ドキュメント ビルダー: 行データからドキュメントを生成する

事前準備

1. シートを準備します。
2. 入力可能な PDF を作成します。
3. シートの行を入力可能な PDF にマッピングします。 

マッピングが完了したら、いつでもそれを使用してカスタム ドキュメントを生成できます。 

フィルターを使用すると、ドキュメント生成の準備ができている行を見つけられます。詳細は「フィルターを作成してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

ドキュメントを生成する

1. ドキュメントの生成に用いる行を選択します。各行が 1 つのドキュメントとなります。
2. 強調表示された行を右クリックし、[ドキュメントの生成...] を選択します。ドキュメント ビルダーのウィンドウが同じブラウザー タブで開きます。保存済みのマッピングが右側に表示されます。 

3. [ファイル名] 列を、画面上部にある [出力ドキュメント名] フィールドにドラッグします。 

   このフィールドを空白のままにすると、各ドキュメントには PDF テンプレートの名前が引き継がれるため、各ドキュメントを区別することが困難になります。 

4. 保存された任意のマッピング上で、[生成] ドロップダウン リストを選択します。
   • シートからドキュメントを生成する場合は、[ダウンロード] または [行に添付] のいずれかを選択します。
   • レポートから生成する場合は、[ダウンロード] を選択します。 
5. ドキュメントを確認して、データが想定どおりに表示されていることを確かめます。データが正しく入力されていない場合は、マッピングを編集する必要があります。マッピングの横にある鉛筆アイコンを選択して、必要に応じて確認と編集を行います。

ドキュメントのカスタム ファイル名を生成する

カスタム ファイル名を使用せずに多数のドキュメントを生成すると、特にドキュメントがシートから切り離されたものになると、区別が難しくなります。たとえば、生成された PDF 名は、マッピング名ではなく、アップロードされたドキュメントの名前に設定されます。混乱を避けるために、列の数式を使用してドキュメントごとに一意のファイル名を生成することができます。

1. ファイル名用の列を作成し、その列で列の数式を使用します。たとえば、次のようにアカウント番号の列と姓の列を使用してファイル名を生成します。

   =[列1]+[列2]

2. マッピング画面で、ファイル名を [出力ドキュメント名] フィールドにドラッグします。

Control Center でドキュメントを生成したり、新規として保存したりします

ドキュメント ビルダーと Control Center

お使いのドキュメント ビルダーを Control Center のブループリントの一部として活用することができます。Control Center 経由でプロビジョニングされたプロジェクトでは、テンプレートのマッピングは維持されますが、アイテムにリダイレクトされます。これは、拡張版グローバル更新でも利用できます。

ドキュメント ビルダーで新規として保存

生成されたドキュメントを含むアセットで [新規として保存] を使用すると、マッピングがコピーされ、新しいアイテムにリダイレクトされます。自動化は引き続き機能するため、手動での編集の必要はありません。 

ドキュメント生成のヒント

ここでは、プロセスを合理化し、効率を向上させるためのヒントをいくつかご紹介します。

• フォームを使用してデータを取得する: データ入力用のフォームを作成することで、シートのデータが常に正しく取得されます。
• 各ドキュメントのカスタム ファイル名を作成する: 既定では、Smartsheet は PDF の名称を使用して各ドキュメントのファイル名を作成します。ドキュメントの数が多くなると、ファイル名からドキュメントの内容を判別しにくくなります。そこで、数式を作成してファイル名をカスタマイズし、より意味のあるファイル名を付けましょう。
• 署名の取得に DocuSign アイテムを使用する際に送信されるメールをカスタマイズする: 件名やメッセージ フィールドをカスタマイズして、受信者にわかりやすいメッセージを作成しましょう。
• ドキュメント作成の準備ができた行にフラグを立てる: フラグを設定することで、準備ができた行のみを絞りこみ、該当する行のドキュメントを生成することができます。さらに一歩進んで、自動化ワークフローを使用して行にフラグを立ててドキュメントを生成することもできます。 

その他の情報

• 所有者、管理者、編集者は生成されたドキュメントをシートの行に添付できます。閲覧者はドキュメントを生成して自分のデバイスにダウンロードできます。
• 以前に使用したものとまったく同じマッピングを使用して行の新しいドキュメントを生成すると、新規ドキュメントは既存の添付ファイルの新しいバージョンとしてアップロードされます。詳細は「添付ファイルを最新の状態に保つ」をご覧ください。 
• ドキュメントを生成できるのは一度に最大 100 行までです。
• 同じデータを使用するフィールドがドキュメントに複数ある場合は、PDF 内のフィールドをリンクし、最初のインスタンスをマッピングします。残りのフィールドは、ドキュメントを生成すると自動的に入力されます。 
• 可能な場合は、PDF のデータ タイプを制限しないようにします。たとえばテキスト フィールドを使用することで、日付をあらゆる形式で入力することができます。フィールドを制限した後に誰かが間違った形式でデータを入力した場合、PDF と Smartsheet との間でデータは同期されません。