Creazione di flussi di lavoro con il Connettore Salesforce di Smartsheet

Il Connettore Salesforce di Smartsheet è disponibile come offerta Premium. Per informazioni sui prezzi e sull’acquisto, contatta il nostro team di vendita.

Se hai acquistato il Connettore Salesforce di Smartsheet nel tuo piano, accedi e inizia a creare flussi di lavoro tra Smartsheet e Salesforce. 

Accedi al Connettore Salesforce di Smartsheet

Per iniziare

Prima di creare il tuo primo flusso di lavoro tra un foglio in Smartsheet e Salesforce, entrambe le applicazioni devono stabilire una connessione. Assicurati che un amministratore del tuo account abbia eseguito la configurazione iniziale della connessione.

Prerequisiti

Per creare flussi di lavoro nel Connettore Salesforce di Smartsheet, devi disporre dei seguenti livelli di autorizzazione: 

• Devi essere un utente con licenza Smartsheet.
• Un account Salesforce. Devi essere in grado di accedere all’applicazione Salesforce con le seguenti autorizzazioni:
  • View Setup and Configuration (Visualizza Impostazione e configurazione)
  • API Enabled (API abilitata). Contatta l’Amministratore Salesforce della tua organizzazione per informazioni dettagliate.
• Se il tuo amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users (Limita utenti) nel Connettore Salesforce, devi avere anche il ruolo Smartsheet Salesforce Connector User (Utente Connettore Salesforce di Smartsheet). Questo ruolo viene assegnato nel Centro dell’Amministratore Smartsheet o nell’interfaccia del Connettore Salesforce.

Crea un flusso di lavoro

Una volta stabilite le autorizzazioni e la connessione iniziale all’ambiente Salesforce, gli utenti possono creare flussi di lavoro per sincronizzare le informazioni tra Salesforce e Smartsheet.

Con il Connettore Salesforce di Smartsheet puoi indirizzare le informazioni in una sola direzione (da Salesforce a Smartsheet o da Smartsheet a Salesforce) o in due direzioni, aggiornando istantaneamente i problemi in entrambe le applicazioni.

Puoi eseguire la sincronizzazione con un foglio esistente, oppure creare un nuovo foglio per avviare un progetto Smartsheet utilizzando i record in Salesforce. 

Sebbene ti sia richiesto solo di disporre delle autorizzazioni Editor o superiori sul foglio di destinazione, ti consigliamo di avere almeno i livelli di autorizzazione Amministratore, in quanto potresti dover aggiungere nuove colonne al foglio durante il processo di creazione del flusso di lavoro.

 Passaggio 1: iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro

1. Accedi al Connettore Salesforce di Smartsheet
2. Seleziona Add Workflow (Aggiungi flusso di lavoro) per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.

Passaggio 2: configurare le impostazioni      

1. Scegli la direzione desiderata per il flusso di lavoro, non potrai modificarla una volta salvato il flusso di lavoro. Ciò determina se il flusso di lavoro è manuale o automatico.

Per rendere bidirezionale o sincronizzabile qualsiasi campo tra Smartsheet e Salesforce, seleziona Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Mantieni aggiornati automaticamente i problemi sia in Smartsheet che in Salesforce ). Con questa impostazione puoi decidere in seguito di rendere un campo specifico bidirezionale o di assegnargli solo una sincronizzazione unidirezionale.

In Smartsheet, non è possibile mappare automaticamente colonne a numerazione automatica, colonne di sistema o colonne contenenti formule utilizzando il connettore Salesforce. Se desideri sincronizzare i valori di queste colonne in Salesforce, imposta una connessione unidirezionale e avvia manualmente la sincronizzazione.

2. Seleziona il foglio con cui desideri sincronizzare i dati Salesforce o Crea un nuovo foglio...; non potrai modificarlo una volta salvato il flusso di lavoro.
    

   Puoi creare solo un flusso di lavoro del connettore a foglio.

3. Seleziona l’oggetto Salesforce che desideri sincronizzare con il foglio. Non potrai modificare questa impostazione dopo aver salvato il flusso di lavoro. 

