Smartsheet フォームに関するよくあるご質問

以下の記事では、フォームをゼロから設定する方法について詳しく説明します。

1. フォームの作成と編集
2. 設定と書式設定のオプションを設定する
3. フォームをレビューして共有する
4. フォームの回答を管理し、関係者にインサイトを表示する

フォームを見つけるには、以下の 3 種類の方法があります。

1. フォーム マネージャー

データ収集シートを開き、[フォーム] > [フォームの管理] の順に選択して、そのシートに接続されているアクティブ/非アクティブなフォームをすべて確認します。

2. ワークスペース

1. [ホーム] > [ワークスペース] の順に移動し、アクティブなフォームがあるワークスペースを見つけます。

2. ワークスペースのパネルが開いたら、フォームに接続されているシートを選択して、その下にフォームを表示します。

3. 対象のフォームを見つけ、選択して読み込みます。

    

ワークスペース パネル内の 3 点フォーム メニューでは、以下の操作を行えます。

1. 公開されたフォームの URL を使用して、新しいタブでフォームを開く
2. 公開されたフォームの URL をワークスペースから直接コピーする
3. フォームを編集する

3. 検索

左側のレールにある検索アイコン を開いて、名前でアクティブなフォームを検索します。

• シート所有者および管理者は、フォームを作成/編集することができます。

• シートへの管理者アクセス権限を持つ共同作業者は、共有フォームの編集が可能です。

• Smartsheet のトライアル版ユーザーはフォームを作成できますが、共有はできません。

ビジネスおよびエンタープライズ ユーザーは、カスタム ブランディングとセキュリティ機能を利用できます。

• 筋道だった順番でフィールドを並べ替えます。
• フォーム固有のフィールド ラベルや指示を明確に追加します。
• フィールド検証機能を使用して、適切なデータを入力できるようにします。
• 既定値またはクエリ パラメーターを使用してフィールドに事前入力します。

条件付きロジックを使用して、フィールドを表示するタイミングを制御します。

既定: データへのアクセスを許可しません

既定では、送信者は [Web フォームのエントリのコピーを受け取る] チェックボックスをオンにすることで、回答と質問のコピーを電子メールで受け取ることができます。フォームの作成者は、この機能をオフにできます。

これを行うには、フォーム ビルダーの [設定] タブを開き、[フォームのエントリのコピーを電子メールで受け取ることをユーザーに許可する] オプションのチェックボックスをオフにします。

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詳細は「フォームの表示と送信オプションの管理」をご覧ください。

特定のデータへの閲覧のみのアクセス権を付与する。

行レポートを作成し、ユーザーが表示できる列と行を制限します。共有の準備ができたら、以下の手順で公開します。

1. [ファイル] > [メニュー] を選択するか、画面の右上部分で [共有] ボタンを選択します。

[共有] ボタンを表示するには、所有者または管理者である必要があります。それ以外の場合、ボタンのオプションはさまざまです。

2. [レポート] を選択します。
3. [ユーザーとグループを招待] フィールドに、ユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。
4. 各ユーザーまたはグループに割り当てる権限レベルを選択します。
5. (オプション) [メッセージをカスタマイズ] を選択して招待状をカスタマイズします。
6. [共有] を選択します。

特定のデータへの編集者アクセス権を付与する

アクセスを制限しながらデータを共有するには、複数の方法があります。

1. 更新リクエスト

最初のフォームの送信後に、更新リクエストのワークフローを設定して、行に対する変更をリクエストできます。これは、シートへのアクセス権が必要ないユーザーと共同作業を行うのに適した方法です。

更新リクエストを自動化するには以下の手順に従います。

1. メニュー バーで、[自動化] > [テンプレートから作成...] を選択します。
2. [毎週更新をリクエスト] を選択します。
3. [テンプレートの使用] を選択します。
4. 必要に応じてテンプレートをカスタマイズします。

2.Dynamic View

セキュリティ上の懸念があり、他の行や列をユーザーに表示したくない場合は、Dynamic View を作成して、元のソース シートを共有せずにシートまたはレポートのセクションを共有します。

