Créer un enregistrement dans ServiceNow à partir d’une ligne Smartsheet

Présentation

Vous pouvez utiliser Bridge pour déplacer des demandes spécifiques vers ServiceNow afin d’obtenir un tri ou une progression plus détaillés tout en effectuant un suivi performant dans Smartsheet. 

Par exemple, vous pouvez créer un formulaire de prise en charge dans Smartsheet pour répertorier les problèmes avec un niveau de gravité suggéré. Le modèle Bridge convertit automatiquement les lignes à gravité élevée en enregistrements dans ServiceNow. 

Systèmes utilisés

• Smartsheet
• ServiceNow

Déclencheur de flux de travail

• Smartsheet - When Column Values are Changed (Quand les valeurs de colonne sont modifiées)

Flux de travail dans ce modèle

• Convertir les demandes de gravité élevée en enregistrements ServiceNow

Autorisations requises

L’outil de création de flux de travail Bridge doit s’assurer que les deux intégrations sont authentifiées. Il doit également disposer des autorisations suivantes dans les deux applications :

• Smartsheet : l’utilisateur qui crée le flux de travail dans Bridge doit disposer d’autorisations Éditeur minimum par rapport à la feuille. 
• ServiceNow : l’utilisateur qui crée le flux de travail dans Bridge doit pouvoir ajouter des enregistrements au tableau cible.

Authentifier les intégrations ServiceNow et Smartsheet

Consultez les articles suivants sur l’authentification des deux applications :

• Configurer l’intégration de ServiceNow
• Intégration de Smartsheet pour Bridge : présentation et configuration

Configurer la feuille

Configuration de Smartsheet requise pour utiliser ce modèle

Créez une nouvelle feuille avec les colonnes requises suivantes ou ajoutez-les à votre feuille existante : 

• L’identifiant de la feuille : pour le trouver, sélectionnez sur votre feuille Fichier > Propriétés.
• Une colonne déroulante (sélection unique). Saisissez Severity (Gravité) comme nom de colonne et ajoutez les éléments ci-dessous comme options de liste : 
  • Low (Faible) 
  • Medium (Moyenne) 
  • High (Élevée) 
• Une colonne Texte/nombre. Saisissez ServiceNow Record ID (Identifiant de l’enregistrement ServiceNow) comme nom de colonne. 

Les colonnes de votre feuille doivent correspondre aux champs de vos enregistrements, selon la configuration de votre tableau ServiceNow. Dans l’exemple ci-dessous, les colonnes Request (Demande), Severity (Gravité) et Details (Détails) sont utilisées dans le flux de travail.

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Déployer le modèle

1. Connectez-vous à votre compte Bridge. 
2. Dans Solution Center (Centre de solutions), recherchez et sélectionnez le modèle Convert High-Severity Requests to ServiceNow Records (Convertir les demandes de gravité élevée en enregistrements ServiceNow).
3. Donnez un nom à votre flux de travail. 
4. Pour ajouter votre flux de travail à la liste, sélectionnez Deploy (Déployer). 
5. Sélectionnez l’espace de travail sur lequel vous souhaitez déployer votre nouveau flux de travail. Ce dernier apparaît alors dans la liste des flux de travail de cet espace de travail. 
6. Pour ouvrir le flux de travail créé, sélectionnez son nom.

Définir les champs de l’enregistrement

Configuration de ServiceNow requise pour utiliser ce modèle

Vous avez besoin des éléments suivants : 

• Le nom du tableau dans ServiceNow sur lequel vous souhaitez ajouter des enregistrements
• Les noms des champs que vous souhaitez remplir dans votre enregistrement ServiceNow à partir de Smartsheet

Pour déplacer les données de la ligne Smartsheet vers votre nouvel enregistrement ServiceNow, vous devez mettre les champs en correspondance.

Une partie de la mise en correspondance est préremplie pour vous et vous avez juste besoin d’ajuster les valeurs des champs Key (Clé) pour les faire correspondre aux champs de votre enregistrement. 

Sur l’image ci-dessous sont visibles les champs Key (Clé) et Value (Valeur). Remplacez les valeurs des champs Key (Clé) pour qu’elles correspondent aux champs disponibles dans votre enregistrement ServiceNow (spécifiques à votre configuration ServiceNow). 

