Salesforce e Service Cloud Connector: Impostazione per l’amministratore

Utilizza Salesforce Connectorper ottenere preziose informazioni dai tuoi dati di vendite e guidare l’esecuzione del lavoro tra i vari team. Connector è in grado di automatizzare e snellire numerosi processi aziendali, compresi i passaggi di vendite ai servizi professionali, la revisione e la previsione delle pipeline, il calcolo e l’approvazione delle commissioni e la gestione del territorio.

Utilizza Service Cloud Connector per monitorare e calcolare i dati del servizio per la tua organizzazione, tra cui il monitoraggio accurato dei casi in escalation, la visibilità delle interazioni con i migliori Account e Contatti e la durata di chiusura dei casi del tuo team per garantire che il tuo team sia sempre in linea con i tempi SLA.

Questo articolo fornisce informazioni sui Connector più recenti. Se stai cercando informazioni sull’integrazione legacy Smartsheet Links con Salesforce, consulta la guida all’installazione.

Accesso ai Connettori

Successivamente all’acquisto di Smartsheet per Salesforce o Salesforce Connector, utilizzerai il seguente URL per accedere e creare flussi di lavoro sincronizzati nell’uno o nell’altro Connettore:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Prima di cominciare:Requisiti

Per configurare un Connettore, devi disporre almeno delle seguenti autorizzazioni nelle applicazioni Salesforce o Service Cloud:

1. API abilitata
2. Visualizza Impostazione e configurazione
3. Visualizza tutti i dati

Devi disporre delle seguenti autorizzazioni in Smartsheet:

• L'account utilizzato per stabilire la connessione iniziale deve essere un utente con licenza Smartsheet.
• Un Amministratore di sistema in Smartsheet. (Per ulteriori informazioni, vedi l’articolo Tipi di utenti).
  
  -OPPURE-
• Un Amministratore Connector (ruolo a livello di account unico per i Connector, vedi Smartsheet per tipi di autorizzazioni Salesforce per maggiori informazioni).

Inoltre, devi disporre di un ruolo e di un profilo di Amministratore di sistema in Salesforce.

L’utente che configura il Connector deve essere un amministratore di Salesforce.

Imposta un collegamento tra Salesforce o Service Cloud e Smartsheet

1. Da un browser web, passa allapagina di accesso del Connettoree clicca suAccedi con Smartsheet.
    
2. Quando ti viene richiesto di consentire l’accesso al tuo account Smartsheet, clicca suConsenti.
    
3. Clicca sull’icona del menu nell’angolo in alto a sinistra della pagina e selezionaAmministrazione dell’account.
   
   
    
4. Clicca su Registra nuova organizzazione Salesforce > Organizzazione Salesforce..
   
   Viene visualizzata una pagina di accesso di Salesforce.
   
   
    
5. Accedi al tuo account Salesforce o Service Cloud (se non hai ancora effettuato l’accesso) e clicca su Consenti quando richiesto.

Congratulazioni! Ecco fatto. Ora ti dovresti trovare nella pagina Amministrazione dell'account in cui avrai l’accesso a tutti gli strumenti necessari per creare e gestire i flussi di lavoro tra Smartsheet e l’istanza di Salesforce o Service Cloud a cui ti sei appena collegato.

Il nome della tua organizzazione Salesforce o Service Cloud verrà visualizzato nella pagina Amministrazione dell'account.

Vedi l'articolo della guida di Smartsheet sullaCreazione e modifica dei flussi di lavoroper i dettagli sulla creazione di flussi di lavoro che sincronizzano i dati tra Smartsheet e Salesforce o Service Cloud.

Gestione delle autorizzazioni di accesso al connettore e del flusso di lavoro

Ciò che si può fare nel Connettore dipende da quali restrizioni sono state abilitate, così come dalle autorizzazioni che si hanno sugli elementi sia in Smartsheet (autorizzazioni di condivisione dei fogli) che in Salesforce o Service Cloud (autorizzazioni di lettura/scrittura degli oggetti).

