Partager des ressources

Le partage intuitif, fiable et sécurisé est au cœur de la plateforme Brandfolder. Brandfolder offre quelques options de partage de ressources pour créer une collaboration plus efficace entre les équipes et les partenaires, minimiser la prolifération des ressources et optimiser les ressources de l'entreprise.

Partage des actifs individuels

Il existe deux manières de partager des ressources individuelles via un lien de partage interne ou externe. 

Partage à partir de l'actif modal

Ouvrez le mode de l'équipement que vous souhaitez partager et sélectionnez l'élément Partager dans le coin inférieur droit.

Les collections mentionnées dans cet article font référence à une fonctionnalité Brandfolder. Pour les collections en Smartsheet, voir le collections dans les espaces de travail présentation.

Partage à partir du dossier de marque ou de la collection

La deuxième option permettant de partager une ressource individuelle est disponible au niveau Brandfolder ou Collection. Placez le curseur sur l'élément et cliquez sur les ellipses dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Partager dans le menu déroulant.

Partage d'actifs en bloc

Dans le mode d'actif, sélectionnez les actifs que vous souhaitez partager en cochant les cases des vignettes d'actif.

Une fois que vous avez sélectionné des ressources, vous verrez la barre d'outils de gestion en bloc bleue au bas de votre page. Dans cette barre d'outils, sélectionnez Partager (il est toujours utile de noter le nombre d'actifs sélectionnés dans le coin inférieur gauche).

Modification des options de lien de partage

Une fois que vous avez sélectionné le(s) bien(s) que vous souhaitez partager, un nouveau mode de partage apparaîtra avec quelques options personnalisables.

A partir de ce mode, vous pouvez modifier les éléments suivants :

• Rendre le lien privé : Uniquement les utilisateurs avec une connexion Brandfolder ou Mot de passe simple (lorsque cette option est activée) peut afficher les actifs partagés. Cela masquera l'option Exiger une adresse de messagerie pour accéder. Activer l'option private fonctionnera également pour le partage des ressources en interne (entre les utilisateurs de Brandfolder). 
• Désactiver la fonctionnalité de téléchargement (mode affichage seul): les utilisateurs pourront uniquement afficher le contenu dans le lien de partage, ils ne pourront pas télécharger ou partager des ressources. Les dossiers de marques ou les collections en lecture seule permettent aux invités de demander l'accès pour télécharger les fichiers.
• Lien d'expiration : Définissez une date d'expiration pour votre lien de partage. Une fois la date d'expiration dépassée, le lien sera inaccessible.
• M'avertir des mises à jour du lien de partage : Des notifications avertiront le créateur du lien de partage lorsque quelqu'un aura consulté le lien de partage ou téléchargé des ressources à partir du lien de partage. Ces notifications sont envoyées au créateur par le biais du centre de notifications Brandfolder et par e-mail. Les mises à jour du centre de notifications sont en temps réel en fonction de l'activité du lien de partage. Les notifications par courrier électronique seront envoyées toutes les heures.
• Activer la vue Galerie : La vue Galerie crée une expérience de partage élégante et sur-marque.  Les informations supplémentaires telles que les sections, le nom et les détails de l'actif ne s'affichent pas. Au lieu de cela, toutes vos pièces jointes apparaîtront simplement et si votre lien de partage autorise les téléchargements, vous pouvez survoler l'actif et sélectionner le bouton de téléchargement. Si votre lien de partage est privé, vous ne pouvez pas activer l'affichage de la galerie. Vous avez également la possibilité de télécharger un logo qui apparaîtra en haut d'un lien de partage de vue de galerie. 

Il existe quelques paramètres de partage supplémentaires que les administrateurs peuvent ajuster en accédant àparamètres > paramètres généraux > onglet avancé. 

Comme contrôle de sécurité supplémentaire, les administrateurs peuvent limiter le partage aux seuls utilisateurs de Brandfolder en activant Restreindre le partage aux utilisateurs de ce dossier de marque. 

Les administrateurs peuvent définir par défaut leurs liens de partage comme privés en activant Rendre les liens de partage privés par défaut. Veuillez noter que les liens de partage d'utilisateurs peuvent réactiver le lien vers le public s'ils le souhaitent.

Les administrateurs peuvent définir une durée par défaut d'expiration des liens de partage en activant Expiration des nouveaux liens de partage dans un délai par défaut. 

Les administrateurs peuvent également demander à un utilisateur d'entrer une adresse e-mail pour accéder au lien de partage en activant Exiger un ID pour les partages publics. L'adresse e-mail saisie est destinée au suivi des utilisateurs dans Points de vue uniquement et ne doit pas être associé à un compte Brandfolder. 

