Garder vos équipes organisées grâce à Calendar App de Smartsheet

Calendar App de Smartsheet est un module complémentaire Premium, qui vous aide à créer des agendas flexibles et personnalisables, que vous pouvez partager à partir de vos données Smartsheet. Calendar App vous permet :

• de définir un code couleur par catégorie principale et secondaire
• d’exporter facilement le mode Agenda, pour l’envoyer par e-mail ou l’imprimer
• de réaliser une synchronisation avec les données actuelles des projets

 

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Se connecter à Calendar App de Smartsheet

Cliquez sur le Lanceur pour accéder à l’application.

Si vous rencontrez des problèmes pour accéder à l’application à partir du Lanceur, veuillez consulter Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le Lanceur.

Lorsque vous êtes connecté, vous verrez la page des modes Agenda. Tous les agendas que vous avez créés ou pour lesquels vous disposez d’un partage y seront affichés. Cliquez sur le nom d’un agenda pour l’afficher.

ASTUCE : pour affiner votre recherche, utilisez la liste Filtre (ou tapez le nom de l’agenda dans la barre de recherche).

Si vous ne voyez pas tous les agendas, cliquez sur Actualiser dans l’angle supérieur droit de l’application.

Pour revenir à cette page Modes Agenda, sélectionnez Agenda Smartsheet en haut de l’application.

Créer un mode Agenda de base

Vous pouvez créer de nouveaux modes Agenda dans l’assistant Créer un nouvel affichage.Pour démarrer l’assistant, sélectionnez Ajouter un(e) autre, dans l’angle supérieur gauche de Calendar App, puis suivez les étapes de l’assistant.

Étape 1 : sélectionner la feuille

Sélectionnez la feuille ou le rapport qui contient les données Smartsheet que vous voulez afficher. Sélectionnez ensuite Suivant.

REMARQUE : votre feuille ou votre rapport doit comprendre au moins une colonne de date.

Étape 2 : choisir un affichage

Choisissez l’affichage par défaut de votre agenda en sélectionnant l’une des vignettes suivantes :

• Mensuel
• Quotidien
• Hebdomadaire
• Plusieurs mois
• Trimestriel
• Jour-Mois

Lorsque vous avez créé votre agenda, vous pouvez passer à un autre affichage.

Étape 3 : établir la correspondance entre les colonnes

Établissez la correspondance entre les colonnes de votre feuille et les champs correspondants de l’agenda :

1. dans Colonnes Smartsheet, sélectionnez les colonnes qui contiennent les données que vous voulez afficher en mode Agenda. Les colonnes Nom de la tâche et Date de début de la tâche sont obligatoires.
   
   
   ASTUCE : si vous utilisez un rapport, nommez vos colonnes de manière cohérente. Si vous utilisez des colonnes déroulantes dans la feuille source, vous pouvez mieux contrôler la cohérence des données et l’affichage sera plus clair dans l’agenda.
   
   
2. (Facultatif) Dans Regroupement des données, sélectionnez les groupes de catégories ou de sous-catégories que vous souhaitez utiliser pour afficher les éléments de l’agenda apparaissant comme des collections spécifiques. Ces groupes s’affichent à gauche de l’agenda et déterminent les codes couleur de celui-ci.
   
   
   
   Vous pouvez utiliser le regroupement de données pour regrouper les tâches concernant une campagne de marketing donnée ou une promotion commerciale à l’occasion des vacances.
   
   REMARQUE : lorsque vous avez choisi les éléments dans Regroupement des données, vous pouvez indiquer la couleur attribuée à chaque catégorie.
    
3. Si vous êtes prêt à voir le résultat, Sélectionnez Ajouter pour créer l’agenda. Ou, si vous souhaitez découvrir les fonctionnalités plus avancées, vous pouvez également passer au paragraphe Optimiser votre agenda à l’aide de fonctionnalités avancées de cet article.

Apporter des modifications à un agenda existant

La manière dont vous apportez les modifications dépend des éléments que vous regardez dans Calendar App :

• si vous affichez un agenda, sélectionnez la flèche vers le bas, puis Paramètres.
  
  
  
  -ou-
• depuis la page Modes Agenda, sélectionnez l’icône des paramètres dans la ligne de l’agenda que vous souhaitez modifier.
  
