Avec Control Center, vous pouvez réutiliser des modèles pour créer les mêmes éléments (feuilles, rapports et tableaux de bord) afin de lancer rapidement de nouveaux projets.
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Une fois que vous avez configuré Control Center, vous pouvez lancer des projets performants et organisés. Vous commencerez par créer un nouveau projet dans l’application Control Center, qui créera ensuite automatiquement tous les éléments Smartsheet dont vous avez besoin.
Créer un nouveau projet
Lorsque vous utilisez l’outil de création de projets, vous pouvez sélectionner ce qui est inclus dans votre projet et ce qui est inclus par défaut dans vos feuilles, rapports et tableaux de bord. Vous pouvez également accéder à tous les éléments que vous créez.
Utilisez les boutons Next (Suivant) ou Previous (Précédent) en bas à droite pour naviguer dans l’outil de création de projets.
Provisionnement manuel
Pour créer un nouveau projet, vous devez :
- Connectez-vous à Control Center ou utiliser le Lanceur pour y accéder.
- Ouvrez le menu dans le coin supérieur gauche et sélectionnez le programme avec lequel vous souhaitez travailler.
- Sélectionnez + Create project (+ Créer un projet) pour ouvrir l’outil de création de projets.
- Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez travailler.
Le modèle détermine les modèles à inclure dans le projet.
- Confirmez vos modèles. Certains éléments peuvent être facultatifs. Vous pouvez les inclure ou les exclure de votre projet.
- Sélectionnez le projet que vous souhaitez créer dans la liste déroulante Project Name (Nom du projet) en haut de l’écran Profile Data (Données de profil).
- Définissez les autorisations de partage (Administrateurs, Éditeur, Spectateurs) pour le projet. Dans la section Template Sharing (Partage de modèle), vous pouvez partager des éléments individuels avec des utilisateurs ou des groupes et définir leur niveau d’accès pour chaque élément. Sélectionnez + Add Row (+ Ajouter une ligne) pour accorder l’accès à des utilisateurs supplémentaires.
Les responsables principaux doivent être propriétaires de tous les groupes qu’ils souhaitent partager.
- Sélectionnez Create (Créer) pour créer votre projet. Lorsque le projet est prêt, sélectionnez Open in browser (Ouvrir dans le navigateur) pour accéder à l’espace de travail du projet.
Pendant le provisionnement, le dossier du projet peut indiquer Creating project [insert name], et les éléments de modèle commencent à apparaître pour les données de profil à lier. Une fois le provisionnement terminé, tous les éléments du dossier du projet et le dossier lui-même portent le nom approprié.
Automatisation du provisionnement automatique
Pour activer le provisionnement automatique sur un plan d’action :
- Connectez-vous à Control Center ou utilisez le Lanceur pour y accéder.
- Ouvrez le menu dans le coin supérieur gauche et sélectionnez le programme avec lequel vous souhaitez travailler.
- Sélectionnez Manage Program
- Sélectionnez l’onglet Automations, puis sélectionnez New Automation en haut à droite.
- Sélectionnez le plan d’action pour lequel vous souhaitez activer le provisionnement automatisé, puis sélectionnez + Create en bas à droite.
- Le plan d’action est à présent configuré pour le provisionnement automatique. L’automatisation est activée par défaut. Utilisez le bouton à gauche du Creator pour la désactiver.
Pour provisionner automatiquement vos projets
- Dans Smartsheet, ouvrez la feuille de prise en charge contenant les projets que vous souhaitez provisionner automatiquement et marquez-les comme Approved.
Conseils et astuces
- Vous ne pouvez utiliser le provisionnement automatique que pour les plans d’action avec feuilles de prise en charge.
- Vous ne pouvez pas modifier un plan d’action si vous avez activé l’automatisation. Pour le modifier, désactivez l’automatisation, modifiez le plan d’action, puis réactivez-la lorsque vous avez terminé.
- Vous pouvez fermer la fenêtre modale Creating si vous souhaitez continuer à travailler pendant le provisionnement de vos projets.
- Pour voir le statut de vos projets, passez le curseur sur l’un d’eux, sélectionnez l’icône à trois points More à droite, puis sélectionnez View logs…
- Les projets qui n’ont pas pu être provisionnés apparaissent sous le filtre Creation Failed et peuvent être consultés par le chef de projet et la personne qui les a créés.
- Vous devez provisionner à nouveau (Edit option > Provision) ou supprimer les projets ayant échoué.
Informations à connaître
Profile data
Les champs de données de profil affichent des informations pertinentes sur le projet.
- Sélectionnez le projet que vous voulez créer.
- Sélectionnez un espace de travail particulier pour le projet.
- Saisissez des données de profil spécifiques.
Sharing (Partage)
- Si votre équipe a déjà accès à l’espace de travail, vous n’avez pas besoin de partager à nouveau le projet.
- Les responsables principaux et les créateurs de projets ont par défaut accès au partage.
- Des utilisateurs et des groupes supplémentaires peuvent être affichés par défaut s’ils sont définis dans le plan d’action.
- Les responsables principaux doivent être propriétaires de tous les groupes auxquels ils souhaitent accorder des autorisations de partage.
vous pouvez limiter l’accès à des modèles spécifiques. Par exemple, vous pouvez vouloir que seul le planificateur financier de votre équipe ait accès à un modèle « budget ».
Pour partager un modèle avec des membres d’équipe spécifiques, remplissez les champs User or Group and Permissions (Utilisateur ou Groupe et Autorisations), puis commencez à taper le nom du modèle. Le champ se remplira automatiquement avec le nom du modèle facultatif.
Pour ajouter des utilisateurs aux groupes, vous devez avoir partagé un élément avec ces utilisateurs auparavant dans Smartsheet. Control Center n’ajoute pas automatiquement ces utilisateurs et n’envoie pas non plus de messages de partage aux utilisateurs.
Ajouter de nouveaux modèles de feuille
Si vous souhaitez ajouter des modèles de feuilles facultatifs au projet après sa création, vous devez :
- Passez le curseur sur le projet.
- Sélectionnez le bouton Edit (Modifier) (icône de crayon) qui apparaît à droite du projet.
- Sélectionnez Add New Templates (Ajouter de nouveaux modèles).
- Sélectionnez les nouveaux modèles et suivez les instructions de l’assistant.
Pour ajouter un nouveau modèle de rapport ou de tableau de bord à des projets existants, utilisez les Actualisations globales :
Lorsque vous ajoutez de nouveaux modèles à votre portefeuille, ajoutez-les en tant que Facultatif - Sélectionné, puis ajoutez-les manuellement à chaque projet provisionné existant. Ensuite, créez les nouveaux modèles requis pour tous les nouveaux projets à venir. Si vous devez provisionner de nouveaux projets avant d’ajouter les modèles à tous les projets existants, vous devez sélectionner manuellement ce nouveau modèle lors du provisionnement.
Actualiser les rapports et modifier les informations du projet
- Pour visualiser les dernières informations de votre projet, sélectionnez le projet, puis cliquez sur le bouton Update Reporting (Actualiser les rapports) au bas de l’écran.
- Si les liens de cellules ne fonctionnent pas comme prévu, sélectionnez Edit Project Information (Modifier les informations du projet) pour recréer des liens de cellules sans supprimer ni modifier les données du projet.