Créez des rapports sur les données de votre portefeuille de projets, même lorsque les projets ne se trouvent pas dans le même espace de travail. Utilisez la fonction de champ d’application de rapport dynamique pour inclure ou exclure des modèles spécifiques dans chaque projet.
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Si vous souhaitez créer des rapports qui incluent des feuilles de modèle spécifiques à partir de projets provisionnés, utilisez les rapports de programme. Vous devez être un responsable du programme ou un responsable supplémentaire sur un forfait Affaire ou Entreprise. Vous pouvez choisir d’inclure les projets actifs, les projets archivés ou les deux dans vos rapports.
En savoir plus sur le fonctionnement des rapports du programme.
Créer un champ d’application de rapport dynamique
Le champ d’application de rapport dynamique est mis à jour pour inclure les modèles spécifiés dans tous les projets actifs que vous avez déjà créés et que vous créerez ultérieurement.
Les champs d’application de rapport dynamiques ne sont disponibles que pour les comptes Smartsheet Gov.
Avant de configurer un champ d’application de rapport dynamique, vous devez créer les rapports sur les portefeuilles que vous souhaitez mettre à jour. Le champ d’application de rapport dynamique ne fonctionne que pour les rapports existants, et vous ne pouvez pas en créer de nouveaux.
Votre rapport doit être un rapport unique au niveau du portefeuille pour tous les projets. Il ne peut pas faire partie d’un plan d’action. Un rapport sur le portefeuille peut inclure My Tasks (Mes tâches), Unassigned Tasks (Tâches non attribuées) ou Engineering Tasks (Tâches d’ingénierie).
Une fois que vous avez créé votre rapport, suivez les étapes suivantes pour configurer un champ d’application de rapport dynamique :
- Dans Control Center, sélectionnez le programme à mettre à jour, cliquez sur Gérer le programme et modifiez le plan d’action que vous souhaitez utiliser.
- Naviguez dans le générateur de plan d’action jusqu’à l’écran Composants du plan d’action et activez l’option Dynamic report scope (champ d’application de rapport dynamique).
- Naviguez dans le générateur de plan d’action jusqu’à la page Dynamic report scope settings (Paramètres du champ d’application de rapport dynamique).
- Utilisez la fonction de recherche pour trouver et sélectionner le rapport que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Actualiser si vous ne voyez pas le rapport nouvellement créé.
Lorsque vous ajoutez des rapports, gardez les points suivants à l’esprit :
- Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 rapports. Sélectionnez + Add Report (Ajouter un rapport) pour ajouter une configuration.
- Sélectionnez x Remove report (Supprimer le rapport) pour supprimer une configuration.
- Utilisez uniquement des rapports au niveau du portefeuille. N’utilisez pas les rapports qui se trouvent dans le dossier source du plan d’action et qui fonctionnent comme modèle.
- Les noms de votre champ d’application de rapport dynamique et de vos modèles de rapport ne doivent jamais être identiques.
- Si votre rapport n’existe pas, créez-le dans l’espace de travail au niveau du portefeuille avant d’utiliser le champ d’application de rapport dynamique.
Un champ d’application de rapport dynamique doit se trouver dans le même espace de travail que vos modèles, mais il ne doit pas se trouver dans un dossier du dossier des modèles.
- Sélectionnez les feuilles de modèle que vous souhaitez inclure dans chaque projet.
- Parcourez le générateur de plan d’action jusqu’au dernier écran pour enregistrer vos modifications. Si vous quittez le générateur de plan d’action avant de sélectionner Enregistrer, vos modifications ne sont pas enregistrées.
Si vous supprimez un champ d’application de rapport dynamique, vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les projets qui y sont liés tant que vous ne l’avez pas désactivé complètement ou que vous ne l’avez pas réactivé. Si vous supprimez un champ d’application de rapport dynamique, vous devez le désactiver pour archiver ou supprimer les projets.
