Calendar App : interagir avec un agenda

Utilisez Calendar App pour afficher vos données Smartsheet dans des formats d’agenda personnalisés. Les personnes qui ont accès à l’agenda peuvent interagir avec les données qui les intéressent sans ouvrir l’application Smartsheet.

Pour plus d’informations sur la création ou la modification d’un agenda avec Calendar App, reportez-vous à Organisez vos équipes grâce à l’application Calendar App de Smartsheet.

L’application Calendar App de Smartsheet est un module complémentaire haut de gamme disponible à l’achat. Pour plus d’informations sur l’obtention des applications Premium de Smartsheet, contactez le service commercial de Smartsheet.

Calendar App en un coup d’œil

• Vous pouvez accéder au Calendar App après qu’une personne vous a partagé une vue ou si un administrateur vous a donné accès à l’application.
• Une fois connecté, vous verrez une liste des agendas que vous possédez ou qui sont partagés avec vous. L’application Calendar App vous montre une vue des vignettes d’agenda que son propriétaire a personnalisée.
• Les agendas sont créés à partir de feuilles ou de rapports sous-jacents.
• Utilisez les flèches en haut à droite pour avancer ou reculer vers différentes dates.  
• Les autorisations de l’administrateur principal sur la feuille ou le rapport sous-jacent déterminent la vue de l’agenda pour tous les utilisateurs. L’administrateur principal est également le seul utilisateur qui peut transférer l’agenda à un autre utilisateur. Tous les administrateurs ou administrateurs principaux peuvent modifier les paramètres de l’agenda, le partager, le publier ou le supprimer. 

Afficher ou modifier des tâches

Sélectionnez la vignette d’une tâche pour afficher ou modifier les détails de celle-ci. Si vous avez des autorisations de niveau Éditeur ou supérieures pour la feuille sur laquelle l’agenda se base, vous pouvez modifier les détails de ce dernier pour actualiser la feuille sous-jacente.

En fonction de vos autorisations, dans la fenêtre Details (Détails), vous pouvez : 

• Modifier le nom de la tâche, la date d’échéance ou l’utilisateur affecté.
• Ajouter des commentaires et des pièces jointes si un propriétaire d’agenda a activé ces fonctionnalités.
• En bas du panneau Détails, sélectionnez Open Row (Ouvrir la ligne) pour accéder à la feuille sous-jacente. 

Agendas personnalisés pour vous

Vous pouvez adapter l’affichage des informations en fonction de vos besoins lorsque vous consultez un agenda.

Modifier la période affichée

Utilisez le menu de sélection de la période pour afficher différentes périodes. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Day (Jour)
• Week (Semaine)
• Month (Mois)
• Multi-Month (Sur plusieurs mois)
• Quarterly (Trimestriel) 
• Day-Month (Jour-mois)
• 454 Calendar (Agenda 454) (affiché uniquement lorsqu’un propriétaire d’agenda active cette l’option)

Cliquez sur le bouton Today (Aujourd’hui) pour revenir à la date du jour.

Utiliser des filtres pour optimiser l’agenda

Vous pouvez utiliser des filtres pour optimiser l’affichage des informations dans un agenda. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les tâches en retard ou attribuées à une personne donnée.

Vous pouvez appliquer, créer, modifier ou supprimer des filtres en sélectionnant l’icône Filtre  en haut de l’agenda.

Créer un nouveau filtre

1. Sélectionner Filter (Filtre) > New Filter (Nouveau filtre).
2. Dans le formulaire Filter (Filtre), sélectionnez les critères à appliquer aux données affichées, puis sélectionnez Create (Créer).
3. (Facultatif) Donnez un nom à vos filtres pour les différencier facilement. 

Vous pouvez copier un filtre existant pour en créer un nouveau. Dans le menu Filter (Filtre), survolez le nom du filtre existant puis sélectionnez le bouton Copy (Copier).

Modifier un filtre

Après avoir créé un filtre, vous pouvez toujours y revenir et en modifier les critères. Pour modifier un filtre existant :

1. À partir du menu Filter (Filtre), survolez le nom du filtre et sélectionnez l’icône Pencil (Crayon).
2. Dans le formulaire Filter (Filtre), modifiez les critères selon vos besoins, puis sélectionnez Update (Mettre à jour).

Désactiver un filtre

Pour afficher votre agenda sans filtre, sélectionnez Filter Off (Désactiver le filtre) dans le menu Filter (Filtre).

Supprimer un filtre

Sélectionnez le menu Filter (Filtre), survolez le nom du filtre et sélectionnez l’icône Delete (Supprimer).

Pour plus d’informations sur l’utilisation des filtres dans Calendar App, reportez-vous à la section Filtres de Calendar App : foire aux questions.

Intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet

Pour intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet, utilisez un widget de contenu Web :

1. Depuis l’agenda dans Calendar App, copiez l’URL de l’agenda à partir de la barre d’adresse du navigateur.
2. Basculez vers le tableau de bord Smartsheet et sélectionnez Edit Dashboard (Modifier le tableau de bord) dans le coin supérieur droit.
3. Créez un widget Web Content (Contenu Web), collez l’URL de l’agenda dans la fenêtre du widget Web Content (Contenu Web), puis sélectionnez Apply (Appliquer).
4. Sélectionnez Save (Enregistrer) dans le coin supérieur droit pour enregistrer vos modifications.

Définissez un filtre avant de copier l’URL pour afficher une vue filtrée spécifique de votre agenda dans un tableau de bord.

Télécharger ou imprimer un agenda

Téléchargez votre agenda pour créer un instantané unique.

Télécharger un agenda

Sélectionnez Download (Télécharger) pour télécharger un fichier image PNG de l’agenda ouvert. Cela crée une image exacte de l’affichage actuel.

Personnaliser et télécharger au format PDF

1. Sélectionnez Download PDF (Télécharger au format PDF) pour personnaliser et imprimer l’agenda au format PDF.
2. Dans la fenêtre Print to PDF (Imprimer au format PDF), vous pouvez personnaliser les éléments suivants :

• Orientation, Paper Size (Format de papier), Zoom (Mise à l’échelle), Tile display (Affichage des vignettes) et Compress (Compression). 
• Imprimer avec des filtres : sélectionnez On (Activé) pour imprimer les éléments tels qu’ils apparaissent dans l’affichage actuel avec les filtres appliqués ; sélectionnez Off (Désactivé) pour imprimer tous les éléments. 
• Imprimer le modèle :
  • Sélectionnez Default (Par défaut) pour créer un fichier PDF avec le nom de l’agenda en haut et la légende dans le pied de page.
    REMARQUE : la référence Mois/Semaine n’apparaît pas dans l’exportation.
  • Sélectionnez Legend on Top pour créer un fichier PDF avec la référence Mois/Semaine et la légende en haut, et le nom de l’agenda dans le pied de page. Dans ce modèle, seuls les six premiers éléments de la légende sont affichés dans la légende.

3. Sélectionnez Download pour générer le fichier PDF quand vous avez sélectionné vos options.