Le dossier source de plan d’action contient des modèles pour les feuilles, les rapports et les tableaux de bord qui sont créés à chaque fois que vous ajoutez un projet. Les modèles aident à normaliser les processus d’entreprise suivis par chaque projet, en maintenant la cohérence dans l’exécution et les rapports.
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Les modèles sont les éléments de base d’un plan d’action. Le dossier source d’un plan d’action doit inclure au moins un modèle.
Les plans d’action peuvent également inclure plusieurs feuilles, rapports et tableaux de bord. Utilisez les liens de cellules, les formules de feuilles croisées et les liens hypertextes pour partager les informations et créer un ensemble intégré de modèles.
Nommer vos modèles et votre dossier source de plan d’action
- Nommez votre dossier source de plan d’action d’après le processus d’entreprise que vous voulez suivre (en voici quelques exemples : installation, projet informatique, ouverture de magasin, compte client). Lorsque vous créez vos dossiers de projet à partir du plan d’action, ils héritent du nom du dossier et ont les mêmes préfixes ou suffixes spécifiques du projet ajoutés.
Les champs de données de profil ne doivent pas correspondre au nom des modèles. Si les noms de vos modèles ou le nom du dossier source de plan d’action changent, veillez à le mettre à jour dans le générateur de plan d’action.
- Nommez les modèles individuels selon leur fonction (en voici quelques exemples : tâches, budget, tableau de bord, rapport de jalon).
Lorsque vous créez le projet, vouspouvez ajouter des préfixes ou des suffixes pour mieux les identifier.
Voici à quoi ressemble votre dossier source de plan d’action contenant vos modèles :
Voici à quoi ressemble votre dossier de projet avec des feuilles spécifiques au projet :
Gardez à l’esprit les conseils suivants :
- Placez votre dossier source de plan d’action dans l’espace de travail de l’administrateur. Limitez l’accès au dossier pour que seuls les responsables de programme puissent apporter des modifications.
- Les modèles peuvent être facultatifs. Lorsque vous créez un plan d’action, vous pouvez spécifier quels modèles sont facultatifs ou obligatoires.
- Control Center permet d’utiliser jusqu’à 90 modèles.
- La feuille de configuration comprend toutes les informations de votre Plan d’action et existe afin que Control Center puisse se référer à ses informations. Il est essentiel de ne jamais modifier, ajouter, ni supprimer quoi que ce soit directement dans la feuille de configuration, sauf s’il vous est expressément demandé de le faire dans le cadre de la résolution d’un problème lié à votre plan d’action.
Stockez la feuille de configuration dans votre espace de travail Administrateur, et non dans le dossier source Plan d’action.
Anatomie d’un modèle de feuille
Un modèle de feuille contient la structure à suivre à chaque fois que vous utilisez le plan d’action.
Section Récapitulatif (Données de profil)
Les données de profil sont remplies à partir de la feuille de prise en charge et apparaissent dans la partie supérieure de vos feuilles de modèle, sous une ligne parent appelée Récapitulatif. La section Récapitulatif doit respecter les règles relatives aux données de profil.
Vous pouvez formater les lignes de données de la feuille Récapitulative pour mettre en évidence les données de profil. Pour ce faire, définissez la mise en forme dans vos modèles avant de créer de nouveaux projets.
Il est possible de créer des valeurs d’espace réservé pour les données de profil de prise en charge, à l’aide du format
dans Smartsheet, vous devez enregistrer vos modèles de plan d’action en tant que feuilles, et non en tant que modèles Smartsheet.
Liens rapides
Des liens facultatifs offrent aux utilisateurs une méthode rapide pour basculer d’un élément à l’autre du projet.
Tâches
La section des tâches est l’endroit où votre travail se déroule. Les feuilles sont flexibles. Créez autant de lignes ou de colonnes que vous le souhaitez (dans les limites de Smartsheet).
Les processus d’entreprise apparaissent après la section Données de profil. Votre processus peut être une liste de tâches avec un planning, un suivi des problèmes ou un budget. Les tâches réelles dépendent de vos besoins et de l’objectif final souhaité.
Vous pouvez utiliser les données de profil pour personnaliser la tâche. Vous pouvez vouloir nommer les cellules avec le nom de l’entreprise ou suivre les postes budgétaires dans la section des processus d’entreprise de la feuille.
Modèles de rapport
Les rapports fournissent une vue unique et ciblée des données d’une ou plusieurs feuilles. Lorsque vous créez un modèle de rapport, vous vous assurez que les mêmes critères sont utilisés pour chaque instance d’un rapport créée à partir de ce plan d’action évolutif.
