Modello utente Smartsheet e abbonamento provvisorio

Il modello utente fornisce ai clienti un framework per consentire l’accesso immediato degli utenti con la gestione e la supervisione della fatturazione. Invece di aspettare un Amministratore di sistema, un utente può iniziare a collaborare immediatamente quando qualcuno del piano condivide con lui un elemento. Se sei un Amministratore di sistema, capire questo processo è importante, poiché sei responsabile della gestione degli accessi degli utenti e della revisione dell’utilizzo in questo sistema.

Hai ancora il modello legacy? Consulta Migrazione dal modello legacy.

Tipi di postazioni

• Membri: membri a pagamento con accesso completo per creare, modificare e gestire gli elementi
• Membri provvisori: utenti che ottengono subito la piena funzionalità senza alcun costo per almeno 30 giorni (a meno che un Amministratore di sistema non modifichi il loro tipo di postazione)
• Visualizzatori: utenti gratuiti che possono visualizzare il lavoro condiviso
• Ospiti: a seconda del tipo di piano, utenti esterni gratuiti che possono visualizzare o dare il proprio contributo 

Abbonamento provvisorio 

Membri provvisori

• Possono avere le stesse capacità dei Membri durante il periodo dell’abbonamento provvisorio
• Usufruiscono di almeno 30 giorni di utilizzo non a pagamento (a meno che un Amministratore di sistema non modifichi il loro tipo di postazione)
• Passano automaticamente alla postazione gratuita se non viene eseguito l’upgrade a Membro a pagamento entro la fine del periodo di revisione successivo; consulta l’articolo della guida Admin Center: Provisional Member Settings (Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori) per i dettagli

Come funziona l'abbonamento provvisorio?

Un utente di solito diventa un Membro provvisorio dopo che si verificano le due cose seguenti: 

1. Un utente riceve l’accesso al piano, ad esempio:
   • Un utente condivide con lui un elemento principale come un foglio o una dashboard
   • Un Amministratore di sistema lo aggiunge
2. L'utente esegue quindi un'azione, ad esempio:
   • Un utente interno esegue un’azione che va oltre la semplice visualizzazione degli elementi
   • Un utente esterno esegue un'azione per creare un nuovo elemento

Informazioni utili

• L’abbonamento provvisorio di solito inizia quando gli utenti interni eseguono attività (quali modifica, inserimento di commenti o creazione di nuovi elementi) sugli elementi principali (come un foglio, un report o una dashboard).
• I periodi di revisione avvengono a cadenza trimestrale per i piani annuali e a cadenza mensile per i piani mensili, subito prima della data di fatturazione (che può essere automatica o meno). Durante questi periodi, gli Amministratori di sistema devono rivedere l’attività e confermare se gli utenti devono diventare Membri o essere declassati. Per i dettagli, consulta l’articolo della guida Gestisci gli utenti.
• Se la maggior parte dei Membri provvisori nel tuo piano collabora attivamente, puoi modificare le impostazioni per eseguire l’upgrade dei Membri provvisori facendoli diventare Membri a pagamento alla fine del periodo di revisione. Se non sono disponibili postazioni Membro, il costo delle postazioni Membro aggiuntive rientra nella fattura, sia essa automatica o meno. Per i dettagli, consulta l’articolo della guida Admin Center: Provisional Member Settings (Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori).

Ogni utente può essere un Membro provvisorio una sola volta. Se ha bisogno di accedere dopo essere stato declassato, un Amministratore di sistema deve convertirlo in Membro.
 

Esempi 

Il tipo di postazione di un utente interno cambia in Membro provvisorio quando l’attività dell’utente non si limita alla visualizzazione su un elemento principale, come un foglio, un report o una dashboard. Gli esempi includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• Aggiunta o modifica di elementi
• Modifica delle impostazioni, come colonne, filtri o autorizzazioni
• Creazione o ridenominazione di un foglio

Questi esempi illustrano i tipi di attività che attivano l’appartenenza provvisoria. Non sono un elenco completo.

Best practice per Amministratori di sistema

Le pratiche consigliate includono, ma non sono limitate a:

• Impostare attentamente le autorizzazioni: incoraggia gli utenti a condividere gli elementi con il livello di accesso minimo necessario
• Monitorare l’attività: utilizza i report del Centro dell’Amministratore per vedere quali azioni hanno eseguito utenti specifici
• Controllare le impostazioni dei Membri provvisori: scopri cosa succede ai Membri provvisori alla fine di ogni ciclo di fatturazione e modifica le impostazioni, se necessario; consulta l’articolo della guida Admin Center: Provisional Member Settings (Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori) per i dettagli
• Rivedere in modo coerente: regola i tipi di postazione degli utenti durante il periodo di revisione per garantire che le postazioni riflettano l’attività effettiva
• Comunicare le politiche: aiutare gli utenti interni a capire in che modo la loro attività può determinare il tipo di postazione
• Mantenere la ridondanza: assegnare le autorizzazioni di Amministratore ad almeno due utenti su elementi importanti per evitare lacune in termini di proprietà

Gli Amministratori di sistema dei piani Business e Aziendale possono anche allineare l’accesso a Smartsheet alle politiche interne. Per saperne di più, consulta la Guida per sviluppatori e l’articolo della guida Manage seat types using ITSM workflows (Gestione dei tipi di postazione utilizzando flussi di lavoro ITSM).