Contrôler l’entrée des données et autoriser uniquement les valeurs spécifiques dans une colonne

Lorsqu’il s’agit de saisir des données, Smartsheet est la solution flexible. Si votre objectif est de contrôler ce que les autres utilisateurs saisissent dans une feuille ou un formulaire en ligne, vous devrez cocher la case Restreindre à... en bas du formulaire Insérer une colonne ou Modifier les propriétés de la colonne.

La case à cocher Restreindre à... limite ce que les autres utilisateurs peuvent taper ou sélectionner (ce processus est parfois appelé « validation des données »).

Dans l’image ci-dessous, la case Restreindre aux dates uniquement est sélectionnée. Cela signifie que chaque utilisateur saisissant les données dans la colonne Date doit spécifier une date dans cette colonne.

Il est très pratique de restreindre l’entrée des données de cette manière. Par exemple, si vous associez un formulaire en ligne à une feuille et que vous autorisez les autres utilisateurs à effectuer une sélection depuis une liste de contacts. Pour obtenir plus d’informations sur la configuration des contacts préférés, voir l’article sur les Types de colonne.

Restreindre les données de colonnes aux valeurs spécifiques

Vous devez définir la feuille Propriétaire ou avoir les autorisations de partage au niveau Administrateur pour une feuille afin de restreindre les valeurs pour une colonne.

Pour restreindre les valeurs pour une colonne existante :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne, puis cliquez sur Modifier les propriétés de la colonne. 
2. Cochez la case Restreindre à... en bas du formulaire. 

Pour restreindre les valeurs pour une nouvelle colonne :

1. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne près de celle que vous voulez ajouter.
2. Cliquez sur Insérer à gauche de la colonne ou Insérer à droite de la colonne.
3. Sélectionnez le type de colonne, configurez les propriétés spécifiques que vous souhaitez utiliser (une liste déroulante, par exemple), puis cochez la case Restreindre à... en bas du formulaire.

REMARQUE : ces mêmes restrictions s’appliquent à tous les formulaires en ligne associés à la feuille. (Pour obtenir des détails sur les formulaires en ligne, voir Utilisation des formulaires en lignes.)

Voici ce que les éditeurs de feuilles voient lorsque la validation des données est active

Si vous avez des autorisations de partage pour une feuille et que vous essayez de saisir des données dans une colonne configurée avec la validation des données, vous recevrez le message suivant lorsque vous essayez de saisir des valeurs autres que celles spécifiées comme valides :

REMARQUE : si vous êtes le propriétaire de la feuille ou que vous êtes partagé en tant qu’Administrateur, vous pourrez ignorer la validation des données. Cependant, vous recevrez un avertissement similaire à celui ci-dessus si vous essayez de saisir une valeur différente de celle spécifiée comme valide pour la colonne.