Si toutes les licences de votre compte sont allouées, vous devez effectuer quelques étapes supplémentaires pour supprimer une personne disposant d’une licence et transférer la propriété de ses éléments à un nouveau membre.
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Cet article s’applique uniquement aux forfaits utilisant l’ancien modèle. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
Procéder à la transition pour votre nouvel utilisateur
Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que votre nouvel utilisateur a accès à tout ce dont il a besoin.
Étape 1 : ajouter le nouvel utilisateur sans licence
Connectez-vous au Centre d'administration et sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
Sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche.
Dans la fenêtre Ajouter un utilisateur qui s’affiche, saisissez l’adresse e-mail de la nouvelle personne.
Assurez-vous que l’option Utilisateur sous licence est désactivée. Cette personne reçoit une licence plus tard.
Sélectionnez Inviter.
La personne reçoit une invitation par e-mail à rejoindre votre compte. Une fois l’invitation acceptée, vous pouvez passer à l’étape 2.
Étape 2 : supprimer la licence précédente, mais pas l’utilisateur
Une fois que le nouvel utilisateur a accepté son invitation en tant qu’utilisateur sans licence, supprimez la licence de la personne remplacée.
Au cours du processus de suppression de licence, vous devez transférer la propriété des feuilles de cet utilisateur à quelqu’un d’autre.
Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :
Passez le curseur sur le compte d’utilisateur que vous souhaitez supprimer.
À droite de la ligne, sélectionnez
Désactivez l’option Utilisateur sous licence. La boîte de dialogue Transférer la propriété et supprimer la licence s’affiche.
Si l’utilisateur n’a pas créé de feuilles ou ne dispose pas des autorisations de Propriétaire sur les éléments du Smartsheet, la boîte de dialogue ne s’affiche pas. Passez à l’étape 5.
Sélectionnez l’option Supprimer sans transférer les éléments.
Sélectionnez Transférer et supprimer.
Si la personne était un administrateur de groupe, vous devez transférer la propriété de ses groupes. Vous pouvez transférer des groupes à n’importe quel administrateur système ou Administrateur de groupe au cours de cette étape.
Étape 3 : accorder une licence au nouvel utilisateur
Maintenant que vous avez mis une licence à disposition, vous pouvez l’accorder à la nouvelle personne du forfait. Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :
Localisez le nouvel utilisateur ajouté au forfait.
Passez le curseur sur la ligne du compte d’utilisateur et sélectionnez
Activez l’option Utilisateur sous licence et sélectionnez Enregistrer.
Avec une licence, le nouvel utilisateur peut accepter la propriété des feuilles de l’utilisateur supprimé du forfait.
Étape 4 : transférer la propriété de tous les éléments Smartsheet au nouvel utilisateur
Si l’ancien utilisateur dispose d’autorisations de Propriétaire sur les éléments d’un espace de travail qu’il gère mais dont il n’est pas propriétaire, le système supprime automatiquement ces éléments de l’espace de travail et les partage avec les collaborateurs de l’espace de travail au niveau de l’élément. Pour éviter que cela ne se produise, assurez-vous que le nouvel utilisateur reçoit les autorisations de niveau Administrateur dans les espaces de travail avant de poursuivre.
Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :
Passez le curseur sur la ligne de l’utilisateur supprimé du forfait.
Sélectionner
Sélectionnez Transférer la propriété…
Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur devenant le nouveau propriétaire et sélectionnez Transférer.
La propriété est désormais transférée au nouvel utilisateur.
Étape 5 : partager d’autres éléments avec le nouvel utilisateur et terminer la transition
Téléchargez un rapport sur les accès aux feuilles et assurez-vous que le nouvel utilisateur dispose des mêmes éléments que celui que vous retirez du forfait.
Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :
Sélectionnez Plus > Accès à la Feuille . Vous recevez un e-mail contenant un lien vers le rapport sur les accès aux feuilles. Notez qu’il peut s’écouler quelques minutes avant que l’e-mail n’arrive, selon la taille de votre rapport.
Ouvrez le rapport d’accès aux feuilles dans Excel et filtrez l’adresse e-mail de la personne que vous supprimez.
Le rapport sur les accès aux feuilles vous fournit également les adresses e-mail des propriétaires des feuilles. Contactez chacun d’eux et demandez-leur de partager leurs feuilles avec l’adresse e-mail de la nouvelle personne associée à votre forfait.
Votre nouvel utilisateur est désormais opérationnel ! Vous pouvez maintenant supprimer l’utilisateur précédent de votre forfait si vous le souhaitez. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs.