Organisez vos équipes grâce à l’application Calendar App de Smartsheet

L’application Calendar App vous permet :

• de définir un code couleur par catégorie principale et secondaire ;
• d’exporter facilement l’agenda, pour l’envoyer par e-mail ou l’imprimer ;
• de réaliser une synchronisation avec les données actuelles des projets.

Se connecter à l’application Calendar App de Smartsheet

Sur la feuille à partir de laquelle vous souhaitez créer un agenda, en mode Table :

1. Sélectionnez Plus d’outils.
2. Sélectionnez Calendar App.

Ou, en mode Grille :

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez le lanceur.
2. Sélectionnez Calendar App.

Ou, consultez l’URL suivante : calendar.smartsheet.com.

Une fois connecté, vous verrez la page Calendar List (Liste des agendas). Tous les agendas que vous avez créés ou qui ont été partagés avec vous apparaissent sur cette page. Pour ouvrir un agenda, sélectionnez son nom.
 

Pour affiner votre recherche, utilisez la liste Filter (Filtre) ou saisissez le nom de l’agenda dans la barre de recherche.

Créer un agenda de base 

Les administrateurs peuvent créer des agendas à l’aide de l’assistant Create New (Créer un nouveau). 

Pour lancer l’assistant, sélectionnez + Add New (+ Ajouter un autre). 

Étape 1 : sélectionner une feuille

1. Sélectionnez la feuille ou le rapport qui contient les données Smartsheet que vous voulez afficher.
2. La feuille ou le rapport que vous sélectionnez doit inclure au moins une colonne de date.
3. Sélectionnez Next (Suivant).

Tout administrateur de la feuille ou du rapport sous-jacent est automatiquement un administrateur de l’agenda. Utilisez la feuille ou le rapport sous-jacent pour gérer les autorisations.

Étape 2 : choisir un mode

Sélectionnez l’une des options suivantes pour choisir le mode par défaut de votre agenda :

• Monthly (Mensuel)
• Daily (Quotidien)
• Weekly (Hebdomadaire)
• Multi-Month (Sur plusieurs mois)
• Quarterly (Trimestriel)
• Day-Month (Jour-mois)

Une fois que vous avez créé votre agenda, vous pouvez passer d’un mode à l’autre à tout moment.

Étape 3 : établir des correspondances entre les colonnes

Établissez la correspondance entre les colonnes de votre feuille et les champs correspondants de l’agenda.

1. Dans la section Smartsheet Columns (Colonnes Smartsheet), sélectionnez les colonnes qui contiennent les données que vous souhaitez afficher dans l’agenda. Les champs signalés par un astérisque rouge sont obligatoires.

Si vous utilisez un rapport comme source de votre agenda, utilisez des noms de colonnes cohérents dans vos feuilles pour vous assurer que votre agenda est organisé et facile à lire.

2. Facultatif : dans la section Data Grouping (Regroupement des données), sélectionnez les colonnes (deux maximum) que vous souhaitez utiliser pour catégoriser vos tâches dans des collections horizontales. Ces groupes apparaissent sur le côté gauche de l’agenda et déterminent son code couleur.

Une fois que vous avez choisi des colonnes sous Data Grouping (Regroupement des données), vous pouvez attribuer une couleur spécifique à chaque valeur de colonne dans la section Custom Category List Order (Ordre de la liste des catégories personnalisées).

3. Si vous souhaitez voir l’agenda, sélectionnez Add (Ajouter).
4. Si vous souhaitez affiner votre agenda à l’aide de fonctionnalités avancées, sélectionnez Advanced (Avancé).

Optimiser votre agenda à l’aide de fonctionnalités avancées

Optimisez votre agenda de base une fois qu’il fonctionne. Vous disposez par exemple des possibilités suivantes :

• Ajouter des colonnes
• Trier les tâches 
• Modifier l’affichage de la date ou de l’heure et mettre en forme les tâches de l’agenda
• Changer le logo affiché sur l’agenda
• Afficher ou masquer les week-ends

Lorsque vous sélectionnez le bouton Advanced (Avancé), les onglets suivants s’affichent :

• Additional Columns (Colonnes supplémentaires)
• Time & Design (Date et apparence)
• More Options (Options supplémentaires)
• Confirm (Confirmer)

Pour continuer, sélectionnez Next (Suivant).

