Présentation du modèle d’abonnement utilisateur

Le modèle d’abonnement utilisateur offre aux organisations un abonnement à la plateforme Smartsheet, qui permet les actions suivantes :

• Les administrateurs système peuvent fournir un accès payant et nominatif à des utilisateurs individuels.
• Les utilisateurs peuvent partager des feuilles, des rapports, des tableaux de bord et des espaces de travail pour collaborer avec leurs collègues.

Lorsqu’un utilisateur partage des ressources principales avec des collègues, ces ressources peuvent être immédiatement exploitées. S’ils ne disposent pas d’un accès payant au forfait, Smartsheet leur accorde un accès temporaire en tant que membre provisoire ou leur attribue un type d’utilisateur à titre gratuit.

Vous ne savez pas si votre forfait utilise le modèle d’abonnement utilisateur ?

Les forfaits avec le modèle d’abonnement utilisateur disposent d’une page Gérer l’actualisation dans le centre d’administration. Dans le menu principal du centre d’administration, recherchez Gérer l’actualisation.

Si l’option Gérer l’actualisation n’apparaît pas dans le menu, accédez à Gestion des utilisateurs pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs dans l’ancien modèle de collaboration. Les informations de cet article ne s’appliquent pas à votre forfait.

Types d’utilisateurs

Tous les utilisateurs disposant d’un accès payant sont considérés comme des membres. Les administrateurs système peuvent accorder un accès payant à tout moment. Lorsque les utilisateurs partagent des ressources principales, Smartsheet accorde un accès temporaire en tant que membre provisoire ou attribue un type d’utilisateur à titre gratuit.

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Définitions des types d’utilisateurs

Membres et membres provisoires

Il n’y a pas de différence entre les membres et les membres provisoires dans Smartsheet. Les utilisateurs ne peuvent pas savoir s’ils ont un statut provisoire.

Le statut provisoire indique que :

• Vous n’êtes pas facturé pour ce membre.
• Vous pouvez vérifier l’utilisation de ce membre avant de décider de payer pour son accès.

Consultez la section  Utilisation provisoire pour plus d’informations.

Rapport sur le type d’utilisateur

Vous pouvez télécharger un rapport sur les utilisateurs de votre forfait chaque fois que vous en avez besoin. Le rapport répertorie tous les utilisateurs actifs associés au forfait et inclut les informations suivantes par utilisateur :

• Adresse e-mail et domaine
• Types d’utilisateurs et d’accès administrateur
• Autorisations
• Activité

Pour consulter l’utilisation pendant la période de régularisation, sélectionnez le bouton Télécharger le rapport sur le type d’utilisateur en haut de la page Gérer l’actualisation.

Voir Détails du rapport sur le type d’utilisateur pour plus d’informations.

Utilisateurs internes et externes

Un utilisateur est considéré comme interne si son adresse e-mail correspond à un domaine associé au forfait. Un utilisateur est considéré comme externe si son adresse e-mail ne correspond à aucun domaine associé au forfait.

• Utilisateurs internes : peuvent bénéficier d’un accès payant automatiquement via le provisionnement automatique des utilisateurs (UAP)

• Utilisateurs externes : obtiennent le statut Invités dans un forfait Affaire ou Entreprise lorsqu’une personne leur accorde les autorisations Commentateur ou Éditeur

Utilisation provisoire

Smartsheet accorde un accès temporaire aux utilisateurs pour soutenir la collaboration et fournir un accès complet aux fonctionnalités avant qu’un administrateur système ne décide de payer ou non pour un accès continu.

Autorisation de partage accordant un accès provisoire :

• Forfait Pro, utilisateur interne ou externe : destinataire du partage d’au moins 1 ressource avec les autorisations Commentateur+
• Forfait Affaire ou Entreprise, utilisateur interne : destinataire du partage d’au moins 1 ressource avec les autorisations Commentateur+
• Forfait Affaire ou Entreprise, utilisateur externe : destinataire du partage d’au moins 1 ressource avec les autorisations Administrateur

Les utilisateurs auront le statut de membres provisoires pendant 30 jours avant de pouvoir bénéficier de la régularisation. En fonction de la cadence d’actualisation, certains utilisateurs garderont le statut de membres provisoires pendant plus de 30 jours.

La période provisoire n’expire pas. À la fin de la période d’actualisation, les membres provisoires deviennent des membres.

