Connettori: Sincronizza Smartsheet con Salesforce o Service Cloud

Utilizza Salesforce Connector per far sì che opportunità, contatti e altri record Salesforce si aggiornino automaticamente da e verso Smartsheet in tempo reale.

Utilizza Service Cloud Connector per monitorare e calcolare i dati del servizio clienti, tra cui il monitoraggio accurato dei casi in escalation, la visibilità delle interazioni con i migliori Account e Contatti e la durata di chiusura dei casi del tuo team per garantire che il tuo team sia sempre in linea con i tempi SLA.

Questi Connettori sono disponibili come offerte premium proprie.Per informazioni sui prezzi e l’acquisto, contatta il nostro team di vendite.

Una volta acquistato Salesforce o Service Cloud Connector, l'utente che dispone delle autorizzazioni di Amministratore di sistema Smartsheet e delle autorizzazioni di Amministratore di Salesforce o Service Cloud, deve installarlo utilizzando i passaggi del nostro articolo Impostazione dell'integrazione Smartsheet con Salesforce o Service Cloud.

In questo articolo:

Creazione dei flussi di lavoro: Come iniziare
Accedi al Connettore
Crea un flusso di lavoro
Procedura guidata del flusso di lavoro
Utilizza i Filtri per controllare la sincronizzazione dei dati
Conserva i record correlati insieme alla gerarchia di Smartsheet
Gestisci i flussi di lavoro
Trova e correggi gli errori di sincronizzazione
Smartsheet per Salesforce: Migliori prassi del flusso di lavoro


Creazione dei flussi di lavoro: Come iniziare

Installazione di Salesforce e Service Cloud Connectors

Una volta acquistata l’integrazione, un Amministratore Salesforce o Service (un ruolo a livello di account che è unico per l’integrazione) o qualcuno che sia o un Amministratore di sistema Smartsheet o un Amministratore Salesforce o Service Cloud deve installarlo utilizzando i passaggi del nostro articolo Impostazione dell'integrazione Smartsheet con Salesforce o Service Cloud.

Autorizzazioni richieste per l'utilizzo dei connettori

Per creare flussi di lavoro in uno dei due Connettori, devi disporre di tutti i seguenti tipi di account:

  • Utente con licenza Smartsheet: i tuoi Amministratori di sistema Smartsheet possono fornirti una licenza. Per ulteriori informazioni, vedi Gestione utenti.
  • Utente Salesforce: i tuoi Amministratori di sistema Smartsheet possono renderti un utente Salesforce. Per ulteriori informazioni, vedi Gestione utenti .
  • Account in Salesforce: devi essere in grado di accedere alle applicazioni Salesforce o Service Cloud. Inoltre, contatta l’Amministratore Salesforce o Service Cloud Admin della tua organizzazione per ulteriori dettagli.

Accesso ai Connettori

Una volta installato e configurato il Salesforce o il Service Cloud Connector, utilizzerai il seguente URL per creare e sincronizzare i flussi di lavoro con entrambe le integrazioni:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Per ulteriori informazioni sulla compatibilità del browser, consulta l'articolo Requisiti di sistema e linee guida per l'utilizzo di Smartsheet.


Crea un flusso di lavoro

Dopo l’accesso al Connettore, puoi creare flussi di lavoro che gestiscono la sincronizzazione automatica. Sarai guidato attraverso questo processo con la procedura guidata del flusso di lavoro.

Per iniziare a creare un nuovo flusso di lavoro:

  1. Clicca sul menu nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Pannello di controllo.

    Pannello di controllo
     
  2. Clicca su Aggiungi flusso di lavoro per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.
    Procedura guidata del flusso di lavoro

Procedura guidata del flusso di lavoro

Utilizza la procedura guidata del flusso di lavoro per selezionare il foglio e l'oggetto Salesforce o Service Cloud e mappare le rispettive colonne e campi per la sincronizzazione.

