Connector: sincronizza Smartsheet con Salesforce o Service Cloud

Applica a

Smartsheet Advance Package

Usa questi Connector per eseguire le seguenti operazioni:

  • Salesforce Connector: invia o sposta i record Salesforce a o da Smartsheet in tempo reale
  • Service Cloud Connector: traccia e calcola i dati di assistenza clienti per garantire la conformità del team agli accordi SLA

Questi Connector sono disponibili come offerte Premium a parte. Per le informazioni sui prezzi, contatta il nostro team di vendite


Creazione di flussi di lavoro: passi preliminari

Esegui queste azioni prima di iniziare a creare i flussi di lavoro.

Installazione di Salesforce Connector o Service Cloud Connector

Dopo aver acquistato l'integrazione, solo questi utenti possono installare Salesforce Connector o Service Cloud Connector

  • Un amministratore Salesforce o Service Cloud (un ruolo con livello di account esclusivo per l'integrazione);
  • Un amministratore di sistema Smartsheet (SysAdmin); o
  • Un utente che è sia un SysAdmin di Smartsheet che un amministratore Salesforce o Service Cloud 

Autorizzazioni richieste per l'utilizzo dei Connector

Per creare flussi di lavoro in uno dei due Connector, devi disporre di tutti i seguenti tipi di account:

Accesso ai Connector

Una volta installato e configurato il Salesforce Connector o il Service Cloud Connector, utilizzerai il seguente URL per creare e sincronizzare i flussi di lavoro con entrambe le integrazioni:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.

Controlla se il browser è compatibile con Smartsheet.


Prima della creazione di un flusso di lavoro

Devi iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.

Puoi creare solo un flusso di lavoro Salesforce a foglio.

Per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro

  1. Nell'area in alto a sinistra della pagina, seleziona l'icona Menu.
  2. Seleziona Pannello di controllo.
  3. Seleziona Aggiungi flusso di lavoro.

Ecco fatto! Ora puoi usare la procedura guidata del flusso di lavoro per: 

  • Selezionare il foglio e l'oggetto Salesforce o Service Cloud, e 
  • Mappare le rispettive colonne e campi per la sincronizzazione.

Procedura guidata del flusso di lavoro

Imposta le caratteristiche di base del flusso di lavoro         

  1. Nella pagina Impostazioni, compila i campi seguenti:
    • Cosa deve fare questo flusso di lavoro?: Scegli la direzione di sincronizzazione del flusso di lavoro (a Salesforce o Service Cloud, a Smartsheet, oppure sincronizzazione bidirezionale tra le due applicazioni). 
      Dopo aver salvato il flusso di lavoro, il foglio e l'oggetto Salesforce o Service Cloud, non potrai più modificare le direzioni di sincronizzazione. Tuttavia, puoi creare un nuovo flusso di lavoro per selezionare impostazioni diverse.
    • Nome foglio: seleziona un foglio esistente o la voce Crea nuovo foglio per creare immediatamente un nuovo foglio in Smartsheet.
    • Oggetto Salesforce: seleziona un oggetto Salesforce o Service Cloud dal menu a discesa successivo.
  2. Per confermare le impostazioni, seleziona Continua.

Mappatura dei campi

  1. Nella scheda Campi, mappa i campi tra Salesforce o Service Cloud e Smartsheet.
  2. Facoltativo: per inserire una colonna nel foglio, nell'elenco a discesa seleziona nuova colonna. Per includere più campi oggetto Salesforce o Service Cloud nel flusso di lavoro, seleziona aggiungi campo.
  3. Facoltativo: nell'elenco a discesa Flusso  
     Selettore della direzione di sincronizzazione  modifica la direzione di sincronizzazione tra campi oggetto e colonne.
    In base alle autorizzazioni per gli strumenti richiesti e all'uso del campo nell'integrazione, potresti non poter modificare le direzioni di sincronizzazione di determinate mappature.
  4. Per confermare le scelte di mappatura del campo, seleziona Continua.

Uso dei filtri per controllare la sincronizzazione dei dati

Nelle pagine Filtri, puoi creare i filtri per controllare meglio tipo e quantità di dati condivisi tra le due applicazioni. Questi filtri possono aiutare ad assicurare che vengano sincronizzati solo i campi che riguardano un progetto, un cliente o un dipendente specifico.