Suppression des actifs des liens de partage

Les utilisateurs qui disposent d'autorisations de modification pour un lien de partage donné peuvent supprimer des actifs de ce lien de partage après sa création. Les utilisateurs suivants ont accès aux autorisations de modification sur les liens de partage : les utilisateurs qui disposent d'autorisations d'administration sur les ressources partagées et les invités ou collaborateurs qui ont créé le lien de partage. 

1. Pour supprimer des ressources d'un lien de partage, accédez d'abord à l'URL du lien de partage.
2. Une fois sur la page URL du lien de partage, sélectionnez les actifs à supprimer.
3. Une fois les actifs sélectionnés, une barre apparaît en bas de l'écran. Le bar comprendra un Supprimer du lien de partage bouton. Sélectionnez le bouton. 

4. Un nouveau mode apparaît pour vérifier la suppression des actifs sélectionnés. Sélectionner supprimer des actifs.

5. Dans le coin supérieur droit de l'écran, vous verrez une notification comme celle ci-dessous vous indiquant que vos actifs ont été supprimés du lien de partage !

 Ajout de ressources aux liens de partage

Les mêmes utilisateurs qui ont la possibilité de supprimer des actifs d'un lien de partage peuvent également ajouter des actifs après la création d'un lien de partage.

1. Sélectionnez les actifs à ajouter au lien de partage déjà créé. Une fois les ressources sélectionnées, la barre d'outils apparaît.
2. Sélectionner Lien Ajouter au partage dans la barre d'outils en bloc.
3. Un nouveau mode apparaît. Dans la barre de recherche des liens de partage, vous pouvez rechercher un lien de partage précédemment créé à l'aide des éléments suivants :

• URL du lien de partage (correspondance exacte)
• Nom du lien de partage (contient)
• Le créateur du lien de partage (contient basé sur l'e-mail)

Les administrateurs peuvent activer Afficher uniquement les liens de partage J'ai créé pour limiter la recherche. 

4. Les résultats de la recherche peuvent être prévisualisés dans la partie droite du mode en sélectionnant le lien de partage souhaité dans la liste. S'il n'y a qu'un seul résultat de recherche, ce lien de partage affichera automatiquement un aperçu. 

5. Cliquez sur Lien Ajouter au partage bouton. Les actifs seront ajoutés au lien de partage et une fenêtre contextuelle indiquant que les actifs ont été ajoutés au lien de partage s'affichera dans le coin supérieur droit.

Partager les informations sur les liens visibles par les éditeurs

Après la création d'un lien de partage, un éditeur peut afficher le lien de partage et afficher deux panneaux d'informations sur le lien de partage sur le côté droit. 

Le premier panneau contient les informations suivantes :

• Dossier Brandfolder à partir duquel les ressources sont partagées.
• Nombre d'actifs masqués (actifs non publiés, expirés ou non approuvés).
• Nombre d'actifs affichés.
• Accès (public ou privé).
• Date de création.
• Date d’expiration.
• Créée par.
• Notifications : cette option peut être activée ou désactivée. Si cette option est activée, vous recevrez des notifications lorsque les utilisateurs visualisent le lien de partage. 

Le second panneau est dédié au partage de l'activité de liaison. Elle indique qui a consulté le lien de partage en affichant son adresse e-mail, la date et l'heure de consultation. 

Gestion des liens de partage en bloc

Les administrateurs ont la possibilité de gérer leurs liens de partage depuis la zone de gestion en bloc en accédant à Paramètres > Gestion en bloc > Partager les liens.

La page des liens de partage contient quelques actions que les administrateurs peuvent effectuer.

• Ils peuvent afficher des informations de base sur chaque lien de partage, telles que le nom, l'utilisateur qui l'a créé, le nombre d'actifs, les paramètres d'accès, la date de création, la date d'expiration et l'adresse e-mail à afficher.
• Les administrateurs peuvent également sélectionner Modifier pour modifier les paramètres configurés sur leur lien de partage.
• Les administrateurs peuvent supprimer un seul lien de partage en sélectionnant l'icône de corbeille.
• Les liens de partage peuvent également être supprimés en bloc en activant les cases à cocher situées à gauche de chaque lien. Pour sélectionner uniquement certains liens de partage à supprimer, utilisez maj+clic. Une fois que les liens de partage à supprimer sont sélectionnés, cliquez sur Supprimer bouton.