Une fois que vous avez créé votre champ d’application de rapport dynamique, vos rapports au niveau du portefeuille sont automatiquement mis à jour lorsque vous provisionnez, archivez ou supprimez un projet. Si vous avez déjà provisionné un projet avant de configurer un champ d’application de rapport dynamique, vous devez l’ajouter la prochaine fois que vous le provisionnez, l’archivez ou le supprimez.
Points à garder à l’esprit lorsque vous utilisez un champ d’application de rapport dynamique :
- Créez un rapport unique pour chaque plan d’action afin d’éviter que les données du rapport ne soient écrasées par les données du dernier projet provisionné.
- Lorsque vous utilisez un champ d’application de rapport dynamique, toute modification manuelle apportée aux critères des rapports cibles est écrasée lorsque vous mettez à jour des rapports dynamiques.
- Après avoir provisionné, archivé ou supprimé un projet, il peut s’écouler jusqu’à deux minutes avant que vos modifications ne se propagent à vos rapports.
- Le champ d’application de rapport dynamique est limité à 20 000 feuilles par rapport. Si votre sélection dépasse cette limite, envisagez d’utiliser plusieurs rapports.
Modifier un champ d’application de rapport dynamique
Pour ajuster les modèles inclus ou ajouter/supprimer des rapports dans vos paramètres de champ d’application de rapport dynamique, procédez comme suit :
- Ouvrez le programme dans lequel vous souhaitez ajouter les modifications.
- Sélectionnez Gérer le programme, puis le plan d’action auquel vous ajoutez les modifications.
- Accédez à la page Dynamic report scope settings (Paramètres de champ d’application de rapport dynamique) dans le générateur de plan d’action, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.
Les modifications seront appliquées lors du prochain provisionnement, archivage ou suppression de projets.
Réparer un rapport dynamique
Utilisez l’outil Update Reporting (Actualiser les rapports) pour mettre à jour le rapport dynamique afin de refléter les derniers paramètres ou de vous assurer qu’il inclut tous les projets les plus récents.
Pour mettre à jour vos rapports :
- Connectez-vous à Control Center et ouvrez le programme qui contient le projet nécessitant des mises à jour.
- Passez le curseur sur le projet et sélectionnez l’icône crayon tout à droite de la ligne du projet.
- Sélectionnez Mettre à jour les rapports.
Vous ne pouvez mettre à jour qu’un seul projet à la fois. Utilisez les rapports d’actualisations globales pour mettre à jour plusieurs projets ou si vous avez ajouté un nouveau champ d’application de rapport dynamique.
Supprimer des projets du champ d’application de rapport dynamique
Pour supprimer un rapport de votre champ d’application de rapport dynamique, vous pouvez configurer une option permettant de supprimer les projets lorsque vous les archivez dans vos flux de travail d’archivage.
- Sélectionnez le programme dans lequel vous souhaitez archiver le champ d’application de rapport dynamique.
- Sélectionnez Gérer le programme > Archivage
- Créez un nouveau flux de travail d’archivage à l’aide du bouton New Archive (Nouvelle archive) ou modifiez-en un existant.
- Accédez à la section Filtres et actions du projet .
- Cochez la case pour Supprimer la ou les feuilles de projet du rapport dynamique.
Si vous supprimez un champ d’application de rapport dynamique, vous ne pouvez pas archiver ou supprimer les projets qui y sont liés tant que vous ne l’avez pas désactivé complètement ou que vous ne l’avez pas réactivé. Si vous supprimez le rapport de champ d’application dynamique, vous devez le désactiver pour archiver ou supprimer les projets.
Les projets que vous avez supprimés dans Control Center n’apparaissent plus dans les rapports dynamiques.
Rapports de programme
Pour créer des rapports, accédez à une liste de vos programmes Control Center et sélectionnez des feuilles de modèle spécifiques à partir de chaque plan d’action.
Créez un nouveau rapport et utilisez le bouton Périmètre du rapport pour créer des rapports basés sur des feuilles ou des programmes.
Vous pouvez choisir d’inclure les projets actifs, les projets archivés ou les deux dans vos rapports.
Découvrez comment créer un rapport de programme.
