Nel modello Abbonamento utente, gli utenti aggiungono utenti provvisori al piano quando condividono elementi per la collaborazione. Puoi rivedere l’utilizzo e determinare chi ha bisogno dell’accesso a pagamento durante i periodi di riconciliazione regolarmente programmati.
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Questo articolo è destinato solo ai piani che utilizzano il modello Abbonamento utente. Se non sei sicuro del tipo di modello, scopri come determinare il modello del tuo piano.
Nel modello Abbonamento utente, gli utenti possono provare Smartsheet prima di pagare per aggiungerli al piano. L’accesso temporaneo, o provvisorio, è utile in due modi:
- I Membri possono condividere facilmente gli elementi in base alle esigenze, e la persona con cui li condividono dispone di tutte le funzionalità Smartsheet. Non esiste alcun processo di approvazione e l’accesso provvisorio è gratuito sia per utenti interni che esterni.
- A intervalli regolari, puoi scegliere chi deve ricevere l’accesso a pagamento in base ai dati di utilizzo effettivi.*
* I piani annuali hanno un periodo di riconciliazione ogni trimestre; i piani mensili hanno un periodo di riconciliazione più breve, ossia ogni mese. Consulta l’articolo Panoramica del modello Abbonamento utente per ulteriori informazioni sull’uso provvisorio e sul modello Abbonamento utente.
Tieni presente che tutti i nuovi utenti non Amministratori di sistema che aggiungi verranno creati come Membri provvisori.
Processo di true-up
I Membri provvisori del tuo piano utilizzano tutte le funzioni e le funzionalità del piano per almeno 30 giorni. Riceverai una notifica via e-mail al momento del true-up del piano. Avrai un periodo di riconciliazione di 30 giorni ogni tre mesi per i piani annuali.
Gli addebiti di riconciliazione e true-up sono stati sospesi.
Il numero di Membri e le relative informazioni di pagamento si aggiornano man mano che apporti modifiche durante il periodo di riconciliazione.
Se paghi tramite fattura, non vedrai il riquadro Pagamento automatico. I giorni rimasti per la riconciliazione e le informazioni sul true-up (numero di Membri) verranno aggiornati per riflettere le modifiche e la data.
Durante il periodo di riconciliazione, puoi:
- Aumentare il numero di utenti a pagamento sul piano per coprire l’utilizzo extra per il periodo rimanente del tuo piano.
- Modificare le autorizzazioni degli utenti per rimanere entro i limiti del tuo piano
Se non fai nulla durante il periodo di riconciliazione, Smartsheet riconcilierà automaticamente gli utenti. Ti verrà addebitato l’importo proporzionale per coprire gli utenti a pagamento aggiuntivi per il tempo rimanente dei termini del piano.
Passaggi del true-up
Ogni periodo di riconciliazione ti consente di rivedere i Membri provvisori che diventeranno Membri alla fine del periodo e i dati di utilizzo per tutti i Membri prima di impegnarti a pagare per ulteriori utenti a pagamento sul tuo piano. Quando ricevi una notifica via e-mail, controlla se ci sono nuovi Membri provvisori da considerare per il true-up. In caso affermativo, segui questi tre passaggi.
- Esamina le informazioni e i dati di utilizzo nella scheda True-up della pagina Tipi di utente e true-up nel Centro dell’Amministratore.
- Controlla il numero di giorni rimanenti per completare la riconciliazione, il numero di utenti a pagamento aggiuntivi necessari se tutti i Membri provvisori diventano Membri e il costo associato.
- Rivedi l’elenco degli utenti. Usa i filtri o il report sui tipi di utenti per ottenere le informazioni di cui hai bisogno.
Decidi cosa fare per ogni utente.
Se il tipo di utente è: Procedi così: Corretto così come appare
Non fare nulla.
Il Membro provvisorio e l’utente dovrebbero diventare Membro
Non fare nulla.
Smartsheet modificherà automaticamente il tipo di utente in Membro al termine del periodo di riconciliazione.
Il Membro provvisorio e l’utente non dovrebbero diventare Membro
Modifica il tipo di utente.
Il Membro e l’utente non dovrebbero continuare a essere Membro
Modifica il tipo di utente.
l’elenco di utenti viene congelato nella scheda True-up durante il periodo di riconciliazione, quindi non devi preoccuparti che gli utenti vengano aggiunti all’elenco dopo aver apportato modifiche. Se un utente diventa nuovamente un Membro provvisorio, sarà incluso nel tuo prossimo periodo di riconciliazione.
Conferma il costo e la data di pagamento.
