数式: 別のシートのデータを参照する

適用対象

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

所有者、管理者、編集者は、参照を追加または編集できます。 シートを参照するには、閲覧者以上のアクセス権が必要です。

別のシートに保存されているデータに対して、シート間の数式を用いて計算を実行します。

たとえば VLOOKUP 関数を用いると、アクセス権のある別のシート上の参照テーブルから値を求めることができます。 また、SUMIF 数式を用いると、別のシートに保存した値の合計を求めることができます。

シート間の数式を作成するには、「Smartsheet での数式の作成と編集」をご覧ください。

必要な権限

シート間の数式の使い方を学ぶ前に、元のシートと対象シートで各ユーザーができることを確認しておきましょう。

 

機能

所有者

管理者

編集者

閲覧者

元のシートのデータを閲覧・参照する

対象シートに数式を挿入する

不可

数式内の参照を編集する

不可

シート間の数式で使用されているシート参照を削除する

不可

シートを編集する権限がある場合、シート参照を削除する際には注意が必要です。 削除したシート参照は、当該の変更が実行されたファイルへのアクセス権を持つユーザーからも削除されます。 この場合、シート間の数式が入っているセルのデータが影響を受けることになります。

 

データを参照する前に 

シート間の数式を使用する際は、 以下の点にご注意ください。

  • 1 つのシートに 100 を超える異なるシート間参照を含めることはできません。
  • 参照範囲には最大 10 万個のインバウンド セルを含めることができます。
  • これらの関数は別のシートからの参照には対応していません: CHILDREN、PARENT、ANCESTORS。 これらの関数で別のシートからの参照を使用すると、数式を含むセルで #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA エラーが発生します。

別のシートのデータを参照する

参照できるのは単一のシートのデータのみです。 別々のシートからデータを引き出すには、複数の参照を作成します。

  1. 目的のセルで、数式を作成します。
    たとえば、=VLOOKUP( と入力します。 関数名と左括弧を入力すると、数式ヘルプ カードがセルの上または下に表示されます。
  2. ヘルプ カードで、[別のシートを参照] をクリックします。

    ヘルプ カード
     
  3. データが存在するシートを検索します。
  4. 検索結果から、元のシートを選択します。

    別のシートを参照
  5. 参照するデータを含むセル範囲を選択して、[参照の挿入] をクリックします。

    注: 現在、連続した範囲のみが許可されています。
    参照の挿入
    ヒント: 行がソースに追加された場合も、行がソースから削除された場合も、列ヘッダーを選択して列全体を参照します。 複数の列を参照するには、Shift キーを押したまま、参照範囲の最初と最後の列を選択します。すると、その間の列がすべて選択されます。
  6. オプション: [シート参照名] テキストボックスに、参照の名前を入力します。 名前を入力しない場合、参照にはシート名とそのシートが参照された回数に基づいてデフォルト名が割り当てられます。

以上です。 これで、数式に参照が追加されたことが確認できます。 以下に数式の表示例を示します。
 
=COUNT({my_sheet1 Range1}) 

無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シート変更の自動化 ( 行の移動行のコピー行のロックなど) をトリガーしません。 これを回避するには、時間ベースまたは定期的な自動化されたワークフローの使用を検討してください。

シート間参照を管理する

シート参照マネージャーを使って参照を表示、変更、削除する

シート参照マネージャーで、シート内のすべてのシート間参照とセル リンク参照を表示/変更できます。 開くには、シート内の任意のセルを右クリックして、[参照を管理] を選択します。

シート参照マネージャー

規定では、シート間参照マネージャーに移動しますが、左パネルを使ってセル リンク参照マネージャーに切り替えることができます。 セル リンク: セル リンクに関する詳細情報については、「データの整合性を統合または維持する」をご覧ください。

シート間参照マネージャーの各機能の詳細については、以下の表をご利用ください。

 

使用する機能

手順

ヒント

検索

リストを検索...」ボックスにキーワードを入力し、使用する必要のある参照を探します。


 

「シート名_参照される列」のように標準的な構造を使って、参照に名前を付けます。

フィルター

すべての参照」ドロップダウン リストをクリックして、フィルターを アクティブ処理中破損使用中、または未使用に設定します。

フィルターを使えば、参照の検索、分類、レビューを簡単に行うことができます。

  • アクティブ: 最新の参照
  • 処理中:  ソース データから更新情報を読み込んでいる参照
  • 破損: 削除されたソース行、列、またはセル
  • 使用中: シート間の数式で使用している参照
  • 未使用: シート内のどの数式にも含まれていない参照

作成

新しい参照を作成するには、[+ 作成] をクリックします。

新しい数式を作成する際に、この参照を使用することができます。

参照の編集

参照の編集手順:

  1. メニュー アイコンを表示するには、リスト内の任意の参照にマウス ポインタを合わせます。
  2. 次に、[参照の編集] をクリックして、名前、参照されるセル範囲、または元のシートを変更します。

編集中のリファレンスが使用されている場合、数式内のすべてのインスタンスがリアルタイムで更新されます。

参照の複製

参照のコピーを作成するには、[メニュー] >[参照の複製] をクリックします。

複製された参照の名前は、「コピー_元の参照名」となります。

参照の削除

参照を削除するには、[メニュー] > [参照の削除] をクリックします。

削除された参照が使用されている場合、その数式から #INVALID REF エラーが返される場合があります。

 

数式内で参照を直接編集する

シート参照マネージャーを開かずに、参照を数式内で直接編集することができます。

参照を編集するには、シートに対する編集者レベル以上の共有権限が必要です。 また、参照するデータを含むシートに対する閲覧者レベル以上の共有権限が必要です。

  1. 数式を含むセルを選択します。 数式の概要がセルの左または右に表示されます。

    参照サマリー
     
  2. 編集する参照の名前をクリックします。

別のシートを参照」ダイアログが表示されたら、参照名の変更や、新しいシートまたはセル範囲の選択ができます。
 
参照を編集すると、シート内のすべてのインスタンスがリアルタイムで更新されます。

参照の活用のヒント

  • 参照データを設定します。 シートを選択して範囲ピッカーが表示されたら、参照する個々のセル、セル範囲、または列全体を選択することができます。
  • 対象シートに表示する必要のないデータは含めないでください。 参照範囲に含まれるすべての情報が利用可能であり、対象シートに表示される可能性があります。
  • 新しい行が参照範囲内にあることを確認します。 参照範囲の下に追加された行は含まれません。 すべての行を含めるには、列を参照として選択します。
  • 必要に応じて、同じ数式の中で、他のシートへの複数の参照を使用します
  • 数式を編集して、作成した参照を使用します。 既存の参照を使用するために、「別のシートを参照」ダイアログを開く必要はありません。 新しい数式に、中括弧 { } ; を追加し、 その中に参照名を入力または貼り付けます。
  • 参照は、それが作成されたシートに固有のものです。 シートごとに新しい参照を作成する必要があります。
  • 行内のヘルプ カードを使って、「別のシートを参照」ダイアログを開きます。 数式の編集中に参照名にマウス ポインタを合わせます。 次に、[参照の編集] セクションのリンクをクリックします。
  • 参照を整理または削除します。 破損した参照を編集するか、数式から削除します。 使用する予定がない場合は、未使用の参照も削除します。
  • 必要に応じて、数式に未使用の参照を追加します。 セルに数式を入力します。 次に、中括弧を追加し、その中に未使用の参照名を入力します。