Sincronizar Smartsheet con Microsoft Dynamics 365

Utilice el conector de Microsoft Dynamics 365 para sincronizar automáticamente entidades de Clientes potenciales, Oportunidades, Cuentas y Contactos, entre otras de Dynamics 365 entre Smartsheet y Dynamics 365. 

El Conector de Dynamics 365 está disponible como una oferta premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Una vez haya adquirido el Conector de Smartsheet para Dynamics 365, un usuario que tenga permisos de Administrador del sistema tanto en Smartsheet como en Dynamics 365 deberá instalarlo siguiendo los pasos que se detallan en nuestro artículo Conector de Smartsheet para Microsoft Dynamics 365: Configuración de la administración.

Antes de comenzar

Para crear flujos de trabajo en el Conector de Dynamics 365, debe ser un Usuario con licencia de Smartsheet. Su Administrador del sistema de Smartsheet puede otorgarle una licencia siguiendo los pasos que se indican en el artículo Administración de usuarios.

Iniciar sesión en los conectores

Una vez configurado el Conector de Microsoft Dynamics 365, utilizará el siguiente URL para crear y sincronizar flujos de trabajo con cualquier integración:

https://connectors.smartsheet.com/c/plugin/dynamics

Crear un flujo de trabajo

Después de iniciar sesión en el Conector, podrá crear flujos de trabajo que manejen la sincronización automática. El asistente para flujos de trabajo lo guiará en todo el proceso.

Para comenzar a crear un flujo de trabajo nuevo:

  1. Haga clic en el ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Panel de control.
    dynamics menú desplegable
     
  2. Haga clic en Agregar flujo de trabajo para iniciar el asistente de flujos de trabajo.

    asistente de flujos de trabajo

Asistente de flujos de trabajo

Utilice el asistente de flujos de trabajo para seleccionar su planilla y la entidad de Microsoft Dynamics, y asigne sus respectivos campos y columnas para la sincronización.

  1. En la página de Configuración establecerá los aspectos básicos correspondientes a su flujo de trabajo:
    Al lado de ¿Qué quiere que haga este flujo de trabajo?, elija el sentido de sincronización del flujo de trabajo (hacia Dynamics 365, hacia Smartsheet, o en forma bidireccional entre las dos aplicaciones).
    Al lado de Nombre de la planilla, seleccione una planilla ya existente o elija Crear una planilla nueva para crear automáticamente una planilla nueva en Smartsheet.
    Seleccione una entidad de Dynamics 365 del siguiente menú desplegable.

    NOTA: Una vez que guarde el flujo de trabajo, la planilla, la entidad de Dynamics 365 y sus sentidos de sincronización, no los podrá modificar; sin embargo, puede crear un flujo de trabajo nuevo para seleccionar otra configuración.
  2. Haga clic en Continuar para confirmar sus ajustes.
  3. Utilice la sección de Campos para asignar los campos entre Dynamics 365 y Smartsheet.

    Si es necesario, puede seleccionar columna nueva en el selector desplegable para insertar una columna nueva en la planilla. Para incluir más campos de entidades de Dynamics 365 en el flujo de trabajo, seleccione agregar campo.
     
  4. Puede modificar el sentido de sincronización con las listas desplegables de flujo lista desplegable de flujo entre campos de entidades y columnas.

    NOTA: Es posible que no pueda modificar el sentido de sincronización de ciertas asignaciones en función de sus permisos tanto en Dynamics 365 como en Smartsheet, al igual que el uso de los campos en la integración (como en el caso de Dynamics ID).
  5. Haga clic en Continuar para confirmar sus opciones de asignación de campos.
  6. En las páginas de Filtros de Dynamics y Filtros de planillas puede crear filtros para controlar de mejor manera el tipo y la cantidad de datos que se comparten entre las dos aplicaciones. (Consulte la sección de Filtros más adelante para obtener más información.)
  7. En la página Guardar le asignará un nombre a su flujo de trabajo, lo guardará y revisará un resumen de la actualización que se realizará en su entidad de Dynamics 365 y planilla.