Actualisation

Plutôt que d’exiger un paiement anticipé pour les fonctionnalités, nous permettrons aux utilisateurs d’accéder pleinement à Smartsheet et ferons le suivi de leur utilisation. Une fois la période d’utilisation terminée, si le forfait a dépassé les limites de ce que vous payez actuellement, vous pourrez régulariser votre utilisation de la solution en effectuant l’une des opérations suivantes, ou les deux :

• Augmenter le nombre d’utilisateurs payants dans le forfait pour couvrir la part d’utilisation supplémentaire
• Ajuster les autorisations des utilisateurs pour rester dans les limites du forfait

Nous ne facturons pas l’utilisation pendant la période provisoire ; vos mises à niveau couvrent le reste de la durée de votre forfait.

Processus et cadence d’actualisation

Le processus d’actualisation inclut une série de périodes d’utilisation et de périodes de régularisation associées. Les périodes d’utilisation sont continues, et la deuxième période d’utilisation commence dès le début de la première période de régularisation. Smartsheet recueille continuellement des données d’utilisation auprès des membres et des membres provisoires pour fournir des informations pertinentes.

Les périodes de régularisation ont lieu chaque trimestre pour les clients annuels et chaque mois pour les clients mensuels.

La période de régularisation a lieu durant :

• Les 30 jours avant la date de facturation automatique trimestrielle pour les clients annuels
• Les 7 jours avant la date de facturation automatique pour les clients mensuels

Lorsqu’une période de régularisation commence pour votre forfait, vous recevrez un e-mail indiquant les dates clés et les membres provisoires à évaluer. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez l’article Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur.

Si le montant dû est supérieur à zéro à la fin de la période de régularisation, ce montant vous est automatiquement facturé.

Comprendre la page Gérer l’actualisation

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Légende	Description	Explication
1	Date et heure de mise à jour de la page	Pendant la période de régularisation, la liste des utilisateurs ne reflète que les modifications que vous apportez. Les membres à acquérir et le montant du paiement seront mis à jour pour refléter les modifications que vous apportez à la page Gérer l’actualisation et dans Gestion des utilisateurs.  Bonnes pratiques : n’apportez des modifications sur la page Gérer l’actualisation que pendant la période de régularisation.
2	Télécharger le rapport sur le type d’utilisateur	Voir Détails du rapport sur le type d’utilisateur pour plus d’informations.
3	Période d’utilisation sur laquelle porte l’actualisation	Plage de dates indiquant la période d’utilisation que vous évaluez
4	Jours restants dans la période de régularisation	Nombre de jours restants pour terminer la régularisation avant que les membres provisoires n’obtiennent le statut de membres
5	Membres à acquérir	Le nombre d’utilisateurs payants supplémentaires que Smartsheet ajoutera à votre forfait lorsque les membres provisoires obtiendront le statut de membres Remarque : ce nombre peut être inférieur au nombre de membres provisoires si vous avez payé pour des accès membres que vous n’avez pas attribués. Cliquez sur l’icône pour voir la répartition détaillée de votre forfait.
6	Date de règlement	Date de règlement couvrant les frais d’utlisation au prorata lorsque les membres provisoires obtiennent le statut de membres. Remarque : les clients facturés ne verront pas ces informations. Ils recevront une facture avec une date d’échéance de règlement.
7	Montant du règlement	Coût d’achat relatif aux membres à acquérir, taxes comprises Cliquez sur l’icône pour voir la répartition détaillée de votre forfait.   Remarque : les clients facturés ne verront pas les frais estimés. Leurs frais apparaîtront sur la facture envoyée par Smartsheet.
8	Étiquette « Externe »	Apparaît si le domaine d’adresse e-mail de l’utilisateur ne correspond à aucun des domaines associés au forfait
9	Type d’utilisateur	Consultez le tableau Options de type d’utilisateur ci-dessous pour plus de détails.
10	Étiquette « Provisoire »	Un membre du forfait a attribué des autorisations à une ressource principale, ce qui a conduit Smartsheet à accorder un accès temporaire à l’utilisateur Si vous ne modifiez pas le type d’utilisateur, cet utilisateur deviendra un membre à la fin de la période d’actualisation.
11	Durée écoulée avec le type d’utilisateur actuel	Commence à partir du moment où une première ressource est partagée avec l’utilisateur, doté d’une autorisation de partage lui accordant un accès provisoire
12	Dernière activité	La dernière fois que l’utilisateur a utilisé une ressource dans le cadre du forfait Le rapport sur le type d’utilisateur fournit plus de détails sur les actions et l’utilisation effectuées.
13	Filtrer	Consultez le tableau Filtres disponibles ci-dessous pour plus de détails.

Filtres disponibles

Options de type d’utilisateur