Administration et configuration du connecteur Jira de Smartsheet

Le connecteur Jira de Smartsheet synchronise les informations entre Smartsheet et une ou plusieurs instances Jira en créant des flux de travail.

Le connecteur Jira de Smartsheet est une offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale.

Si votre forfait inclut le connecteur Jira de Smartsheet, connectez-vous pour créer des flux de travail entre Smartsheet et Jira.

Se connecter au connecteur Jira de Smartsheet

Terminologie et types d’autorisations

• Connexion : le lien entre Smartsheet et une instance Jira spécifique.
• Flux de travail : le lien dans le connecteur Jira reliant les éléments Jira à une feuille Smartsheet.

Les utilisateurs peuvent avoir trois types d’autorisations différents pour interagir avec le connecteur Jira de Smartsheet.

• Administrateur système Smartsheet : il gère les administrateurs et les utilisateurs du connecteur Jira dans l’application Smartsheet. Les administrateurs système peuvent également activer un paramètre pour restreindre l’accès au connecteur.
• Administrateur du connecteur Jira : il établit la connexion entre une instance Jira et le connecteur Jira de Smartsheet.
• Utilisateur du connecteur Jira : il peut créer des flux de travail pour synchroniser les informations entre Smartsheet et Jira.

Fonctionnalités par type d’autorisation

Le tableau suivant indique les autorisations requises pour effectuer des tâches spécifiques à l’aide du connecteur Jira.

 * Les administrateurs système de Smartsheet et les administrateurs du connecteur peuvent créer et modifier leurs flux de travail si la fonctionnalité de liste d’accès restreint est activée. Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Jira, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur Jira dans Smartsheet. En savoir plus sur la restriction d’accès.

Configuration de la connexion

Vous devez d’abord configurer la connexion entre Smartsheet et votre instance Jira pour que les utilisateurs puissent créer des flux de travail afin de connecter des éléments dans Smartsheet et Jira. Le connecteur Jira de Smartsheet est compatible avec Jira Cloud et les versions 6.x à 10.x de Jira Server et Jira Data Center.

Établissez la connexion en utilisant un compte de messagerie générique sous licence (smartsheet-jira@votredomaine.com) pour Smartsheet et Jira. Ainsi, si la personne chargée du lien Jira quitte votre organisation, vous n’aurez pas besoin de rétablir les connexions ou les flux de travail (la propriété de la connexion ne peut pas être modifiée).

Prérequis

Pour configurer la connexion entre Smartsheet et Jira, vous devez disposer des autorisations suivantes :

Dans Jira :

• Administrateur système Jira (administrateur produit ou administrateur organisation)

Dans Smartsheet :

• Utilisateur sous licence Smartsheet (ancien modèle) ou Membre (modèle utilisateur)
• Rôle d’administrateur système Smartsheet ou rôle d’administrateur du connecteur Jira de Smartsheet

Seul le rôle d’administrateur système Smartsheet OU d’administrateur du connecteur Jira de Smartsheet est requis. Smartsheet vous recommande de détenir les deux pour configurer le connecteur.

Étant donné que le connecteur Jira de Smartsheet active les flux de travail automatiques, l’application doit disposer des informations d’identification de l’administrateur système Jira pour créer ou configurer un webhook via l’API REST de Jira. Les informations d’identification de l’administrateur système Jira ne sont utilisées que pour créer et configurer des webhooks.

Les droits d’administrateur du compte utilisé pour la configuration doivent rester actifs dans Jira et Smartsheet. La suppression du statut d’administrateur de cet utilisateur entraîne une erreur : Missing user credentials for this endpoint (Identifiants utilisateur manquants pour ce paramètre). La restauration des autorisations Administrateur corrige la connexion et reprend la synchronisation normale du flux de travail. Si les informations d’identification de l’administrateur Jira sont supprimées, vous devrez recréer le lien d’application, car le jeton a été modifié.

Les étapes de configuration de la connexion pour OAuth 1.0 et OAuth 2.0 diffèrent légèrement, mais les deux nécessitent la création d’un nouveau serveur Jira dans le connecteur Jira de Smartsheet.

Vous devez disposer des autorisations Administrateur Jira pour configurer une connexion.

Enregistrer un nouveau serveur Jira dans le connecteur Jira de Smartsheet

Définissez la configuration et les paramètres de votre pare-feu avant de configurer cette connexion.