  1. Nella pagina Impostazioni, stabilisci le basi del tuo flusso di lavoro:
    • Accanto a Cosa desideri che faccia questo flusso di lavoro? scegli la direzione di sincronizzazione del flusso di lavoro (in Salesforce o Service Cloud, in Smartsheet o bidirezionalmente tra le due applicazioni).
    • Accanto a Nome foglio, seleziona un foglio esistente o seleziona Crea nuovo foglio per creare immediatamente un nuovo foglio in Smartsheet.
    • Seleziona un Oggetto Salesforce o Service Cloud dall’elenco a discesa successivo.

      NOTA: Una volta salvato il flusso di lavoro, il foglio, l’oggetto Salesforce o Service Cloud e le loro direzioni sincronizzate non possono essere modificati; tuttavia, puoi creare un nuovo flusso di lavoro per selezionare impostazioni diverse.
  2. Clicca su Continuaper confermare le modifiche.
  3. Utilizza la pagina Campi per associare i campi tra Salesforce o Service Cloud e Smartsheet.

    Se necessario, puoi selezionare nuova colonna nel raccoglitore a discesa per inserire una nuova colonna nel foglio. Per includere più campi oggetto Salesforce o Service Cloud nel flusso di lavoro, seleziona aggiungi campo.
    Puoi modificare la direzione di sincronizzazione utilizzando gli elenchi a discesa del flussoRaccoglitore di direzioni di sincronizzazionetra i campi e le colonne dell’oggetto.

    NOTA: Potresti non essere in grado di modificare le direzioni di sincronizzazione di alcune mappature in base alle tue autorizzazioni sia in Salesforce che in Service Cloud e Smartsheet, così come l'uso del campo nell'integrazione (come l’ID Salesforce o Service Cloud).
     
  4. Clicca su Continua per confermare le scelte di mappatura del campo.
  5. Nelle pagine dei Filtri, puoi creare filtri per controllare meglio il tipo e la quantità di dati in condivisione tra le due applicazioni. (Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Filtri di seguito.)
  6. Nella pagina Salva, nominerai e salverai il flusso di lavoro e rivedrai un riepilogo degli aggiornamenti che verranno effettuati sull'oggetto e sul foglio Salesforce o Service Cloud.

    Se scopri che nel Riepilogo aggiornamenti viene visualizzato un numero imprevisto di modifiche, hai la possibilità di fare un passo indietro attraverso la procedura guidata e apportare ulteriori modifiche al flusso di lavoro, come ad esempio l'aggiunta di filtri.
     
  7. Clicca su Salva flusso di lavoro per avviare la sincronizzazione del flusso di lavoro, aggiungendo eventuali record e righe Salesforce o Service Cloud specificati nel Riepilogo aggiornamenti.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, completerai la procedura guidata e sarai condotto al Pannello di controllo. Il tuo flusso di lavoro verrà eseguito e aggiornerà automaticamente i record in Salesforce o Service Cloud e le righe del tuo foglio in Smartsheet secondo le regole che hai impostato nel flusso di lavoro.

Per modificare un flusso di lavoro esistente, seguire i passaggi della sezione seguente Gestione dei flussi di lavoro .

Utilizza i Filtri per controllare la sincronizzazione dei dati

Filtri di Salesforce e Service Cloud

Hai la possibilità di aggiungere filtri per regolare meglio i record Salesforce o Service Cloud che confluiscono nel foglio. Questi filtri possono aiutare ad assicurare che si sincronizzino solo i campi che riguardano un progetto specifico, un cliente o un dipendente, ad esempio.

Per creare i filtri di Salesforce e Service Cloud:

  1. Clicca su aggiungi campo per compilare l’elenco dei campi oggetto disponibili e quindi selezionane uno per creare il filtro.
     
  2. Utilizza l’elenco a discesa per selezionare la condizione del filtro. Per esempio: è uguale, contiene, è vuoto.

    NOTA: Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, apparirà sulla destra un campo di testo.
     
  3. Clicca su Continuaper confermare e applicare i filtri.

Vedrai il numero di campi che verranno aggiornati nel tuo oggetto Salesforce o Service Cloud nella pagina Salva della procedura guidata accanto a Riepilogo aggiornamenti. In questo modo puoi calcolare la quantità di dati che fluiscono nell'oggetto dal proprio foglio.

Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

Filtri Smartsheet

Hai la possibilità di aggiungere filtri per controllare le righe che si sincronizzano con gli oggetti in Salesforce o Service Cloud. Puoi utilizzare questi filtri per regolare meglio i record che si risincronizzano con il tuo oggetto. Per esempio, utilizza un filtro per sincronizzare solo righe specifiche che hanno un collegamento a un oggetto Lead in Salesforce.

Per creare i filtri Smartsheet:

  1. Clicca su aggiungi campo per compilare l’elenco delle colonne del foglio disponibili e quindi seleziona una colonna per compilare il filtro.
     
  2. Utilizza l’elenco a discesa per selezionare la condizione del filtro. (Esempi: è uguale, contiene, è vuoto.)

    NOTA: Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, apparirà sulla destra un campo di testo.
     
  3. Clicca su Continuaper confermare e applicare i filtri.

Vedrai il numero di righe che verranno aggiunte e aggiornate nel tuo foglio nella pagina Salva della procedura guidata accanto a Riepilogo aggiornamenti per comprendere le modifiche che saranno apportate dopo il salvataggio del flusso di lavoro.

Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

Conserva i record correlati insieme alla gerarchia di Smartsheet

Definisci i gruppi di righe nel tuo flusso di lavoro per conservare insieme i record di Salesforce o Service Cloud come attività parent e figlie in Smartsheet. Crea gruppi di righe per far sì che il tuo flusso di lavoro organizzi i record di Salesforce in base alle opzioni di un campo specifico, come Fasi di un’opportunità (come Completata e raggiunta, Completata e persa, Analisi dei bisogni), senza doverli spostare manualmente nel foglio dopo la sincronizzazione.

Gruppo di righe Salesforce

Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

  • In Raggruppa per, puoi selezionare un campo Salesforce o Service Cloud esistente o digitare un nuovo valore per raggruppare i record mentre si sincronizzano con il foglio. Il campo Raggruppa per determinerà il valore della colonna Principale delle righe madre nel tuo foglio. Ad esempio, quando Raggruppi per Fase di opportunità, le righe madre vengono create nel tuo foglio per ogni fase (come Completata e raggiunta, Completata e persa, Analisi dei bisogni)
  • Le nuove righe madre saranno create in fondo al foglio, a meno che il tuo Raggruppa per non corrisponda completamente ad un valore di colonna principale esistente del foglio.
  • Puoi definire un gruppo secondario per un ulteriore livello di organizzazione. Sincronizza i record, ad esempio, sotto una riga madre internazionale che è anche figlia di una riga di vendite in Smartsheet.
  • I record di Salesforce o Service Cloud devono avere i collegamenti ipertestuali corretti nella colonna ID Salesforce o Service Cloud del tuo foglio. (Se una colonna ID Salesforce o Service Cloud non esiste ancora, verrà aggiunta automaticamente al tuo foglio quando il flusso di lavoro viene eseguito per la prima volta). Copiare e incollare manualmente gli ID Salesforce o Service Cloud da Salesforce o Service Cloud nel foglio può causare la mancata sincronizzazione del flusso di lavoro come previsto.

Gestisci i flussi di lavoro

Gestirai i flussi di lavoro dal Pannello di controllo. Clicca sul menu nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Pannello di controllo per visualizzare un elenco dei flussi di lavoro creati.

NOTA: Gli Amministratori di sistema Smartsheet vedono i flussi di lavoro che tutti gli utenti del loro team hanno creato, oltre al proprio. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità dell’Amministratore di sistema, consulta il nostro articolo su Impostazione per l'amministratore.

Pagina del Pannello di controllo

Impostazioni

Clicca su Impostazioni per espandere le opzioni seguenti:

  • Modifica flussi di lavoro: ti riporta indietro attraverso la procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro.
  • Rinomina flussi di lavoro: consente di modificare il titolo del flusso di lavoro.
  • Disattiva/attiva flusso di lavoro: interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro.
  • Elimina flusso di lavoro: rimuove il flusso di lavoro dal Pannello di controllo.

    NOTA: L’azione di eliminare un flusso di lavoro non può essere annullata e i flussi di lavoro eliminati non possono essere recuperati.

