Actualisations globales de Control Center : Tableaux de bord

Actualisations globales : Les tableaux de bord vous permettent d’apporter des modifications à vos modèles de tableaux de bord et de déployer ces modifications sur tous les projets existants.

Utilisez les Actualisations globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :

• Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
• Révisions des widgets du tableau de bord
• Disposition du widget
• Widgets nouveaux ou supprimés

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Comment utiliser les Actualisations globales : Tableaux de bord

Avertissement : les Actualisations globales reconstruisent votre tableau de bord intégralement et relie les widgets aux rapports et aux feuilles, à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications ne sont pas réversibles, donc exécutez l’actualisation sur un projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de tableau de bord

Dans Smartsheet, accédez au dossier source Plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord.

Vous pouvez :

• Modifier les widgets existants
• Ajouter de nouveaux widgets
• Supprimer les widgets existants
• Actualiser la présentation du widget

Créer une Actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous voulez utiliser.
2. En haut de l’écran, cliquez sur Gérer le programme, puis sur Actualisations globales.
3. Cliquez sur Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les tableaux de bord.
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation du tableau de bord.
   
   ASTUCE : nommez l’actualisation d’après ce qu’elle réalise, par exemple, Déplacer le widget de budget.
5. Au bas de l’écran, cliquez sur Créer et exécuter. (Cliquez sur Fermer pour enregistrer l’actualisation sans l’exécuter.)

Appliquer l’Actualisation globale

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant, soit parce qu’aucune correspondance n’a pu être trouvée, soit parce que le tableau de bord n’a pas été inclus à l’origine, lors de la création du projet. Vous pouvez ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les tableaux de bord sélectionnés.
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel :ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action.
   • Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel :ces projets contiennent des tableaux de bord qui ont le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action.
   • Aucun tableau de bord correspondant n’a été trouvé : Cliquez sur Choisir un tableau de bord pour sélectionner un tableau de bord à actualiser ou pour ajouter le tableau de bord au projet.
      
2. Cliquez sur Appliquer pour actualiser tous les tableaux de bord du projet.
   
   REMARQUE : Control Center écrase vos tableaux de bord, mais il effectue aussi une sauvegarde du tableau de bord original avant de lancer l’actualisation. Elle est stockée au même endroit que le tableau de bord d’origine. Vous pouvez vous y référer si vous avez besoin de revenir en arrière sur les modifications.
3. Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.
   
   

 

Tirer le meilleur parti des Actualisations globales pour les tableaux de bord

Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le tableau de bord correspondra à vos projets, même si vous changez le nom du tableau de bord. Les tableaux de bord du projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

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Questions fréquentes

Certains projets ont des modifications personnalisées sur leurs tableaux de bord. Ces modifications seront-elles perdues ?

Oui. Lorsqu’un tableau de bord d’un projet est actualisé, tous les widgets seront supprimés et recréés pour être identiques au tableau de bord du modèle.

J’ai renommé le tableau de bord dans mon projet.Est-ce que les Actualisations globales le trouveront encore et l’actualiseront ?

Oui.

J’ai ajouté manuellement un tableau de bord et je l’ai renommé pour qu’il corresponde.Est-ce que les Actualisations globales le reconnaîtront ?

Non. Les Actualisations globales ne reconnaissent que les tableaux de bord, les rapports et les feuilles qui ont été créés par Control Center.

J’ai supprimé le tableau de bord.Est-ce que les Actualisations globales le réintroduiront ?

Le projet apparaîtra dans la section « Aucun rapport correspondant trouvé ». Sélectionnez le projet dans Actualisation globales, cliquez sur Choisir un tableau de bord, puis sélectionnez Ajouter un nouveau tableau de bord. Exécutez l’actualisation pour créer le tableau de bord.

Est-ce que je verrai tous mes projets ?

Oui. Contrairement aux Actualisations globales précédentes, vous verrez tous les projets créés à partir du Plan d’action.

Puis-je relancer l’Actualisation globale ?

Oui. Vous pouvez exécuter l’actualisation autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je « annuler » une Actualisation globale ?

Non. Vous pouvez ajuster le rapport de modèle dans le dossier source Plan d’action et exécuter à nouveau l’Actualisation globale.

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Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord

Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes avec ceux-ci, est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour. Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :

• Est-ce que toutes les sources existent dans le projet ?
  
  Un rapport ou une feuille peut avoir été supprimé(e) du projet et le widget ne peut pas trouver les données dont il a besoin. La même erreur peut se produire si un widget fait référence à un rapport ou une feuille qui a été ajouté(e) au projet plus tard, ou si l’élément n’a pas été créé parce qu’il était facultatif.
• Les données sont-elles correctement structurées dans la feuille ?
  
  Les widgets de métrique et de diagramme affichent les données à partir des cellules de la feuille. L’actualisation localise les cellules en faisant correspondre le nom et la valeur de la colonne principale au modèle de la feuille. Si les correspondances ne peuvent être trouvées, le widget aura des données manquantes. Pour que les Actualisations globales fonctionnent correctement, ne faites pas référence aux données dans la colonne principale. La colonne principale doit contenir le « nom » de la métrique et les données doivent se trouver dans d’autres colonnes.
• Le responsable du programme a-t-il l’autorisation d’accéder au projet ou au rapport sous-jacent ?
  
  Vous devrez peut-être modifier les autorisations pour rendre les données visibles.

 

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Actualisations globales : Meilleures pratiques concernant les tableaux de bord

Lorsque vous créez vos modèles de tableaux de bord à utiliser avec Control Center, il est important de structurer vos données sources de manière à éviter les problèmes potentiels avec les Actualisations globales.

Éviter les valeurs dupliquées et les valeurs vides dans la Colonne principale

Les données de la Colonne principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne principale dans les plages de données des widgets.

Si des valeurs dupliquées ou vides sont rencontrées, le widget sera interrompu lorsque vous exécuterez une Actualisation globale.

Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :
 

1. Pour éviter les valeurs dupliquées, utilisez un système de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la Colonne principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs dupliquées dans la Colonne principale.
2. Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs dupliquées. Ceci est utile si la Colonne principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets. Voir l’exemple ci-dessous :
   
   

 

Dans cet exemple, la Colonne principale contient des valeurs dupliquées (« Très élevé », « Élevé », etc.). En utilisant la hiérarchie, les problèmes résultant de valeurs dupliquées peuvent être évités lors de l’exécution des Actualisations globales. En effet, la recherche dans la Colonne principale renvoie à la ligne parent et à la ligne enfant.

REMARQUE : avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs dupliquées si vous avez deux ou plusieurs lignes parent portant le même nom, et des lignes enfant du même nom sous ces lignes parent distinctes.

S’assurer que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données

Si un rapport est utilisé dans un widget de diagramme pour vos modèles de Tableau de bord et qu’il n’a pas de résultats à partir desquels créer un diagramme, il ne sera pas correctement mis en correspondance lors du provisionnement de vos projets. Assurez-vous que vous avez au moins un point de données dans votre modèle de rapport.

Pour plus d’informations, consultez Diagrammes dans les tableaux de bord.

S’assurer que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données

Des erreurs liées à des données manquantes peuvent survenir si les cellules référencées à partir d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter cela, assurez-vous que vos feuilles de modèle ont un historique des cellules en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant « Afficher l’historique des cellules ».