適用対象

Bridge by Smartsheet

各種プラン タイプと利用可能な機能の詳細については、「Smartsheet プラン」ページ (https://jp.smartsheet.com/pricing) をご覧ください。

Bridge を使用して条件に基づく行を削除

この Bridge ワークフローを使用すると、シートから特定の条件の行を削除できます。このワークフローが実行されると、ソースシートから列のすべてのデータを取得し、その後該当する列を削除します。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Bridge by Smartsheet

前提条件

  • シート
    • 元のシート ID。
    • 行を削除するタイミングを示すチェックボックス列。この例では、Bridge で [Delete (削除)] という名前のチェックボックス列を使用しています。 
  • Bridge
    • Smartsheet の統合機能
    • [When Column Values are Changed (列の値が変更された場合)] トリガー
    • 「Bridge workflow (Bridge ワークフロー)」モジュール:
      • Smartsheet - 行を取得
      • 状態 (オプション)
      • Smartsheet - 行を削除

はじめに

Bridge でこのワークフローを構築するには、Bridge ワークスペースに対して Smartsheet 統合を認証します。「Bridge 向け Smartsheet 統合機能の設定方法」についての手順をご覧ください。

ワークフローの構築中は、シートと Bridge ワークフローを 2 つの個別のタブで開いたままにします。これにより、構築プロセスの進め方が簡単になります。

基本的なワークフロー モデルの構築

まず、ワークフローに必要なすべてのモジュールを用意します。

  1. Bridge で新しいワークフローを作成します。 
  2. ワークフロー ビルダーで、パネルを使用してモジュールを次の順序で追加します。
    • Smartsheet - 行を取得
    • 状態 
    • Smartsheet - 行を削除
  3. ワークフローを保存します。

ワークフローは次のようになります。

Basic workflow model for the trigger

ワークフローのトリガーを設定する

基本的なワークフローのモデルを作成したら、ワークフローのトリガーの設定を開始します。

  1. [Trigger (トリガー)] モジュールを選択します。
  2. 新しいタブで [Integration (統合)] パネルを開くには、[Integrations (統合)] セクションで、[Integrations (統合)] ページを選択します。
  3. 統合リストから Smartsheet を選択します。Bridge ロゴの下にある [Connected (接続済み)] オプションを使用すると、そのワークスペースに対して認証された統合のみのリストを表示できます。
  4. 「Triggers (トリガー)」行を展開します。
  5. 新しいトリガーを作成するには、トリガー アイコンの追加 を選択します。
  6. 次のフィールドに入力します。
    • [Trigger Name (トリガー名)]: トリガーのカスタム ラベルを作成します。
    • [Sheet ID (シート ID)]: 行データの抽出元になる元のシート用に「シート ID」を貼り付けます。
    • [Event Type (イベント タイプ)]: [When Column Values are Changed (列の値が変更された場合)] を選択します。 
    • [Column Name or ID (列名または ID)]: 行の削除をトリガーする Smartsheet の列名を入力します。この例では、Bridge で [Delete with Bridge (Bridge で削除)] という名前のチェックボックス列を使用しています。 
    • [Select Workflow (ワークフローの選択)]: ドロップダウン リストから、作成した新しいワークフローを選択します。
  7. [Save (保存)] を選択します。
  8. ワークフローに戻ります。 元のタブに戻る場合は、ページを最新の情報に更新してトリガーを表示させます。

 

トリガーをテスト

モジュールのセットアップを開始する前に、トリガーをテストします。これにより、ワークフローが正しく応答し、必要なデータがワークフローの実行ログに取り込まれることを確認できます。 

  1. シートを開きます。 

  2. トリガー列のチェックボックスをオンにします。この例では、ワークフローは[Delete with Bridge (Bridge で削除)] 列からトリガーされます。 

    Test of the trigger workflow

  3. シートを保存します。

    Bridge ワークフローの実行ログに、ワークフローの実行エントリが追加されます。トリガー データを使用してモジュールに入力します。

「Workflow (ワークフロー)」モジュールを設定する

「Get Row (行を取得)」モジュールを設定する

このワークフローでは、「Get Row (行を取得)」モジュールが、ワークフローの実行をトリガーした行からすべてのデータを取得します。「Get Row (行を取得)」モジュールが実行されると、Bridge が列データを抽出します。その後、データがワークフローの実行ログにプッシュされます。

実行ログからは、ワークフローの次の段階で、データを参照できます。

  1. [Sheet (シート)] フィールドで、シート ID 用に実行時間参照を貼り付けます。 
  2. [Row ID (行 ID)] フィールドで、行 ID 用に実行時間参照を貼り付けます。 
  3. ワークフローを保存します。
Bridge ビルダーの考え方

技術的には、「Get Row (行を取得)」モジュールは必要ありませんが、予期しない削除が発生した場合のバックアップとしてここに追加されています。トリガー データには行の情報が含まれないため、トラブルシューティングやデータ確認が必要な場合に備えて、実行ログに列データを 30 日間保存できるように、「行を取得」を含めておくと便利です。

後で参照するためのデータを保持しない場合は、トリガーと「行を削除」モジュールのみを使用してこのワークフローを構築できます。

「Delete Row (行を削除)」モジュールを設定する

このワークフローでは、「Delete Row (行を削除)」モジュールによって、ワークフローをトリガーした行が削除されます。 このワークフローに「Get Row (行を取得)」モジュールを設定すると、それぞれのフィールドで同じ参照を再度使用できます。 

  1. [Sheet (シート)] フィールドで、シート ID 用に実行時間参照を貼り付けます。 
  2. [Row ID (行 ID)] フィールドで、行 ID 用に実行時間参照を貼り付けます。
  3. ワークフローを保存します。

ワークフローのテスト

ワークフローを設定したら、期待どおりに動作しているかどうかを確認します。

シートで以下の操作を実行します。 

  1. 新しい行を作成します。
  2. [Delete with Bridge (Bridge で削除)] チェックボックスをオンにします。
  3. シートを保存します。 

Bridge では、ワークフローをトリガーし、行データを取得して (「行を取得」を使用している場合)、その後に行を削除する必要があります。

シートを自動化

Bridge ワークフローは、[Delete with Bridge (Bridge で削除)] 列が変更されるたびにトリガーするようになりました。ここから、行を削除する必要があればいつでもチェックボックスをオンまたはオフにできます。


これが特定の条件で発生するようにする場合は、Bridge ワークフローにモジュール (条件付きジャンクションなど) を追加して条件を確認します。または、シートレベルの自動化されたワークフローを作成し、チェックボックスをオンにして、シートのビューに対して列を非表示にします。これにより、自動化されたワークフローでチェックボックスがオンになった場合にのみ Bridge が実行されるようになります。

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