Calendar App : Interagir avec un calendrier

Utilisez Calendar App pour afficher vos données Smartsheet dans des formats d’agenda personnalisés. Les personnes qui ont accès à l’agenda peuvent interagir avec les données qui les intéressent sans ouvrir l’application Smartsheet.

Reportez-vous à Organisez vos équipes grâce à Calendar App de Smartsheet afin d’obtenir des informations complémentaires sur la création ou la modification d’un agenda avec l’application Agenda.

Le Calendar App Smartsheet est un module complémentaire haut de gamme disponible à l'achat. Pour plus d’informations sur l’obtention des applications Premium de Smartsheet, contactez le Service commercial de Smartsheet.

Avant de commencer

Vous pouvez accéder au Calendar App après qu'une personne vous a partagé une vue ou si un administrateur vous a donné accès à l'application.

Accéder à l’application Agenda

Vous pouvez accéder à l’application Agenda à partir du lanceur d’ applications de Smartsheet ou en vous connectant avec vos identifiants Smartsheet. Pour plus d'informations sur l'utilisation du Lanceur d'applications, consultez Accéder aux applications premium à partir du lanceur.

Présentation rapide de l’application Agenda

• Une fois connecté à l'application avec vos informations d'identification Smartsheet, vous verrez une liste des calendriers que vous possédez ou que vous partagez avec vous. Dans Calendar App, vous verrez un affichage des vignettes de calendrier que le propriétaire du calendrier a personnalisées.
• Sur la page d’accueil de Calendar App, sélectionnez le nom de l’agenda que vous souhaitez ouvrir. Vos données Smartsheet s'affichent en fonction de la configuration du calendrier par le propriétaire du calendrier.
• Utilisez les boutons avec les flèches en haut à droite pour avancer ou reculer vers différentes dates. Essayez de rechercher le nom d’un agenda ou d’appliquer un filtre à la liste des agendas affichés afin de la réduire.
• Les calendriers sont créés à partir de feuilles ou de rapports sous-jacents. L'utilisateur qui crée le calendrier est l'administrateur principal. Tous les utilisateurs qui sont des administrateurs sur la feuille ou le rapport sous-jacent sont également des administrateurs sur le calendrier.
• Si le partage est activé, le calendrier s'affiche dans l'affichage Liste pour tous les utilisateurs qui sont des administrateurs de calendrier ou qui sont ajoutés à la liste de partage de calendrier. Si le partage n'est pas activé, le calendrier apparaît uniquement dans la liste de l'administrateur principal.
• Les autorisations de l'administrateur principal sur la feuille ou le rapport sous-jacent déterminent la façon dont tous les utilisateurs affichent le calendrier. L'administrateur principal est également le seul utilisateur qui peut transférer le calendrier à un autre utilisateur. Tous les administrateurs ou administrateurs principaux peuvent modifier les paramètres du calendrier, ou partager, publier ou supprimer le calendrier. 

Afficher ou modifier les tâches

Sélectionnez la vignette d’une de tâche pour afficher ou modifier les détails de celle-ci. Si vous disposez d'autorisations Éditeur ou supérieures sur la feuille qui gère le calendrier, vous pouvez modifier les détails du calendrier pour mettre à jour la feuille sous-jacente.

En fonction de vos autorisations, vous pouvez exécuter les actions suivantes dans la fenêtre Détails :

• Modifiez le nom de la tâche, la date d'échéance ou l'utilisateur affecté.
• Ajoutez des commentaires et des pièces jointes si un propriétaire de calendrier a activé ces fonctionnalités.
• En bas du volet d'informations, sélectionnez Ouvrir la ligne pour accéder à la feuille sous-jacente. 

Agendas personnalisés pour vous

Chaque calendrier possède des paramètres spécifiques, tels que l'affichage par défaut (Quotidien, Hebdomadaire, etc.). Vous pouvez toutefois adapter l’affichage des informations en fonction de vos besoins lorsque vous consultez un agenda.