Trova e correggi gli errori di sincronizzazione

Sono disponibili diverse risorse per aiutarti a individuare e risolvere gli errori del flusso di lavoro, tra cui:

  • La pagina Cronologia di esecuzione: Fornisce un conteggio del numero di errori di sincronizzazione per un flusso di lavoro e visualizza un messaggio di errore con i dettagli sul problema. Per ulteriori informazioni sulla risoluzione dei problemi, consulta la sezione Cronologia di esecuzione di seguito.
  • E-mail di segnalazione errori: Quando si verificano dei problemi, vengono inviati messaggi di posta elettronica al proprietario del flusso di lavoro e alla persona che ha modificato il campo o la riga del flusso di lavoro che ha causato il problema.
  • La colonna degli errori di sincronizzazione in Smartsheet popola un messaggio sulle righe con un problema di sincronizzazione. (Questa colonna dovrebbe essere presente su ogni foglio associato ad un oggetto Salesforce o Service Cloud).

Utilizzo della pagina della Cronologia di esecuzione per risolvere gli errori di sincronizzazione

Dopo aver creato un flusso di lavoro, sarai in grado di vedere la sua cronologia di sincronizzazione, compresi gli eventuali errori che si sono verificati, nella pagina della Cronologia di esecuzione del flusso di lavoro.

Per accedere alla pagina Cronologia di esecuzione:

  1. Clicca su Pannello di controllo dal menu (in alto a sinistra) per visualizzare l'elenco dei flussi di lavoro.

    Pannello di controllo del connettore

  2. Clicca sull’indicatore ora sotto Data di esecuzione per visualizzare una pagina della Cronologia di esecuzione di un flusso di lavoro.

  3. Puoi quindi fare clic sull’indicatore ora sotto Ultima esecuzionedi una determinata istanza di esecuzione per visualizzare eventuali messaggi di errore.

    Ultima esecuzione

Migliori prassi del flusso di lavoro dei connettori

Salva e aggiorna spesso

Poiché lavorerai su due applicazioni, le opportunità di errori di sincronizzazione aumentano man mano che più persone collaborano. Per contribuire a ridurre al minimo il rischio di problemi di sincronizzazione, salva le modifiche e aggiorna i tuoi fogli durante gli aggiornamenti. Salvare e aggiornare frequentemente farà sì che gli altri vedano le tue modifiche e che siano sincronizzate a Salesforce o Service Cloud e Smartsheet in base ai flussi di lavoro che hai impostato.

Per ulteriori informazioni sul salvataggio e l'aggiornamento dei fogli in Smartsheet, consulta l'articolo del Centro assistenza Salvataggio e aggiornamento dei fogli.

Fornisci le autorizzazioni di Visualizzatore sui fogli

Per evitare modifiche accidentali al foglio che potrebbero causare problemi di sincronizzazione tra Smartsheet e Salesforce o Service Cloud, puoi fornire le autorizzazioni di Visualizzatore ai collaboratori sul foglio.

Con le autorizzazioni di Visualizzatore, i collaboratori possono vedere i dati del foglio ma non potranno modificarli.

Visualizza modifiche

In Smartsheet, puoi utilizzare la funzione Visualizza cronologia per vedere un record delle modifiche apportate a una cella. Per i fogli che includono dati condivisi tra Smartsheet e Salesforce o Service Cloud, il nome dell'utente associato alla modifica sarà la persona che ha creato il flusso di lavoro.

Queste informazioni possono aiutare a isolare il flusso di lavoro di un utente specifico se riscontri modifiche inaspettate al foglio, eventualmente da colonne mappate in modo errato e non si ricevono errori nella colonna degli errori di sincronizzazione.

Per maggiori informazioni sul monitoraggio delle modifiche in Smartsheet, consulta Visualizzazione cronologia celle nel Centro assistenza.

Esegui il push dei dati da Smartsheet a Salesforce o Service Cloud solo per righe specifiche

Per consentirti maggiore controllo su quali righe ritrasmettere esplicitamente i dati a Salesforce o Service Cloud, crea una colonna Aggiornamento in Salesforce o Service Cloud nel foglio in Smartsheet e un filtro nel flusso di lavoro del Connettore:

  1. In Smartsheet, nel foglio che intendi collegare all'oggetto Salesforce o Service Cloud, crea una nuova colonna (i passaggi per la creazione di nuove colonne in un foglio sono disponibili nel Centro assistenza), seleziona il tipo di Casella di spunta, e nomina la colonna Aggiornamento Salesforce o Service Cloud.

