時間と予算を追跡および分析するためのヒント

必要以上に追跡しない

時間の追跡は、入力する必要がある人に負担がかかります。組織/団体の目標を達成するために、追跡は最小限に抑えることが効率的です。

組織/団体によっては、時間をまったく追跡していません。彼らは、計画されたものは発生したと想定します。これらのチームは、過去にスケジュール済みの確認済みおよび未確定の時間として、発生した時間と金額を計算します。

他の組織/団体はより多くの情報を必要とし、各プロジェクトに必要な時間のみを記録します。時間追跡を時間と分に設定します。

詳細な追跡には、チームがエントリごとにメモを入力する必要があります。この方法により、報告された時間に対し、より多くのフィルタリングと分析が可能になります。

優れた意思決定を可能にする

仕事をする人は、締め切りに関する期待事項や何かに費やす時間が明確であれば、仕事をするのに最適な時間を決めやすくなります。

たとえば 1 日に 8 時間を割り当てるのではなく、1 週間に全体の作業の 20% 分を割り当てるなど、可能な限り大まかに割り当てるのが最善です。これにより、ユーザーは、より大まかな範囲での期待に対して週全体の計画を立てることができます。

セグメント間の分析

レポートを使用すると、発生した時間や将来の時間、予算や利用状況などをさまざまな観点からグループ化できます。1 つのプロジェクトの時間、クライアント、分野、役割、月、またはその他の多くのピボットでグループ化されたすべての時間を分析できます。

レポートを分析することで、今後の戦略的調整に役立ちます。特定のユーザーが常に仕事に時間を必要としている、または特定のクライアントが常に予算を超過している、などが分かります。これらの詳細は、今後の見積もりを調整するのに役立ちます。たとえば、常に予定を過ぎてしまうクライアントがいれば、次のプロジェクトを開始する際には、3 週間を余分に追加できます。

特定のアクティビティの予算案でプロジェクト テンプレートを作成できます。レポート データを使用すると、これらのテンプレートの設定方法に関する真のインサイトを得ることができ、ベースライン計画を毎回改善できます。