組織がコンプライアンスまたは規制上の理由からデータを保存する方法と、不要になったデータを廃棄する方法を、データ保持ポリシーで制御します。
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ガバナンス制御を有効にするには、Smartsheet Advance Platinum のサブスクリプションか、Smartsheet Safeguard 付きのアドバンスド パッケージが必要です。
概要
Admin CenterのGovernance Controlsページでデータ保持ポリシーを設定し、保持するデータと消去するデータを管理します。
作成できるポリシーは 1 つのみです。ただし、そのポリシーには包括グループをいくつでも割り当てることができます。現在のポリシー条件では、シートとその添付ファイル/リンクのみがサポートされています。ポリシーは、指定した作成日または最終編集日よりも古いシートに適用できます。
データ保持ポリシーを設定してアクティブ化すると、バックグラウンドで実行され、保持されるデータが自社のコンプライアンス要件を満たしていることを保証します。
スキャンの結果、シートや添付ファイル/リンクが自社のポリシーに準拠していないことが判明した場合、シートの所有者は、データがポリシーに準拠していないことを通知され、何もしなければ削除されます。
削除が完了すると、削除を知らせる追加の通知が送信されます。
通知
削除の可能性に関する通知は、データ保持ポリシーの包含グループに属している限り、アイテムの管理者および所有者権限を持つユーザーに送信されます。グループに含まれていないアイテムの管理者権限を持つ人は、通知を受け取りません。
データ保持ポリシーを設定する
- 管理センターにサインインします。
- 左上隅のメニューアイコンに移動し、ガバナンスコントロールを選択します。
Data Retention Policy（データ保持ポリシー） > Configure（設定）を選択する。
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- 画面の指示に従って、ポリシー条件を設定します。
- 作成 日と最終更新 日を設定する。
- ポリシーを実行する頻度、事前通知の程度、ポリシーの対象となるグループを設定します。
Save & Turn On を選択して、ポリシーを有効にします。
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ポリシーはGovernance Controls からいつでも有効または無効にできます。
データ保持ポリシーを編集する：
- Governance Controls > Data Retention Policy に移動する。
- 表示 > ポリシーの編集を選択します。
ポリシーを更新すると、更新でスケジュールされたとおりにスキャンが実行されます。 ポリシーを変更すると、期間が再開され、含まれるグループが追加 (または削除) されます。
データ保持ポリシーは編集または無効化できますが、削除することはできません。
削除済みアイテムを復元する
所有者は、ポリシーによってアイテムが完全に削除される前であれば、シートを復元できます。
データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを復元するには、次の 2 つの方法があります。
- シートを開きます。
- それを修正する。
- 変更したシートを保存する。
こうすることで、その項目が評価リストから除外され、永久に削除されるようになります。