Conseils pour suivre et analyser le temps et le budget

Ne suivez pas plus que ce dont vous avez besoin

Le suivi du temps exerce une pression sur la personne qui doit le saisir. Il est plus efficace d'effectuer le moins de suivi possible pour atteindre les objectifs de votre organisation.

Certaines organisations ne suivent pas du tout le temps. Elles partent du principe que les prévisions correspondent à ce qui a été facturé. Ces équipes calculent les heures et les montants facturés comme des heures planifiées passées confirmées et non confirmées.

D'autres organisations ont besoin de plus d'informations et n'enregistrent que les heures nécessaires à chaque projet. Elles définissent le suivi du temps en heures et en minutes.

Le suivi détaillé exige que votre équipe saisisse des remarques pour chaque saisie de temps. Cette méthode permet davantage de filtrage et d'analyse des heures consignées.

Optimisez la prise de décisions

Les personnes qui exécutent le travail sont les mieux placées pour déterminer le moment opportun à cette fin, tant que les attentes en termes de délais et de temps à consacrer sont claires.

Il est préférable de procéder à des affectations au plus haut niveau possible ; par exemple, une affectation d'une semaine qui représente 20 % de l'allocation d'une personne plutôt qu'une affectation sur une journée de huit heures, par exemple. De cette façon, les personnes peuvent planifier toute leur semaine en fonction d'attentes de haut niveau.

Analysez tous les segments

Les rapports vous permettent de regrouper les heures facturées et futures, les budgets, les mobilisations, et bien plus, selon différents points de vue. Vous pouvez analyser les heures liées à un projet, toutes les heures regroupées par client, discipline, rôle ou mois, ou de nombreux autres éléments.

L'analyse des rapports vous permet d'apporter des ajustements stratégiques pour l'avenir. Vous constaterez peut-être que certaines personnes ont toujours besoin de plus de temps ou que certains clients dépassent toujours leur budget. Ces détails vous aident à ajuster vos estimations pour l'avenir. Dans le cas d'un client qui accuse systématiquement un retard, vous pouvez ajouter trois semaines supplémentaires lorsque vous commencerez votre projet suivant avec lui.

Vous pouvez créer des modèles de projet avec des suggestions de budgets pour certaines activités. Les données des rapports vous donnent des informations réelles sur la façon de configurer ces modèles, contribuant à améliorer votre planification d'un projet à l'autre.