管理センター: ユーザーの結合でアカウントを結合する

ユーザーの結合を使用すると、メールアドレスを一括で更新したり、2 つのユーザーアカウントを 1 つに結合したりできます。ユーザーアカウントを結合すると、すべてのシート、レポート、ダッシュボード、ワークスペース、および共有情報が 2 つのアカウントから 1 つのアカウントに自動的に転送されます。

プラン:

Enterprise

権限:

システム管理者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ユーザーの結合は以下の目的で使用します。

同じユーザーに属するプラン内の 2 つのユーザーアカウントを結合する。これらのアカウントのうちいずれかは、メールアドレスまたは電子メールドメインの変更により作成された可能性があります。
プラン内のユーザーのプライマリメールアドレスを更新する (プラン外のユーザーに関連付けられていない場合)。
入力したメールアドレスが、独自の Smartsheet ユーザーアカウントとして既に存在する場合、そのユーザーアカウントはお客様のプランのメンバーである必要があります。
プラン内のユーザーの電子メールドメインを更新する。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果として発生します。

前提条件

すべてのドメインを検証する

ユーザーの結合では、結合するメールアドレスに関連付けられているすべての電子メールドメインについて、ドメインの検証を行う必要があります。その場合でも、自動プロビジョニング (UAP) 機能を非アクティブ化することができます。

ユーザーの結合を実行しているシステム管理者を、結合するアカウントの 1 つにすることはできません。別のシステム管理者がシステム管理者のアカウントのユーザー結合を実行する必要があります。

ユーザーアカウントが存在していても、アカウントから削除されているか、シートを共有されている場合、ユーザー管理ページに表示されないことがあります。このユーザーを結合するには、当該ユーザーを自分のアカウントに招待したうえで、アクティブメンバーとしてプランに追加されるよう、招待を受け入れてもらう必要があります。

プレミアムアプリの役割を削除する

結合するアカウントのいずれかでプレミアムアプリの役割が有効になっている場合は、アカウントを結合する前に、まずこれらの権限を削除する必要があります。プレミアムアプリの役割は、アカウントが結合された後に再割り当てできます。

別のプランのグループからユーザーを削除する

いずれかのアカウントが、現在のプランに属していないグループのメンバーである場合は、アカウントを結合する前に、まずそのグループから削除します。アカウントの結合後に、該当するグループにユーザーを再度追加できます。

ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
[その他のアクション] > [ユーザーの結合...] の順に選択します。

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[ダウンロード] を選択して、ユーザーの結合に使用するテンプレートファイルをダウンロードします。

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ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
- 結合して閉鎖する必要がある、対応するアカウントのメールアドレスを、「現在のログイン用メールアドレス」に入力します。
- 保持するアカウントのプライマリメールアドレスを、「置換後のログイン用メールアドレス」列に入力します。
完成したファイルを、CSV 形式のまま保存します。
各組み合わせのメールアドレスが同じユーザーのものであることを確認してください。

結合後、保持したアカウントのプライマリメールアドレスは、「置換後のログイン用メールアドレス」列の値となります。「現在のログイン用メールアドレス」列の値は、アカウントの代替メールアドレスとして保持されます。

1 つのファイルで最大 500 組のメールアドレスを更新できます。500 組を超えるメールアドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードする必要があります。

結合をプレビューして適用する

現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。
更新されたファイルをアップロードして、[結合のプレビュー] を選択します。
[結合のプレビュー] オプションでは、無効なメールアドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないかどうか、メールアドレスを検証します。[結合準備完了] になっていないエントリは適用されず、対処可能な修正が「推奨事項」列に表示されます。

準備ができたら、[結合の適用] を選択します。ユーザーの結合プロセスが進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。
ユーザーの結合プロセスが完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。また、ユーザーの結合結果レポートへのリンクが記載されたメールも送信されます。
- 現在のログイン用メールアドレス: 結合されたメールアドレスです。
- 置換後のログイン用メールアドレス: 保持されたメールアドレスです。
- 結果: 所定のユーザーに対して結合が成功したかどうかを示します。
- 表示されるメトリック: 保持されているアカウントの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループメンバーシップの数です。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

Smartsheet は以下のロジックに従います。

ユーザーがメンバーアカウントと閲覧者アカウントの両方を持っている場合、Smartsheet により閲覧者アカウントが閉鎖されます。
- Smartsheet により、閲覧者アカウントのすべてのアイテムがメンバーアカウントに転送されます。
ユーザーがメンバーアカウントを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いアカウントが維持され、新しいアカウントは閉鎖されます。

閉鎖が完了すると、Smartsheet により、閉鎖されたアカウントの以下のアイテムが保持されたアカウントに転送されます。

当該ユーザーがアクセス権を持つすべてのシート、レポート、ワークスペース、およびダッシュボード
当該ユーザーが所有しているグループ
グループメンバーシップ
役割
代替メールアドレス
プロファイル情報

ユーザーの結合プロセスでは、[Transferred From (転送元)] フォルダーにワークスペースのアイテムが移送されます。

注意事項

Smartsheet を使用していないユーザーが以下を受け取った場合、アカウントを作成するように促されます。

Smartsheet アイテムを編集または閲覧するための招待
自動化ワークフローやその他のトリガーによるアラート

アカウントを統合する際に、コネクタのワークフローと API トークンが失われないようにするには、以下を確認してください。

保持したいアカウントがメンバーであること
閉鎖したいアカウントが閲覧者であること

ユーザーの結合に含まれないアイテム

自動化ワークフロー
連絡先
コネクタ
お気に入り
API トークン*

*API トークンは、統合や、Control Center や Calendar アプリなどのプレミアムアプリケーションで使用されます。ユーザーは、これらのアプリを使う際に再認証を求められる場合があります。

ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合を元に戻すには、ユーザー結合ファイル内の元に戻す行を強調表示したうえで、Smartsheet サポートにお問い合わせください。ユーザー結合ファイルを必ずサポートリクエストに添付してください。

変更を行う前に、Smartsheet サポートからリクエストの確認の連絡が届きます。ユーザーの結合は、過去 7 日間に完了した場合にのみロールバックできます。

ロールバックを行っても、ユーザーアカウントは部分的にしか結合前の状態に戻りません。復元できるのは結合済みのアイテムのみです。ユーザーはプレミアムアプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行しなければならない場合があります。

ユーザーの結合は以下の目的で使用します。

同じユーザーに属するプラン内の 2 つのユーザーアカウントを結合する。これらのアカウントのうちいずれかは、メールアドレスまたは電子メールドメインの変更により作成された可能性があります。
プラン内のユーザーのプライマリメールアドレスを更新する (プラン外のユーザーに関連付けられていない場合)。
入力したメールアドレスが、独自の Smartsheet ユーザーアカウントとして既に存在する場合、そのユーザーアカウントはお客様のプランのメンバーである必要があります。
プラン内のユーザーの電子メールドメインを更新する。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果として発生します。