Utilisez le connecteur Microsoft Dynamics 365 pour synchroniser automatiquement les prospects, les opportunités, les comptes, les contacts et les autres entités de Dynamics 365 entre Smartsheet et Dynamics 365.
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Créer un flux de travail
Une fois connecté, l’assistant de flux de travail peut vous guider dans la création de flux de travail pour la synchronisation automatique.
- Sélectionnez le menu en haut à gauche de la page et sélectionnez Tableau de bord.
- Sélectionnez Ajouter un flux de travail pour lancer l’assistant de flux de travail.
Assistant de flux de travail
Utilisez l’assistant de flux de travail pour sélectionner votre feuille et l’entité Microsoft Dynamics, puis établir la correspondance entre leurs colonnes et leurs champs respectifs, en vue de la synchronisation.
Sur la page Paramètres, définissez les bases de votre flux de travail :
- Que voulez-vous que ce flux de travail fasse ? : choisissez la direction de synchronisation du flux de travail (vers Dynamics 365, vers Smartsheet, ou de manière bidirectionnelle entre les deux applications).
- Nom de la feuille : sélectionnez une feuille existante ou Create a new sheet (Créer une nouvelle feuille) pour créer une nouvelle feuille dans Smartsheet immédiatement.
- Entités Dynamics : sélectionnez une entité Dynamics 365 dans la liste déroulante.
Une fois que vous avez enregistré le flux de travail, vous ne pouvez pas modifier la feuille, l’entité Dynamics 365 et les directions de synchronisation ; toutefois, vous pouvez créer un nouveau flux de travail pour sélectionner d’autres paramètres.
- Sélectionnez Continuer pour confirmer vos paramètres.
- Dans la rubrique Champs, établissez la correspondance entre les champs de Dynamics 365 et ceux de Smartsheet.
Vous pouvez sélectionner New column (Nouvelle colonne) dans la liste déroulante pour insérer une nouvelle colonne dans la feuille. Vous pouvez également sélectionner Ajouter un champ pour inclure davantage de champs d’entité Dynamics 365 dans le workflow. Vous pouvez modifier la direction de la synchronisation entre les champs de l’entité et les colonnes à l’aide de la liste déroulante des flux
.Il est possible que vous ne puissiez pas modifier les directions de synchronisation de certaines correspondances selon vos autorisations dans Dynamics 365 et Smartsheet, ainsi que de l’utilisation des champs dans l’intégration (comme l’ID Dynamics).
- Sélectionnez Continuer pour confirmer vos choix de correspondance de champs.
- Dans les pages Dynamics Filters (Filtres Dynamics) et Sheet Filters (Filtres de feuille), vous pouvez créer des filtres pour mieux contrôler le type et la quantité de données qui sont partagées entre les deux applications.
- Dans la page Enregistrer, donnez un nom à votre flux de travail, enregistrez-le, puis vérifiez le résumé des actualisations qui seront effectuées dans votre entité Dynamics 365 et dans votre feuille.
Si vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez revenir en arrière dans le flux de travail pour les ajouter. - Sélectionnez Save Workflow (Enregistrer le flux de travail) pour lancer la synchronisation du flux de travail.
Une fois que vous avez enregistré le flux de travail, terminez l’assistant et allez dans le tableau de bord. Votre flux de travail met automatiquement à jour les enregistrements dans Dynamics 365 et les lignes dans votre feuille Smartsheet en fonction des règles de flux de travail.
Utiliser les filtres pour optimiser la synchronisation des données
Les filtres Dynamics
Vous pouvez ajouter des filtres pour réguler les enregistrements Dynamics 365 qui s’écoulent dans la feuille. Ces filtres vous aident à synchroniser uniquement les champs relatifs à un projet, un client ou un employé spécifique.
Pour créer des filtres Dynamics :
- Sélectionnez Ajouter un filtre pour remplir la liste des champs d’entité disponibles.
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la condition du filtre, telle que est égal à, contient, ou est vide.
Un champ de texte s’affiche à droite si vous devez saisir des critères de filtrage supplémentaires.
