Resource Management's job is to help you make informed operational decisions by visualizing information that matters across your projects and people. Our software might have complementary or overlapping data with your CRM solution, HR software, or finance tools. Together, your software suite can help draw a robust picture of important insights across your company.
Intégrer Resource Management aux API
L’API Resource Management vous permet de récupérer et d’ajouter des données à la base de données de Resource Management.
L’utilisation de notre API nécessite qu’un membre de votre équipe écrive le code pour réaliser l’intégration, ou vous pouvez engager quelqu’un pour réaliser l’intégration à votre place.
Vous cherchez des détails techniques ? Consultez notre documentation sur l’API.
Pour plus d’informations sur d’autres moyens d’obtenir des données dans ou hors de Resource Management, voir ci-dessous pour plus de détails :
Connecter des applications grâce à l’intégration de Zapier
Zapier est un outil tiers populaire qui vous permet de connecter Resource Management à des milliers d’autres applications, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la précision et la mise à jour de vos données. Zapier vous permet de connecter Resource Management à d’autres outils de votre flux de travail sans que cela ne nécessite une seule ligne de code.
Resource Management dispose de plusieurs actions et déclencheurs avec Zapier. Ceux-ci vous permettent d’échanger des informations entre Resource Management et vos autres applications. Parcourez Zapier pour voir les éléments que vous pouvez mapper de Resource Management aux flux de travail de votre organisation.
Actions et déclencheurs Zapier
Les actions sont utilisées pour écrire des données dans Resource Management. Les déclencheurs envoient des données à d’autres outils lorsque quelque chose se passe dans Resource Management.
Quelques exemples d’actions et de déclencheurs :
-
Créer un projet lorsqu’un prospect est converti dans Salesforce
-
Créer des entrées de temps Resource Management à partir de nouvelles feuilles de temps Harvest
-
Configurer un utilisateur de Resource Management lorsque vous ajoutez un nouveau membre d’équipe à votre outil CRM
-
Envoyer une notification Slack lorsqu’une affectation est mise à jour
-
Créer un tableau Trello lorsqu’un projet est créé
-
Mettre à jour votre calendrier Google ou Outlook lorsque vous êtes affecté.e à un nouveau projet
Lorsque vous connectez une action à un déclencheur, vous obtenez un « Zap ». Les Zaps peuvent se limiter à deux étapes, mais vous pouvez ajouter des niveaux de complexité à votre Zap en fonction de vos besoins.
Nous avons fourni quelques modèles de Zap pour vous donner des idées, mais ils ne représentent qu’un échantillon de ce qui est possible.
Nous nous tenons à votre disposition. Faites-nous savoir si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’utilisation de Zapier et de Resource Management pour rationaliser votre flux de travail opérationnel.
Où trouver la documentation relative à l’API Resource Management
Les développeurs qui utilisent l’API devront consulter la documentation relative à l’API pour en savoir plus.
Nous serons ravis de répondre aux questions sur les options d’intégration. Si vous souhaitez bénéficier d'une assistance pratique, contactez votre représentant de compte pour discuter de l'aide que peut vous apporter notre équipe de services de conseil.
Informations à connaître
- L’accès API n’est pas activé pour les versions d’essai. Contactez votre responsable d’assistance à la clientèle pour l’activer.
- Le propriétaire du compte peut masquer le jeton API et choisir les administrateurs Resource Management qui peuvent le voir. Contactez le propriétaire de votre compte pour obtenir le jeton API s’il n’est pas affiché dans les paramètres du compte.
Contactez l’assistance si vous avez besoin d’une aide supplémentaire.
Activer les abonnements au calendrier
Les abonnements aux calendriers sont synchronisés de façon unilatérale, de Resource Management vers votre calendrier. Les modifications que vous apportez à votre calendrier ne seront pas répercutées dans Resource Management.
L’URL d’abonnement remplit automatiquement le calendrier avec vos affectations à partir de sept jours en arrière jusqu’à trente jours dans le futur.
Les affectations s’affichent dans votre calendrier sous forme d’événements privés, qui durent toute la journée et ne bloquent pas de temps sur votre calendrier. Les événements du calendrier comprennent les informations suivantes provenant de Resource Management :
- Nom du projet
- Nom de la phase
- Nom de l’affectation (élément de travail)
- Dates d’affectation
- Nom du client
- Allocation
- Description de l’affectation
- Nombre de sous-tâches d’affectation (terminées, restantes et totales)
Activer les abonnements au calendrier
REMARQUE : vous devez être administrateur Resource Management pour activer les abonnements au calendrier.