I flussi di lavoro del connettore rispettano le autorizzazioni specifiche dell’applicazione

Il Connettore rispetta le autorizzazioni a te concesse sia nelle applicazioni di Salesforce o Service Cloud che Smartsheet. Di conseguenza, il Connettore sarà in grado di leggere, scrivere, aggiornare e eliminare i dati in conformità con le autorizzazioni concesse a tale persona in entrambe le applicazioni.

Per esempio, se la persona che ha creato un flusso di lavoro nel Connettore non ha l’autorizzazione di modificare dati di un oggetto specifico quando si trova nell'applicazione Salesforce o Service Cloud, il flusso di lavoro che crea non può modificare i dati dell'oggetto attraverso il Connettore.

Gestione di chi può accedere al connettore

Gli Amministratori di sistema Smartsheet e gli Amministratori del connettore possono controllare chi ha accesso al connettore. Un Amministratore di sistema Smartsheet deve abilitare un'impostazione per limitare l'accesso al Connettore, in modo che solo alcuni utenti possano creare e modificare i propri flussi di lavoro.

SUGGERIMENTO: Gli utenti del Connettore potranno modificare i dati di Smartsheet e Salesforce o Service Cloud attraverso i flussi di lavoro del Connettore da loro creati. Per questo motivo, gli Amministratori di sistema e gli Amministratori Connector potrebbero voler limitare l'accesso solo a quelle persone nell'organizzazione con una forte conoscenza operativa sia delle applicazioni Smartsheet che di quelle Salesforce o Service Cloud.

Per consentire all'impostazione di limitare l’accesso all'integrazione:

1. Accedi al Connettore (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce)con le tue credenziali Smartsheet.
2. Clicca sull’icona del menu nell’angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Gestione degli utenti.
3. Seleziona la casella di spunta accanto a Limita gli utenti che possono accedere all’integrazione Smartsheet per Salesforce.
   L’indirizzo e-mail di chiunque abbia precedentemente creato flussi di lavoro verrà aggiunto automaticamente all’elenco degli utenti che possono accedere al Connector. Se necessario, puoi limitare il loro accesso al Connector rimuovendo il loro indirizzo e-mail da questo elenco.
    
4. Aggiungi l’indirizzo e-mail di chiunque desideri accedere al Connector.

Rimuovi l'accesso di qualcuno al Connettore

Gli Amministratori di sistema Smartsheet e gli Amministratori del Connector possono anche rimuovere gli Utenti del Connector cliccando sull’ icona elimina  a destra delle informazioni dell’account di quella persona.

Qualsiasi utente rimosso dall’elenco non sarà più in grado di creare o modificare i propri flussi di lavoro.

NOTA: Se qualcuno che è stato rimosso dall’elenco di accesso aveva precedentemente creato dei flussi di lavoro, i suoi flussi di lavoro saranno ancora attivi per un massimo di 10 minuti. Trascorso questo tempo, essi verranno automaticamente disattivati.

Se sei un Amministratore di sistema Smartsheet, puoi anche gestire gli Utenti di Amministrazione connector Salesforce e Salesforce nell'applicazione Smartsheet. Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti dall’applicazione Smartsheet, consulta l’articolo Gestione utenti.

Smartsheet per tipi di autorizzazioni Salesforce

Tre tipi di utenti possono interagire con il Connettore:

• Amministratore di sistema Smartsheet: gestisce gli amministratori del connettore e gli utenti del connettore dall'applicazione Smartsheet. (Per ulteriori informazioni, vedi l’articolo Gestione utenti). Gli Amministratori di sistema possono anche abilitare un’impostazione per limitare l’accesso all'integrazione.
• Amministratore Connector Salesforce: un tipo di utente unico per l'integrazione che può stabilire una connessione tra un'organizzazione Salesforce e il connettore. Se un Amministratore di sistema Smartsheet abilita l'impostazione dell'elenco delle restrizioni di accesso, l’Amministrazione connector Salesforce può anche controllare chi può utilizzare il Connettore. Per informazioni sull’elenco delle restrizioni di accesso, consulta Gestione di chi può accedere al connettore
• Utente connector Salesforce: un tipo di utente unico per l'integrazione. Può creare flussi di lavoro che sincronizzano le informazioni tra Smartsheet e Salesforce.

