S’applique à

Smartsheet Advance Package

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour créer ou modifier un flux de travail à l’aide du connecteur Salesforce de Smartsheet, vous devez respecter les règles d’autorisation suivantes :

  • Vous devez être un utilisateur sous licence.
  • Vous devez disposer des droits Éditeur ou supérieurs sur toute feuille mise en correspondance.
  • Vous devez être en mesure de vous connecter à Salesforce et d’avoir accès aux enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer un flux de travail.
  • Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur Salesforce dans Smartsheet. 
  • Le connecteur Salesforce de Smartsheet est une application Premium incluse au forfait et la connexion initiale à l’environnement Salesforce a déjà été établie.

Administration et configuration du connecteur Salesforce de Smartsheet

PLANS

  • Smartsheet Advance Package

Droits

Pour créer ou modifier un flux de travail à l’aide du connecteur Salesforce de Smartsheet, vous devez respecter les règles d’autorisation suivantes :

  • Vous devez être un utilisateur sous licence.
  • Vous devez disposer des droits Éditeur ou supérieurs sur toute feuille mise en correspondance.
  • Vous devez être en mesure de vous connecter à Salesforce et d’avoir accès aux enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer un flux de travail.
  • Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur Salesforce dans Smartsheet. 
  • Le connecteur Salesforce de Smartsheet est une application Premium incluse au forfait et la connexion initiale à l’environnement Salesforce a déjà été établie.

Si votre forfait inclut le connecteur Salesforce de Smartsheet, utilisez l’URL suivante pour vous connecter et créer des flux de travail entre Smartsheet et Salesforce : https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce 

Se connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet


Terminologie et niveaux d’autorisation

Avant de commencer, voici quelques termes utiles :

  • Connexion : cela relie le connecteur Salesforce (par exemple, Smartsheet) à un environnement Salesforce spécifique.
  • Flux de travail : il s’agit du lien établi dans le connecteur Salesforce entre des éléments spécifiques de Salesforce et une feuille dans Smartsheet. 

Les trois types d’utilisateurs suivants peuvent interagir avec le connecteur Salesforce de Smartsheet :

  • L’administrateur système Smartsheet : il gère et limite les administrateurs et les utilisateurs du connecteur Salesforce.
  • L’administrateur connecteur Salesforce : il établit la connexion entre une instance de Salesforce et le connecteur Salesforce de Smartsheet.
  • L’utilisateur connecteur Salesforce : il peut créer des flux de travail qui synchronisent les informations entre Smartsheet et Salesforce.

Utilisez ce diagramme comme référence pour les fonctionnalités basées selon les types d’utilisateurs qui peuvent accéder au connecteur.


Fonctionnalités par type d’utilisateur

FonctionnalitéAdministrateur système SmartsheetAdministrateur connecteur SalesforceUtilisateur connecteur Salesforce
Créer des flux de travail

✔️*

✔️*

✔️

Modifier ses propres flux de travail

✔️*

✔️*

✔️

Désactiver ses propres flux de travail

✖️

✖️

✔️

Afficher tous les flux de travail de l’organisation

✔️

✔️

✖️

Désactiver un flux de travail de l’organisation

✔️

✔️

✖️

Désactiver ou exécuter un flux de travail de l’organisation

✖️

✖️

✖️

Attribuer un rôle d’utilisateur du connecteur Salesforce

✔️

✔️

✖️

Attribuer un rôle d’administrateur du connecteur Salesforce

✔️

✖️

✖️

Activer le paramètre de restriction d’accès

✔️

✔️

✖️

Ajouter des personnes à la liste d’accès restreint (après l’activation des restrictions)

✔️

✔️

✖️

Les administrateurs système Smartsheet et les administrateurs du connecteur peuvent librement créer et modifier leurs flux de travail si la fonctionnalité de restriction d’accès est désactivée. Toutefois, lorsque cette fonctionnalité est activée, ces administrateurs doivent détenir un compte Connector User (Utilisateur du connecteur) pour conserver ce privilège. Voir Restricting Access (Restreindre l’accès) pour plus d’informations sur ce paramètre.


Configuration de la connexion

Pour commencer à utiliser le connecteur Salesforce de Smartsheet, vous devez d’abord configurer la connexion entre Smartsheet et votre instance Salesforce. De cette façon, les utilisateurs pourront créer des flux de travail pour connecter des éléments spécifiques dans Smartsheet et Salesforce. 

Exigences

Pour connecter Smartsheet et Salesforce, vous devez avoir TOUTES les autorisations suivantes. 

Dans Salesforce :

  • Rôle d’administrateur système Salesforce
  • API activée
  • Afficher l’installation et la configuration
  • Afficher toutes les données

Dans Smartsheet :

  • Licence Smartsheet
  • Rôle d’administrateur système Smartsheet (reportez-vous à l’article dédié aux types d’utilisateurs pour plus d’informations) - OU - Rôle d’administrateur du connecteur Salesforce de Smartsheet (rôle au niveau du compte propre aux connecteurs ; voir la section Terminologie pour plus d’informations)

 

Bien que seul le rôle d’administrateur système Smartsheet ou d’administrateur du connecteur Salesforce de Smartsheet soit requis, nous vous recommandons de détenir les deux pour configurer le connecteur.

Instructions pour la configuration de la connexion

  1. Connectez-vous au connecteur Salesforce de Smartsheet https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce. Si un message vous invite à autoriser l’accès à votre compte Smartsheet, sélectionnez Allow (Autoriser).
     
