Apportez des modifications à vos modèles de tableau de bord et déployez ces modifications sur tous les projets existants.
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Utilisez les Global Updates (actualisations globales) lorsque vous apportez les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :
- Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
- Révisions des widgets du tableau de bord
- Mise en page du widget
- Widgets nouveaux ou supprimés
Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Pour appliquer cette modification, vous devez modifier le tableau de bord individuel.
Comment utiliser les Global Updates (actualisations globales) : les tableaux de bord
Actualiser le modèle de tableau de bord
Dans Smartsheet, allez dans le dossier source du plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord.
Vous pouvez :
- Modifier les widgets existants
- Ajouter de nouveaux widgets
- Supprimer les widgets existants
- Actualiser la mise en page du widget
Créer une Global Update (actualisation globale)
- Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser.
En haut de l’écran, sélectionnez Manage Program (Gérer le programme) , puis Global Updates (Actualisations globales).
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- Choisissez New Update (Nouvelle actualisation) , puis Update Dashboards (Actualiser les tableaux de bord).
- Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation du tableau de bord .
Nommez l’actualisation d’après ce qu’elle fait. Par exemple : Déplacer le widget de budget.
- En bas de l’écran, sélectionnez Create & Run (Créer et exécuter) ou sélectionnez Fermer pour enregistrer la Global Update (actualisation globale) sans l’exécuter.
Appliquer la Global Update (actualisation globale)
Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant parce qu’ils ne correspondent pas ou n’avaient pas de tableau de bord lors de leur création initiale. Lorsque vous exécutez l’actualisation, vous pouvez également ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets.
- Passez en revue les tableaux de bord.
Les actualisations globales s’appliquent aux projets qui répondent aux critères suivants :- Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
- Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord qui portent le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
- No matching dashboards found (Aucun tableau de bord correspondant trouvé) :Lorsque les actualisations globales ne trouvent pas de tableaux de bord correspondants, sélectionnez Choose Dashboard (Choisir le tableau de bord) pour trouver un tableau de bord à mettre à jour ou à ajouter au projet.
- Sélectionnez Appliquer pour mettre à jour tous les tableaux de bord du projet.
Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.
Gardez les points suivants à l’esprit :
- Les actualisations globales reconstruisent l’intégralité de votre tableau de bord et relient les widgets aux rapports et aux feuilles lorsque vous exécutez une actualisation.
- Vous ne pouvez pas annuler les modifications, donc exécutez l’actualisation sur un seul projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.
- Actuellement, les Global Updates (actualisations globales) des tableaux de bord n’actualisent pas les widgets avec le récapitulatif de la feuille.
- Toutes les actualisations que vous souhaitez appliquer doivent figurer dans le tableau de bord de votre modèle avant d’exécuter des actualisations globales.
Global Updates (Actualisations globales) : bonnes pratiques concernant les tableaux de bord
Lorsque vous créez des modèles de tableaux de bord pour Control Center, structurez vos données sources afin d’éviter tout problème potentiel lié aux actualisations globales.
Évitez les valeurs en double et vides dans la colonne Principale
Les données de la colonne principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget de métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne Principale dans les plages de données des widgets.
Si des valeurs en double ou vides sont trouvées, le widget s’interrompra lorsque vous exécuterez une Global Update (actualisation globale).
Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :
- Pour éviter les valeurs en double, utilisez un modèle de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la colonne Principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs en double dans la colonne principale.
- Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs en double. Cette fonction est utile si la colonne Principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets.
L’utilisation de la hiérarchie permet d’éviter les problèmes causés par des valeurs en double lors de l’exécution des actualisations globales. En effet, la recherche de la colonne Principale renvoie à la fois les lignes parent et enfant.
Avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs en double si deux lignes parent ou plus ont le même nom, et si des lignes enfant renommées de la même façon se trouvent sous ces différentes lignes parent.
Vérifiez que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données
Si vous utilisez un rapport dans un widget de diagramme pour vos modèles de tableau de bord et que ce rapport ne contient aucun résultat pour créer un diagramme, la correspondance ne se fera pas correctement lorsque vous provisionnerez vos projets. Assurez-vous que votre modèle de rapport comprend au moins un point de données.
Vérifiez que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données
Des erreurs liées aux données manquantes peuvent se produire si les cellules référencées d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter cela, assurez-vous que vos feuilles de modèle disposent d’un historique en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant Afficher l’historique de la cellule.
Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord.
C’est le moyen le plus fiable de s’assurer que le tableau de bord correspond à vos projets, même si vous changez son nom. Les tableaux de bord de projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.
Formulaires dans les tableaux de bord
Lorsque vous provisionnez un projet à partir d’un plan d’action Control Center contenant un tableau de bord avec des widgets de contenu Web qui incluent une URL de formulaire, deux choses peuvent se produire :
- Si le formulaire est associé à une feuille dans le modèle, la copie du tableau de bord qui en résulte inclut l’URL du nouveau formulaire au lieu de l’URL d’origine.
- Si le lien pointe vers un formulaire sur une feuille qui ne fait pas partie du dossier copié, le projet généré conserve la même URL de formulaire que le plan d’action.
Si vous ajoutez des tableaux de bord ou modifiez les widgets de tableaux de bord existants via une actualisation globale de Control Center, ces tableaux de bord ne relient pas automatiquement les formulaires intégrés.
Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord
Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour.
Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :
| À prendre en compte | Solution |
|---|---|
| Toutes les sources existent-elles dans le projet ? | Si vous supprimez un rapport ou une feuille du projet, le widget ne pourra pas trouver les données nécessaires. La même erreur peut se produire si un widget fait référence à un rapport ou une feuille ajoutés au projet ultérieurement, ou si l’élément n’a pas été créé parce qu’il était facultatif. Si la valeur de la colonne Principale change pendant le projet, elle ne correspond plus au modèle et le widget ne peut pas trouver les données. |
| Les données sont-elles structurées correctement dans la feuille ? | L’actualisation localise les cellules en faisant correspondre le nom et la valeur de la colonne principale au modèle de la feuille. Si les correspondances ne peuvent être trouvées, le widget aura des données manquantes. Pour que les Global Updates (actualisations globales) fonctionnent correctement, ne faites pas référence aux données dans la colonne Principale. La colonne Principale doit contenir le « nom » de la métrique et les données doivent se trouver dans d’autres colonnes. |
| Le responsable du programme a-t-il l’autorisation d’accéder au projet ou au rapport sous-jacent ? | Vous devrez peut-être modifier les autorisations pour rendre les données visibles. |
| Les widgets sont alignés à gauche après une actualisation globale |
|
Tout échec des actualisations globales du tableau de bord doit être vérifié par rapport au modèle de tableau de bord afin de s’assurer que les données sont incluses dans le champ d’application des widgets et des rapports.