ドキュメント ビルダーでは、Smartsheet からのデータと入力可能な PDF を使用してドキュメントを生成します。
USM Content
前提条件
- シートを準備します。
- 入力可能な PDF を作成します。
- シートの行を入力可能な PDF にマッピングします。
マッピングの作成後は、いつでもそれを使用してカスタム ドキュメントを生成できます。マッピングの作成方法をご確認ください。
フィルターを使用して、ドキュメント生成の準備ができている行を見つけます。詳細は「フィルターを作成してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。
ドキュメントを生成する
- ドキュメントの生成に用いる行を選択します。各行が 1 つのドキュメントとなります。
- 強調表示された行を右クリックし、[ドキュメントの生成...] を選択します。ドキュメント ビルダーのウィンドウが同じブラウザー タブで開きます。保存済みのマッピングが右側に表示されます。
[ファイル名] 列を、画面上部にある [出力ドキュメント名] フィールドにドラッグします。
このフィールドを空白のままにすると、各ドキュメントには PDF テンプレートの名前が引き継がれるため、区別が困難になります。
- 保存された任意のマッピング上で、[生成] ドロップダウン リストを選択します。
- シートからドキュメントを生成する場合は、[ダウンロード] または [行に添付] のいずれかを選択します。
- レポートから生成する場合は、[ダウンロード] を選択します。
- ドキュメントを確認して、データが想定どおりに表示されていることを確かめます。データが正しく入力されていない場合は、マッピングを編集する必要があります。マッピングの横にある鉛筆アイコンを選択して、必要に応じて確認と編集を行います。
ドキュメントのカスタム ファイル名を生成する
多数のドキュメントの生成時にカスタム ファイル名を使用していないと、特にシートから切り離された場合にドキュメントを区別することが困難になります。たとえば、生成された PDF の名前にはマッピング名ではなく、アップロードされたドキュメントの名前が継承されます。混乱を避けるために、列の数式を使用してドキュメントごとに一意のファイル名を生成することができます。
ファイル名用の列を作成し、その列で列の数式を使用します。たとえば、次のようにアカウント番号の列と姓の列を使用してファイル名を生成します。
=[列1]+[列2]- マッピング画面で、ファイル名を [出力ドキュメント名] フィールドにドラッグします。
その他の情報
- 所有者、管理者、および編集者は生成されたドキュメントをシートの行に添付できます。閲覧者はドキュメントを生成して、そのドキュメントを自分のデバイスにダウンロードできます。
- 以前に使用したものと同じマッピングを使って行に新規ドキュメントを生成すると、新規ドキュメントは既存の添付ファイルの新バージョンとしてアップロードされます。詳細は添付ファイルの最新の状態の経時的な維持に関する記事をお読みになり、添付ファイルのバージョンに関する情報をご確認ください。
- ドキュメントを生成できるのは一度に最大 100 行です。
- 同じデータを使用するフィールドがドキュメントに複数ある場合は、PDF 内のフィールドをリンクし、最初のインスタンスをマッピングします。残りのフィールドは、ドキュメントを生成すると自動的に入力されます。
- 可能な場合は、PDF のデータ タイプを制限しないようにします。たとえばテキスト フィールドを使用することで、日付をあらゆる形式で入力することができます。フィールドを制限した後に誰かが間違った形式でデータを入力した場合、PDF と Smartsheet との間でデータは同期されません。
使いたいすべての行がありませんが、どうすればよいですか？
ビルダー ウィンドウの左上にある [シートに戻る] を選択し、ドキュメント ビルダーのプロセスを完了してください。
画像を PDF にマッピングすることはできますか？
セル内の画像を PDF の画像フィールドにマッピングすることはできますが、PDF のフィールドが画像フィールドであることを確認してください。そうでない場合は、ドキュメントを生成する際に画像のファイル名が表示されます。