Dans un avenir proche, les rapports de programme deviendront la principale option pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Les champs d’application de rapport dynamiques seront automatiquement modifiés et deviendront des rapports de programme sans aucune incidence, ni sur vous ni sur votre travail.
Vous conservez votre rapport, l'URL, les paramètres de partage, les filtres, les regroupements, la sélection de colonnes, les Dynamic Views, l'intégration dans les collections ou tableaux de bord et tout ce qui est lié au rapport. La principale modification concerne les paramètres du champ d’application des rapports existants, qui ne porteront plus sur des feuilles mais sur des programmes.
Si votre plan d’action n’incluait pas de champ d’application de rapport dynamique, l’option pour ces rapports apparaît en grisé dans la page du générateur de plan d’action Composants du plan d’action.
En savoir plus sur le fonctionnement des rapports de programme.
Les champs d’application de rapport dynamiques offrent un moyen plus efficace et évolutif d’alimenter les rapports au niveau du portefeuille pendant la configuration du plan d’action. Ils permettent à la solution de mettre automatiquement à jour la portée d’un rapport autonome (un rapport qui se trouve en dehors de la boîte à outils du plan d’action et qui n’est pas répliqué) avec uniquement les feuilles sources nécessaires de la boîte à outils du plan d’action.
Gardez à l’esprit :
Les champs d’application de rapports dynamiques font partie des éléments de portefeuille.
- Seuls les responsables principaux de Control Center peuvent créer des champs d’application de rapports dynamiques. Assurez-vous qu’ils disposent d’autorisations Administrateur pour tous les rapports DRS nécessaires dans le plan d’action.
- L’ajout d’un nouveau champ d’application de rapport dynamique nécessite de parcourir attentivement tous les paramètres du plan d’action afin d’éviter toute modification inattendue.
- Les champs d’application de rapport dynamiques sont autonomes et ne font pas partie des modèles, de sorte que les actualisations globales ne s’appliquent pas.
- Utilisez les rapports d’espace de travail pour les structures à plusieurs niveaux nécessitant des rapports de niveau intermédiaire.
- Configurez des règles pour supprimer les feuilles des champs d’application de rapport dynamiques lors de l’archivage afin de préserver la pertinence et les performances.
- Les champs d’application de rapport dynamiques utilisent généralement des feuilles dans plusieurs projets Control Center actifs. Utilisez le regroupement de rapports pour mettre en forme et afficher efficacement les données.
- Incluez des colonnes masquées dans les feuilles sources du plan d’action afin de stocker les principales données de profil du projet à regrouper, par exemple :
- Nom/ID du projet
- Chef de projet (ou autres contacts importants)
- Données organisationnelles (programme, service)
- Assurez-vous que les rapports respectent les limites standard de Smartsheet.
Les champs d’application de rapport dynamiques peuvent être appliqués rétroactivement aux projets en cours :
- en créant le rapport au niveau du portefeuille ;
- en l’ajoutant en tant que champ d’application de rapport dynamique dans la configuration de Control Center ;
- en veillant à ce que les nouveaux projets incluent automatiquement les feuilles pertinentes dans le champ d’application de rapport dynamique.
Les feuilles sources doivent exister dans des boîtes à outils de projet actives au moment de leur création.
- Ne renommez pas une feuille de modèle de plan d’action utilisée par un champ d’application de rapport dynamique. Le changement de nom empêche les feuilles de projet nouvellement créées d’être ajoutées au rapport.
- Si les modèles doivent être renommés, utilisez un rapport d’espace de travail avec des filtres commeNom de la feuille pour sélectionner les feuilles appropriées (ce qui est impossible si un nouvel espace de travail est créé pour chaque projet).
Les membres payants ou les administrateurs peuvent créer des rapports sur l’espace de travail à l’aide des filtres de nom de feuille pour imiter la fonctionnalité de champ d’application de rapport dynamique. Cependant, cette approche peut ne pas s’adapter efficacement aux solutions qui créent un nouvel espace de travail par projet.
Quand utiliser un champ d’application de rapport dynamique
Un champ d’application de rapport dynamique est idéal pour :
- les solutions qui tirent parti des espaces de travail individuels ;
- gérer automatiquement les rapports au niveau du portefeuille en réduisant la portée (nombre de feuilles) incluse dans le rapport ;
- Les rapports DRS peuvent inclure :
- les risques à fort impact par projet (portée : journal RAID du projet)
- Mes tâches par projet (portée : planning du projet)
- Tâches par service ou région
- Tâches non attribuées ou ressources d’espace réservé pour la planification
- Approbations en attente
- Éléments RAID ouverts
- optimiser les performances en limitant la portée des rapports par rapport aux rapports de l’espace de travail, ce qui peut affecter les performances en raison de portées plus grandes.
Bonnes pratiques
À faire
- Créer le rapport dans Smartsheet avant de l’ajouter en tant que champ d’application de rapport dynamique dans le plan d’action de Control Center, y compris les colonnes, les filtres, le regroupement/récapitulatif et les conditions de tri.
- Désactiver le provisionnement automatique avant d’ajouter le rapport au plan d’action.
- Utiliser une convention de dénomination cohérente, comme un préfixe ou un suffixeDRS, pour faciliter l’identification.
- Organiser les rapports DRS dans un emplacement dédié (dossier ou espace de travail) pour faciliter la navigation et la gestion des autorisations.
- Prévoir le nombre de projets actifs qui peuvent être pris en charge dans la portée d’un rapport afin d’éviter toute dégradation des performances.
À ne pas faire
- Ajouter ou supprimer manuellement des feuilles dans les rapports DRS, car Control Center les reconfine lorsque des projets sont créés ou archivés.
- Attendre des utilisateurs finaux qu’ils modifient les filtres de rapport de programme pour des besoins spécifiques. Il est préférable d'utiliser les filtres Utilisateur actuel ou de créer plusieurs rapports de programme.
- Inclure les champs d’application de rapports dynamiques dans les dossiers de modèles de plan d’action de Control Center.
- Renommer les feuilles incluses dans un champ d’application de rapport dynamique existant sans mettre à jour le rapport.
- Supprimer les modèles utilisés par des projets précédemment provisionnés, ce qui peut bloquer les actualisations globales.
- Connecter plusieurs programmes Control Center à un seul champ d’application de rapport dynamique.
- Supprimer les modèles utilisés par des projets précédemment provisionnés.