  2. Sélectionnez l’icône de menu en haut à gauche, puis sélectionnez Account Admin (Administrateur de compte).

    Brandfolder Image
    Salesforce Account Admin
  3. Sélectionnez Register new Salesforce organization (Enregistrer une nouvelle organisation Salesforce), puis indiquez si vous connectez une organisation Salesforce ou une organisation sandbox Salesforce. Dans cet exemple, vous vous connectez à une organisation Salesforce.
     
  4. La page de connexion Salesforce s’affiche. Connectez-vous à votre compte Salesforce (si ce n’est pas déjà le cas) et cliquez sur Allow (Autoriser) quand le système vous y invite.

    Brandfolder Image
    Salesforce login

Vous êtes maintenant sur la page Smartsheet Salesforce Connector Account Admin (Administrateur de compte du connecteur Salesforce de Smartsheet). Cette page vous donne accès aux outils qui créent et gèrent les flux de travail entre Smartsheet et l’instance Salesforce.

Le nom de votre organisation Salesforce s’affiche sur la page de l’administrateur de compte.

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Your Salesforce organization

Reportez-vous à l’article d’aide Smartsheet Create workflows with the Smartsheet Salesforce Connector (Créer des flux de travail avec le connecteur Salesforce de Smartsheet) pour obtenir des détails sur la création de flux de travail qui synchronisent les données entre Smartsheet et Salesforce.


Restriction de l’accès

Vos capacités au sein du connecteur Salesforce dépendent des restrictions actives et des autorisations que vous avez accordées dans Smartsheet (telles que les autorisations de partage de feuille) et Salesforce (telles que les autorisations de lecture/écriture d’objets).

Pour établir un flux de travail entre un objet Salesforce et une feuille Smartsheet, vous devez au moins disposer des autorisations Éditeur sur Smartsheet et des autorisations de lecture, d’écriture, d’actualisation et de suppression de l’objet Salesforce.

Restreindre l’accès

Vous pouvez limiter le nombre de personnes pouvant créer des flux de travail avec le connecteur Salesforce en demandant à l’administrateur système/Salesforce de Smartsheet d’activer le paramètre Restrict Access (Restreindre l’accès).

Suivez ces étapes pour activer le paramètre Restrict Access (Restreindre l’accès) :

  1. Connectez-vous au connecteur Salesforce (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce) à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
  2. Cliquez sur l’icône du menu en haut à gauche de la page et sélectionnez User Management (Gestion des utilisateurs).
  3. Cochez la case à côté de Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce Integration. (Restreindre les utilisateurs qui peuvent accéder à l’intégration Smartsheet pour Salesforce).

    Brandfolder Image
    Restrict access to Salesforce


    L’adresse e-mail de toute personne ayant déjà créé des flux de travail est automatiquement ajoutée à la liste des utilisateurs autorisés à accéder au connecteur. Vous pouvez restreindre leur accès au connecteur en supprimant leur adresse e-mail de cette liste, si besoin est.
     

  4. Ajoutez l’adresse e-mail de toute personne qui doit pouvoir accéder au connecteur.

Une fois ce paramètre activé, seuls les utilisateurs disposant des autorisations Smartsheet utilisateur ou administrateur Salesforce peuvent accéder au connecteur Salesforce. Gérez ces niveaux d’autorisation par l’interface du connecteur Salesforce et l’application Smartsheet.  

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs à partir de l’application Smartsheet, veuillez vous reporter à l’article Centre d’administration.

Supprimer l’accès

Les administrateurs système/Salesforce de Smartsheet peuvent également supprimer les utilisateurs du connecteur Salesforce en sélectionnant l’icône supprimer, à droite du nom d’utilisateur.

Vous ne pouvez plus créer ou modifier vos flux de travail en cas de retrait de la liste.

Brandfolder Image
Salesforce connector user

Si vous n’y avez plus accès, vos flux de travail resteront actifs pendant 10 minutes maximum. Passé ce délai, vos flux de travail seront automatiquement désactivés.


Fréquence d’interrogation

Vous pouvez ajuster la fréquence d’interrogation des demandes effectuées entre Smartsheet et Salesforce. Salesforce ne peut réaliser qu’un certain nombre d’actualisations automatiques des informations par minute. Si vous dépassez cette limite, les flux de travail actifs renvoient des erreurs et ne synchronisent pas les informations. Pour résoudre ce problème, supprimez la limite de Salesforce ou définissez la fréquence d’interrogation sur un intervalle plus long.

Vous pouvez mieux gérer la connexion entre Smartsheet et Salesforce en créant des notifications personnalisées sur l’utilisation de l’API dans Salesforce (reportez-vous à la documentation d’aide Salesforce). Sachez que Salesforce peut utiliser des types de champs liés à d’autres objets, ce qui augmente le nombre de demandes envoyées à Salesforce par le connecteur Salesforce de Smartsheet.

Définir la fréquence d’interrogation

Pour modifier la fréquence d’interrogation dans les connecteurs :

  1. Sélectionnez le menu en haut à gauche, puis sélectionnez Account Admin (Administrateur de compte). 
  2. À côté de votre organisation, sélectionnez Preferences (Préférences) à droite pour ouvrir le panneau Polling Frequency (Fréquence d’interrogation).
     

    Brandfolder Image
    Salesforce preferences

Vous pouvez ensuite définir une valeur en secondes pour tous les flux de travail de votre organisation, afin d’éviter qu’ils ne dépassent les limites de demandes.

 

 

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