-
Sélectionnez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.
-
Sélectionnez Paramètres du compte dans la liste déroulante.
-
Faites défiler jusqu’au bas de la page Paramètres du compte pour trouver l’option permettant d’activer ou de désactiver les abonnements au calendrier.
Une fois qu’un administrateur Resource Management a activé les abonnements au calendrier pour le compte, les membres de l’équipe peuvent activer les abonnements au calendrier individuellement.
-
Sélectionnez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.
-
Sélectionnez Mes préférences dans la liste déroulante.
-
Cliquez sur le bouton Activer pour générer une URL d’abonnement au calendrier.
Les membres de l’équipe peuvent utiliser cette URL pour synchroniser automatiquement leurs affectations Resource Management avec leurs solutions de calendrier, tels que Google Agenda, Outlook.com ou Apple iCloud. L’URL est publique. Si vous partagez ce lien avec une autre personne, celle-ci peut voir vos affectations Resource Management. Si vous pensez avoir accidentellement partagé ce lien avec une personne qui ne devrait pas y avoir accès, vous pouvez facilement générer un nouveau lien en cliquant sur le bouton Réinitialiser l’URL. Si vous réinitialisez votre URL, vous devez reconnecter votre solution favorite à la nouvelle URL.
Ajout de votre abonnement à votre calendrier favori
Pour ajouter votre abonnement au calendrier Resource Management à votre calendrier personnel, copiez l’URL de votre abonnement et suivez les étapes décrites ci-dessous de votre solution de calendrier.
- Google Agenda (Remarque : l’affichage des modifications dans votre Google Agenda peut prendre jusqu’à 12 heures)
- iCloud (calendrier Apple)
- Outlook
Exporter vers QuickBooks
Créer un rapport
Créez un rapport contenant les données que vous souhaitez exporter. Par exemple, vous pouvez créer un rapport intitulé Facturation du mois d’octobre. Personnalisez vos paramètres en fonction de vos besoins. Vous pouvez créer et exporter des rapports sur les projets, les phases, les congés ou toute autre donnée que vous souhaitez utiliser dans QuickBooks.
En haut de l’écran, cliquez sur Analyses et appliquez les paramètres suivants :
- Vue : heures
- Période : plage de dates personnalisée (1er octobre - 31 octobre)
- Grouper d’abord par : projet (montrant tous les projets dans cette période)
- Grouper ensuite par : membre de l’équipe (montrant toutes les heures travaillées par toutes les personnes de votre entreprise dans cette période).
Enregistrez les rapports sur votre page personnelle ou votre page d’analyse pour y accéder facilement à l’avenir.
Exporter vos données
Sélectionnez Exporter en haut à droite et sélectionnez Exporter les entrées de temps pour QuickBooks. Cette opération permet d’enregistrer un fichier .IIF, le fichier spécifique à QuickBooks contenant toutes vos données de Resource Management. Enregistrez ce fichier dans un endroit facile à trouver.
Ouvrir QuickBooks
- Ouvrez QuickBooks. Assurez-vous que le système contient tous vos employés avec les taux de facturation associés. Cela est probablement déjà configuré si vous utilisez QuickBooks pour la comptabilité et la paie.
- Accédez à File > Utilities > Import > Import .IIF file (Fichiers > Services publics > Importer > Importer un fichier .IIF)
- Sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer. Cliquez sur Create Invoice (Créer une facture) au bas de la page.
- Votre facture doit reprendre les taux de facturation définis dans QuickBooks et les aligner sur les heures enregistrées dans Resource Management.
Mappage des données QuickBooks
Le fichier .IFF que vous téléchargez à partir de Resource Management n’a pas besoin d’une mise en forme supplémentaire pour être importé dans QuickBooks. Toutefois, assurez-vous que les données entre QuickBooks et Resource Management correspondent bien et vous comprenez où les champs de données sont mappés dans QuickBooks.
L’orthographe et l’espacement de tous vos éléments doivent être exactement les mêmes dans les deux systèmes.
