Integrazione di Smartsheet

Brandfolder Workspace si integra perfettamente con Smartsheet. La solida automazione di Smartsheet può essere usata anche per inviare ulteriori notifiche, flussi di approvazione e molto altro, a partire dai dettagli delle attività. Gli utenti possono apportare aggiornamenti e nuove attività in Smartsheet e le attività verranno aggiornate in Brandfolder.

Imposta l’integrazione

1. I membri del team Workspace possono autenticarsi e connettersi facilmente a Smartsheet da Brandfolder cliccando su Apri in Smartsheet che si trova accanto alla scheda delle impostazioni.

2. Una volta autenticato, verrai indirizzato al foglio che Brandfolder ha creato. Questo foglio sarà associato al Workspace e gli altri membri del team avranno accesso ad esso se connettono i loro account Smartsheet.

Aggiornamento delle attività in Smartsheet

Dopo la configurazione iniziale, gli utenti possono aggiornare un'attività in Smartsheet procedendo come segue:

1. Modifica il valore di una cella e salva le modifiche in Smartsheet.

2. Passare al workspace Brandfolder per visualizzare le modifiche riflesse.

Le modifiche saranno apportate purché siano in un formato accettabile per l'attività Workspace. Le modifiche rifiutate riportano semplicemente il valore di quel campo in Smartsheet al valore dell'attività Brandfolder Workspace dopo alcuni secondi. Se i campi obbligatori (ad es. sezione) non sono compilati o i campi sono compilati in modo errato, è necessario compilare quel valore o modificare l'input in un valore accettato. Una volta corrette, queste righe si sincronizzeranno con Brandfolder.

Un esempio di modifica incompatibile potrebbe essere l'inserimento di un valore di testo nella colonna della data in Smartsheet, piuttosto che scegliere una data tramite il selettore di date.

Creazione di nuove attività in Smartsheet

1. Compila una nuova riga in Smartsheet, incluse le sezioni che sono un campo obbligatorio. Se non compilato o compilato in modo errato, è necessario compilare quel valore o modificare l'input in un valore accettato.

2. Una volta compilate correttamente, queste righe si sincronizzeranno con Brandfolder.

Potresti riscontrare un certo ritardo tra la creazione di una nuova riga e la visualizzazione di tale attività compilata in Brandfolder. Un buon indicatore della riuscita del processo è quando il valore del link asset viene compilato nella riga Smartsheet.

Aggiornamento delle colonne

Le seguenti colonne sono incluse in un foglio generato da un Workspace:

• Nome: nome risorsa/attività
• Sezione: campo obbligatorio precompilato con i nomi delle sezioni in un menu a discesa per scegliere la sezione per un'attività da vivere
• Stato: campo precompilato con le selezioni a discesa di in corso, non avviato o completato
• Priorità: campo precompilato con selezioni a discesa di priorità alta, media o bassa
• Assegnatario: campo precompilato con le selezioni a discesa di utenti validi nella Brandfolder collegata. Nota: è possibile aggiungere utenti che non dispongono di un account Brandfolder, ma non verranno aggiunti come assegnatari in Brandfolder
• Data di scadenza: campo con il tipo di colonna come data selezionata
• Tipo di file: apri campo di testo
• Dimensioni: campo di testo aperto
• Descrizione: apri campo di testo
• Asset Link: una colonna di sola lettura collegata al asset, popolata automaticamente per l'utente dopo la creazione dell'attività.

Eliminazione di righe di dati

• Le attività (riga intera) eliminate in Smartsheet non elimineranno né rimuoveranno attività in Brandfolder.
• Le attività eliminate o rimosse da un Workspace in Brandfolder non elimineranno la riga (attività) corrispondente in Smartsheet.