Modello utente Smartsheet e abbonamento provvisorio

Come funziona il modello utente

Il modello utente fornisce ai clienti un framework per consentire l’accesso immediato degli utenti con la gestione e la supervisione della fatturazione. Invece di aspettare l’intervento di un Amministratore di sistema, un utente può iniziare a collaborare immediatamente quando qualcuno del piano condivide con lui un elemento. Se sei un Amministratore di sistema, capire questo processo è importante, poiché sei responsabile della gestione degli accessi degli utenti e del controllo dell’utilizzo in questo sistema.

Sei ancora nel modello legacy? Consulta Migrazione dal modello legacy.

Tipi di postazioni

Se un utente è interno o esterno dipende dal dominio della sua e-mail. Gli utenti interni dispongono di indirizzi e-mail corrispondenti ai domini della tua organizzazione. Gli utenti esterni dispongono di indirizzi e-mail che non corrispondono ai domini della tua organizzazione. Per un’analisi completa delle funzionalità disponibili per ogni tipo di postazione, consulta Tipi di postazioni.

• Membri: membri a pagamento con accesso completo per creare, modificare e gestire gli elementi
• Membri provvisori: utenti che ottengono subito la piena funzionalità senza alcun costo per almeno 30 giorni (a meno che un Amministratore di sistema non modifichi il loro tipo di postazione)
• Contributori: utenti gratuiti che possono visualizzare il lavoro condiviso. Con le autorizzazioni di Commentatore, i Contributori possono anche commentare e aggiungere o eliminare allegati
• Ospiti: utenti esterni gratuiti disponibili nei piani Business e Aziendale che possono visualizzare o modificare gli elementi condivisi

Gli ospiti tornano automaticamente al tipo di postazione Contributore entro 90 giorni se non dispongono delle autorizzazioni di Editor o superiori per alcun elemento Smartsheet principale condiviso. Ciò garantisce che il tipo di postazione assegnato a ciascun utente sia allineato alle autorizzazioni di condivisione correnti.

Abbonamento provvisorio 

Membri provvisori

• Possono avere le stesse capacità dei Membri durante il periodo dell’abbonamento provvisorio
• Usufruiscono di almeno 30 giorni di utilizzo non a pagamento (a meno che un Amministratore di sistema non modifichi il loro tipo di postazione)
• Passano automaticamente al tipo di postazione gratuito se si verifica uno dei seguenti eventi:
  •  L’impostazione di approvazione del piano è impostata per eseguire il loro downgrade
  • Un Amministratore di sistema non esegue il loro upgrade a Membro a pagamento entro la fine del periodo di revisione successivo

Per ulteriori dettagli, consulta Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori.

Come funziona l’abbonamento provvisorio?

Un utente di solito diventa un Membro provvisorio dopo che si verificano i due eventi seguenti: 

1. Un utente ottiene l’accesso al piano quando un altro utente condivide con lui un elemento principale, come un foglio o una dashboard.
2. L’utente esegue un’azione consentita dal suo livello di autorizzazione di condivisione, ma non dal tipo di postazione corrente. Per esempio:
   • Un utente interno con un tipo di postazione Contributore è in condivisione su un elemento come Editor: la modifica del contenuto dell’elemento attiva l’abbonamento provvisorio perché la modifica va oltre ciò che il tipo di postazione Contributore consente.
   • Un utente esterno con un tipo di postazione Ospite è in condivisione su un elemento come Amministratore: la creazione di un nuovo elemento attiva l’abbonamento provvisorio perché l’autorizzazione di tipo Amministratore, al contrario del tipo di postazione Ospite, concede la possibilità di creare elementi.

Il fattore chiave è la combinazione tra livello di autorizzazione di condivisione concesso e azione intrapresa. Quando l’autorizzazione di condivisione di un utente gli consente di eseguire un’azione che supera le autorizzazioni del tipo di postazione corrente e agisce in base a tale autorizzazione, diventa un Membro provvisorio.