Les données QuickBooks sont mappées à Resource Management comme suit :
- Quickbooks : customer = Resource Management : client (Quickbooks : client = Resource Management : client)
- Quickbooks : job = Resource Management : project (QuickBooks : tâche = Resource Management : projet)
- Quickbooks : employee = Resource Management : people (Quickbooks : employé = Resource Management : personne)
- Quickbooks : service item or item = Resource Management : task category (Quickbooks : élément de service ou élément = Resource Management : catégorie de tâche)
- Quickbooks : notes or description = Resource Management : notes (Quickbooks : remarques ou description = Resource Management : remarques)
- Quickbooks : rate = Resource Management : bill rate (Quickbooks : tarif = Resource Management : taux de facturation)
Comparaison de l’intégration
Il existe de nombreuses solutions d’intégrations. Voici une répartition des fonctionnalités, des défis de mise en œuvre et des coûts de chaque méthode :
Exportations
Utilisez cette option lorsque vous souhaitez extraire des données de Resource Management. Exportez en .CSV pour extraire des ensembles de données dans Excel ou un autre programme de tableur.
Découvrez comment exporter des données des rapports.
Zapier
Zapier propose un sous-ensemble de l’API complète grâce à une interface pointer-cliquer facile à utiliser. L’utilisation de Zapier ne nécessite pas qu’un ingénieur en logiciels écrive un code personnalisé pour votre intégration, ce qui peut être moins coûteux et plus rapide à exécuter que l’utilisation de l’API. Zapier ne permet pas les intégrations robustes possibles avec notre API, mais est idéal pour les actions simples entre des outils tels que la création d’un projet ou l’ajout d’une affectation.
Il se peut que l’application que vous essayez d’intégrer ne soit pas connectée à la plateforme Zapier. Consultez le site Web de Zapier avant de vous engager dans ce type d’intégration. En outre, selon votre utilisation, vous aurez peut-être besoin d’un abonnement mensuel au service Zapier.
API
Il s’agit de la solution la plus robuste, la plus flexible et la plus difficile à mettre en œuvre. Cette option offre les meilleures fonctionnalités d’intégration, mais nécessite des compétences en développement Web afin de la mettre en œuvre efficacement.
Comparer les méthodes d’intégration
Ce diagramme propose un aperçu et une comparaison des fonctionnalités de chaque méthode d’intégration par rapport au site Web.
- Complète : toutes les caractéristiques et fonctionnalités disponibles
- Partielle : offre un sous-ensemble des fonctionnalités complètes. Consultez la documentation complète pour plus de détails.
- Lecture seule : permet uniquement de consulter les enregistrements
| Application web | API | Zapier | Exportations | |
|---|---|---|---|---|
| Utilisateurs | Complète | Partielle | Partielle | Lecture seule |
| Ressources d’espaces réservés | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
| Projets | Complète | Complète | Partielle | Lecture seule |
| Types de congés | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
| Entrées de temps | Complète | Complète | Partielle | Lecture seule |
| Affectations | Complète | Complète | Partielle | Lecture seule |
| Taux de facturation | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
| Approbation du temps et des dépenses | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
| Jours fériés | Complète | Partielle | Aucune | Lecture seule |
| Champs personnalisés | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
| Rapports | Complète | Complète | Aucune | Lecture seule |
FAQ sur l’intégration
Questions fréquentes
J’ai besoin d’aide pour créer mon intégration. Que dois-je faire ?
Nous sommes toujours ravis de répondre aux questions sur nos options d’intégration. Si vous recherchez une assistance pratique, nous vous recommandons de contacter votre représentant de compte pour discuter de la possibilité de faire appel à notre équipe de services de conseil pour vous aider à créer quelque chose.
Allez-vous créer d’autres Zaps Zapier ?
Oui. Nous travaillons sur plus de modèles dans Zapier pour permettre des intégrations Zapier plus complexes. Nous aimerions savoir quels sont les modèles Zapier qui vous seraient le plus utiles.
L’API Resource Management prend-elle en charge les webhooks ?
Resource Management prend en charge les webhooks que vous pouvez consulter dans notre documentation mise à jour.
Puis-je accéder aux données des rapports de Resource Management via l’API ?
Oui. L’API des rapports est peut-être l’un des points de terminaison les plus puissants, car elle vous permet d’extraire toutes les données des rapports de Resource Management. Cela comprend des calculs tels que le pourcentage d’utilisation. En savoir plus sur l’API des rapports.
Puis-je mettre à jour les taux de facturation à l’aide de l’API ?
Nous posons cette question spécifiquement parce que l’API permet effectivement plus de fonctionnalités que l’interface utilisateur de Resource Management. Par exemple, les équipes souhaitent souvent mettre à jour les taux de facturation des projets en fonction des augmentations de salaire annuelles ou des augmentations des taux des projets. Si vous devez mettre à jour tous vos taux de facturation dans le cadre d’un projet, vous pouvez utiliser l’API pour ajouter des dates de début et de fin de taux facturation afin d’apporter plus rapidement cette modification.