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet. Si un message vous invite à autoriser l’accès à votre compte Smartsheet, sélectionnez Autoriser.
2. Sélectionnez le menu dans le coin supérieur gauche de la page, puis sélectionnez Account Admin (Administrateur de compte).
3. Sélectionnez Register New Jira Server (Enregistrer un nouveau serveur Jira).
4. Dans la page des paramètres :
   1. Saisissez l’URL de l’hôte JIRA de l’environnement Jira à connecter à votre environnement Smartsheet (https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   2. L’URL API JIRA est probablement la même que celle de l’hôte JIRA. 
   3. Dans le champ Name(Nom), acceptez le nom par défaut ou remplacez-le par un descripteur plus utile. 
   4. Sélectionnez la version de JIRA.
5. Lorsque vous avez terminé sur la page des paramètres, sélectionnez Continue (Continuer).
6. Sur la page Configuration, repérez Consumer Key (Clé consommateur), Consumer Name (Nom du consommateur) et Public Key (Clé publique). Copiez-les ; vous allez les utiliser dans les étapes suivantes.

Configuration de la connexion - OAuth 1.0

Étape 1 : Créer un lien d’application (AppLink) vers Smartsheet dans Jira

1. Connectez-vous à Jira (vous devez disposer des autorisations Administrateur Jira).

2. Allez dans Settings (Paramètres) Jira > Products (Produits).
    

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3. Dans la barre latérale Products (Produits), dans Integrations (Intégrations), sélectionnez Application links (Liens d’application).

   Dans les versions autohébergées antérieures de Jira, choisissez Settings (Paramètres) > Applications, puis Application Links (Liens d’application).

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4. Sélectionnez Create link (Créer un lien). Une fenêtre du même nom s’affiche. Remplissez les champs comme suit :

   • Pour Jira Cloud, sélectionnez Direct application link (Lien d’application direct) et saisissez https://app.smartsheet.com dans le champ URL de l’application. Sélectionnez ensuite Next (Suivant).

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   • Pour les versions autohébergées 9 et ultérieures de Jira, sélectionnez Atlassian product (Produit Atlassian) et saisissez https://app.smartsheet.com dans le champ URL de l’application. Sélectionnez Continue (Continuer).

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5. Lorsqu’un des messages suivants apparaît, sélectionnez Continue (Continuer) et laissez la nouvelle URL telle quelle.
   • Si vous n’avez reçu aucune réponse de l’URL que vous avez saisie, il se peut qu’elle soit invalide. Si nécessaire, corrigez l’URL ci-dessous, puis sélectionnez Continue (Continuer).
   • L’URL de l’application fournie a été redirigée une fois. Vérifiez le champ de l’URL redirigée pour vous assurer qu’il s’agit d’une URL fiable.
6. Une fenêtre contextuelle Review link (Vérifier le lien) ou Link applications (Lier les applications) apparaît. Remplissez les champs comme suit :
   • Dans le champ Application Name (Nom de l’application), saisissez Smartsheet.
   • Pour Application Type (Type d’application), acceptez la valeur par défaut Generic Application (Application générique).
   • Pour les versions autohébergées 9 et ultérieures de Jira, cochez la case Create incoming link (Créer un lien entrant).

   • Sélectionnez Continue (Continuer).

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Étape 2 : Modifier le lien de l’application

1. Pour le lien d’application créé à l’étape 2, survolez-le et sélectionnez le menu à trois points ou l’icône Edit (Modifier) . (selon la version). 

2. La fenêtre Configure (Configurer) s’affiche. Sélectionnez Incoming Authentication (Authentification entrante).
    

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3. Remplissez les champs comme suit : 
   • Service Provider Name (Nom du fournisseur de services, si nécessaire) : Smartsheet
   • Consumer Name (Nom du consommateur) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Consumer Name (Nom du consommateur).
   • Consumer Key (Clé consommateur) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Consumer Key (Clé du consommateur).
   • Public Key/Shared Secret (Clé publique/Secret partagé) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Public Key (Clé publique).
   • Description : ajoutez une description selon vos besoins.
   • Si l’URL du jeton de demande, l’URL du jeton d’accès ou l’URL d’autorisation sont requises dans votre environnement Jira, utilisez l’URL suivante pour remplir ces champs : https://api.smartsheet.com/2.0/token
4. En bas de l’authentification entrante, sélectionnez Save (Enregistrer), puis Close (Fermer) dans le coin inférieur droit.

Étape 3 : Finaliser la connexion Smartsheet Jira

1. Revenez à la configuration du connecteur Jira de Smartsheet (toujours sur la page Configuration où vous avez copié les clés) et sélectionnez Continue (Continuer).
2. Sur l’écran Connect (Connecter), sélectionnez Connect (Connecter) pour achever la connexion du côté de Smartsheet.
3. Une boîte de dialogue vous demande si vous autorisez Smartsheet à lire et à écrire dans votre environnement Jira. Sélectionnez Allow (Autoriser). 