  

REMARQUE : seul le propriétaire de l’agenda peut modifier les paramètres de configuration.

Optimiser votre agenda à l’aide de fonctions avancées

Lorsque votre agenda de base fonctionne, vous pouvez l’optimiser. Vous disposez par exemple des possibilités suivantes :

• ajouter des colonnes
• trier les tâches
• modifier l’affichage de la date ou de l’heure et mettre en forme les vignettes de l’agenda
• changer le logo affiché sur l’agenda
• afficher ou masquer les week-ends

Pour ce faire, commencez à l’étape 3 : Établir la correspondance entre les colonnes dans l’assistant de Calendar App et sélectionnez Avancé pour afficher les étapes 4 à 7.

Lorsque vous sélectionnez le bouton Avancé, son nom devient Basique et les étapes 4 à 7 s’affichent.

Sélectionnez Suivant pour passer à l’étape 4 de l’assistant.

Étape 4 : colonnes supplémentaires

Utilisez la page Colonnes supplémentaires pour ajouter des informations supplémentaires à votre agenda.

• Vous pouvez choisir les colonnes pour lesquelles vous avez déjà établi la correspondance.
• Utilisez Trier les colonnes pour trier automatiquement vos vignettes selon les données des colonnes.

Étape 5 : heure et apparence

Utilisez cette page pour préciser l’affichage des dates et des périodes. Configurez le format de la date, définissez le nombre de périodes (colonnes) dans lesquelles vos données doivent être réparties et configurez le style des vignettes de l’agenda, par exemple.

Étape 6 : options supplémentaires

Utilisez cette page pour configurer les détails, comme le nom de l’agenda, le premier jour de la semaine, le mois de début des trimestres, si les week-ends sont considérés ou non, et si d’autres personnes peuvent ajouter de nouveaux événements directement à partir du mode Agenda que vous êtes en train de créer et comment elles peuvent le faire.

Autoriser les pièces jointes

Vérifiez que la case Autoriser les pièces jointes est cochée pour qu’il soit possible de joindre des fichiers aux tâches de l’agenda.

REMARQUE : les fichiers joints aux commentaires s’affichent avec ces derniers, et non dans la colonne Pièces jointes ou sur une tâche de l’agenda.

Autoriser les commentaires

Vérifiez que la case Autoriser les commentaires est cochée pour qu’il soit possible d’ajouter des commentaires aux tâches dans Calendar App. Ce paramètre est activé par défaut lors de la création d’un nouvel agenda.

Lorsque vous ajoutez des commentaires à un agenda, ils sont également ajoutés à la feuille source ou au rapport source auquel l’agenda fait référence.

ASTUCE : utilisez la fonctionnalité @mention dans les commentaires pour améliorer la visibilité des entrées de votre agenda. Consultez Avoir des conversations dans le contexte de votre travail afin d’obtenir des informations complémentaires.

REMARQUES :

• vous devez au moins disposer des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille source ou le rapport pour pouvoir ajouter des commentaires à l’agenda. Les personnes disposant d’un partage pour l’élément source avec des autorisations Spectateur peuvent voir les commentaires dans un agenda.
• Les fichiers joints aux commentaires s’affichent avec ces derniers, et non dans la colonne Pièces jointes ou pour une tâche de l’agenda.

Autoriser les nouveaux événements

Cochez cette case afin que quiconque disposant des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille source puisse directement ajouter des événements au mode Agenda.

Lien vers le formulaire en ligne

Si la feuille source comprend un formulaire qui permet aux personnes d’y ajouter des informations, vous pouvez coller ce lien dans la zone Lien vers le formulaire en ligne pour que le formulaire soit disponible à partir du menu déroulant de l’agenda. (Consultez Recueillir des informations à l’aide d’un formulaire pour plus d’informations sur les formulaires.)

Utiliser un Agenda 454

Cochez la case Agenda 454 pour autoriser l’option d’affichage Agenda 454 (vous pouvez également cocher Agenda 454 par défaut si vous souhaitez que ce soit l’option d’affichage par défaut).