3.WorkApp の行レポート

WorkApp を作成するときに、レポートを含めることができます。これにより、元のシートへのアクセスを必要とせずに、共同作業者とデータを共有できます。

すべてのデータへのアクセスを提供する

フォーム送信を収集するシートを共有します。データを共有したい人が Smartsheet アカウントを持っていない場合は、シートを公開してアクセスできるようにします。

• フィールドを必須に設定すると、値を入力せずにフォームを送信できなくなります。
• ドロップダウン/日付/チェックボックスを使用してフィールドへの入力を制限するか、データ検証を追加して、データ収集の一貫性を確保します。
• 1 つのシートに複数のフォームを作成することができます。オーディエンスごとに異なるメッセージを送信したいがデータは一か所にまとめたい場合に便利です。
• 条件付きロジックやクエリ パラメーターを使用して、さまざまなシナリオで同一のフォームを再利用します。

フォーム ユーザーにデータを表示または変更させずにデータを収集するには、既定値を追加するか、クエリ パラメーターを事前入力して、フィールドを非表示にします。

既定では、フォームの送信は匿名になっており、元のシートを他の人と共有しない限り、送信者はそのシートに含まれるデータにアクセスすることはできません。

誰がいつフォームに記入したかに関する情報を、2 つの方法で収集できます。

1. システムの作成者列をシートに追加し、フォームのセキュリティを変更して Smartsheet ログインを要求するようにします。これにより、誰がフォームに入力したかに関する情報が収集されます。
2. 送信者がいつフォームに入力したかを追跡する場合は、作成日列をシートに追加します。この列では、フォームが入力された日時や、新しい行が作成された日時を追跡します。

このセキュリティ設定を設定する前にフォームに入力したユーザーの情報を、遡及的に収集することはできません。

3. 連絡先の列 (値を事前入力しない) を作成し、その列を必須項目にし、電子メールのデータ検証機能を追加します。

他のユーザーにログインしてフォームに入力するよう依頼する場合、そのユーザーが Smartsheet プランのユーザーである必要はありません。

フォーム リンクを持つすべてのユーザーがフォームを送信できます (ログイン不要)。

フォームには、Smartsheet にログインしなくても誰でも入力できます。ただし、追加のセキュリティ設定を行い、Smartsheet アカウントへのログインをリクエストすることで、フォームにアクセスできるユーザーを制限できます。システム管理者がフォーム ビルダーで追加のセキュリティを設定します。

オフライン送信、バーコード スキャン、位置情報などの一部のフォーム機能は、Smartsheet モバイル アプリでのみ利用できます。送信者は、アプリを使用するには Smartsheet ログイン アカウントを作成する必要があります。

フォームに入力できるユーザーをさらに制限する場合は、次のいずれかをお試しください。

• フォームのパスワードを追加します。 シートにフォームのパスワード列を追加し、そのフィールドをフォームの最初のフィールドにします。次に、フォームに条件付きロジックを追加して、正しいパスワードを入力するとフォーム内の残りの質問が表示されるようにします。
• フォームをダッシュボードに埋め込むWeb コンテンツ ウィジェットを使用してフォームの URL を追加し、そのダッシュボードを共同作業者に共有します。
• フォームを Web サイトに埋め込む IT 部門の協力を得て、すでにアクセスを制限している Web ページにフォームを埋め込みます。

フォームにはその所有者によって設定されたセキュリティ設定があります。フォームにアクセスすると、エントリが匿名かどうかを確認できます。

• フォームにアクセスするためにログインを求められる場合は、フォームが接続されているデータ収集シートにメール アドレスが表示されます。

• URL から直接フォームにアクセスすると、そのフォームのエントリは機密情報であり、所有者がエントリを追跡することはできません。 

回答は、元のシートに新しい行として追加されます。その後それらの回答は、Dynamic View を使用して、レビュー、自動化、レポート、またはパーソナライズされた共有に使えます。

フォームのエントリはシートに保存できます。

シートにアクセスできるユーザー全員が、シートでフォームの送信内容を直接閲覧したり、検索結果でフォームを探したり、フォームのリンクをコピーして共有したりできます。

1. [設定] タブを使用して、新しいエントリをシートの上部に表示するか下部に表示するかを定義します。
   
   詳細は「フォームの表示と送信オプションの管理」をご覧ください。
2. フォーム送信シートをソースとして使用し、行レポートを作成します。直接レポートで作業して、シートをデータ リポジトリとして使用することができます。
   
