Prácticas recomendadas y solución de problemas para Smartsheet Microsoft Dynamics 365

Detectar y corregir errores de sincronización

Puede usar los siguientes recursos para detectar y resolver errores de flujo de trabajo:

• La página del Historial de ejecución: Proporciona un conteo de la cantidad de errores de sincronización correspondiente a un flujo de trabajo y muestra un mensaje de error con detalles del problema.
• Correos electrónicos con informes de errores: Cuando ocurren problemas, el propietario del flujo de trabajo y la persona que editó el campo o la fila del flujo de trabajo que causó el problema reciben un correo electrónico.
• Columna Error de sincronización: En Smartsheet, un mensaje completa las filas que tienen un problema de sincronización. (Esta columna debería estar presente en cualquier hoja asociada con una entidad de Dynamics 365).

Usar la página del Historial de ejecución para resolver errores de sincronización

Después de crear un flujo de trabajo, puede ir a la página Historial de ejecución del flujo de trabajo para revisar el historial de sincronización y los errores que se produjeron.

Para llegar a la página del Historial de ejecución:

1. Desde el menú, seleccione Panel para ver la lista de flujos de trabajo.
   Brandfolder Image

2. Seleccione el enlace que se encuentra debajo de Última ejecución para ver la página del Historial de ejecución de un flujo de trabajo.

3. Seleccione la marca de tiempo de una instancia de ejecución específica (debajo de Última ejecución) para ver todos los mensajes de error.

Prácticas recomendadas para flujos de trabajo en los conectores

Guardar y actualizar a menudo

Trabajar en dos aplicaciones aumenta las probabilidades de errores de sincronización. A fin de minimizar este riesgo, guarde los cambios y actualice las hojas cada vez que realice modificaciones. Esto garantiza que otras personas vean sus cambios y que estén sincronizadas con Dynamics 365 y con Smartsheet de acuerdo con sus flujos de trabajo.

Otorgar permiso de Observador sobre hojas

Para impedir que se realicen cambios accidentales en la hoja que podrían causar problemas de sincronización entre Smartsheet y Dynamics 365, puede otorgar permisos de Observador a los colaboradores de su hoja. De esta manera, los colaboradores pueden ver los datos de la hoja, pero no pueden realizar cambios.

Ver los cambios

Use la función Ver el historial para ver un registro de los cambios que se realizaron en una celda. En el caso de hojas que incluyen datos compartidos entre Smartsheet y Dynamics 365, el nombre del usuario asociado con el cambio será la persona que creó el flujo de trabajo.

Esta información puede ayudar a aislar el flujo de trabajo de un usuario específico si se topa con cambios inesperados. Estos pueden deberse a columnas no asignadas correctamente o a que no recibe errores en la columna Error de sincronización.

Transferir datos de Smartsheet a Dynamics 365 solo para filas específicas

Para tener control de las filas que devuelven datos explícitamente a Dynamics 365:

1. En la hoja que quiere conectar con la entidad de Dynamics 365, cree una columna nueva, seleccione el tipo de casilla de verificación y asígnele el nombre Sincronizar a Dynamics a la columna.
2. Inicie sesión en la página de Smartsheet para Dynamics 365 y siga los pasos para crear un flujo de trabajo.
3. En el asistente de flujos de trabajo, especifique un flujo de trabajo bidireccional y cree un filtro para sincronizar solamente las filas de la hoja que tengan marcada la Actualización en la columna Dynamics 365.

La próxima vez que se sincronicen la hoja y la entidad de Dynamics, los datos se retrotransferirán a Dynamics solamente en el caso de las filas que tengan marcada la casilla de verificación Sincronizar a Dynamics.

Comprobar permisos sobre la hoja en columnas en blanco inesperadas

Es posible que los datos de una hoja no se actualicen, según los permisos de uso compartido, pero tal vez no reciba un error. Si aparece una columna en blanco en una hoja que asignó en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada y que necesite permisos de administrador para la hoja.