Global Updates (actualisations globales) de Control Center : les tableaux de bord

Utilisez les Global Updates (actualisations globales) lorsque vous apportez les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :

• Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
• Révisions des widgets du tableau de bord
• Mise en page du widget
• Widgets nouveaux ou supprimés

Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Pour appliquer cette modification, vous devez modifier le tableau de bord individuel. 

Comment utiliser les Global Updates (actualisations globales) : les tableaux de bord

Actualiser le modèle de tableau de bord

Dans Smartsheet, allez dans le dossier source du plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord. 

Vous pouvez :

• Modifier les widgets existants
• Ajouter de nouveaux widgets
• Supprimer les widgets existants
• Actualiser la mise en page du widget

Créer une Global Update (actualisation globale) 

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser.
2. En haut de l’écran, sélectionnez Gérer le programme, puis sélectionnez Actualisations globales.
3. Sélectionnez Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les tableaux de bord.
4. Suivez les instructions de l’assistant de l’Actualisation du tableau de bord.

Nommez l’actualisation en fonction de ce qu’elle fait. Par exemple, Déplacer le widget de budget.

5. En bas de l’écran, sélectionnez Créer et exécuter ou sélectionnez Fermer pour enregistrer la Global Update (actualisation globale) sans l’exécuter.

Appliquer la Global Update (actualisation globale)

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Cela vous montre également des projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant car ils ne correspondent pas ou n’avaient pas de tableau de bord lors de leur création initiale. Vous pouvez ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Examinez les tableaux de bord.
   Les Global Updates s’appliquent aux projets qui correspondent aux critères suivants :
   • Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel : Ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
   • Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel : Ces projets contiennent des tableaux de bord qui ont le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action. 
   • Aucun tableau de bord correspondant n’a été trouvé :Lorsque les Global Updates ne peuvent pas trouver de tableaux de bord correspondants, sélectionnez Choisir un tableau de bord pour trouver un tableau de bord à actualiser ou pour ajouter le tableau de bord au projet.
      
2. Sélectionnez Appliquer pour actualiser tous les tableaux de bord du projet.
3. Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.
   
   

Gardez les points suivants à l’esprit :

• Les Global Updates (actualisations globales) reconstruisent votre tableau de bord intégralement et relie les widgets aux rapports et aux feuilles, chaque fois que vous exécutez une actualisation.
• Vous ne pouvez pas annuler les modifications, donc exécutez l’actualisation sur un seul projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.
• Actuellement, les Global Updates (actualisations globales) des tableaux de bord n’actualisent pas les widgets avec le récapitulatif de la feuille.
• Toutes les actualisations que vous souhaitez appliquer doivent être dans votre tableau de bord modèle avant d’exécuter des Global Updates.

Global Updates (Actualisations globales) : bonnes pratiques concernant les tableaux de bord

Lorsque vous créez vos modèles de tableaux de bord pour Control Center, structurez vos données sources pour éviter des problèmes potentiels avec les Global Updates.

Évitez les valeurs en double et vides dans la colonne Principale

Les données de la colonne Principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget de métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne Principale dans les plages de données des widgets.

Si des valeurs en double ou vides sont trouvées, le widget s’interrompra lorsque vous exécuterez une Global Update (actualisation globale).

Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :

1. Pour éviter les valeurs en double, utilisez un modèle de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la colonne Principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs en double dans la colonne principale.
2. Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs en double. Cette fonction est utile si la colonne Principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets. 

L’utilisation de la hiérarchie permet d’éviter les problèmes résultant de valeurs en double lors de l’exécution des Global Updates (actualisations globales). En effet, la recherche de la colonne Principale renvoie la ligne parent et la ligne enfant.

Avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs en double si deux lignes parent ou plus ont le même nom, et si des lignes enfant renommées de la même façon se trouvent sous ces différentes lignes parent.

Assurez-vous que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données

Si vous utilisez un rapport dans un widget de diagramme pour vos modèles de tableau de bord, et que le rapport n’a pas de résultats pour créer un diagramme, il ne se mappe pas correctement lors du provisionnement de vos projets. Assurez-vous d’avoir au moins un point de données dans votre modèle de rapport.

Assurez-vous que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données 

Des erreurs liées aux données manquantes peuvent se produire si les cellules référencées d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter cela, assurez-vous que vos feuilles de modèle ont un historique des cellules en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant Afficher l’historique de la cellule.

Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord.

C'est la méthode la plus fiable pour garantir que le tableau de bord correspond à vos projets, même si vous changez son nom. Les tableaux de bord du projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord du dossier source du plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Formulaires dans les tableaux de bord

Lorsque vous provisionnez un projet à partir d'un modèle de Centre de contrôle contenant un tableau de bord avec des widgets de raccourci ou de contenu web incluant une URL de formulaire, deux choses peuvent se produire :

1. Si le formulaire est associé à une feuille qui fait partie du modèle, la copie résultante du tableau de bord inclut l'URL de la nouvelle copie du formulaire, et non l'URL originale.
2. Si le lien est pour un formulaire sur une feuille qui ne fait pas partie du dossier copié, alors le projet résultant a la même URL de formulaire que le modèle.

Si vous ajoutez des tableaux de bord ou modifiez les widgets de ceux existants via une mise à jour globale améliorée du Centre de contrôle, ces tableaux de bord ne relient pas automatiquement les formulaires intégrés.

Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord

Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour. 

Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :

Toute défaillance dans les mises à jour globales pour le tableau de bord doit être vérifiée par rapport au tableau de bord modèle pour s'assurer que les données sont dans le champ d'application des widgets et des rapports.