FAQ: moduli Smartsheet

I Proprietari o gli Amministratori di fogli con licenza possono creare moduli.

Puoi creare moduli con la versione di prova di Smartsheet, ma non puoi condividerli.

I piani Business e Aziendale hanno opzioni di branding e sicurezza aggiuntive. 

In base alle impostazioni sulla sicurezza del modulo, tutti possono compilare un modulo; i mittenti del modulo non hanno bisogno di licenza o accesso Smartsheet. 
 
Alcune funzioni dei moduli, come l’invio offline, la scansione del codice a barre e la geolocalizzazione sono disponibili solo tramite l’app mobile Smartsheet. Gli utenti non hanno bisogno di una licenza, ma dovranno creare un accesso Smartsheet per usare l’app.

Se desideri limitare ulteriormente chi può compilare un modulo, puoi provare una delle seguenti operazioni:

• Aggiungi una colonna Password modulo al foglio, rendi quel campo il primo campo del modulo e aggiungi logica condizionale al modulo in modo da dover inserire la password corretta per visualizzare le altre domande nel modulo.
• Incorpora il modulo su una dashboard in un widget Contenuto Web e condividilo con i collaboratori che desideri.
• Rivolgiti al tuo reparto IT per incorporare il modulo in una pagina web che già limita l’accesso.

Solo gli Amministratori o i Proprietari con licenza possono apportare modifiche ai tuoi moduli. 

Tutti i collaboratori in condivisione sul foglio, nell’ubicazione in cui il modulo è stato creato, possono accedere alla scheda dei moduli sul foglio.
 
Tutte le persone con cui il foglio è condiviso possono ottenere il link al modulo e fornire il link ad altri.

• Ordina i campi in modo sensato ed elimina quelli che non necessitano di dati. 
• Aggiungi etichette dei campi specifiche per il modulo o istruzioni, in modo che le persone sappiano esattamente quali informazioni fornire. 
• Includi la convalida per aiutare la persona a inserire i dati corretti.
• Considera l‘uso di valori predefiniti o parametri di interrogazione per pre-compilare determinati campi.
• Usa la logica condizionale per controllare quando mostrare un campo.

Se desideri mostrare valori a comparsa specifici basati sul valore di un altro campo, crea una colonna diversa per ciascuna serie di valori a comparsa.

• ​​​​Contrassegna un campo come obbligatorio se non vuoi che qualcuno possa inviare il modulo senza aver prima inserito un valore.
• Verifica che la raccolta dei dati sia coerente restringendo gli input dei campi (valori a comparsa/date/caselle di spunta) o aggiungendo la convalida dei dati.
• Puoi aggiungere più di un modulo su un foglio. È utile se desideri un messaggio diverso per ciascun pubblico, ma vuoi raccogliere i dati in un unico posto. 
• Usa la logica condizionale e/o i parametri di interrogazione per riutilizzare lo stesso modulo in scenari diversi. 
• Per raccogliere i dati senza che l’utente del modulo li veda o li modifichi, aggiungi un valore predefinito o pre-compilali con un parametro di interrogazione e nascondi il campo.

Se hai un piano Business o di livello superiore, puoi usare il tuo logo, i tuoi colori e le tue immagini per personalizzare un modulo. Vedi Personalizza l’aspetto di un modulo.

Aggiungi una colonna di sistema Data di creazione al foglio per sapere automaticamente quando il modulo è stato compilato e quando è stata creata una nuova riga.

Gli invii dei moduli sono anonimi per impostazione predefinita. Per sapere chi sta compilando il modulo, crea una colonna dei contatti (senza valori precompilati), rendila obbligatoria e aggiungi la convalida dei dati tramite e-mail.
 
In alternativa, puoi aggiungere una colonna di sistema Creato da nel foglio e modificare la sicurezza del modulo per richiedere l’accesso a Smartsheet per registrare automaticamente chi compila il modulo. Tieni presente che non puoi registrare retroattivamente chi ha compilato il modulo prima della modifica a questa impostazione di sicurezza.
 

Come promemoria, ricorda che gli utenti che accedono a Smartsheet per compilare il modulo non devono necessariamente fare parte del piano Smartsheet della tua organizzazione o avere una licenza.

Anche se richiedi un accesso per compilare il modulo, i collaboratori non hanno accesso ai dati inviati nel foglio sottostante, a meno che non siano in condivisione con quel foglio.