Per la creazione di filtri Salesforce o Service Cloud e Smartsheet:

  1. Per popolare l'elenco dei campi di oggetto disponibili, seleziona aggiungi campo.
  2. Seleziona un campo oggetto dall'elenco.
  3. Seleziona una condizione per il filtro. Ad esempio: è uguale a, contiene, è vuoto, ecc.
    Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, sulla destra apparirà un campo di testo.
  4. Per confermare e applicare i filtri, seleziona Continua.

Definizione di gruppi di righe nel flusso di lavoro

Crea gruppi di righe perché il flusso di lavoro organizzi i record Salesforce in base alle opzioni di un campo specifico. Ad esempio, puoi raggruppare i record secondo le seguenti fasi di opportunità:

  • Completati e raggiunti 
  • Completati e persi
  • Con necessità di analisi 

Quando raggruppi i record, non devi spostarli manualmente nel foglio dopo la loro sincronizzazione.

Per definire gruppi di righe nel flusso di lavoro

Prima di iniziare

  • I record di Salesforce o Service Cloud devono avere i collegamenti ipertestuali corretti nella colonna ID Salesforce o Service Cloud del tuo foglio. Se copi e incolli manualmente gli ID Salesforce o Service Cloud dall'app nel foglio, il flusso di lavoro potrebbe non funzionare correttamente.
    • Se una colonna con l'ID Salesforce o Service Cloud non esiste ancora, verrà aggiunta automaticamente al tuo foglio quando il flusso di lavoro viene eseguito per la prima volta.  
  • Devi mappare il campo ID di Salesforce o Service Cloud nella colonna principale del foglio. In questo modo, le righe madre e la gerarchia verranno create correttamente.
     

La definizione dei gruppi di righe è facoltativa. Se non hai bisogno di raggruppare i record, vai alla sezione Salva il flusso di lavoro. In alternativa, procedi come descritto:

  1. Nell'elenco Raggruppa per, seleziona un campo Salesforce o Service Cloud esistente o immetti un nuovo valore.
  2. Facoltativo: definisci un gruppo secondario per un ulteriore livello di organizzazione. 
    • Ad esempio, sincronizza i record sotto una riga madre internazionale che è anche figlia di una riga di vendite in Smartsheet.
  3. Seleziona Continua

Gruppo di righe Salesforce

Quando definisci gruppi di righe:

  • Il valore che scegli nell'elenco Raggruppa per determina il valore della colonna Principale nelle righe madre del foglio. Ad esempio, quando raggruppi per fase di opportunità, nel tuo foglio vengono create righe madre per ciascuna fase.
  • Le nuove righe madre saranno create in fondo al foglio, a meno che il campo Raggruppa per non corrisponda al valore di una colonna Principale esistente del foglio.

Salvataggio del flusso di lavoro

Vedrai il numero di campi che verranno aggiornati nel tuo oggetto Salesforce o Service Cloud nella sezione Riepilogo aggiornamenti della pagina Salva. In questo modo puoi calcolare la quantità di dati che fluiscono nell'oggetto dal tuo foglio. Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, torna indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

  1. Nella pagina Salva, indica il tuo flusso di lavoro. 
  2. Rivedi il riepilogo di aggiornamenti che verrà creato per il tuo oggetto Salesforce o Service Cloud e per il foglio Smartsheet.
  3. Seleziona Salva flusso di lavoro.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, tornerai al pannello di controllo. Il flusso di lavoro andrà quindi avanti e  aggiornerà automaticamente i record seguenti in base alle regole impostate nel flusso di lavoro:

  • Salesforce o Service Cloud 
  • Righe nel foglio Smartsheet 

Per modificare un flusso di lavoro esistente, segui i passaggi della sezione seguente Gestione dei flussi di lavoro.

In Smartsheet, le colonne con numerazione automatica o di sistema sono di sola lettura. Possono essere selezionate solo se la mappatura in Salesforce è impostata su Esegui il push dei dati da Salesforce a Smartsheet.