Créez des rapports sur les données de votre portefeuille de projets, même lorsque les projets ne se trouvent pas dans le même espace de travail. Utilisez la fonction de champ d’application de rapport dynamique pour inclure ou exclure des modèles spécifiques dans chaque projet.
USM Content
Les rapports de programme sont votre principale option pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Les portées de rapport dynamique ont été automatiquement transférées et sont devenues des rapports de programme sans aucun impact sur vous ou votre travail.
Vous avez conservé votre ID de rapport, URL, partage, filtres, regroupement, sélection de colonnes, vues dynamiques, inclusion dans des collections ou tableaux de bord, et tout le reste lié au rapport. Le principal changement est que le paramètre de portée de rapport des rapports existants est passé de feuilles à programmes.
Si votre plan d’action n’incluait pas de portée de rapport dynamique, l’option pour ces rapports apparaît grisée dans la page Composants du plan d’action du générateur de plan d’action.
En savoir plus sur le fonctionnement des rapports de programme.
Le champ d’application de rapport dynamique est mis à jour pour inclure les modèles spécifiés dans tous les projets actifs que vous avez déjà créés et que vous créerez plus tard.
Créer un champ d’application de rapport dynamique
Les champs d’application de rapport dynamiques ne sont disponibles que pour les comptes Smartsheet pour le secteur public.
Avant de configurer un champ d’application de rapport dynamique, vous devez créer les rapports de portefeuille que vous souhaitez actualiser. Le champ d’application de rapport dynamique ne fonctionne que pour les rapports existants et ne permet pas d’en créer de nouveaux.
Votre rapport doit être un rapport unique au niveau du portefeuille pour tous les projets. Il ne peut pas faire partie d’un plan d’action. Il peut s’agir de My Tasks (Mes tâches), Unassigned Tasks (Tâches non attribuées) ou Engineering Tasks (Tâches d’ingénierie).
Une fois que vous avez créé votre rapport, suivez les étapes suivantes pour configurer le champ d’application de rapport dynamique :
- Dans Control Center, sélectionnez le programme à mettre à jour, sélectionnez Gérer le programme, et modifiez le plan d’action avec lequel vous souhaitez travailler.
- Accédez au générateur de plan d’action jusqu’à l’écran Composants du plan d’action et activez le champ d’application de rapport dynamique.
- Accédez au générateur de plan d’action jusqu’à la page Paramètres du champ d’application de rapport dynamique.
- Utilisez Rechercher pour trouver et sélectionner le rapport que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Actualiser si vous ne voyez pas le rapport nouvellement créé.
Lorsque vous ajoutez des rapports, gardez les points suivants à l’esprit :
- Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 rapports. Sélectionnez + Ajouter un rapport pour ajouter une configuration.
- Sélectionnez x Supprimer le rapport pour supprimer une configuration.
- Utilisez uniquement des rapports au niveau du portefeuille. N’utilisez pas les rapports qui se trouvent dans le dossier source du plan d’action.
- Les noms de votre champ d’application de rapport dynamique et de vos modèles de rapport ne devraient jamais être les mêmes.
- Si votre rapport n’existe pas, créez-le dans l’espace de travail au niveau du portefeuille avant d’utiliser le champ d’application de rapport dynamique.
Le champ d’application de rapport dynamique doit se trouver dans le même espace de travail que vos modèles, mais il ne doit pas se trouver dans un dossier du dossier des modèles.
- Sélectionnez les feuilles de modèle que vous souhaitez inclure dans chaque projet.
- Parcourez le générateur de plan d’action jusqu’à l’écran final pour enregistrer vos modifications. Si vous quittez le générateur de plan d’action avant de sélectionner Enregistrer, cela n’enregistre pas vos modifications.
Si vous supprimez le champ d’application de rapport dynamique, vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les projets qui y sont liés tant que vous ne l’avez pas complètement désactivé ou réactivé. Si vous supprimez le champ d’application de rapport dynamique, vous devez le désactiver pour archiver ou supprimer les projets.
