Créer un affichage de portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Agrégez les données récapitulatives de plusieurs feuilles à l’aide de rapports récapitulatifs de feuilles pour créer un affichage au niveau du portefeuille. 

Créez un rapport récapitulatif de feuilles pour :

  • rendre compte des champs récapitulatifs clés pour plusieurs feuilles, afin d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau des éléments de travail qui vous sont affectés pour tous les projets, des questions budgétaires, des éléments de haute priorité, etc. ;
  • communiquer le récapitulatif du portefeuille et les métriques d’avancement dans des tableaux de bord destinés à la direction ;
  • mettre en évidence les statistiques au niveau du portefeuille à l’aide de graphiques et de diagrammes.

Avant de commencer

  • Vérifiez que les noms de vos champs récapitulatifs sont cohérents dans toutes les feuilles incluses. Toute différence, même minime, concernant l’espacement des caractères ou la casse, peut entraîner l’exclusion d’informations récapitulatives d’un rapport.
  • Vérifiez que vous utilisez le même type de champ pour tous les champs récapitulatifs utilisés pour collecter le même type de données, afin d’éviter que des colonnes en double ne figurent dans le rapport. Par exemple, si vous regroupez des informations budgétaires, assurez-vous que les budgets sont mis en forme au format de devise dans toutes les colonnes incluses. Si certaines colonnes contiennent des devises et d’autres des valeurs numériques, vous obtiendrez une colonne pour chaque type de champ. 


Le rapport récapitulatif de feuilles n’est pas disponible pour les applications Premium.

Créer un affichage de portefeuille

Pour créer un affichage de portefeuille, créez d’abord un rapport récapitulatif de feuilles, puis définissez son contenu. 

Créer votre rapport récapitulatif de feuilles

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Centre de solutions (icône plus), puis sélectionnez Rapport
  2. Saisissez le nom de votre rapport, sélectionnez Rapport récapitulatif de feuilles, puis cliquez sur OK.

Définir les informations à intégrer dans le rapport

Une fois le rapport créé, utilisez les paramètres de la barre d’outils du rapport pour régler votre affichage de portefeuille.

Utiliser cet onglet

Pour exécuter cette action

Feuilles sources

Indiquez les feuilles et leurs récapitulatifs de feuilles que vous voulez intégrer dans ce rapport.

ASTUCE : si vous sélectionnez un espace de travail, toutes les feuilles de cet espace de travail seront prises en compte. Le rapport mettra à jour de manière dynamique sa portée au fur et à mesure que des feuilles seront ajoutées et retirées de l’espace de travail. Gardez à l’esprit que la sélection d’un dossier ne permettra que l’ajout des feuilles qui se trouvent actuellement dans le dossier. La portée des dossiers n’est pas dynamique.

Colonnes à afficher

Sélectionnez les champs récapitulatifs que vous souhaitez afficher dans ce rapport.

Critères de filtrage

Définissez les paramètres des informations récapitulatives affichées dans le rapport.

Grouper
Combinez des valeurs similaires en groupes, de sorte que les lignes peuvent être organisées en catégories ou classifications logiques.
Récapituler
Extrayez les informations clés de votre rapport, telles que le décompte des projets terminés.

Trier

Définissez la manière dont les informations récapitulatives sont triées dans le rapport.

Une fois que vous avez configuré chacun des paramètres, sélectionnez Enregistrer pour confirmer vos sélections. Les données récapitulatives qui répondent aux critères définis seront affichées dans le rapport.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de chacune de ces options de configuration, consultez la section Créer un rapport de lignes avec le Générateur de rapports.

Modifier les champs récapitulatifs de feuilles personnalisés

  1. Cliquez sur l’icône Plus sur la cellule de gauche de la ligne que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la cellule Nom de la feuille > Actions de ligne... > Modifier
  2. Le formulaire Récapitulatif de feuilles s’ouvre si la feuille source contient des champs personnalisés. Dans le cas contraire, le message « Cette feuille ne contient pas de champs récapitulatifs personnalisés définis. » s’affiche.
  3. Saisissez vos modifications et cliquez sur Enregistrer.