Dans un agenda 454, l’année civile est divisée en mois selon le format 4 semaines - 5 semaines - 4 semaines. (Ce format est couramment utilisé dans les commerces de détail pour comparer plus précisément les ventes d’une année à l’autre). La disposition de l’agenda aligne les jours de congé et garantit que le nombre de samedis et de dimanches soit identique pour les mois comparables.

Étape 7 : Confirmer

Utilisez cette page pour vérifier les paramètres avant de créer l’agenda. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez le bouton Précédent, trouvez la page qui contient les options que vous souhaitez modifier et effectuez les modifications nécessaires.

Si vous êtes satisfait des résultats, sélectionnez Ajouter ou Actualiser pour créer ou actualiser l’agenda.

Partager ou publier l’agenda

Configurer le partage

1. Dans la page des Modes Agenda (sélectionnez l’image de Smartsheet dans l’angle supérieur droit de l’application), sélectionnez l’icône de partage dans la ligne de l’agenda pour afficher la fenêtre de partage.
   
   
2. Passez le partage sur ACTIVÉ afin de rendre l’agenda accessible à quiconque avec qui la feuille ou le rapport source a été partagé.
   
   
3. (Facultatif) : si vous souhaitez partager le mode Agenda avec des personnes qui ne disposent pas d’un partage sur la feuille ou le rapport, saisissez leurs adresses e-mail dans la zone Autoriser les adresses e-mail/les domaines.
4. Sélectionnez Enregistrer pour terminer les modifications.

REMARQUE : quiconque disposant des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille ou le rapport source peut directement modifier les informations dans le mode Agenda.

Informer les autres personnes du partage du mode Agenda

Les personnes qui disposent d’un partage du mode Agenda peuvent y accéder à partir du lien direct ou afficher l’agenda en se connectant à Calendar App.

Si vous utilisez des tableaux de bord ou des portails Smartsheet, vous pouvez ajouter un lien vers le mode Agenda afin qu’il soit plus facile à trouver. (Consultez Créer ou modifier un tableau de bord ou un portail Smartsheet pour plus d’informations).

Publier un agenda

En dessous des options de partage, vous pouvez publier une version de l’agenda en lecture seule.

Pour publier, vous devez être le Propriétaire ou disposer des autorisations de partage d’Administrateur sur la feuille ou le rapport source de l’agenda. 
 
Pour publier un agenda, passez l’option Publier sur ACTIVÉ et copiez l’URL dans la zone ci-dessous pour la partager avec d’autres personnes.

Pour désactiver l’accès à un agenda publié, passez l’option Publier sur DÉSACTIVÉ et actualisez votre navigateur. L’ancienne URL n’est alors plus valide.

REMARQUES : 

• si uniquement l’option Publier est sur ACTIVÉ, le propriétaire du Mode Agenda peut modifier l’agenda directement dans l’agenda publié. (Doit être connecté à Calendar App)
• Si les deux options Publier et Partager sont sur ACTIVÉ, le propriétaire, l’administrateur ou l’éditeur partagé sur la feuille source peut modifier l’agenda directement dans l’agenda publié. (Doit être connecté à Calendar App).

Différence entre Partager et Publier

Le partage se limite aux personnes qui disposent d’un partage sur la feuille ou qui figurent dans la liste de la zone Autoriser des adresses e-mail. L’utilisation du lien de partage nécessitera que l’utilisateur se connecte. Tout lien publié permet à quiconque qui en dispose d’accéder à l’agenda.

Lorsque vous avez créé votre agenda, consultez Calendar App : Interagir avec un agenda, afin d’obtenir des informations complémentaires sur l’utilisation d’un agenda.

Transfert d’un agenda à un autre utilisateur

1. Afin de transférer l’agenda à un autre utilisateur, vous devez vous assurer que le contenu source est partagé avec le nouveau propriétaire, avec au moins les autorisations Administrateur.
2. Dans Calendar App, cliquez sur l’icône de transfert.
   
3. Saisissez l’adresse e-mail du nouveau propriétaire et sélectionnez Transférer.

Si votre adresse e-mail change, vous ne pourrez pas modifier vos agendas. Pour résoudre ce problème, contactez l’assistance pour nous communiquer l’ancienne adresse e-mail et la nouvelle pour un transfert de propriété.