4. Seleziona Continua.

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Passaggio 3: mappare i campi 

Smartsheet mappa i campi da Salesforce alle colonne. I campi Salesforce che puoi scegliere dipendono dai campi che hai scelto per il flusso di lavoro nell’oggetto Salesforce. Quando configuri la mappatura dei campi, puoi decidere il flusso di dati.

Completa le mappature in questa pagina, rimuovi o aggiungi campi Salesforce e colonne Smartsheet come necessario e seleziona Continua al termine.

Aspetti da considerare

• Specifica sempre una colonna Smartsheet durante la mappatura dei campi di Salesforce. Non puoi lasciare vuota la colonna Smartsheet.
• Potresti visualizzare solo campi Salesforce specifici in base alle autorizzazioni del tuo account Salesforce.
• Assicurati di includere le colonne ID record ed Errore, poiché entrambe vengono aggiunte automaticamente alla mappatura dei campi e possono essere trasferite solo da Salesforce a Smartsheet. Se utilizzi un foglio esistente, Smartsheet introduce nuove colonne ID record ed Errore. Tuttavia, hai la possibilità di mapparle a colonne preesistenti.
• Ricorda sempre che l’ID record è l’identificativo chiave per i problemi in Salesforce. È necessario allinearlo alla colonna principale del foglio per garantire la corretta creazione delle righe madre e della gerarchia. Se rimuovi una di queste colonne in Smartsheet, il flusso di lavoro verrà interrotto, causando un errore durante la successiva sincronizzazione dei dati.
• Ricorda che il campo che stai collegando influenzerà il tipo di colonna se opti per una Nuova colonna in Smartsheet durante la mappatura. Ad esempio, una data Salesforce si allineerà a una colonna di date Smartsheet e vedrai il tipo visualizzato tra parentesi.

Passaggio 4: filtri opzionali

La creazione di filtri è un modo facoltativo ma utile per controllare i dati sincronizzati tra Smartsheet e Salesforce. Se non desideri filtrare i dati, seleziona Continua nelle pagine Filtri Salesforce e Filtri del foglio e vai al Passaggio 5. 

Puoi definire i filtri con filtri Salesforce o filtri del foglio. Quando consideri il tipo di filtro da utilizzare, pensa se stai cercando di trasferire solo alcune informazioni da Salesforce in Smartsheet (ad esempio, mostrando sempre problemi che mostrano tutti i record associati a un determinato cliente, che sarebbe un buon motivo per usare i filtri di Salesforce) o se desideri che solo alcune righe di Smartsheet si sincronizzino con Salesforce (ad esempio, solo le righe con una casella di spunta selezionata in una colonna specifica, il che sarebbe un buon motivo per utilizzare i filtri del foglio). 

Filtri Salesforce

Puoi definire i filtri Salesforce selezionando Aggiungi filtro, il campo in base al quale desideri filtrare e definendo i criteri di filtro. Tutti i filtri aggiunti avranno una relazione AND. 

Filtri del foglio

Definisci i filtri del foglio selezionando Aggiungi filtro, le colonne Smartsheet in base a cui filtrare e i criteri di filtro. Tutti i filtri aggiunti avranno una relazione AND.

I criteri di filtro disponibili dipendono dalle colonne presenti nel foglio. Se vuoi filtrare le opzioni non elencate, aggiungi prima la nuova colonna al foglio.

Passaggio 5 (facoltativo): definire gruppi di righe

Come passaggio facoltativo, puoi definire raggruppamenti di righe per i tuoi record Salesforce in base ai campi Salesforce (ad esempio, Fase) o ai valori delle colonne principali nel tuo foglio. Per aggiungere un raggruppamento di righe, seleziona Aggiungi gruppo e seleziona il campo Salesforce in base al quale desideri eseguire il raggruppamento oppure elenca il valore Colonna Principale in base al quale desideri eseguire il raggruppamento in Add Custom Group (Aggiungi gruppo personalizzato).

Quando definisci gruppi di righe personalizzati dalla colonna principale del foglio, puoi utilizzare un valore esistente nella Colonna principale o creare un nuovo valore per creare un nuovo raggruppamento di righe madre. 

Se il tuo gruppo di righe personalizzato non è collocato all’interno di una gerarchia esistente, la nuova riga madre sarà visualizzata nella parte inferiore del foglio.