Modifier la période affichée

Utilisez le menu de périodes pour afficher différentes périodes. Vous pouvez sélectionner :

• Jour
• Semaine
• Mois
• Multi-Month (Sur plusieurs mois)
• Trimestriel
• Day-Month (Jour-Mois)
• 454 Calendrier (affiché uniquement lorsqu'un propriétaire de calendrier active l'option)

Cliquez sur le bouton Aujourd’ hui pour revenir à la date du jour.

Utiliser des filtres pour optimiser l’agenda

Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner l'affichage des informations dans un calendrier. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les tâches en retard ou les tâches affectées à une personne spécifique.

Vous pouvez appliquer, créer, modifier ou supprimer des filtres en sélectionnant la Filtrer icône en haut du calendrier.

Créer un nouveau filtre

1. Sélectionner Filtre > Nouveau filtre.
2. Dans le formulaire Filtrer , sélectionnez les conditions à appliquer aux données de la vue, puis sélectionnez Créer.
3. (Facultatif) Nommez vos filtres pour les rendre plus faciles à distinguer. 

Vous pouvez copier un filtre existant pour en démarrer un nouveau. Dans le menu Filtre, survolez le nom du filtre existant puis sélectionnez sur le bouton Copier.

Modifier un filtre

Après avoir créé un filtre, vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les critères. Pour modifier un filtre existant :

1. À partir du menu Filtrer , survolez le nom du filtre et sélectionnez Crayon icône.
2. Dans le formulaire Filtrer, mettez à jour les conditions selon vos besoins et sélectionner Mettre à jour.

Désactiver un filtre

Pour afficher votre agenda sans filtre, sélectionnez Désactiver le filtre dans le menu Filtrer.

Supprimer un filtre

Sélectionnez le menu Filtrer, placez le curseur sur le nom du filtre et sélectionnez l'icône Supprimer .

Pour plus d'informations sur l'utilisation des filtres dans Calendar App, reportez-vous à la section Filtres dCalendar App : foire aux questions.

Intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet

Pour intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet, utilisez un widget de contenu Web :

1. Dans l’application Agenda, copiez l’URL de l’agenda à partir de la barre d’adresse du navigateur.
2. Basculez vers le tableau de bord Smartsheet et sélectionnez Modifier le tableau de bord dans le coin supérieur droit.
3. Créer un widget Contenu Web, collez l'URL du calendrier dans la fenêtre du widget Contenu Web, puis sélectionnez Appliquer.
4. Sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur droit pour enregistrer vos modifications.

Définissez un filtre avant de copier l'URL pour afficher une vue filtrée spécifique de votre calendrier dans un tableau de bord.

Télécharger ou imprimer un agenda

Téléchargez votre calendrier pour créer un instantané à usage unique.

Télécharger un agenda

Sélectionner Télécharger pour télécharger un fichier image PNG du calendrier courant. Cela crée une image de ce que vous voyez exactement dans l'affichage actuel.

Personnaliser et télécharger au format PDF

1. Sélectionnez sur Télécharger au format PDF pour personnaliser et imprimer l’agenda au format PDF.
2. Dans la fenêtre Imprimer au format PDF, utilisez l’une des options de personnalisation suivantes :

• modifiez l’orientation, le format du papier, le zoom, l’affichage des vignettes et appliquez la compression souhaitée. 
• Imprimer avec des filtres : Sélectionner Activé pour imprimer les éléments tels qu'ils apparaissent dans l'affichage actuel avec des filtres appliqués ; sélectionnez Désactivé pour imprimer tous les éléments. 
• Imprimer le modèle :
  • sélectionnez Par défaut pour créer un fichier PDF avec le nom de l’agenda en haut et la légende dans le pied de page.
    REMARQUE : la référence Mois/Semaine n'apparaît pas dans l'exportation.
  • sélectionnez Légende en haut pour créer un fichier PDF avec la référence Mois/Semaine et la légende en haut, et avec le nom de l’agenda dans le pied de page. La légende n'affiche que les six premiers éléments de légende de ce modèle.

3. Sélectionnez Télécharger pour générer le fichier PDF quand vous avez sélectionné vos options.