La connexion entre Smartsheet et Jira est à présent configurée. Les utilisateurs sous licence ou membres de votre compte peuvent désormais créer des flux de travail entre des éléments dans Jira et des feuilles dans Smartsheet. 

Vous pouvez connecter plusieurs environnements Jira à votre compte Smartsheet à l’aide du connecteur Jira de Smartsheet. Répétez les instructions ci-dessus pour chaque instance Jira supplémentaire que vous souhaitez enregistrer. 

Configuration de la connexion - OAuth 2.0

Vous pouvez créer jusqu’à trois connexions par instance Jira Cloud avec OAuth2.0.

Étape 1 : Configurer un lien d’application vers des connecteurs dans Jira

1. Créez et configurez un lien d’application entrant dans Jira en suivant la documentation Atlassian. Fournissez les informations suivantes lors de la configuration du lien :
   1. Nom : saisissez le nom descriptif de votre choix pour le lien.
   2. URL de redirection : https://connectors.test.smartsheet.com/c/jira/signInCallback
   3. Autorisation : sélectionnez Administrateur système dans la liste déroulante des autorisations.

Étape 2 : Créer un lien d’application (AppLink) vers Smartsheet dans Jira

1. Connectez-vous à Jira.
2. Allez dans Settings (Paramètres) Jira > Applications (Applications).
3. Dans la barre latérale Applications (Applications), dans Integrations (Intégrations), sélectionnez Application links (liens d’application).

Si vous ne voyez pas Applications dans Paramètres, accédez à Products (Produits) et dans la barre latérale Products (Produits), vous trouverez Application Links (Liens d’application) dans Integrations (Intégrations).

4. Sélectionnez Créer un lien. Une boîte de dialogue Créer un lien apparaît. Remplissez les champs comme suit :
   • Sélectionnez External Application (Application Externe) comme type d’application
   • Sélectionnez Incoming (Entrant) comme Direction
5. Sélectionnez Continue (Continuer).
6. Configurer un lien entrant ; Remplissez les champs comme suit :
   • Pour Nom, ajoutez un descripteur utile
   • URL de redirection : {smartsheet-host}/c/jira/signInCallback
   • Pour Autorisation d’application, sélectionnez Administrateur système
7. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois ces étapes effectuées, vous obtenez le Client ID et le Client Secret. Copiez les deux avant les étapes suivantes.

Étape 3 : Finaliser la connexion Smartsheet Jira

1. Retournez dans le connecteur Jira de Smartsheet.
2. Renseignez les champs Client ID et Client Secret) avec les valeurs copiées à l’étape précédente.
3. Sélectionnez Continue (Continuer).
4. Sur l’écran Connect (Connecter), sélectionnez Connect (Connecter) pour achever la connexion du côté de Smartsheet.

Une boîte de dialogue vous demande si vous autorisez Smartsheet à lire et à écrire dans votre environnement Jira. Sélectionnez Allow (Autoriser).

Restreindre l’accès au connecteur Jira de Smartsheet

Si vous souhaitez restreindre davantage les personnes autorisées à créer des flux de travail dans le connecteur Jira de Smartsheet, vous pouvez restreindre l’accès à certains utilisateurs sous licence ou membres de votre compte. Ce que vous pouvez faire dans le connecteur Jira dépend systématiquement des autorisations dont vous disposez sur les éléments dans Smartsheet (autorisations de partage de feuilles) et Jira (autorisations de lecture/écriture des champs), quelles que soient les autres restrictions activées.

Le connecteur respecte les autorisations accordées dans Jira et Smartsheet. Par exemple, supposons que la personne qui a créé un flux de travail dans le connecteur n’a pas l’autorisation de modifier des données de projet spécifiques dans Jira. Dans ce cas, le flux de travail ne peut pas modifier les données de ce projet par le biais du connecteur.

Restreindre l’accès

L’administrateur système de Smartsheet/Jira peut activer le paramètre Restrict Access (Restreindre l’accès) pour limiter les personnes autorisées à créer des flux de travail avec le connecteur Jira.

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
2. Sélectionnez l’icône du menu dans le coin supérieur gauche de la page et choisissez User Management (Gestion des utilisateurs).

3. Cochez la case Restrict which users can access the Smartsheet JIRA Integration (Restreindre les utilisateurs qui peuvent accéder à l’intégration Smartsheet pour Jira). 

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4. Ajoutez l’adresse e-mail de toute personne qui doit pouvoir accéder au connecteur.

Supprimer l’accès

Tout utilisateur retiré de la liste ne peut plus créer ou modifier de flux de travail.

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
2. Accédez à User Management (Gestion des utilisateurs).
3. Sélectionnez l’icône Delete (Supprimer) à droite des informations de compte de cette personne.