Une fois que vous avez créé votre champ d’application de rapport dynamique, vos rapports au niveau du portefeuille s’actualisent automatiquement lorsque vous provisionnez, archivez ou supprimez. Si vous avez déjà provisionné un projet avant de configurer un champ d’application de rapport dynamique, vous devez l’ajouter la prochaine fois que vous provisionnez, archivez ou supprimez un projet.
Points à garder à l’esprit lorsque vous utilisez des rapports de champ d’application dynamique :
- Créez un rapport unique pour chaque plan d’action afin d’éviter que les données du rapport ne soient écrasées par les données du dernier projet provisionné.
- Lorsque vous utilisez le champ d’application de rapport dynamique, toute modification manuelle apportée aux critères des rapports cibles est écrasée au moment de la mise à jour des rapports dynamiques.
- La propagation de vos modifications vers vos rapports peut prendre jusqu’à deux minutes après le provisionnement, l’archivage ou la suppression d’un projet.
- Les rapports de champ d’application dynamiques ne peuvent pas dépasser 20 000 feuilles par rapport. Si votre sélection excède cette limite, envisagez d’utiliser plusieurs rapports.
Modifier un champ d’application de rapport dynamique
Pour ajuster les modèles inclus ou ajouter/supprimer des rapports dans vos paramètres de champ d’application de rapport dynamique, suivez ces étapes :
- Ouvrez le programme où vous ajoutez les modifications.
- Sélectionnez Gérer le programme puis le plan où vous ajoutez les modifications.
- Accédez à la page Paramètres de champ d’application de rapport dynamique dans votre générateur de plan d’action, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.
Les modifications seront appliquées lors du prochain provisionnement, archivage ou suppression de projets.
Réparer un rapport dynamique
Utilisez l’outil Mettre à jour les rapports pour mettre à jour le rapport dynamique afin de refléter les derniers paramètres ou garantir qu’il inclut tous les derniers projets.
Pour mettre à jour vos rapports :
- Connectez-vous à Control Center et ouvrez le programme qui contient le projet nécessitant des mises à jour.
- Survolez le projet et sélectionnez l’icône crayon tout à droite de la ligne du projet.
- Sélectionnez Mettre à jour les rapports.
Vous ne pouvez mettre à jour qu’un seul projet à la fois. Utilisez les mises à jour globales des rapports pour mettre à jour plusieurs projets ou si vous avez ajouté un nouveau champ d’application de rapport dynamique.
Supprimer des projets du champ d’application de rapport dynamique
Pour retirer un rapport de votre champ d’application de rapport dynamique, vous pouvez configurer une option pour supprimer des projets lorsque vous les archivez dans vos flux de travail d’archivage.
- Sélectionnez le programme où vous souhaitez archiver le champ d’application de rapport dynamique.
- Sélectionnez Gérer le programme > Archivage
- Créez un nouveau flux de travail d’archivage avec le bouton Nouveau Archive ou modifiez-en un existant.
- Accédez à la section Filtres et actions de projet.
- Cochez la case Supprimer la ou les feuilles de projet du rapport dynamique.
Si vous supprimez le champ d’application de rapport dynamique, vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les projets qui y sont liés tant que vous ne l’avez pas complètement désactivé ou réactivé à nouveau. Si vous supprimez le champ d’application dynamique, vous devez le désactiver pour archiver ou supprimer les projets.
Les projets que vous avez supprimés dans Control Center n’apparaissent plus dans les rapports dynamiques.
Rapports de programme
Pour créer des rapports, accédez à une liste de vos programmes Control Center et sélectionnez des feuilles de modèle spécifiques à partir de chaque plan d’action.
Créez un nouveau rapport et utilisez le bouton Champ d’application de rapport pour créer des rapports basés sur des feuilles ou des programmes.
Vous pouvez choisir d’inclure les projets actifs, les projets archivés ou les deux dans vos rapports.
Découvrez comment créer un rapport de programme.
