コンテンツ ウィジェットを備えたダッシュボードを含む Control Center ブループリントからプロジェクトをプロビジョニングすると、以下の 2 つが起こります。

1. フォームがテンプレート内のシートに関連付けられている場合、結果のダッシュボード コピーには元の URL ではなく、新しいフォームの URL が含まれます。
2. リンクが、コピーしたフォルダーの一部ではないシート上のフォームをポイントしている場合、結果として得られるプロジェクトではブループリントと同じフォーム URL が保持されます。

Control Center グローバル更新を使用してダッシュボードを追加したり、既存のダッシュボードのウィジェットを変更したりしても、それらのダッシュボードでは埋め込みフォームが自動的に再リンクされません。

ダッシュボード ウィジェットの更新に関するトラブルシューティング

ウィジェットを使用すると、シートやレポートからデータを抽出できます。ウィジェットに関するトラブルを回避する最善の方法は、ウィジェットにデータを供給するソースに一貫性を持たせ、最新の状態にすることです。 

更新後にプロジェクト ダッシュボードのウィジェットが正しく動作しない場合は、次を確認してください。

ダッシュボードのグローバル更新でエラーが発生した場合は、テンプレート ダッシュボードと照らし合わせて、データがウィジェットとレポートの範囲内にあることを確認する必要があります。

レポートテンプレートに次の変更を加えた際に、グローバル更新を使用します:

• 新しい列の削除または追加
• 列の順序または幅の変更
• 列の表示/非表示設定の変更
• レポート条件の変更
• 列の並べ替え順序の変更
• シートのレポートへの追加、またはレポートからの削除

レポート テンプレートを更新するには

1. Smartsheetのブループリントソースフォルダーに新しいテンプレートレポートを追加します。

ここでは以下のことが可能です。

• 列の追加/削除
• 列の非表示/表示
• 列の順序変更
• 条件の変更
• 並べ替え順序の変更
• レポートに含まれるシートを更新します。

2. Control Centerが新しいレポートを認識できるように、ブループリントのソーステンプレート設定ページを編集します。
3. 更新を含めたいプログラムを開きます。
4. プログラムの管理 > グローバル更新 > 新規更新 > レポートの更新を選択します。
5. 基本情報画面で新しいテンプレートレポートを選択します。
6. テストグローバル更新画面で、レポートの選択をレポート名列で選択します。
7. 更新するレポートを選択サイドパネルで、新しいレポートの追加のラジオボタンを選択します。

列の名前やタイプを変更したり、そのレポート内のシートに新しい列を追加した際に、グローバル更新を使用してレポートを更新することもできます。

グローバル更新の使用法: レポート

グローバル更新では、更新を実行するたびにレポート全体が再構築されます。変更を元に戻すことはできないので、まず1つのプロジェクトで更新を実行し、その結果を確認してからすべてのプロジェクトで実行してください。

Control Center でグローバル更新を作成する

1. Control Center で、操作したいプログラムを選択します。
2. 画面上部でプログラムの管理 >グローバル更新を選択します。
3. 新規更新を選択し、次にレポートの更新を選択します。

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4. レポートの更新ウィザードの指示に従います。
    

   行うアクションに応じて、その更新に名前を付けます。例えば、「予算列のサイズ変更」などです。レポートに含まれるシートを変更していない限り、レポートソースの更新のトグルはオフのままにします。

5. 変更をテストするには作成して実行を選択するか、実行せずにグローバル更新を保存するには閉じるを選択します。

グローバル更新を適用する

更新を実行すると、Control Centerが各プロジェクトを確認して、IDまたは名前を基準にレポートテンプレートに一致するレポートを見つけます。一致するレポートがないプロジェクトも表示されます。これは、レポートが一致しないか、レポートが含まれていないためです。新しく編集したレポートをこれらのプロジェクトに追加します。

1. 選択したレポートを確認します。
   
   
   
   更新のために選択したプロジェクトは、次のように表示されます:
   • 現在のテンプレート ID に一致するレポート: これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートから作成されたレポートが含まれています。
   • 現在のテンプレート名に一致するレポート: これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートと同じ名前のレポートが含まれています。 
   • 一致するレポートなし: 一致するレポートが見つかりませんでした。レポートの選択 リンクを選択して、更新するレポートを手動で選択するか、プロジェクトにレポートを追加します。
      

2. 各レポートのソース マッピング ステータスを確認します。
   
   [Update report sources (レポート ソースの更新)] トグルをオンにしている場合、ソース マッピング ステータスには、レポート テンプレートの更新対象範囲に含まれるシートがプロジェクトのシートと一致する数が表示されます。更新対象範囲は、レポート ビルダーで設定されています。
    

   • 灰色: レポートに含まれるシートは変更されません。
   • 緑: 更新対象範囲にあるすべてのシートが一致しました。
   • 黄: 更新対象範囲のシートのうち少なくとも 1 つが一致しました。 
   • 赤: 更新対象範囲のどのシートも一致しませんでした。 

   
   
   
   オプション: ステータス マーカーを選択すると、レポートごとのソース マッピングの詳細を確認できます。完全一致しなかったアイテムで シートの再マップ を選択して、レポートを正しいシートにマップします。  

3. 適用 を選択して、すべてのプロジェクト レポートを更新します。

グローバル更新 レポート用は、現在シートの要約レポートを追加または変更しません。