Bonnes pratiques et résolution des problèmes Smartsheet pour Microsoft Dynamics 365

Trouver et corriger les erreurs de synchronisation

Vous pouvez utiliser les ressources suivantes pour trouver et résoudre les erreurs de flux de travail :

• Page Run History (Historique d’exécution) : elle fournit le nombre d’erreurs de synchronisation pour un flux de travail donné et affiche un message d’erreur présentant les détails du problème.
• Error Report Emails (E-mails de rapport d’erreur) : lorsqu’un problème survient, le propriétaire du flux de travail ainsi que la personne ayant modifié le champ ou la ligne du flux de travail à l’origine du problème reçoivent un e-mail.
• Colonne Sync Error (Erreur de synchronisation) : dans Smartsheet, cette colonne affiche un message relatif aux lignes présentant un problème de synchronisation. (Cette colonne doit exister sur toute feuille associée à une entité Dynamics 365.)

Utiliser la page Run History (Historique d’exécution) pour corriger les erreurs de synchronisation

Après la création d’un flux de travail, vous pouvez voir sa page Run History (Historique d’exécution) pour consulter l’historique de synchronisation et les erreurs qui ont pu se produire.

Pour accéder à la page Run History (Historique d’exécution) :

1. Sélectionnez Tableau de bord dans le menu pour afficher la liste des flux de travail.
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2. Sélectionnez le lien sous Last run (Dernière exécution) pour afficher la page Run History (Historique d’exécution) d’un flux de travail.

3. Sélectionnez l’horodatage (dans Last run (Dernière exécution)) d’une instance d’exécution donnée pour voir les éventuels messages d’erreur.

Bonnes pratiques pour les flux de travail des connecteurs

Enregistrer et actualiser régulièrement

L’utilisation de deux applications augmente les risques d’erreurs de synchronisation. Pour minimiser ce risque, enregistrez les modifications et actualisez vos feuilles à chaque mise à jour. Les autres personnes pourront ainsi voir vos modifications et constater qu’elles sont synchronisées avec Dynamics 365 et Smartsheet, conformément à vos flux de travail.

Accorder l’autorisation Spectateur pour des feuilles

Pour éviter toute modification accidentelle d’une feuille qui pourrait causer des problèmes de synchronisation entre Smartsheet et Dynamics 365, vous pouvez accorder des autorisations Spectateur aux collaborateurs de celle-ci. De cette façon, les collaborateurs peuvent voir les données de la feuille, mais ils ne peuvent pas les modifier.

Afficher les modifications

Utilisez la fonctionnalité View History (Afficher l’historique) pour voir les modifications apportées à une cellule. Dans le cas des feuilles qui comportent des données partagées entre Smartsheet et Dynamics 365, le nom de l’utilisateur associé au changement est celui de la personne qui a créé le flux de travail.

Ces informations peuvent vous aider à isoler le flux de travail d’un utilisateur spécifique si constatez que des modifications inattendues ont été apportées. Peut-être en raison de colonnes pour lesquelles la correspondance est incorrecte ou lorsque vous ne recevez pas d’erreurs dans la colonne Sync Error (Erreur de synchronisation).

Envoyer des données Smartsheet à Dynamics 365 pour certaines lignes uniquement

Pour contrôler les lignes qui renvoient explicitement des données vers Dynamics 365 :

1. Dans la feuille que vous souhaitez connecter à l’entité Dynamics 365, créez une nouvelle colonne, sélectionnez le type Case à cocher et nommez-la « Synchroniser vers Dynamics ».
2. Connectez-vous à la page Smartsheet pour Dynamics 365 et suivez les étapes de création d’un flux de travail.
3. Dans l’assistant de flux de travail, définissez un flux de travail bidirectionnel et créez des filtres pour synchroniser uniquement les lignes de la feuille dont la colonne Actualiser dans Dynamics 365 est cochée.

Lors de la synchronisation suivante entre la feuille et l’entité Dynamics, les données seront renvoyées à Dynamics uniquement pour les lignes dont la case Synchroniser vers Dynamics est cochée.

Vérifier les autorisations sur la feuille s’il existe des colonnes vides inattendues

Il est possible que des données ne soient pas actualisées dans une feuille, selon vos autorisations de partage, mais que vous ne receviez pas d’erreur. Si une colonne est vide sur une feuille pour laquelle vous avez établi des correspondances dans votre flux de travail, il est possible qu’elle soit verrouillée. Vous devez avoir des autorisations Administrateur sur cette feuille.