Con i flussi di lavoro automatizzati è possibile inviare e-mail ai contatti nel foglio in determinati momenti chiave, ad esempio quando l’invio di un modulo crea una riga nel foglio o quando sono necessarie ulteriori informazioni in base a ciò che è stato inviato. 
 
Per usare un flusso di lavoro per notifiche o richieste insieme a un modulo, l’indirizzo e-mail della persona che ha compilato il modulo dovrà essere raccolto come valore di contatto durante l’invio. 
 
Ci sono due modi per raccogliere questi dati:

1. Configura una colonna Contatto e fai inserire all’utente l’indirizzo e-mail con convalida e-mail.
2. Aggiungi una colonna di sistema Creato da al tuo foglio e cambia la sicurezza del modulo per richiedere all’utente di accedere. 
    

Se il mittente del modulo non è condiviso sul tuo foglio, le autorizzazioni di automazione devono essere impostate in modo da eliminare le limitazioni. 

Per includere un ID univoco nelle e-mail, aggiungi una colonna Numerazione automatica sul foglio e includila nelle e-mail automatizzate.
 

Ma non limitarti alle e-mail!

Le righe appena create dai moduli possono attivare flussi di lavoro automatizzati per assegnare immediatamente proprietari delle attività, spostare o copiare righe su altri fogli, avviare un ciclo di approvazione, generare automaticamente un documento e altro ancora. Vedi: Blocchi di azione: Specifica il tipo di automazione attivato.

Le formule nel foglio sottostante possono popolare dati aggiuntivi nella stessa riga all'invio del modulo. Tieni presente che il modulo deve essere prima inviato affinché la formula possa eseguire il calcolo nella riga del foglio. 
 
Ad esempio, il modulo nomina i dipendenti per un premio. Uno dei tuoi campi è un contatto da nominare. Gli utenti che inviano il modulo potrebbero non conoscere il manager del candidato, ma tu avrai bisogno di quella informazione quando arriverà il momento di scegliere un vincitore. 
 
In questo caso, potresti avere un altro foglio di riferimento con tutti i dipendenti elencati in una colonna e i relativi manager elencati in una seconda colonna. Quindi potresti usare una combinazione INDEX/MATCH come formula per la colonna, per richiamare automaticamente il manager nel tuo foglio. 

1. Scegli se aggiungere nuovi invii di moduli in cima o in fondo al foglio dalla scheda Impostazioni. Vedi: Gestire le opzioni di visualizzazione e invio dei moduli. 
2. Crea un report a righe usando il foglio di invio del modulo come fonte. Puoi lavorare direttamente dal report e usare il foglio come archivio di dati.  
   
   Nel report, puoi raggruppare gli invii dei moduli correlati o usare la funzione di ordinamento per fare in modo che le nuove righe appaiano automaticamente nel raggruppamento o nell’ordinamento corretti. 

Nessun accesso ai dati
Regola le impostazioni del modulo: per impostazione predefinita, il modulo consente ai mittenti di inserire loro stessi in copia in una risposta. Gli utenti possono spuntare questa casella e aggiungere la loro e-mail per ottenere una copia di ciò che stanno inviando, insieme alle domande nel modulo. In qualità di creatore del modulo, puoi disattivare questa funzione. Vedi: Gestire le opzioni di visualizzazione e invio dei moduli. 

Accesso di sola visualizzazione a dati specifici
Pubblica un report a righe: crea un report a righe e limita le colonne e le righe che gli utenti possono visualizzare.
 
Accesso come editor a dati specifici
Richieste di aggiornamento: puoi configurare un flusso di lavoro di richieste di aggiornamento per richiedere cambiamenti a una riga dopo l’invio iniziale del modulo. È un buon modo per collaborare con persone che non dovrebbero essere condivise su questo foglio. 
 
Dynamic View: se ritieni che la visualizzazione di altre righe o colonne da parte di queste persone possa creare problemi di sicurezza, configura Dynamic View. 
 
Report a righe in una WorkApp: puoi includere i report in una WorkApp senza collaboratori che necessitano di accesso al foglio sottostante. 
 
Accesso a tutti i dati
Condividi il foglio dove sono stati raccolti gli invii del modulo, oppure pubblica il foglio per gli utenti che non hanno un account Smartsheet.