管理センター: ユーザーの結合でアカウントを結合する

概要

次のシナリオでユーザーの結合を使用できます。

• 同じユーザーに属するプラン内の 2 つのユーザー アカウントを結合する。これら 2 つのアカウントのうちいずれかは、メール アドレスの変更または電子メール ドメインの変更により作成された可能性があります。

• メール アドレスがプラン外のユーザーにまだ関連付けられていない限り、プラン内のユーザーのプライマリ メール アドレスを更新します。

  入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様のプランのメンバーである必要があります。

• プラン内のユーザーの電子メール ドメインを更新します。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果である可能性があります。

前提条件

ユーザーの結合を使用する前に、結合するメール アドレスに関連付けられているすべての電子メール ドメインを検証してアクティブにする必要があります。ユーザーの結合を実行しているシステム管理者は、結合するアカウントの 1 つにできません。別のシステム管理者がシステム管理者のアカウントのユーザー結合を実行する必要があります。

すべてのドメインの検証とアクティブ化

ユーザーの結合にはドメインの検証とドメインのアクティブ化が必要ですが、自動プロビジョニング (UAP) を無効にすることができます。

入力したメール アドレスに対してユーザー アカウントが既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様のユーザー リスト内の組織のメンバーのものである必要があります。

ユーザー アカウントは、アカウントから削除された場合、またはシートが共有された場合、存在していても [ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) /[ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) にリストされていない可能性があります。このユーザーを結合するには、自分のアカウントに招待してください。この招待をユーザーが承諾すると、アクティブなメンバーとしてプランに追加されます。

モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。

プレミアム アプリの役割を削除する

結合するアカウントのいずれかでプレミアム アプリの役割が有効になっている場合は、アカウントを結合する前に、まずこれらの権限を削除する必要があります。プレミアム アプリの役割は、アカウントが結合された後に再割り当てできます。

別のプランのグループからユーザーを削除する

いずれかのアカウントが現在のプランではないグループのメンバーである場合は、アカウントを結合する前に、まずそのグループから削除してください。アカウント結合後に、該当のグループにユーザーを再度追加できます。

ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにログインします。
2. メニューで、[ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) または [ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) を選択します。
3. [その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。

4. テンプレート ファイルをダウンロードするには、[ダウンロード] を選択します。 

   このテンプレートをユーザーの結合に使用します。 

5. ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
   • 結合して閉鎖する必要のある、対応するアカウントのメール アドレスを [現在のログイン用メール アドレス] に入力します。

   • 保持するアカウントのプライマリ メール アドレスを「置換後のログイン用メール アドレス」列に入力します。

     Brandfolder Image

     

6. 完成したファイルを保存し、CSV 形式を保持します。

   各組み合わせのメール アドレスが同じユーザーのものであるようにします。

結合後、保持したアカウントのプライマリ メール アドレスは「置換後のログイン用メール アドレス」列の値となります。「現在のログイン用メール アドレス」列の値は、アカウントの代替メール アドレスとして保持されます。

1 つのファイルで最大 500 組のメール アドレスを指定できます。500 組を超えるメール アドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードしてください。また、入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様のプランのメンバーである必要があります。

結合をプレビューして適用する

1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにログインします。
2. [ユーザー管理] ページ (旧共同作業者モデル) または [ユーザーの役割とレポート] ページ (ユーザー サブスクリプション モデル) で、[その他のアクション] > [ユーザーの結合...] を選択します。

3. 更新されたファイルをアップロードして、[結合をプレビュー] を選択します。

   [結合をプレビュー] オプションは、無効なメール アドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないか、メール アドレスを検証します。[結合準備完了] になっていないエントリは適用されず、対処可能な修正が「推奨事項」列に表示されます。

   Brandfolder Image

   
4. 準備ができたら、[結合を適用] を選択します。ユーザーの結合プロセスが進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。

