管理センター: ユーザーの結合でプロファイルを結合する

ユーザーの結合を使用すると、メールアドレスを一括で更新したり、2 つのユーザープロファイルを 1 つに結合することができます。ユーザープロファイルを結合すると、すべてのシート、レポート、ダッシュボード、ワークスペース、および共有情報が 2 つのプロファイルから 1 つのプロファイルに自動的に転送されます。

プラン:

Enterprise

権限:

システム管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ユーザーの結合は以下の目的で使用します。

同じユーザーに属するプラン内の 2 つのユーザープロファイルを結合する。これらのプロファイルのうちいずれかは、メールアドレスまたはドメインの変更により作成された可能性があります。
プラン内のユーザーのプライマリメールアドレスを更新する (関連付けられていない場合)。

入力したメールアドレスが独自の Smartsheet ユーザープロファイルとして既に存在する場合、ユーザーの結合機能の対象とするには、そのユーザープロファイルをプランに追加する必要があります。

プラン内のユーザーのメールドメインを更新する。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果として発生します。

はじめる前に

すべてのドメインを検証する

ユーザーの結合では、結合するメールアドレスに関連付けられているすべてのメールドメインについて、ドメインの検証を行う必要があります。

ドメインの検証方法の詳細をご確認ください。

ユーザーの結合を実行しているシステム管理者を、結合するアカウントの 1 つにすることはできません。別のシステム管理者がシステム管理者のアカウントのユーザー結合を実行する必要があります。

ユーザープロファイルが既に存在していたり、別のプランに属している場合があります。このユーザーを結合するには、当該ユーザーをプランに招待したうえで、アクティブメンバーとして表示されるよう、招待を受け入れてもらう必要があります。ユーザーが既に別のプランに属しているというエラーが表示された場合は、別のプランのシステム管理者と協力して当該ユーザーを削除してからご利用のプランに追加してください。

プレミアムアプリの役割を削除する

結合するプロファイルのいずれかでプレミアムアプリの役割が有効になっている場合は、プロファイルを結合する前に、まずこれらのユーザー資格を削除する必要があります。プレミアムアプリの役割は、プロファイルを結合した後に再割り当てできます。

別のプランのグループからユーザーを削除する

いずれかのプロファイルが、現在のプランに属していないグループのメンバーである場合は、プロファイルを結合する前にそのグループからの削除をリクエストする必要があります。このアクションを実行するには、サポートまでご連絡ください。

また、プロファイルを結合した後で、それらのプロファイルの再追加をリクエストすることもできます。

ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。

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[ダウンロード] を選択して、ユーザーの結合に使用するテンプレートファイルをダウンロードします。

Brandfolder Image
ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
- 結合して閉鎖する必要がある、該当プロファイルのメールアドレスを、[現在のログイン用メールアドレス] に入力します。
- 保持するプロファイルのプライマリメールアドレスを、[置換後のログイン用メールアドレス] 列に入力します。
完成したファイルを、CSV 形式のまま保存します。

各組み合わせのメールアドレスが同じユーザーのものであることを確認してください。

結合後、保持したプロファイルのプライマリメールアドレスは、[置換後のログイン用メールアドレス] 列の値となります。[現在のログイン用メールアドレス] 列の値は、プロファイルの代替メールアドレスとして保持されます。

1 つのファイルで最大 500 組のメールアドレスを更新できます。500 組を超えるメールアドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードする必要があります。

結合をプレビューして適用する

現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。
更新されたファイルをアップロードして、[結合のプレビュー] を選択します。

[結合のプレビュー] オプションでは、無効なメールアドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないかどうか、メールアドレスを検証します。[結合準備完了] として表示されないエントリは適用されず、[推奨事項] 列には対処可能な修正が表示されます。

準備ができたら、[結合の適用] を選択します。ユーザーの結合プロセスが進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。
ユーザーの結合プロセスが完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。また、ユーザーの結合に関する結果レポートへのリンクが記載されたメールも送信されます。レポートの内容には以下が含まれます。
- 現在のログイン用メールアドレス: 結合されたメールアドレス。
- 置換後のログイン用メールアドレス: 保持されたメールアドレス。
- 結果: 所定のユーザーに対して結合が成功したかどうかを示す。
- 表示されるメトリック: 保持されているプロファイルの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループメンバーシップの数。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

Smartsheet は以下のロジックに従います。

ユーザーがメンバープロファイルと閲覧者プロファイルの両方を持っている場合、Smartsheet により閲覧者プロファイルが閉鎖されます。
- Smartsheet により、閲覧者アカウントのすべてのアイテムがメンバープロファイルに転送されます。
ユーザーがメンバープロファイルを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いプロファイルが維持され、新しいプロファイルは閉鎖されます。

閉鎖が完了すると、Smartsheet により、閉鎖されたプロファイルの以下のアイテムが、保持されたプロファイルに転送されます。

当該ユーザーがアクセス権を持つすべてのシート、レポート、ワークスペース、ダッシュボード
当該ユーザーが所有しているグループ
グループメンバーシップ
役割
代替メールアドレス
プロファイル情報

ユーザーの結合プロセスでは、[Transferred From (転送元)] フォルダーにワークスペースのアイテムが移送されます。

留意事項

Smartsheet を使用していないユーザーが以下を受け取った場合、アカウントを作成するように促されます。

Smartsheet アイテムを編集または閲覧するための招待
自動化ワークフローやその他のトリガーによるアラート

アカウントを統合する際に、コネクタのワークフローと API トークンが失われないようにするには、以下を確認してください。

保持するプロファイルがメンバーであること
閉鎖するプロファイルが閲覧者であること

ユーザーの結合に含まれないアイテム

自動化ワークフロー
連絡先
コネクタ
お気に入り
API トークン*

*API トークンは、統合や、Control Center や Calendar アプリなどのプレミアムアプリケーションで使用されます。ユーザーは、これらのアプリを使う際に再認証を求められる場合があります。

ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合を元に戻すには、ユーザー結合ファイル内の元に戻す行を強調表示したうえで、Smartsheet サポートにお問い合わせください。ユーザー結合ファイルを必ずサポートリクエストに添付してください。

変更を行う前に、Smartsheet サポートからリクエストの確認の連絡が届きます。過去 7 日間に行ったユーザーの結合のみロールバックできます。

ロールバックを行っても、ユーザープロファイルは部分的にしか結合前の状態に戻りません。復元できるのは結合されたアイテムのみです。ユーザーはプレミアムアプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行しなければならない場合があります。