Note

• Se hai mappato il campo ID record su una colonna diversa dalla colonna principale del foglio, non potrai generare nuovi record in Salesforce da Smartsheet con Row grouping (Raggruppamento righe) attivato. Tuttavia, puoi comunque avviare nuovi record in Salesforce e sincronizzarli con Smartsheet.
• I problemi che non hanno un valore di raggruppamento in Salesforce appariranno in una gerarchia intitolata Campo ‘[Gruppo]’ non impostato.

Passaggio 6: salvare il flusso di lavoro

Nel campo Riepilogo aggiornamenti della pagina Salva è mostrato il numero di campi da aggiornare in Salesforce e Smartsheet. Se il conteggio di Riepilogo aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, torna indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

1. Etichetta il tuo flusso di lavoro sotto Nome flusso di lavoro una volta soddisfatto del conteggio di Riepilogo aggiornamenti. Ciò ti aiuterà a localizzarlo rapidamente in un secondo momento nella dashboard del Connettore Salesforce.
2. Se desideri convertire nuove righe in Smartsheet in elementi in Salesforce, seleziona la casella accanto a Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Sincronizza nuove righe create in Smartsheet con Salesforce).
3. Infine, dopo tutte le regolazioni, seleziona Salva flusso di lavoro.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, non puoi modificare nessuno dei valori nella pagina Impostazioni, come la direzione del flusso di lavoro, il foglio da sincronizzare o l’oggetto Salesforce incluso in questo flusso di lavoro.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, si apre la dashboard e il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente e aggiorna i record in base alle impostazioni di configurazione del flusso di lavoro. Una sincronizzazione bidirezionale continua a essere eseguita automaticamente a meno che non sia disabilitata o eliminata. È necessario eseguire manualmente il flusso di lavoro per aggiornare una configurazione di sincronizzazione unidirezionale.

Modifica flussi di lavoro

Puoi sempre modificare il flusso di lavoro creato. Gli Amministratori Salesforce di Smartsheet possono disabilitare o eliminare qualsiasi flusso di lavoro organizzativo, ma non modificarlo.

Per modificare il flusso di lavoro, seleziona l’icona a forma di ingranaggio a sinistra del nome del flusso di lavoro e seleziona uno dei seguenti elementi: 

• Modifica flusso di lavoro: torna alla procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro (non è possibile cambiare la direzione del flusso di lavoro, i fogli sincronizzati o l’oggetto Salesforce incluso).
• Rinomina flusso di lavoro: permette di modificare il titolo del flusso di lavoro.
• Disattiva/attiva flusso di lavoro: interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro.
• Elimina flusso di lavoro: elimina completamente il flusso di lavoro (non è possibile recuperare i flussi di lavoro eliminati).

Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal connettore - non sincronizzato)

Supponiamo che una riga del foglio non sia più sincronizzata con Salesforce, o a causa delle condizioni del filtro nel flusso di lavoro o perché il record non esiste più in Salesforce. In tal caso, la riga viene spostata automaticamente nella sezione Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal connettore, non sincronizzato) del foglio.

Anche se una riga non è più sincronizzata, potrebbe contenere dati essenziali della colonna, allegati o commenti. Pertanto, Smartsheet non elimina le righe da questo foglio. Invece, crea questa sezione Filtered out by Connector—not synced per conservare le informazioni filtrate dal connettore. 

Non è possibile disattivare la funzionalità Filtered out by Connector—not synced; protegge dalla perdita di dati dovuta a flussi di lavoro accidentali o altre modifiche. Se sei sicuro di non aver bisogno degli elementi elencati nella riga Filtered out by Connector—not synced, puoi eliminare le righe dal foglio. Le righe in questione non saranno restituite al foglio fino a che non soddisfano i criteri di filtro impostati nel flusso di lavoro del Connettore.

Se hai spostato una riga in Filtered out by Connector—not synced e comincia a corrispondere nuovamente ai criteri di filtro, ricomincerà automaticamente la sincronizzazione e verrà spostata dalla sezione Filtered out by Connector—not synced del foglio alla sezione del foglio corretta (in base ai raggruppamenti di righe, ecc.)