1. Dans le flux de travail, sélectionnez le module ServiceNow: Create Record (ServiceNow : créer un enregistrement). 
2. Ajoutez le nom de votre tableau ServiceNow dans le champ Table Name (Nom du tableau).
3. Développez la section Columns (Colonnes). 
4. Dans le champ Key #1 (Clé n° 1), remplacez la valeur par le nom du champ dans l’enregistrement ServiceNow où vous souhaitez afficher les données de la colonne Details (Détails). 
5. Dans le champ Key #2 (Clé n° 2), remplacez la valeur par le nom du champ dans l’enregistrement ServiceNow où vous souhaitez afficher les données de la colonne Request (Demande). 
6. Pour ajouter la valeur de la colonne Severity (Gravité), remplacez la valeur par le nom de champ approprié dans le champ Key #3 (Clé n° 3).

Si vous souhaitez intégrer plus de données à votre enregistrement, ajoutez le nom de champ de l’enregistrement dans le champ Key (Clé) suivant. Ensuite, incluez la référence de données dans le champ Value (Valeur). 

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Configurer le déclencheur

Le déclencheur configuré exécute votre nouveau flux de travail à chaque fois que la valeur de la colonne Severity (Gravité) change. 

Comment configurer le déclencheur

1. Une fois authentifié, sélectionnez l’onglet Triggers (Déclencheurs) et développez la section Triggers (Déclencheurs).
2. Sélectionnez Add to Triggers (Ajouter aux déclencheurs). 
3. Dans le champ Trigger Name (Nom du déclencheur), ajoutez un nom unique pour votre déclencheur.

4. Dans le champ Sheet ID (Identifiant de la feuille), saisissez l’identifiant unique de la feuille. 
    

   Pour le trouver, sélectionnez sur votre feuille Fichier>Propriétés.

    

5. Dans le champ Event Type (Type d’événement), sélectionnez le déclencheur When Column Values are Changed (Quand les valeurs des colonnes sont modifiées). 
6. Dans le champ Column Name or ID (Nom ou identifiant de la colonne), saisissez Severity (Gravité). 
7. Dans la liste Workflow (Flux de travail), sélectionnez votre nouveau flux de travail. 

Décomposition du flux de travail

Découvrez ci-dessous en quoi consiste chaque élément des flux de travail de ce modèle. 

La plupart des modules de cette liste utilisent des références de données.

• Smartsheet: Get Row (Smartsheet : obtenir la ligne) - Lorsque le flux de travail détecte une modification de la valeur Severity (Gravité) dans votre feuille Smartsheet, le module Get Row (Obtenir la ligne) récupère les données de cette ligne. 
• Junction: Check Severity Column (Jonction : vérifier la colonne Severity [Gravité]) - Vérifie la valeur dans la colonne Severity (Gravité) en comparant une valeur statique (par exemple, High [Élevée]) à une référence de données (par exemple, la valeur de la cellule dans la colonne Severity [Gravité] récupérée par le module Get Row [Obtenir la ligne]). Si la valeur de la référence de données correspond à la valeur statique, le flux de travail suit le chemin pour créer un enregistrement ServiceNow. Toute autre valeur fait suivre le chemin inverse, ce qui arrête le flux de travail. 
• ServiceNow: Create Record (ServiceNow : créer un enregistrement) - Crée un enregistrement dans un tableau ServiceNow spécifique. Vous avez besoin d’un nom de tableau pour indiquer l’endroit où l’enregistrement doit être créé. Les champs Key (Clé) et Value (Valeur) de ce module extraient les références obtenues par le module Get Row (Obtenir la ligne) et placent les valeurs des colonnes Details (Détails), Request (Demande) et Severity (Gravité) dans les champs de votre enregistrement ServiceNow. Vous devez renommer les valeurs Key (Clé) de ce module de façon à ce qu’elles correspondent à l’endroit où vous souhaitez faire apparaître ces données dans votre enregistrement ServiceNow. 
• Smartsheet: Update Row (Smartsheet : actualiser la ligne) - Utilise le numéro dans la référence de données de l’enregistrement créé. Ensuite, le module insère la valeur dans le champ ServiceNow Record ID (Identifiant de l’enregistrement ServiceNow) de la feuille Smartsheet. Une fois que cette valeur apparaît dans votre feuille, cela signifie que le flux de travail s’est exécuté correctement et possède l’identifiant permettant de localiser votre enregistrement dans ServiceNow.

Personnaliser le modèle

Vous trouverez ci-dessous quelques astuces pour personnaliser ce modèle : 

• Utilisez une colonne de type case à cocher et demandez au module Update Row (Actualiser la ligne) de sélectionner la case si la ligne a été convertie en enregistrement ServiceNow 
• Si une équipe spécifique ne travaille que sur ServiceNow, convertissez plutôt toutes les lignes attribuées à cette équipe en enregistrements ServiceNow