Se paghi tramite fattura, i giorni rimasti nella riconciliazione indicano la data della fattura, e la fattura mostrerà il costo.
Cambiare tipo di utente
Puoi modificare il tipo di utente di un Membro provvisorio o di un Membro. Quando modifichi il tipo di utente di uno o più utenti, il numero di Membri da acquistare e le informazioni di pagamento vengono aggiornati.
Per eseguire il downgrade degli utenti durante un periodo di riconciliazione, vai alla scheda True-up nella pagina Tipi di utente e true-up nel Centro dell’Amministratore.
Per eseguire il downgrade degli utenti fuori dal periodo di riconciliazione, vai alla scheda Tutti gli utenti nella pagina Tipi di utente e true-up nel Centro dell’Amministratore. Tieni presente che questa funzionalità non è disponibile per gli utenti durante un periodo di riconciliazione.
La modifica di un utente in Ospite o Visualizzatore rimuove l’utente dai gruppi con autorizzazioni di livello superiore.
Se qualcuno nel tuo piano condivide un foglio, un report, una dashboard o un workspace a un livello che autorizza l’accesso provvisorio, qualsiasi utente che è stato precedentemente declassato a Visualizzatore o Ospite riacquisterà lo stato di Membro provvisorio.
Gestire gli utenti in blocco
L’appartenenza si basa sul livello di accesso di cui dispongono gli utenti, quindi mantenere buone pratiche di sicurezza si traduce anche in costi più bassi. Ti consigliamo di sviluppare una politica generale e di pianificare il tempo per implementarla durante il periodo di riconciliazione.
Ad esempio, puoi abbassare di livello gli utenti che non sono stati attivi su Smartsheet negli ultimi sei mesi. Quindi, scegli un giorno durante il periodo di riconciliazione per gestire tutti gli utenti che soddisfano tali criteri.
Ogni volta che hai un gruppo chiaramente definito di utenti su cui desideri eseguire la stessa azione, risparmierai tempo con azioni in blocco.
- Accedi al Centro dell’Amministratore.
Vai alla pagina Tipi di utente e true-up e seleziona la scheda True-up. Questa pagina è specificamente progettata per la gestione dei true-up e mostra solo i Membri e i Membri provvisori.
l’elenco di utenti viene congelato nella scheda True-up durante il periodo di riconciliazione, quindi non devi preoccuparti che gli utenti vengano aggiunti all’elenco dopo aver apportato modifiche. Se un utente diventa nuovamente un Membro provvisorio, sarà incluso nel tuo prossimo periodo di riconciliazione.
- Usa i filtri per mostrare un solo gruppo di utenti. Per l’esempio di sei mesi di inattività, utilizza il filtro Last Active (Ultimo attivo) nella parte superiore dell’elenco degli utenti per visualizzare solo quelli che erano attivi più di sei mesi fa.
- Seleziona la casella di spunta accanto a Nome per selezionare tutti gli utenti.
- Seleziona Cambia tipo di utente, quindi scegli Visualizzatore.
- Seleziona il pulsante Passa a Visualizzatore per confermare che desideri modificare tutti gli utenti selezionati in Visualizzatori.
- Una volta confermato, il Tipo di utente per tutti i Membri selezionati cambierà in Visualizzatore. Inoltre, tutte le autorizzazioni sugli elementi condivisi verranno modificate in Visualizzatore e scompariranno dall’elenco degli utenti.
Puoi eseguire l’aggiornamento in blocco solo degli utenti visibili nella pagina, fino a un massimo di 200. Potrebbe essere necessario ripetere questi passaggi più volte per ogni elenco filtrato di utenti.
Ruoli utente e report
Nella pagina Ruoli utente e report puoi effettuare le seguenti operazioni in qualsiasi momento:
- Aggiungere uno o più utenti al piano (saranno Membri provvisori)
- Rimuovere l’accesso a pagamento per un utente
- Modificare le proprietà degli utenti
- Disattivare utenti
Le modifiche apportate nella pagina Ruoli utente e report potrebbero non essere visibili nella pagina Tipi di utente e true-up. L’elenco di utenti viene congelato nella scheda True-up durante il periodo di riconciliazione, quindi non devi preoccuparti che gli utenti vengano aggiunti all’elenco dopo aver apportato modifiche. Se un utente diventa nuovamente un Membro provvisorio, sarà incluso nel tuo prossimo periodo di riconciliazione.
Per ulteriori informazioni e procedure, consulta l’articolo Gestione degli utenti nel percorso di apprendimento per gli Amministratori di sistema.