Smartsheet Merge Add-on pour documents Google

Quelques éléments d'intégration Smartsheet-Google Drive sont disponibles à l'installation dans le Chrome Web Store :

1. Smartsheet Merge : importez stratégiquement des données Smartsheet dans votre document Google.
2. Smartsheet Sync : stockez les réponses à vos formulaires Google dans une nouvelle feuille Smartsheet.
3. Création de nouvelles feuilles depuis Google Drive : les nouvelles feuilles seront stockées dans Smartsheet, mais un lien sera créé dans Drive pour vous permettre de les ouvrir rapidement depuis cette application.

REMARQUE : vous devez utiliser Chrome pour installer l'application Smartsheet ou des modules complémentaires, mais après l'installation, vous pourrez accéder aux fonctionnalités Google Drive de Smartsheet depuis n'importe quel navigateur.

Par ailleurs, plusieurs éléments d'intégration à Google ne nécessitent pas d'installation. Voir la liste complète ici.
 

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Utilisation de Smartsheet Merge Add-on

Smartsheet Merge est un module complémentaire de Google Docs qui permet de créer des factures, des lettres types, des enveloppes ou d'autres documents à partir de vos données Smartsheet. Par exemple, vous pouvez utiliser les noms qui figurent dans la colonne « Nom du client » de Smartsheet pour personnaliser une lettre type créée dans Google Documents pour chacun de vos clients.

1. Pour commencer, installez Smartsheet Merge depuis le Chrome Web Store et autorisez Smartsheet Merge à accéder aux documents de votre Google Drive.


2. Une fois l'installation terminée, vous serez redirigé vers l'un des documents Google. Vous pouvez également choisir d'accéder à n'importe quel autre document dans lequel vous souhaitez fusionner des données Smartsheet.


3. Cliquez sur Modules complémentaires en haut de la page et sélectionnez Smartsheet Merge > Démarrer. L'encadré SmartMerge Merge apparaît à droite du document.


4. Cliquez sur le bouton Connexion à Smartsheet et suivez la procédure pour autoriser l'accès entre l'application et votre compte Smartsheet.
   
   REMARQUE : si vous êtes connecté à plusieurs comptes Google, vous êtes susceptible de voir apparaître un message d'erreur pendant cette opération. Dans ce cas, déconnectez-vous de tous les comptes Google dans toutes les fenêtres du navigateur, fermez le navigateur et reconnectez-vous à un seul compte Google.


5. Une fois que vous êtes connecté, la page est mise à jour et vous invite à fermer la fenêtre et à revenir à votre document Google avec l'encadré Smartsheet Merge.


6. Vous remarquerez que l'encadré Smartsheet Merge a été mis à jour. Cliquez sur Sélectionner une feuille pour choisir à partir de votre compte Smartsheet la feuille à utiliser pour la fusion. Pour filtrer les feuilles et ainsi trouver plus rapidement celle que vous recherchez, utilisez le champ de recherche situé juste au-dessus de votre liste de feuilles.​


7. Cliquez sur Sélectionner des lignes dans l'encadré Smartsheet Merge pour choisir les lignes à fusionner avec le document. Si vous sélectionnez plusieurs lignes, Smartsheet Merge crée plusieurs copies du document Google, chacune étant fusionnée avec les données d'une des lignes.


8. Cliquez sur Insérer les champs de fusion dans l'encadré Smartsheet Merge.


9. Smartsheet Merge utilise les champs de fusion pour insérer vos données Smartsheet dans le document Google. Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez afficher la première balise dans le document, puis cliquez sur un nom de colonne dans l'encadré. Une balise Champ de fusion sera insérée pour réserver un espace pour les données provenant de Smartsheet. Répétez cette opération pour chaque colonne de données à fusionner dans le document.
   
   Seules les 100 premières colonnes de la feuille sont disponibles à la sélection à partir de l'encadré. Vous pouvez créer manuellement une balise Champ de fusion pour n'importe quelle colonne en tapant dans le document son nom entre deux paires d'accolades. Par exemple, {{Nom de la colonne}}.
   
   ASTUCE : si le nom ou l'emplacement de vos colonnes a changé depuis le démarrage du module complémentaire, cliquez sur Actualiser les colonnes afin de mettre à jour la liste de l'encadré.


10. Lorsque vous avez terminé la configuration du document, cliquez sur le bouton Fusionner dans la l'encadré Smartsheet Merge. Faites votre choix parmi les options suivantes : créer plusieurs documents Google, créer plusieurs PDF et/ou combiner plusieurs documents au sein d'un seul fichier. Si vous optez pour cette dernière option, tous les documents fusionnés sont combinés au sein d'un seul document Google/fichier PDF afin de pouvoir être imprimé facilement.
    
    REMARQUE : Google ne crée des PDF qu'à partir de documents d'une taille inférieure à 10 Mo.


11. Personnalisez le format de nom de fichier. Par défaut, le nom de chaque fichier reprend les données de la colonne principale de votre feuille, mais vous pouvez le modifier à volonté en cliquant sur Modifier à côté de Format de nom de fichier.


12. Configurer des options supplémentaires :
    • Partager dans Google Drive : partage chaque document de fusion avec l'adresse électronique Gmail ou Google Apps valide indiquée sur la ligne. Requiert que l'une des 100 premières colonnes de la feuille répertorie l'adresse électronique avec laquelle le document de chaque ligne sera partagé.
    • Joindre à la ligne dans Smartsheet : joint un lien vers le document Google ou le fichier PDF généré sur la ligne de Smartsheet.
    • Charger sur la ligne de Smartsheet (documents PDF uniquement) : charge le fichier PDF dans Smartsheet et le joint à la ligne.
    • Envoyer par e-mail (documents PDF uniquement) : envoie à l'adresse électronique valide indiquée sur la ligne chaque document PDF sous la forme d'une pièce jointe à un courrier électronique. Les courriers électroniques peuvent être envoyés par toute personne exécutant le module complémentaire. Requiert que l'une des 100 premières colonnes de la feuille répertorie l'adresse électronique à laquelle le document de chaque ligne sera envoyé. Cliquez sur Configurer pour personnaliser la ligne d'objet et le corps du message des courriers électroniques. Vous pouvez taper des champs de fusion dans la ligne d'objet et le corps de message afin d'y intégrer des valeurs provenant de la ligne tout comme vous utiliseriez les champs de fusion du document Google.


13. Cliquez sur le bouton Fusionner au bas de l'encadré. La fusion s'exécute et les nouveaux documents sont placés dans un dossier dont le nom est issu du nom du document actif au démarrage du processus.
     

REMARQUE : si vous utilisez Google Apps et que vous recevez un message d'erreur après avoir cliqué sur Fusionner, contactez votre administrateur Google Apps et demandez-lui d'ouvrir sa console d'administration afin d'activer l'option permettant aux utilisateurs d'installer des applications Google Drive tierces.
 

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Désinstallation d'applications et de modules complémentaires

Suivez les instructions du site de support de Google pour désinstaller des applications de Google Drive.