ドロップダウン列でデータの一貫性を保つ

ドロップダウン リスト列を使用して、収集された重要な情報を標準化します。

• 共同作業者が 1 つまたは複数の値を選択して適用できるようにする
• 収集され標準化された値を簡単に追跡しレポートする

共同作業者がドロップダウン リスト列から値を選択するには、編集者以上の権限が必要です。

シートでドロップダウン リスト列を設定する

ドロップダウン リスト列を作成するには

1. 任意の列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印を選択し、追加するドロップダウン リスト列を配置する場所に応じて [右に 1 列を挿入] または [左に 1 列を挿入] を選択します。[列の挿入] ウィンドウが表示されます。
2. 「名前」フィールドに列の名前を入力します。
3. 「ドロップダウン リスト」列タイプを選択します。ドロップダウンで複数選択も設定できます。値を制限することもできます。 
4. 「値」の下のリストに表示する値を入力します。(Enter または Return キーを押して改行し、新しい行に値を入力することができます。)
5. ユーザーによる自由な文字列の値の入力を制限するには、[ドロップダウン リスト値のみに制限] の切り替えをオンにします。
6. [OK] を選択します。

ドロップダウン リストのセルの値は、値のリスト順に表示されています。

「値」にハイパーリンクに相当する文字列が挿入されている場合、「値」フィールドには通常の文字列として表示されますが、ドロップダウンで選択すると、クリック可能なハイパーリンクとなります。

以上です。単一選択用または複数選択用のドロップダウン リスト列がシートに表示されます。これで、共同作業者から標準化された値を収集することができるようになります。

ドロップダウン リスト列プロパティを編集する

ドロップダウン リストに値を追加、または削除する場合、ドロップダウン リスト列プロパティを編集して追加/削除を行うことができます。

列プロパティを編集するには

1. 列のヘッダーの下にあるドロップダウン矢印を選択し、[列プロパティの編集] を選択します。
2. 「値」フィールドにリスト化されている値を変更します。ドロップダウン リストの値を削除するには、マウスで該当部分を選択し、Backspace キーまたは Delete キーを押します。
3. [保存] を選択します。

列タイプを変更する際には、以下の点に注意してください。

• 「ドロップダウン リスト」列タイプを単一選択と複数選択で切り替えても、列プロパティの「値」に変更はありません。違いは、単一選択用の場合はドロップダウン リストから値を 1 つ選択でき、複数選択用の場合は値を複数選択できる点のみです。
• 列タイプを、単一選択または複数選択のドロップダウン リスト列から別のタイプに切り替える場合、ドロップダウン リスト値が単一のセルは文字列として表示され、複数の値が含まれるセルは行で区切られた文字列として表示されます。
• 「ドロップダウン リスト」列タイプ以外の列タイプから単一選択用または複数選択用の「ドロップダウン リスト」列タイプに切り替える場合、各セルのコンテンツがすべて取り込まれ、「ドロップダウン リスト」列プロパティの「値」セクションに値の 1 つとして追加されます。
• 単一選択用または複数選択用の列タイプから切り替える場合、またはこれらのタイプへ切り替える場合、これらの列を含むレポートを更新する必要があります。

適切な「ドロップダウン リスト」列タイプを選択する

ドロップダウン リスト列では、単一選択または複数選択が可能です。列設定時に、選択した内容のみにエントリを制限することもできます。 

ドロップダウン リスト列活用のヒント

ドロップダウン リスト列のセルを変更する際には、以下の点に注意してください。

• ドロップダウン リスト列は、値の一覧の表示だけに制限されているわけではありません。セルをダブル選択して文字の値を自由に入力することができます。文字列の値は追加したセルのドロップダウン リストに追加されますが、「ドロップダウン リスト」列プロパティの「値」セクションには追加されません。 
• 複数選択用のドロップダウン リスト列では、自由に入力した文字列はドロップダウン リスト値として、該当セルの最後に名前順で保存されます。
• 複数選択用のドロップダウン リスト列では、選択できる値の数に制限はありません (通常のセルの文字列制限と同様)。