Raccogliere informazioni con un modulo

Crea e condividi moduli per raccogliere tutti i tipi di informazioni (ad esempio: indagine, risposte, richieste di acquisto, ordini di prodotto) e mantieni le informazioni organizzate all'interno del foglio. Dopo aver creato un modulo, sarai in grado di condividerlo con altre persone. Ciascun modulo sarà aggiunto come nuova riga sulla parte superiore o inferiore del foglio.

NOTA: se l'obiettivo è quello di permettere a qualcuno di modificare una riga esistente, inviare una Richiesta di aggiornamento. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Richieste di aggiornamento.

In questo articolo:

Autorizzazioni richieste

Per creare, modificare, configurare o generare un link a un modulo, è necessario: 

  • Essere il proprietario del foglio o disporre delle autorizzazioni di amministratore
  • Disporre di una licenza Smartsheet

NOTA: durante la prova gratuita di 30 giorni, potrai creare, visualizzare in anteprima e provare i moduli, ma non sarai in grado di generare un URL pubblico o un codice per l'incorporamento. Queste opzioni sono disponibili esclusivamente per gli utenti con licenza.

Chiunque possa accedere al foglio può utilizzarlo per inviare informazioni ad esso.


Creare un nuovo modulo

  1. Apri il foglio che desideri allegare al modulo.
  2. Fai clic su Moduli > Crea modulo sulla barra di menu sulla parte superiore della finestra di Smartsheet.

    barra dei menu
    Nell'editor del modulo, viene visualizzato il titolo del modulo in alto e i nomi di tutti i campi del modulo nella parte sottostante. Per impostazione predefinita il titolo del modulo corrisponde al nome del foglio e i campi del modulo corrispondono ai nomi delle colonne del foglio.

    crea-modulo
     
  3. Clicca su un elemento a sinistra per visualizzare e modificare le sue proprietà sulla destra.
  4. Dopo aver completato la configurazione del modulo, clicca su Salva e Anteprima per salvare le modifiche.
  5. Dopo aver visualizzato l'anteprima del modulo, puoi chiudere la finestra del browser in cui il modulo si apre.
  6. Clicca sulla x nell'angolo in alto a destra dell'editor dei moduli per chiuderlo e ritornare alla finestra Moduli.

Il nome del modulo creato e il relativo URL vengono visualizzati nella finestra Moduli (l'URL è disponibile solo sui moduli di proprietà di utenti con licenza).

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Distribuire il modulo

Una volta creato un modulo, può essere reso accessibile ad altri. 

Link o e-mail

Per ottenere un URL di collegamento che altri possono utilizzare per accedere al modulo:

  1. Fai clic su Moduli > Gestisci moduli sulla barra dei menu per visualizzare la finestra Moduli.
    barra dei menu
  2. Dalla finestra Moduli, esegui uno dei passi riportati di seguito:
    • In URL, copia e incolla l'URL da utilizzare in altri programmi o messaggi e-mail.
      -oppure-
    • Fai clic sull'icona a forma di busta a destra dell'URL per inviare il link in un'e-mail.

NOTA: non è possibile personalizzare o abbreviare l'URL del modulo mediante Smartsheet.

Codice di incorporamento

Per creare un codice di incorporamento e utilizzare quel codice per incorporare il modulo in una pagina Web utilizzando HTML:

  1. Fai clic su Moduli > Gestisci moduli sulla barra dei menu per visualizzare la finestra Moduli.
  2. Fai clic sulla freccia accanto ad Altro e poi su Ottieni codice di incorporamento.

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Altri modi per gestire e distribuire un modulo

Una volta ottenute le impostazioni di base del modulo, puoi ulteriormente personalizzarlo. Usa le opzioni elencate nella seguente tabella, come riferimento.

Usa questa opzione Per eseguire tale operazione
Crea nuovo modulo (pulsante)Associare un modulo aggiuntivo al foglio.
Puoi creare più moduli per foglio per raccogliere informazioni diverse o visualizzare un formato diverso per persone diverse.
AnteprimaVisualizzare un'anteprima del modulo.

NOTA: i moduli inviati tramite la modalità anteprima sono visualizzati nel foglio come nuove righe.
ModificaApri il modulo per modificarlo nell'editor dei moduli.
Altro > Ottieni codice di incorporamento(Disponibile solo per utenti con licenza) Scopri il codice incorporato in modo che puoi copiare e incollare il modulo per l'utilizzo in un sito Web.
Altro > ClonaCrea una replica esatta del modulo web, ma con un nuovo URL.
Altro > ProprietàMostra lo stato del modulo, il numero di voci inviate, la data e l'ora del primo e dell'ultimo invio del modulo, l'indirizzo e-mail di chi ha creato il modulo e la data di creazione.
Altro > DisattivaDisabilita l'URL (all'accesso verrà visualizzato un messaggio di errore), ma lo conserva insieme al modulo nel caso sin cui sia necessario riutilizzarlo in futuro.
Altro > Elimina

Rimuove da Smartsheet il modulo e il relativo URL associato.

L'URL non è recuperabile. Elimina i moduli con cautela.

