データ保持ポリシーの設定

適用対象

Smartsheet Advance Package

機能

この機能を使用できるユーザー

システム管理者はデータ保持ポリシーを設定することができます。
 

データ保持ポリシーは、組織/団体がコンプライアンスまたは規制上の理由によりデータを保存する方法だけでなく、当該データが不要になった場合の処分方法も制御します。

ガバナンス データ ポリシー制御を使用してデータ保持ポリシーを設定し、保持するデータとパージするデータを管理します。

作成可能なポリシーは 1 つだけですが、必要に応じてそのポリシーに対象グループを複数割り当てることができます。 現在、ポリシー条件はシートと添付ファイル/リンクのみをサポートしています。 本ポリシーは、シートの作成日または最終編集日が指定された期日よりも古いシートに適用可能です。

データ保持ポリシーを設定し、アクティブ化すると、バックグラウンドで作動し、保持されたデータがコンプライアンス要件を満たすようになります。

スキャンの結果、シートおよび/または添付ファイル/リンクがポリシーに沿っていないと判明した場合、シート所有者にデータが準拠していない旨が通知され、シート所有者がアクションを取らない場合、データは削除されます。 シート所有者がアクションを取らず、そのアイテムをポリシーに準拠させなかった場合、そのアイテムは削除されます。 削除が完了すると、シート所有者にはアイテムが削除されたという通知がさらに届きます。

データ保持ポリシーのセットアップ

データ保持ポリシーを設定するには:

  1. 管理センターにログインします。
  2. [ガバナンス制御] を選択し、[データ保持ポリシー] タイル上の [構成] を選択します。
  3. 画面上の指示に従ってポリシー条件を設定します。
    • 作成日時更新日時を設定します。
    • どれくらいの頻度でポリシーを作動させるか、どれくらい事前に通知を出すか、どのグループにポリシーを適用させるかを設定します。
  4. [保存してオンにする] をクリックしてポリシーをアクティブ化します。

ガバナンス制御でいつでもポリシーを有効化/無効化できます。

データ保持ポリシーを編集するには:

  • 管理センター内の [ガバナンス制御] に移動し、[ポリシーの編集] をクリックします。

ポリシーを更新すると、更新時のスケジュール通りにスキャンが作動します。 ポリシーが変更されると、時間枠が再スタートし、含まれているグループが追加 (または削除) されます。

データ保持ポリシーの編集や無効化は可能ですが、削除することはできません。

削除されたアイテムを元に戻す

ポリシーによって完全に削除される前であれば、所有者はシートを元に戻すことができます。

データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを元に戻すには、以下の操作を行います。

  • 削除済みアイテム フォルダーからシートを移動します。
  • シートを開いて修正したら、新しく加えた変更を保存します。