Informazioni utili

• L’abbonamento provvisorio inizia quando gli utenti interni eseguono attività (come la modifica o la creazione di nuovi elementi) sugli elementi principali (come un foglio, un report o una dashboard).
• I periodi di revisione avvengono a cadenza trimestrale per i piani annuali e a cadenza mensile per i piani mensili, subito prima della data di fatturazione (che può essere automatica o meno). Durante questi periodi, gli Amministratori di sistema devono rivedere l’attività e confermare se gli utenti devono diventare Membri o essere declassati. Per i dettagli, consulta l’articolo della guida Gestisci gli utenti.
• Se la maggior parte dei Membri provvisori nel tuo piano collabora attivamente, puoi modificare le impostazioni per eseguire l’upgrade dei Membri provvisori facendoli diventare Membri a pagamento alla fine del periodo di revisione. Se non sono disponibili postazioni Membro, il costo delle postazioni Membro aggiuntive rientra nella fattura, sia essa automatica o meno. Per i dettagli, consulta l’articolo della Guida Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori.

Ciò che accade ai Membri provvisori alla fine del periodo di revisione dipende dalle impostazioni dei Membri provvisori nel Centro dell’Amministratore. Se l’impostazione è configurata per l’upgrade, i Membri provvisori che non sono stati sottoposti a downgrade manuale vengono convertiti automaticamente in postazioni Membro a pagamento. Se non sono disponibili postazioni Membro, alla fatturazione successiva verranno aggiunte ulteriori postazioni. Rivedi le Impostazioni dei Membri provvisori per capire come è configurato il tuo piano.

Un utente può essere un Membro provvisorio solo una volta. Una volta che un utente viene declassato, non è più idoneo a essere Membro provvisorio. Se ha bisogno di accedere dopo essere stato soggetto a downgrade, un Amministratore di sistema deve convertirlo in Membro.

Cosa devono fare gli Amministratori di sistema

Best practice

Le best practice includono, ma non sono limitate a:

• Impostare attentamente le autorizzazioni: incoraggia gli utenti a condividere gli elementi con il livello di accesso minimo necessario.
• Monitorare l’attività: utilizza i report del Centro dell’Amministratore per vedere quali azioni hanno eseguito utenti specifici; rivedi le richieste di postazione durante e subito dopo ogni periodo di revisione.
• Controllare le impostazioni dei Membri provvisori: comprendi cosa succede ai Membri provvisori alla fine di ogni ciclo di fatturazione e se necessario modifica le impostazioni. Per i dettagli, consulta l’articolo della Guida Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori.
• Rivedere costantemente: regola i tipi di postazione degli utenti durante il periodo di revisione per garantire che le postazioni riflettano l’attività effettiva.
• Comunicare le politiche: aiuta gli utenti interni a capire in che modo la loro attività può determinare il tipo di postazione.
• Mantenere la ridondanza: assegna le autorizzazioni di Amministratore ad almeno due utenti per gli elementi importanti per evitare lacune in termini di proprietà. Se sul tuo piano ci sono elementi che già si trovano senza un Amministratore o un Proprietario attivo, utilizza la pagina Gestisci elementi abbandonati nel Centro dell’Amministratore per trovarli e riassegnarli.

Gli Amministratori di sistema dei piani Business e Aziendale possono anche allineare l’accesso a Smartsheet alle politiche interne. Per saperne di più, consulta la Guida per sviluppatori e l’articolo della guida Gestire i tipi di postazioni utilizzando i flussi di lavoro ITSM.

Esempi

Utenti interni

Il tipo di postazione di un utente interno cambia in Membro provvisorio quando l’utente non si limita a visualizzare, commentare o aggiungere allegati su un elemento principale, come un foglio, un report o una dashboard. Gli esempi includono, ma non sono limitati a:

• Aggiunta o modifica di elementi
• Modifica delle impostazioni, come colonne, filtri o autorizzazioni
• Creazione o ridenominazione di un foglio

Questi esempi illustrano i tipi di attività che attivano lo stato di Membro provvisorio. Non sono un elenco completo.

Utenti esterni

Il tipo di postazione di un utente esterno (Ospite) cambia in Membro provvisorio quando l’utente esegue un’azione di creazione su un elemento principale consentita dal suo livello di autorizzazione di condivisione. Gli esempi includono, ma non sono limitati a:

• Creazione di un nuovo foglio, report o dashboard (quando in condivisione come Amministratore)
• Creazione di nuovi elementi all’interno di un workspace a cui ha accesso come Amministratore

Gli Ospiti non possono attivare lo stato di Membro provvisorio solo modificando o commentando. È necessaria un’azione che implichi la creazione di un nuovo elemento.