Caratteristiche per tipo di autorizzazione

Utilizza questo diagramma come riferimento per le caratteristiche in base al tipo di utenti che possono accedere al Connettore.

*GliAmministratori di sistema Smartsheet e gli Amministratori Connector possono creare e modificare i propri flussi di lavoro se la funzione dell’elenco di limitazione di accesso è disabilitata. Se l’elenco di limitazione di accesso è abilitato, devono avere il ruolo di Utente connector. Per maggiori informazioni sull’elenco delle restrizioni di accesso, consulta Gestione di chi può accedere al connettore.

Impostazione della frequenza di polling

Regola la frequenza di polling per prevenire gli errori di limitazione della frequenza

Gli Amministratori possono impostare la frequenza di polling per le richieste effettuate tra Smartsheet e Salesforce o Service Cloud attraverso il Connettore. Le applicazioni Salesforce e Service Cloud hanno un limite per il numero di volte in cui le informazioni possono essere aggiornate automaticamente al minuto. Se questi limiti vengono superati, i flussi di lavoro abilitati restituiranno gli errori e non sincronizzeranno le informazioni fino a quando:

• Il limite di Salesforce viene rimosso
  -OPPURE-
• La frequenza di polling è impostata su un intervallo più lungo in modo da non rispettare il limite

NOTA: I flussi di lavoro continueranno a tentare di sincronizzare i dati, il che significa che non sarà necessario intraprendere ulteriori azioni dopo che il limite di Salesforce è stato rimosso o la frequenza di polling è stata regolata.

Ricezione di notifiche sui limiti di frequenza da parte delle applicazioni Salesforce o Service Cloud

Per sapere come creare notifiche personalizzate sull'utilizzo delle API all'interno di Salesforce o Service Cloud, consulta la documentazione della Guida di Salesforce. Con le notifiche di utilizzo delle API, gli Amministratori delle applicazioni Salesforce o Service Cloud possono creare notifiche che saranno inviate a un gruppo selezionato di utenti quando le soglie di chiamata API specificate sono state raggiunte.

Impostazione della frequenza di polling

Per modificare la frequenza di polling all'interno dei connettori:

1. Seleziona il menu nell’angolo in alto a sinistra e quindi seleziona Amministrazione dell’account.
2. Accanto all’organizzazione, seleziona Preferenze sul lato destro per aprire il pannello Frequenza di polling.
   

Puoi quindi impostare una frequenza specifica in pochi secondi per tutti i flussi di lavoro all’interno dell’organizzazione per evitare che i flussi di lavoro superino i limiti di richiesta.

Campi di relazione e limiti di Salesforce e Service Cloud

Salesforce e Service Cloud possono utilizzare tipi di campo all'interno di un oggetto che si riferiscono ad altri oggetti, come i Campi di relazione Ricerca (ad esempio, il nome dell'account nell'oggetto Account) e i campi di relazione polimorfici (ad esempio, il campo "Cosa" di un evento).

IMPORTANTE: Quando crei flussi di lavoro nel Connettore che mappano questi campi, il Connettore deve controllare quell'oggetto e tutti i suoi oggetti correlati. Ciò moltiplica la quantità di richieste effettuate a seconda del numero di oggetti relativi al campo mappato. Regolando la frequenza di polling per ridurre le richieste si possono evitare potenziali errori di limite di frequenza.

Creazione e modifica dei flussi di lavoro

Ora che il Connector è stato configurato, consulta il nostro articolo sulla Creazione e la modifica dei flussi di lavoro per i dettagli sul processo di sincronizzazione tra i due sistemi.