  2. Accedi alla pagina Smartsheet per Salesforce o Service Cloud e segui i passaggi per creare un flusso di lavoro.

  3. Nella procedura guidata del flusso di lavoro, specifica un flusso di lavoro bidirezionale e crea filtri per sincronizzare solo le righe del foglio che hanno la colonna Aggiornamento in Salesforce o Service Cloud selezionata.

La volta successiva in cui il foglio e l'oggetto Salesforce o Service Cloud vengono sincronizzati, i dati saranno ritrasmessi a Salesforce o Service Cloud solo per le righe per le quali è selezionata la casella di spunta Aggiornamento in Salesforce (o Service Cloud).

Verifica le autorizzazioni del foglio sulle colonne inaspettatamente vuote

I dati potrebbero non aggiornarsi in un foglio a seconda delle tue autorizzazioni di condivisione, ma potresti non ricevere un errore. Se una colonna appare vuota in un foglio che hai mappato nel tuo flusso di lavoro, la colonna potrebbe essere bloccata nel foglio. Fai in modo che il Proprietario del foglio (o un altro Amministratore) ti conceda le autorizzazioni di Amministratore sul foglio con i passaggi dell’articolo del Centro assistenzaCondivisione dei fogli.

Regola la frequenza di polling quando si mappano i campi di relazione

Salesforce e Service Cloud a volte utilizzano tipi di campo all'interno di un oggetto che si riferiscono ad altri oggetti, come i Campi di relazione Ricerca (ad esempio, il nome dell'account nell'oggetto Account) e i campi di relazione polimorfici (ad esempio, il campo "Cosa" di un evento).

Con questi tipi di campi, tieni presente quanto segue:

  • Quando creai flussi di lavoro nel Connettore che mappano questi campi, l'integrazione deve controllare quell'oggetto e tutti i suoi oggetti correlati. Ciò moltiplica la quantità di richieste effettuate a seconda del numero di oggetti relativi al campo mappato.
  • Avere uno Smartsheet e l'Amministratore di sistema Salesforce o Service Cloud perregolare la frequenza di polling in modo da effettuare un minor numero di richieste aiuterà a ridurre le richieste di API fatte alla tua organizzazione Salesforce.

Mappa “Ricerca per...” Campi per modificare facilmente i campi degli oggetti correlati in Smartsheet

Puoi mappare una versione "ricerca per..." di un campo oggetto correlato al fine di modificare un campo all'interno di Smartsheet che altrimenti sarebbe di sola lettura. Questo è un ottimo modo per cambiare il proprietario di un record Salesforce o Service Cloud da Smartsheet senza dover copiare e incollare un ID utente. (Vedi l'articolo della Base di conoscenza di Salesforce su come Trovare un ID utente).

Ad esempio, è possibile mappare il campo ID Proprietario (Ricerca per Nome completo dell’utente) per sincronizzare il campo Nome completo dall'oggetto Utente (che è tipicamente correlato ad altri oggetti, come Account e Opportunità).

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Esistono due opzioni per la mappatura del campo ID Proprietario. Il campo ID Proprietario contiene un ID Utente, che consiste in una serie di caratteri dall’oggetto Utente che rappresenta chi possiede un particolare record Salesforce o Service Cloud, come Account o Opportunità. (Vedi l'articolo della Base di conoscenza di Salesforce su come Trovare un ID utente).

Utilizzando lo scenario descritto sopra di mappatura dell'oggetto di Opportunità come esempio:

  • Puoi mappare l’ID Proprietario che sincronizzerà la serie di caratteri (Per esempio: 00530000000ibYc) su Smartsheet come sola lettura.
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  • Puoi mappare l’ID Proprietario (Ricerca per Nome completo utente), che sincronizzerà il campo Nome completo (Per esempio: Sally Smart) dall'oggetto Utente a Smartsheet come editabile. Questo ti permetterà di modificare l’ID Proprietario di un record digitando un altro nome nel foglio.