Par exemple, vous pourriez créer un modèle de rapport qui affichera toutes les tâches assignées à une personne sur toutes les feuilles générées à partir de la Stratégie gagnante.
Modèles de tableau de bord
Les tableaux de bord donnent une présentation d’un projet. Ils sont un instantané présentant les éléments clés aux parties prenantes. Un tableau de bord peut également servir de page d’accueil de votre projet, en affichant les informations importantes à un seul endroit et en fournissant des liens vers les feuilles et les rapports essentiels.
Le modèle de tableau de bord extrait les informations des feuilles de votre dossier source de plan d’action. Utilisez les données d’espaces réservés dans les modèles pour faciliter la conception et la mise en page.
Toute modification apportée à votre modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action apparaît dans tous les projets existants. Les actualisations effectuées avec la fonctionnalité Actualisations globales ne modifieront pas les tableaux de bord existants.
Lorsque vous provisionnez un projet contenant un tableau de bord avec un widget de raccourci ou un widget de contenu Web qui comprend une URL de formulaire, l’URL du formulaire est mise à jour vers le nouveau projet si sa feuille sous-jacente fait partie du modèle de plan d’action.
Toutefois, si la feuille sous-jacente du formulaire ne fait pas partie du modèle de plan d’action, l’URL du formulaire reste la même.
Assurez-vous de mettre à jour le générateur de plan d’action si vous ajoutez, supprimez ou renommez des modèles de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
Gardez à l’esprit les conseils suivants :
- Utilisez uniquement les widgets d’intitulé, de texte enrichi et d’image lorsque vous savez qu’ils sont identiques dans tous les projets (par exemple, utilisez-les pour des instructions ou des graphiques).
- Utilisez un widget de métrique pour référencer les cellules de données de profil sur les feuilles de modèle. (Si vous n’utilisez pas de widget de métrique, vous devez mettre à jour manuellement les widgets une fois le projet créé).
Ajouter, supprimer ou modifier des modèles
Lorsqu’un projet est modifié, vous devrez peut-être ajouter un nouveau modèle ou mettre à jour les modèles existants.
Ajouter un nouveau modèle
- Dans Smartsheet, ouvrez le panneau de l’espace de travail ou sélectionnez Accueil > Tous les espaces de travail pour accéder au dossier source du plan d’action.
- Ouvrez l’espace de travail, sélectionnez Ajouter et créez une feuille, un rapport ou un tableau de bord. Structurez l’élément comme vous le souhaitez.
- Dans Control Center, actualisez l’outil de création de plan d’action.
Apporter des modifications à un modèle existant
Pour modifier un modèle pour tous les projets ultérieurs :
- Dans Smartsheet, ouvrez le panneau de l’espace de travail ou sélectionnez Accueil > Tous les espaces de travail pour accéder au dossier source du plan d’action.
- Ouvrez l’élément à modifier.
- Ajoutez vos modifications et enregistrez l’élément.
Pour modifier un modèle pour tous les projets existants à l’aide des Actualisations globales :
- Dans Control Center, ouvrez le programme à actualiser et sélectionnez Gérer le programme.
- Sélectionnez Actualisations globales > Nouvelle actualisation dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Control Center.
Gardez à l’esprit les conseils suivants :
- Lorsque vous ajoutez ou supprimez des modèles, actualisez l’outil de création de plan d’action pour que les nouveaux projets reflètent vos modifications.
- Lorsque vous ajoutez de nouveaux modèles à votre portefeuille, ajoutez-les comme Facultatif - Sélectionné dans vos Paramètres du modèle source puis ajoutez-les manuellement à chaque projet provisionné existant. Ensuite, créez les nouveaux modèles requis pour tous les nouveaux projets à venir. Si vous devez provisionner de nouveaux projets avant d’ajouter les modèles à tous les projets existants, vous devez sélectionner manuellement ce nouveau modèle lors du provisionnement.
- Ne modifiez pas le nom des projets déjà provisionnés vers le nom du nouveau modèle. Si vous le faites, les actualisations globales ne trouveront pas les projets.
- L’ajout d’un nouveau modèle de feuille de projet ne supprime pas le modèle précédent des projets déjà provisionnés. Assurez-vous de ne pas utiliser le même nom pour les deux modèles.
- Actualisez votre dossier si vous ne voyez pas vos modifications.