適用対象

Resource Management

機能

この機能を使用できるユーザー

リソーシング管理者は [承認] を有効にできます。

承認の監査

時間および経費の承認に関連するすべての変更の、詳細な監査ログをダウンロードできます。

Who can use this?

Plans:

  • Resource Management

Permissions:

リソーシング管理者は [承認] を有効にできます。

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

組織では、コンプライアンスに準拠した承認プロセス (SOX コンプライアンスなど) を証明するために、承認記録の監査が必要となる場合があります。 

各時間エントリの現在の承認状態のみを示すレポートとは異なり、承認監査ログは、すべての変更イベント (提出、却下、承認など) と、関連する却下または承認のコメント、日付、変更を行うユーザーを記録します。このログは、SOX 監査などのコンプライアンス関連プロセスに役立ちます。

Resource Management は毎月初めに、前月の監査ログを含む CSV ファイルを生成します。以前の月のログはいつでもダウンロードできます。

現在の月の監査ログは翌月まで生成できません。

承認監査ログのダウンロード

ダウンロード リンクを表示する監査ログの画面
監査ログへのアクセス

  1. アカウント設定で、承認ワークフローまで下にスクロールし、[監査ログにアクセス] をクリックします。
  2. 新しいウィンドウで、監査する時間と経費のエントリの月と年 (それらの時間や経費が記録された月) を選択します。
  3. 監査ログが処理され、利用可能になると、ダウンロード用リンクが最近のリクエストのリストに表示されます。ファイルへのリンクはリクエストしたユーザーの電子メールにも送信されます。
  4. 監査ログ ファイルにアクセスするには [ダウンロード] を選択します。

期間は、時間エントリが提出または承認された日付ではなく、記録された日付に適用されますエントリが提出された月よりずっと後になってから時間と経費が承認または却下される可能性があるため、特定の月の監査ログ ファイルがダウンロードする時期によって一致しない可能性があります。ログのダウンロード後にエントリが承認される場合もあるためです。監査を実施する際は、最新の変更を反映するために、新しい監査ログをリクエストしてダウンロードすることをお勧めします。

承認監査ログを理解する

承認監査ログには、時間エントリおよび/または経費記録 (追跡対象に応じて異なる) と、それらのエントリの承認ステータスの変更履歴が含まれます。つまり、同じ時間または経費エントリ記録に対して、監査ログに複数の行が含まれる可能性があります (そのエントリの承認ステータスの各変更に対して 1 行) 。

たとえば、ユーザーが承認のために時間エントリを提出したものの却下され、その後変更および再提出し、承認された場合、それらの承認ステータスの変更ごとに行が表示されます (保留中から却下になり、また保留中に戻って最後に承認に変更)。

監査ログには、時間または経費のエントリのさまざまなプロパティと、記録を変更するユーザーを示す複数の列が含まれます。監査ログの各列が何を示すかを以下で説明します。

説明

action

記録の作成または更新を示します。

approvable_id

特定の時間または経費エントリの一意の識別子です。

approvable_date

時間または経費のエントリの日付です。

approval_id

承認記録の一意の識別子です。

approved_at

記録が承認された日時です。

approved_by_email

エントリを承認したユーザーの電子メール アドレスです。

approved_by_id

エントリを承認したユーザーのユーザー ID です。

approved_by_name

エントリを承認したユーザーの名前です。

client_name

時間または経費のエントリのためのプロジェクトのクライアント

comment

承認者が提供した却下または承認メモ (ある場合)

created_at

エントリが最初に作成された日時

current_user_email

現在の行を生成したアクションを実行したユーザーの電子メール アドレスです。

current_user_id

現在の行を生成したアクションを実行したユーザーのユーザー ID です。

current_user_name

監査ログの現在の行を生成したアクションを実行したユーザーの名前です。

expense_item_amount

経費の合計金額です。

expense_item_category

経費エントリに記録されたカテゴリ (存在する場合) です。

expense_item_notes

経費に添えられたメモ (存在する場合) です。

organization_id

現在の組織の ID です。

phase_name

時間または経費エントリのフェーズ (存在する場合) です。

project_name

時間または経費エントリに関連するプロジェクト名です。

status

その時点での承認ステータスです。

submitted_at

エントリが承認のために提出された日時です。

submitted_by_email

承認のためにエントリを提出したユーザーの電子メール アドレスです (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーの電子メール アドレスの場合もあります)。

submitted_by_id

承認のためにエントリを提出したユーザーのユーザー ID です (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーのユーザー ID の場合もあります)。

submitted_by_name

承認のためにエントリを提出したユーザーの名前です (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーの名前の場合もあります)。

time_entry_category

時間エントリに記録されたカテゴリ (存在する場合) です。

time_entry_difference

入力された時間とスケジュールされた時間の正負の差です。

time_entry_incurred_hours

入力された時間の合計です。

time_entry_notes

時間エントリに添えられたメモ (存在する場合) です。

time_entry_scheduled_hours

時間エントリに関連するスケジュール済みの時間 (存在する場合) です。

updated_at

エントリが更新された日時です。

approvable_user_id

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザー ID です。

approvable_user_name

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの名前です。

approvable_user_email

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの電子メール アドレスです。

approvable_user_employee_number

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの従業員番号です。

approvable_user_discipline

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの部署です。

approvable_user_role

時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの役割です。

assignable_id

時間または経費エントリに関連するプロジェクトの ID です。

parent_id

プロジェクトの ID です (特定のフェーズのための割り当てだった場合)

 

 

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