Smartsheet Control Center : définissez et suivez votre projet à l’aide des données de profil de projet

Utilisez les données de profil de projet pour effectuer les opérations suivantes :

• Définir le projet avec des valeurs, telles que le nom du projet, la description, le propriétaire, le budget, la date d’échéance
• Créer des métriques de suivi du statut ou des indicateurs clés de performance (ICP) avec des valeurs, telles que le pourcentage d’achèvement, la date de fin prévue, la bonne voie du projet 

Comment structurer les données de profil de projet

• Soyez précis et cohérent lorsque vous nommez les éléments de données de profil.
• Un élément de données de profil doit apparaître dans au moins une feuille du plan d’action, mais il peut apparaître dans plusieurs feuilles.
• Les données de profil sont organisées sous une ligne de niveau supérieur (idéalement la première ligne de la feuille) avec le mot « Récapitulatif » dans la colonne Principale.
• Chaque élément de données de profil se trouve sur une ligne distincte, en retrait sous la ligne Récapitulatif.
• Les lignes en retrait de plus d’un niveau ne sont pas reconnues comme des données de profil.

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• Les noms des données de profil se trouvent dans la colonne Principale et indiquent le type de données.
• La valeur des données de profil se trouve dans la colonne à droite du nom.

Vous pouvez personnaliser l’emplacement où la valeur des données de profil apparaît. Par défaut, elle apparaît dans la colonne à droite du nom, sous une colonne Texte/nombre. Toutefois, lors de la création du plan d’action, sous l’option Personnaliser les données de profil > Afficher l’option avancée, vous pouvez sélectionner une colonne cible spécifique pour votre valeur.

Les colonnes supplémentaires peuvent contenir l’un des éléments suivants :

• Données saisies directement dans la cellule : vous pouvez saisir des données lorsque vous créez ou modifiez un projet ou lorsqu’un collaborateur les met à jour après la création du projet.
• Lien de cellule entrant : la valeur est extraite d’une cellule d’une autre feuille du dossier de projet, ou de la Feuille de prise en charge (si le plan d’action est configuré pour cela).
• Formule : une formule utilise les données dans la feuille ou sur de multiples feuilles pour calculer la valeur.

Évitez d’utiliser des formules de colonne comme colonnes de données de profil.

Vous pouvez personnaliser l’ordre d’affichage des colonnes sur la page Personnaliser les données de profil de l’outil de création de plan d’action. Sélectionnez et faites glisser une ligne de colonne pour définir son nouvel ordre.

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Bonnes pratiques et directives du récapitulatif des données de profil

Si vous vous demandez si vous devriez inclure un élément dans un récapitulatif de données de profil, voici quelques questions à vous poser :

• L’élément fournit-il un contexte utile ?
  Lorsque les collaborateurs travaillent sur plusieurs projets, un nom ou une description de projet distinctif peut aider à différencier chaque feuille.
• L’élément est-il utilisé pour calculer une formule ailleurs dans la feuille ?
  Par exemple, vous pouvez suivre le budget restant d’un projet à l’aide du budget fourni dans la section Récapitulatif.
• L’élément donne-t-il un aperçu de haut niveau de l’état du projet ?
  La bonne voie du projet et la date de fin prévue peuvent vous montrer le statut en un coup d’œil. 

Bonnes pratiques

• Soyez précis et cohérent lorsque vous nommez les éléments de données de profil.
• Verrouillez toutes les lignes de données de profil que personne ne doit actualiser. Par exemple, verrouillez les liens de cellules entrants ou les formules.

Seuls le propriétaire de la feuille et les personnes avec lesquelles des autorisations de niveau Administrateur sont partagées peuvent verrouiller et déverrouiller des lignes.

• Étant donné que les données de profil peuvent apparaître dans plusieurs feuilles, la modification d’une feuille ne garantit pas les modifications dans les autres feuilles. Configurez un emplacement où les collaborateurs peuvent actualiser les informations et demander aux données de profil de les référencer en utilisant une formule ou un lien de cellules. Par exemple, utilisez la feuille de prise en charge comme source de référence pour les données de profil.

Si vous souhaitez que d’autres personnes fournissent des informations sur une feuille de prise en charge, générez un rapport et partagez-le avec les utilisateurs au lieu de le partager directement. De cette façon, les données sont à nouveau synchronisées avec la feuille. Si vous utilisez plutôt une formule de colonne ou de cellule, cela pourrait compromettre la solution s’il s’agit d’un champ de données de profil mis en correspondance dans Control Center ou utilisé pour l’intégration de la gestion des ressources. Si la colonne n’est pas utilisée pour les données de profil, vous pouvez utiliser une formule de colonne ou de cellule.

• Indiquez un endroit à l’extérieur de la section « Récapitulatif » pour les actualisations comme le verbiage sur le statut du projet ou le statut de la bonne voie du projet RJV. Utilisez une formule dans les données de profil pour y faire référence.

Gestion des données de profil

Les champs de données de profil doivent être présents dans les feuilles de modèle source pour apparaître dans un projet.

Si la valeur est renseignée lors de la création du projet, elle est identifiée en tant que données de profil de prise en charge dans l’outil de création de plan d’action.

Les données du profil de prise en charge sont configurées avec des règles sur la provenance des données, saisies manuellement par le créateur du projet dans l’assistant de création de projet ou automatiquement remplies avec des données ou un lien de cellule d’une feuille de prise en charge.

Saisissez des données d’espace réservé dans les valeurs de données du profil de prise en charge, telles que $100>>, afin de pouvoir facilement identifier les erreurs.

Actualiser les données de profil

Pour actualiser les données de profil de prise en charge pour un seul projet :

1. Ouvrir les feuilles de prise en charge et récapitulatives liées au projet et actualisez la section Récapitulatif.
2. Dans Control Center, ouvrez le programme qui contient le plan d’action correspondant.
3. Ouvrez le plan d’action et accédez à Personnaliser les données de profil pour actualiser les champs.
4. Dans Control Center, recherchez le projet que vous souhaitez actualiser et sélectionnez l’icône du crayon.
5. Sélectionnez Modifier les informations du projet en bas de l’écran.
6. Terminez vos mises à jour et sélectionnez Actualiser.
7. Recherchez à nouveau le projet et sélectionnez l’icône du crayon.
8. Sélectionnez Mettre à jour les rapports en bas de l’écran et attendez que le système se mette à jour.

Vous devez modifier les champs non disponibles (grisés) directement sur la feuille de prise en charge. La modification du nom du projet ne modifie que la valeur dans les données de profil et ne modifie pas les noms des feuilles, rapports ou tableaux de bord associés.

Ajouter des champs de données de profil

Vous pouvez ajouter des champs de données de profil aux feuilles de modèle source, modifier l’ordre des lignes et appliquer la mise en forme.

Si les nouveaux champs de données sont des données de profil de prise en charge ou sont liés à une feuille récapitulative, vous devez également actualiser le plan d’action.

Lorsque vous ajoutez des données de profil dans l’outil de création de plan d’action, elles apparaissent dans vos feuilles à la fin de la section Récapitulatif. Lorsque vous mettez à jour le modèle source via l’outil de création de plan d’action, seuls les nouveaux projets disposent des données de profil supplémentaires et les projets en cours ne changent pas.

Pour ajouter de nouvelles données de profil aux projets en cours, et pas seulement aux nouveaux projets, consultez l’article Actualisations globales : ajouter des données de profil.