Remplacer un utilisateur sous licence lorsque toutes les licences sont attribuées

Si toutes les licences de votre compte sont attribuées, vous devrez prendre quelques mesures supplémentaires pour supprimer un utilisateur sous licence et transférer ses éléments à un nouveau membre. Pour ce faire, suivez les instructions suivantes.

Une partie de ce processus consiste à mettre temporairement en lecture seule les éléments Smartsheet appartenant à la personne que vous retirez. Informez l’ensemble des utilisateurs de votre compte que les éléments qu’ils utilisent peuvent être visibles mais pas modifiables durant un court laps de temps. (Ils seront à nouveau modifiables une fois les étapes ci-dessous terminées.)

Transition de votre nouvel utilisateur

Suivez ces étapes pour vous assurer que votre nouvel utilisateur dispose de toutes les informations dont il a besoin pour prendre possession des éléments de la transition.

Étape 1 : Ajouter le nouvel utilisateur sans licence

Tout d’abord, nous souhaitons ajouter le nouvel utilisateur sur le compte. Pour l’instant, intégrez-le en tant qu’utilisateur sans licence : nous lui en attribuerons une ultérieurement :

1. Connectez-vous à Smartsheet et cliquez sur l’icône de votre profil (angle supérieur droit de la fenêtre Smartsheet).

2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs et cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.

3. Dans la fenêtre Ajouter un utilisateur qui apparaît, saisissez l’adresse e-mail du nouveau collaborateur.
   
   IMPORTANT : assurez-vous que la case Utilisateur sous licence est décochée. Nous lui accorderons une licence ultérieurement.

4. Cliquez sur OK.

Il recevra une invitation à rejoindre votre compte par e-mail. Une fois l’invitation acceptée, vous pouvez passer à l’étape 2.

Étape 2 : Supprimer la licence précédente, mais pas l’utilisateur

Une fois que le nouvel utilisateur a accepté son invitation en tant qu’utilisateur sans licence, retirez la licence (et uniquement la licence pour l’instant) du collaborateur remplacé.

IMPORTANT :

• au cours du processus de retrait de la licence, vous serez invité à transférer les feuilles de cet utilisateur à quelqu’un d’autre. Ne transférez pas ses éléments Smartsheet pour le moment. Vous vous en occuperez ultérieurement.

• Tous les éléments seront temporairement mis en lecture seule jusqu’au terme du processus.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer, mais ne le supprimez pas encore.

2. Faites un clic droit sur son adresse e-mail et sélectionnez Modifier l’utilisateur.

3. Décochez les cases Utilisateur sous licence et Transférer les éléments Smartsheet possédés, puis cliquez sur OK.

Ne transférez pas d’éléments Smartsheet ou ne supprimez pas complètement l’utilisateur tout de suite : nous le supprimerons de votre compte ultérieurement. Vous avez maintenant libéré une licence, que vous allez attribuer au nouvel utilisateur dans l’étape suivante !

REMARQUE : si l’utilisateur était un Administrateur de groupe, vous devrez transférer les groupes dont il était propriétaire. Les groupes peuvent être transférés à n’importe quel Administrateur système ou Administrateur de groupe au cours de cette étape.

Étape 3 : Attribuer une licence au nouvel utilisateur

Maintenant que vous avez une licence à disposition, vous pouvez l’attribuer au nouvel utilisateur sur le compte.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Localisez le nouvel utilisateur ajouté sur le compte.

2. Faites un clic droit sur son adresse e-mail et sélectionnez Modifier l’utilisateur.

3. Cochez la case Utilisateur sous licence et cliquez sur OK.

Avec une licence, le nouvel utilisateur pourra accepter la propriété des feuilles de l’utilisateur retiré du compte.

Étape 4 : Transférer la propriété de tous les éléments Smartsheet au nouvel utilisateur

Vous êtes prêt à donner au nouvel utilisateur la propriété des éléments Smartsheet.

IMPORTANT : si l’ancien utilisateur possède des éléments dans un espace de travail qu’il administre mais dont il n’est pas propriétaire, ces éléments seront automatiquement retirés de l’espace de travail et partagés avec les collaborateurs de l’espace de travail au niveau de l’élément. Pour éviter cela, assurez-vous que le nouvel utilisateur est partagé dans les espaces de travail avec des autorisations de niveau Administrateur avant de poursuivre.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Faites un clic droit sur l’adresse e-mail de l’utilisateur retiré du compte.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Transférer les éléments possédés à un autre utilisateur.

3. Localisez et sélectionnez le nouvel utilisateur, puis cliquez sur OK.

Tous les éléments sont maintenant transférés à leur nouveau propriétaire. Une fois cette étape terminée, les éléments redeviennent éditables.

Étape 5 : Partager d’autres éléments avec le nouvel utilisateur et terminer la transition

Une dernière étape avant que le nouvel utilisateur ne soit opérationnel consiste à télécharger un Rapport d’accès aux feuilles et à s’assurer qu’il est partagé sur les mêmes éléments que celui que vous retirez du compte.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Cliquez sur le bouton Plus d’actions > Télécharger le Rapport d’accès aux feuilles (.csv).
   
   Le Rapport d’accès aux feuilles sera téléchargé sur votre ordinateur au format .csv.

2. Ouvrez le Rapport d’accès aux feuilles dans MS Excel et filtrez sur l’adresse e-mail de l’utilisateur que vous supprimez.

3. Le Rapport d’accès aux feuilles vous fournit également les adresses e-mails des propriétaires des feuilles. Contactez chacun d’entre eux et demandez-leur de partager leurs feuilles avec l’adresse e-mail du nouvel utilisateur sur votre compte.

Votre nouvel utilisateur est maintenant opérationnel ! Si vous le souhaitez, vous pouvez maintenant supprimer l’ancien utilisateur de votre compte. Pour plus d’informations, reportez-vous à Gestion des utilisateurs d’un forfait Entreprise ou Affaire.