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Modificare o rimuovere campi o altri elementi nel modulo

  1. Fai clic su Moduli > Gestisci moduli sulla barra dei menu per visualizzare la finestra Moduli.
    barra dei menu
  2. Fai clic su Modifica nel modulo che desideri modificare.

Per rimuovere un elemento dal modulo, selezionalo, quindi clicca su Rimuovi dal modulo (la x rossa a destra). Tieni presente che in questo modo la colonna non verrà eliminata dal foglio. Puoi sempre aggiungere nuovamente un elemento attraverso la sezione Aggiungi campo.

Per modificare la posizione di un campo nel modulo, seleziona il campo e trascinalo verso l'alto o verso il basso. Questi cambiamenti non interesseranno l'ordine delle colonne nel foglio.

Alla modifica delle proprietà di ogni elemento del modulo dal lato destro dell'Editor moduli, vedrai che la parte sinistra si aggiornerà mostrando il layout di base che verrà visualizzato nel modulo.

In qualsiasi momento, puoi cliccare sul pulsante Salva e Anteprima in basso per visualizzare il modulo effettivo.

Qui è riportato un riepilogo delle diverse proprietà che puoi impostare per i campi del modulo.

Usa questa proprietàPer eseguire tale operazione
EtichettaScegli se utilizzare il nome della colonna o un'etichetta personalizzata come nome del campo del modulo.
Testo della guidaAggiungi una descrizione o delle istruzioni che verranno visualizzate sotto il campo del modulo.
Visualizza tipoSolo per i tipi di colonna Casella di spunta, Elenco a discesa e Simboli). Usalo per specificare la modalità di visualizzazione nel modulo.

NOTA: per cambiare il tipo di campo e i valori che dovrai configurare come associati alla colonna dall'interno del foglio, cioè, queste proprietà possono essere configurate dall'editor dei moduli. Per apportare queste modifiche, chiudi l'editor dei moduli e modifica le proprietà della colonna nel foglio. 
Altezza casella di testoImposta la visualizzazione del campo del modulo su una o più righe vuote.
Campo obbligatorioI campi obbligatori devono essere compilati per poter inviare il modulo; se si lasciano vuoti, l'autore dell'invio del modulo visualizzerà un messaggio di errore.
Campo nascostoI campi nascosti non sono visibili sul modulo, ma lo sono sul foglio.
Usa un campo nascosto quando desideri che venga visualizzato un valore predefinito in una colonna del foglio senza richiedere all'autore dell'invio del modulo di crearlo. Ad esempio, se è presente un campo Inviato a, puoi impostare il valore predefinito su "modulo" e renderlo un campo nascosto. In questo modo puoi distinguere tra le righe aggiunte al foglio da te e dai tuoi collaboratori e quelle inviate tramite modulo web.
Valore predefinitoUsalo per specificare un valore predefinito per il campo.

NOTA: le colonne di sistema e le colonne bloccate non possono essere inserite come campi di un modulo. Tuttavia, puoi aggiungere le colonne di sistema al foglio per monitorare automaticamente la data e l'ora in cui la riga è stata inviata attraverso il modulo.  

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Aggiungere ulteriori elementi in un modulo

  1. Clicca su Aggiungi campo nella parte inferiore del modulo.
    Puoi posizionare gli elementi in qualsiasi punto sottostante alla descrizione del modulo in alto. Mentre trascini l'elemento sul lato sinistro del modulo, appare una linea tratteggiata che mostra dove verrà inserito l'elemento.

    trascinare e rilasciare i campi del modulo
     
  2. Scegli tra le diverse opzioni per personalizzare il modulo come desiderato:
     
    • Aggiungi un campo Caricamento file per permettere all'autore dell'invio del modulo di caricare degli allegati al modulo (fino a 30 MB per ogni file, 10 file per modulo inviato).
    • Trascina un elemento dalla sezione Aggiunge divisore sezione per creare una struttura e organizzare meglio il modulo con intestazionii e divisori orizzontali.

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Opzioni di controllo della visualizzazione del modulo e di invio

Per gestire le opzioni di visualizzazione e invio del modulo, apri il modulo nell'editor dei moduli e fai clic su Opzioni modulo sulla parte inferiore dell'editor.

opzioni-modulo

Puoi scegliere tra le seguenti opzioni.

Usa questa opzione Per eseguire tale operazione
Opzioni di conferma

Controllare cosa viene visualizzato dall'autore dell'invio del modulo dopo averlo inviato.

Puoi visualizzare un messaggio di conferma, ricaricare il modulo in modo che possa essere inviato di nuovo, oppure reindirizzare l'autore dell'invio del modulo su un'altra pagina (l'URL si apre nella stessa scheda del browser).

Attiva e-mail di conferma

Aggiungere una casella di controllo Inviami una copia delle mie risposte sulla parte inferiore del modulo.

Se l'autore dell'invio del modulo spunta la casella, potrà inserire il proprio indirizzo e-mail per ricevere un'e-mail di conferma automatica dell'invio del modulo. L'e-mail conterrà i dati effettivi inviati.

SUGGERIMENTO: anche se non possibile fare in modo che l'e-mail di conferma del modulo venga inviata al proprietario del foglio o ai collaboratori, puoi impostare una Notifica sul foglio per ricevere avvisi via e-mail quando vengono inserite nuove voci.

Posizione delle nuove vociSpecificare se le righe inserite tramite modulo devono essere visualizzate nella parte superiore del foglio o nella parte inferiore del foglio. Non è possibile fare in modo che le righe vengano inserite sotto una riga madre o in altri punti specifici.
StileSpecificare se il modulo eredita il marchio visualizzato sul foglio o uno stile normale senza colore di sfondo né logo.
Accessibile da

Controlla se il modulo può essere visualizzato e inviato da chiunque tramite il link o solo da uteti Smartsheet registrati. In base all'ultima opzione, a chiunque apra l'URL del modulo sarà richiesto di accedere a Smartsheet (se l'accesso non è stato ancora effettuato), prima di poter visualizzare e inviare il modulo. In questo caso, se è selezionato Attiva e-mail di conferma, gli autori dell'invio del modulo vedranno il proprio indirizzo e-mail inserito automaticamente quando spuntano la casella Inviami una copia delle mie risposte.

Attiva la richiesta di verifica/risposta per avere maggiore sicurezzaQuando questa opzione è attiva, prima che gli utenti possano inviare la voce di modulo, potrebbero ricevere una richiesta di verifica di tipo CAPTCHA, che serve per stabilire se l'utente è umano. In questo modo, si evita l'invio nel modulo di contenuti indesiderati e si riduce lo spam.

NOTA: se nel foglio è presente una colonna di sistema Creato da e l'invio del modulo è consentito solo agli utenti Smartsheet registrati, la colonna mostra gli indirizzi e-mail degli autori dell'invio del modulo. Se il modulo è accessibile da tutti tramite il link, la colonna Creato da mostra l'indirizzo [email protected] (Per informazioni sulle colonne di sistema, vedi Utilizzare una colonna di sistema per aggiungere automaticamente informazioni in una riga.)

SUGGERIMENTO: per rimuovere il testo “Powered by Smartsheet Forms” dalla fine del modulo e dalla pagina di conferma, clicca suOpzioni modulo, clicca sul link Opzioni modulo avanzate a destra e seleziona la casella di controllo desiderata. (Questa opzione non è disponibile nei piani a singolo utente. Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.)


Utilizzo delle stringhe di query con l'URL del modulo

Dopo aver aperto il modulo tramite il relativo URL, il modulo viene visualizzato sullo schermo con tutti i campi vuoti ad eccezione di quelli contenenti dei Valori predefiniti.

Puoi aggiungere stringhe di query all'URL del modulo per passare le informazioni nei campi. Questo risulta particolarmente utile se più persone devono compilare lo stesso modulo, ma desiderano specificare valori predefiniti diversi nei campi.

Ad esempio, supponiamo che un team di vendita utilizzi un modulo per tenere un registro delle proprie telefonate con i clienti. Ogni rappresentante di vendita invia il modulo, quindi tutte le chiamate ai clienti vengono inserite nello stesso elenco, facilmente accessibile dal responsabile. Il team di vendita utilizza il seguente URL per accedere al modulo:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b

E il modulo presenta il seguente aspetto:

I rappresentanti di vendita possono compilare manualmente tutti i campi, ma per render loro più facile questa operazione, è possibile personalizzare un URL per ogni rappresentante di vendita tramite le stringhe di query.

  1. Alla fine dell'URL, immettere un punto interrogativo (?):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?

    NOTA: le stringhe di query precedenti che sono state aggiunte con una e commerciale (&) funzioneranno normalmente. Per aggiungere la prima stringa di query a un URL successivamente, è necessario utilizzare il punto interrogativo (?).
     
  2. Digita il nome del campo del modulo che desideri precompilare. In questo caso, vogliamo compilare il campo Rep con il nome di uno dei nostri rappresentanti di vendita:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep

    NOTA: i campi del modulo fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.
     
  3. Digita un segno di uguale (=):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
     
    1. Digita il valore che desideri impostare come predefinito. In questo caso, imposteremo il nome del rappresentante su Sally Smart:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

      SUGGERIMENTO: se hai impostato le Opzioni del modulo per consentire a un utente di ricevere un'e-mail di conferma dell'invio del modulo, puoi utilizzare le stringhe di query per selezionare automaticamente questa opzione su un modulo web e impostare un indirizzo e-mail predefinito. Usa ECA per inserire le informazioni in questo campo. Ad esempio: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
       
      Per compilare......digita questo nell'URL
      spazio%20
      = (simbolo di uguale)%3D
      % (simbolo percentuale)%25
      campi modulo aggiuntivi& (e commerciale più il valore aggiuntivo desiderato)

      Esempio: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]
      # (simbolo di numero)%23
  4. Invia questo URL personalizzato a Sally. Quando Sally visita questo link, il campo Rep viene compilato con il suo nome in modo che non debba inserirlo manualmente. viene compilato con il suo nome in modo che non debba inserirlo manualmente.
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