   レポートで、関連するフォーム送信を一緒にグループ化するか、並べ替え機能を使用して新しい行が自動的に適切なグループ分けまたは並べ替え順序で表示されるようにします。

フォームで新しい行が作成されたら、自動化されたワークフローをトリガーして、即座にタスクの所有者を割り当てたり、行を他のシートに移動またはコピーしたり、承認サイクルを開始したり、自動的にドキュメントを生成したりすることができます。

詳細は「アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定」をご覧ください。

更新リクエストと承認リクエストのワークフロー

自動化されたワークフローを使用して、更新および承認リクエストを送信したり、フォームの新しいエントリが送信されたときに電子メールを送信したりすることができます。

自動化されたワークフローを設定することにより、新しい送信やフォーム回答に基づくさらなる情報の必要性など重要なイベントによってトリガーされた場合に、シート内の連絡先に電子メールを送信できます。

通知またはリクエストのワークフロー

フォームとともに通知またはリクエストのワークフローを使用するには、フォームの入力者のメール アドレスが必要です。送信時に連絡先の値として含めるようにします。

このデータを収集する方法は 2 通りあります。

1. 連絡先列を設定し、電子メール検証を使用してユーザーにメール アドレスを入力してもらいます。
2. 作成者のシステム列をシートに追加し、フォームのセキュリティを変更してユーザーにサインインを要求します。

以下も考慮してください。

• フォーム送信者にシートを共有したくない場合は、自動化の権限設定を [制限なし] にします。
• 一意の ID を電子メールに含めるには、自動番号割り当て列をシートに追加して、それを自動化された電子メールに含めます。

元のシートの数式によって、フォームで送信した情報と同じ行に追加のデータを入力できます。最初にフォームを送信して、シート内の選択した行で数式が実行されるようにします。

たとえば、他の従業員を賞に推薦するためのフォームを作成するとします。フィールドの 1 つは、推薦される人の連絡先です。フォームを送信するユーザーは推薦される人のマネージャーを知らない場合がありますが、受賞者を選ぶときはその情報が必要になります。

この例では、別の参照シートで、すべての従業員を 1 つの列にリストし、それぞれのマネージャーを 2 番目の列にリストしておくことができます。INDEX(MATCH) の組み合わせを列の数式として使用し、自動的にマネージャーをシートに表示することもできます。

Smartsheetフォーム経由で送信されたデータ（添付ファイル/リンクを含む）は、エンドツーエンドで暗号化されます。Smartsheetでは、XSSおよびSQLインジェクションに対して業界標準の保護を採用しており、ユーザーによる実行可能ファイルのアップロードを制限しています。

シートに入力されたデータは、その後、シートの共有権限と組織/団体のデータ エグレス ポリシーによって制限されます。

シートの共同作業者が取得または共有すべきではない情報 (パスワード、社会保障番号、クレジット カード情報など) を Smartsheet フォームで収集 (または提供) しないでください。

フォーム経由で提供された URL は、開く前に確認してください。

共同作業者全員に表示されるべきではない列がシートに含まれている場合は、Dynamic View の使用を検討してください。

フォーム付きのシートに対する所有者権限を持つユーザーが有料ユーザーではなくなった場合、条件付きロジックが機能しなくなります。

シートに対して組織内の所有者がいない場合、そのフォームには完全にアクセスできなくなります。これが発生しないようにするためのベスト プラクティスは、組織内の人物にシートを共有し、その人を所有者にすることです。

フォーム付きのシートに対する所有者権限を持つユーザーが有料ユーザーではなくなった場合、条件付きロジックが機能しなくなります。

シートに対して組織内の所有者がいない場合、そのフォームには完全にアクセスできなくなります。

1. フォームに接続されているシートを開きます。
2. 上部メニューから [フォーム] > [フォームの管理] の順に選択します。
3. 削除したいフォームを見つけ、3 点リーダー   メニューを選択し、次の手順を実行します。
   • テーブル ビューの場合は、[フォームの削除] を選択します。
   • グリッド ビューの場合は、[削除] を選択します。

シート ビューの詳細についてはこちらをご覧ください。