Étape 4 : ajouter des colonnes supplémentaires à votre agenda

1. Pour ajouter des informations supplémentaires à votre agenda, utilisez les sections suivantes : 
   • Additional Columns (Colonnes supplémentaires) : sélectionnez les colonnes supplémentaires à afficher dans votre feuille ou rapport source.
   • Sort Columns (Trier les colonnes) : triez vos tâches selon les données des colonnes.
2. Sélectionnez Next (Suivant). 

Étape 5 : configurer l’affichage des dates et des périodes

Utilisez l’onglet Time & Design (Date et apparence) pour configurer l’affichage des dates et des périodes, ainsi que le style des tâches de l’agenda.

Étape 6 : modifier les détails d’autres agendas

Utilisez l’onglet More Options (Plus d’options) pour effectuer les tâches suivantes :

• Ajouter un nom d’agenda
• Identifier le jour de début de la semaine
• Identifier le mois de début du trimestre
• Afficher les tâches de la semaine uniquement, masquer les week-ends ou afficher à la fois les jours de la semaine et les week-ends 
• Ouvrir et rechercher le lien du formulaire en ligne
• Configurer la manière dont l’agenda est visible pour les utilisateurs et ce qu’ils peuvent y faire 

Autoriser les pièces jointes

Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs puissent joindre des fichiers aux tâches de l’application Calendar App.

Les fichiers joints aux commentaires apparaissent avec le commentaire. Les pièces jointes ne s’affichent pas dans la colonne Attachments (Pièces jointes) ou sur une tâche de l’application Calendar App.

Autoriser les commentaires

Les utilisateurs doivent au moins disposer des autorisations de niveau Éditeur sur la feuille source ou le rapport pour pouvoir ajouter des commentaires à l’agenda. Les personnes disposant des autorisations de niveau Spectateur peuvent voir les commentaires dans un agenda.

Sélectionnez cette option pour que d’autres personnes puissent commenter les tâches dans l’application Calendar App. Ce paramètre est activé par défaut lors de la création d’un nouvel agenda.

Lorsque vous ajoutez des commentaires à un agenda, ils sont également ajoutés à la feuille ou au rapport source.

Utilisez la fonctionnalité @mention dans les commentaires pour améliorer la visibilité des entrées de votre agenda.

Autoriser les nouveaux événements

Autorisez toute personne disposant des permissions de niveau Éditeur sur la feuille source à directement ajouter des tâches à l’agenda.

Lien vers le formulaire en ligne

Si la feuille source comprend un formulaire, collez le lien du formulaire dans le champ Web Form Link (Lien vers le formulaire en ligne). Lorsque vous ajoutez le lien vers le formulaire en ligne à l’agenda, vous pouvez accéder au formulaire à partir de l’application Calendar App.

Pour accéder au formulaire en ligne à partir de l’application Calendar App :

1. En haut à gauche de l’application Calendar App, sélectionnez l’icône de menu déroulant. 
2. Sélectionnez Open Web Form (Ouvrir un formulaire en ligne).

Utiliser un Agenda 454

Pour utiliser un Agenda 454 en tant qu’option d’affichage, cochez la case 454 Calendar (Agenda 454). Vous pouvez également sélectionner Default 454 Calendar (Agenda 454 par défaut) si vous souhaitez que ce soit l’option d’affichage par défaut.

Dans un agenda 454, l’année civile est divisée en mois selon le format 4 semaines - 5 semaines - 4 semaines. La disposition de l’agenda aligne les jours de congé et garantit que le nombre de samedis et de dimanches est identique pour les mois comparables. (Ce format 454 est couramment utilisé dans les commerces de détail pour comparer plus précisément les ventes d’une année à l’autre.)

Étape 7 : vérifier les paramètres configurés

Dans l’onglet Confirm (Confirmer), examinez et vérifiez les paramètres que vous avez modifiés. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez Previous (Précédent) pour accéder à la page appropriée et effectuer les ajustements. Sélectionnez Add (Ajouter) ou Mettre à jour lorsque vous êtes prêt.

Partager votre agenda

Une fois que vous avez créé votre agenda, sélectionnez la flèche en haut à droite, puis sélectionnez Partager. Ici, vous pouvez activer ou désactiver le partage, partager l’agenda avec des utilisateurs ou des domaines spécifiques, copier le lien de partage et publier l’agenda.

Si l’option de partage est activée, l’agenda apparaît dans la vue Liste pour tous les utilisateurs qui sont administrateurs de l’agenda ou qui ont été ajoutés à la liste de partage de l’agenda. Si elle n’est pas activée, l’agenda apparaît uniquement dans la vue Liste pour l’administrateur.

Tous les utilisateurs qui consultent un agenda voient ce dernier de la même manière que l’administrateur.

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