5. ユーザーの結合プロセスが完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。

   また、ユーザーの結合結果のレポートへのリンクが記載されたメールも送信されます。ユーザーの結合結果には、次の情報が含まれます。

   • 現在のログイン用メール アドレスは、結合されたメール アドレスです。
   • 置換後のログイン用メール アドレスは、保持されたメール アドレスです。
   • 結果は、指定したユーザーに対して結合が成功したかどうかを示します。
   • 保持されているアカウントの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループ メンバーシップの数を表示するメトリック。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

既存のプランではないグループ メンバーシップは含まれていないため、手動で処理する必要があります。前提条件を確認してください。

ユーザーの結合プロセスでは、以下のロジックが適用されます。

モデルの指示に従います。プランで使用しているモデルがご不明な場合は、管理センターに [True-up (トゥルーアップ) の管理] ページがあるかどうかを確認してください。[調整の管理] ページがある場合、ご利用中のプランではユーザー サブスクリプション モデルが使用されています。詳細については、「ユーザー サブスクリプション モデルの概要」の記事をご覧ください

旧共同作業者モデル

1. ユーザーがライセンス アカウントとライセンスなしアカウントの両方を持っている場合、Smartsheet によりライセンスなしアカウントが閉鎖されます。 
   • Smartsheet により、ライセンスなしアカウントのすべてのアセットがライセンス アカウントに転送されます。 
2. ユーザーがライセンス アカウントを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いアカウントが維持され、新しいアカウントは閉鎖されます。

ユーザー サブスクリプション モデル

1. ユーザーがメンバー アカウントと閲覧者アカウントの両方を持っている場合、Smartsheet により閲覧者アカウントが閉鎖されます。
   • Smartsheet により、閲覧者アカウントのすべてのアセットがメンバー アカウントに転送されます。
2. ユーザーがメンバー アカウントを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いアカウントが維持され、新しいアカウントは閉鎖されます。

閉鎖が完了すると、Smartsheet により、閉鎖されたアカウントの以下のアイテムが保持されたアカウントに転送されます。

• ユーザーがアクセス権を持つすべてのシート、レポート、ワークスペース、およびダッシュボード
• ユーザーが所有しているグループ
• グループ メンバーシップ
• 役割
• 代替メール アドレス
• プロファイル情報

ユーザーの結合プロセスでは、[Transferred From (転送されたフォーム)] フォルダーにワークスペースのアイテムが移送されます。

注意事項

Smartsheet を使用していないユーザーが以下を受け取った場合、アカウントを作成するように促されます。

• Smartsheet アイテムを編集または表示するための招待
• 自動化ワークフローやその他のトリガーによるアラート

アカウントを統合する際に、コネクタのワークフローと API トークンが失われないようにするためには、以下を確認してください。

• 保持したいアカウントが、ライセンス ユーザー (旧共同作業者モデル) またはメンバー (ユーザー サブスクリプション モデル) であること
• 閉鎖したいアカウントが、ライセンスのないユーザー (旧共同作業者モデル) または閲覧者 (ユーザー サブスクリプション モデル) であること

ユーザーの結合に含まれないアイテム

• 自動化ワークフロー
• 連絡先
• コネクタ
• お気に入り
• API トークン*

*API トークンは、統合や、Control Center や Calendar アプリなどのプレミアム アプリケーションに使用されます。ユーザーは、これらのアプリを使う際に再認証を求められる場合があります。

ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合で問題が発生した場合、またはアカウントに対するユーザー結合を元に戻す必要がある場合は、ユーザーの結合ファイルで元に戻す行を強調表示して、Smartsheet サポートまでご連絡ください。ユーザー結合ファイルを必ずサポート リクエストに添付してください。

変更を進める前に、リクエストを確認するために Smartsheet サポートよりご連絡いたします。

ユーザーの結合は、過去 7 日間に完了した場合にのみロールバックできます。

ロールバックを行っても、ユーザー アカウントが完全に結合前の状態に戻ることはありません。結合済みのアイテムのみが復元できます。ユーザーはプレミアム アプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行する必要がある場合があります。