- Sélectionnez Continuer pour confirmer et appliquer les filtres.
Filtres de feuille
Vous pouvez ajouter des filtres pour contrôler les lignes synchronisées avec les objets dans Dynamics 365. Vous pouvez utiliser ces filtres pour réguler les enregistrements qui sont synchronisés à nouveau avec votre objet. Par exemple, utilisez un filtre pour synchroniser uniquement des lignes spécifiques dont la valeur Status Reason (Raison du statut) est In Progress (En cours) avec l’entité Opportunity (Opportunité) dans Dynamics 365.
Pour créer des filtres de feuille :
- Sélectionnez Ajouter un filtre pour afficher la liste des colonnes de feuille disponibles, puis sélectionnez une colonne pour créer le filtre.
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la condition du filtre, telle que est égal à, contient, ou est vide.
Un champ de texte s’affiche à droite si vous devez saisir des critères de filtrage supplémentaires.
- Sélectionnez Continuer pour confirmer et appliquer les filtres.
Pour les deux filtres sur la page Enregistrer de l’assistant, en regard de Update Summary (Récapitulatif des mises à jour), vous pouvez voir le nombre de champs à mettre à jour dans votre entité Dynamics 365. Cela permet de mesurer la quantité de données entrant dans l’entité à partir de votre feuille.
Si le nombre d’entrées du récapitulatif des mises à jour vous semble trop élevé ou trop faible, vous pouvez revenir en arrière pour ajouter ou supprimer des filtres.
Regrouper les enregistrements associés à l’aide de la hiérarchie de Smartsheet
Définissez des groupes de lignes dans votre flux de travail afin de regrouper vos enregistrements Dynamics 365 en tant que tâches parent et enfant dans Smartsheet. Créez des groupes de lignes pour que votre flux de travail organise les enregistrements Dynamics 365 par champs spécifiques, comme Étapes d’opportunité, sans les déplacer manuellement dans votre feuille après leur synchronisation.
Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous définissez les groupes de lignes :
- Dans le champ Grouper par, vous pouvez sélectionner un champ Dynamics 365 existant ou saisir une nouvelle valeur pour regrouper les enregistrements lors de la synchronisation avec votre feuille. « Grouper par » détermine la valeur de la colonne principale des lignes parent de votre feuille. Par exemple, si vous définissez l’étape d’une opportunité avec « Grouper par », des lignes parent sont créées pour chaque étape dans votre feuille (telle que proposition, qualification, contrat).
- De nouvelles lignes parent s’affichent en bas de votre feuille, sauf si votre « Grouper par » correspond exactement à une valeur de colonne principale existante de la feuille.
- Vous pouvez définir un sous-groupe pour chaque niveau d’organisation supplémentaire. Par exemple, vous pouvez synchroniser les enregistrements sous une ligne parent International qui est également un enfant d’une ligne Ventes dans Smartsheet.
- Les liens hypertextes corrects doivent se trouver dans la colonne ID principal de votre feuille pour les enregistrements Dynamics 365. Si une colonne d’ID principal n’existe pas, elle est automatiquement ajoutée lors de la première exécution du flux de travail.
Si vous copiez et collez manuellement les ID Dynamics dans votre feuille à partir de Dynamics 365, il est possible que le flux de travail ne se synchronise pas comme prévu.
Gérer les flux de travail
Vous pouvez gérer les flux de travail dans le tableau de bord. Sélectionnez le menu à trois lignes en haut à gauche de la page et sélectionnez Tableau de bord pour afficher la liste des flux de travail que vous avez créés.
Paramètres
Sélectionnez Paramètres pour effectuer les actions suivantes :
- Modifier un flux de travail : vous ramène en arrière dans l’assistant de flux de travail pour apporter des modifications au flux de travail.
- Renommer le flux de travail : pour modifier l’intitulé du flux de travail.
- Désactiver/Activer le flux de travail : pour arrêter ou démarrer l’automatisation du workflow.
- Supprimer un flux de travail : supprime le flux de travail du tableau de bord.
La suppression d’un flux de travail est irréversible et les flux de travail supprimés ne peuvent être récupérés.