    Si descubre que en el Resumen de actualización se indica que se efectuará una cantidad inesperada de cambios, tiene la oportunidad de retroceder por el asistente y realizar más cambios en el flujo de trabajo, como ser agregar filtros.
  8. Haga clic en Guardar flujo de trabajo para iniciar la sincronización del flujo de trabajo, agregando cualquier registro y fila de Dynamics 365 que se especifique en el Resumen de actualización.

Una vez que guarde el flujo de trabajo, completará el asistente y el sistema lo llevará al Panel de control. Su flujo de trabajo se ejecutará y actualizará automáticamente los registros presentes en Dynamics 365 y las filas de su planilla en Smartsheet de acuerdo con las reglas que configuró en el flujo de trabajo.

Para modificar un flujo de trabajo ya existente, siga los pasos que se indican más adelante en la sección Administrar flujos de trabajo.

Usar filtros para refinar la sincronización de datos

Filtros de Dynamics

Tiene la opción de agregar filtros para regular de mejor manera los registros de Dynamics 365 que fluyen hacia la planilla. Estos filtros pueden ayudarle a garantizar que sincronice solamente campos que pertenecen a un proyecto, cliente o empleado específico, por ejemplo.
Para crear filtros de Dynamics:

  1. Haga clic en agregar campo para completar la lista de campos de entidades disponibles; luego, seleccione uno de ellos para crear el filtro.
  2. Utilice la lista desplegable para seleccionar la condición del filtro. Por ejemplo: es igual a, contiene, está en blanco.
    NOTA: Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.
  3. Haga clic en Continuar para confirmar y aplicar los filtros.

Verá la cantidad de campos que se actualizarán en su entidad de Dynamics 365 en la página Guardar del asistente, al lado del Resumen de la actualización. Puede usar esta cantidad para medir la cantidad de datos que fluye hacia la entidad desde su planilla. 
Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, puede retroceder para agregar o quitar filtros según sea necesario.

Filtros de Smartsheet

Tiene la opción de agregar filtros para controlar las filas que se sincronizan con objetos en Dynamics 365. Puede usar estos filtros para regular de mejor manera los registros que se retrosincronizan a su objeto. Por ejemplo: utilice un filtro para sincronizar solamente filas específicas que tengan un valor de Motivo de estado de En curso, en forma retrospectiva a la entidad de Oportunidad en Dynamics 365.

Para crear filtros de planilla:

  1. Haga clic en agregar campo para completar la lista de columnas de planilla disponibles; luego, seleccione una columna para completar el filtro.
  2. Utilice la lista desplegable para seleccionar la condición del filtro. (Ejemplos: es igual a, contiene, está en blanco.)

    NOTA: Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.
     
  3. Haga clic en Continuar para confirmar y aplicar los filtros.

Verá la cantidad de filas que se agregarán y actualizarán en su planilla en la página Guardar del asistente, al lado del Resumen de actualización, para conocer los cambios que se realizarán después de guardar el flujo de trabajo.

Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, puede retroceder para agregar o quitar filtros según sea necesario.

Mantener registros relacionados juntos con la Jerarquía de Smartsheet

Defina grupos de filas en su flujo de trabajo para mantener juntos sus registros de Dynamics 365 como tareas primarias y secundarias en Smartsheet. Cree grupos de filas para que su flujo de trabajo organice sus registros de Dynamics 365 por las opciones de un campo específico, como Etapas de oportunidad (como ser Calificar, Propuesta, Contrato), sin tener que moverlas manualmente en su planilla después de que se sincronicen.

Tenga presente lo siguiente cuando esté definiendo grupos de filas:

  • En Agrupar por, puede seleccionar un campo de Dynamics 365 ya existente o escribir un valor nuevo en registros de grupos a medida que se sincronizan a su planilla. La opción Agrupar por determinará el valor de la columna primaria de las filas principales de su planilla. Por ejemplo: cuando Agrupa por la Etapa de una Oportunidad, se crean filas principales en su planilla para cada etapa (como ser Propuesta, Calificar, Contrato).
  • Las filas principales nuevas se crearán en la parte inferior de su planilla a menos que Agrupar por coincida completamente con un valor de columna primaria ya existente de la planilla.
  • Puede definir un subgrupo para contar con una capa adicional de organización. Haga que los registros se sincronicen, por ejemplo, debajo de una fila principal Internacional que también es secundaria de una fila de Ventas en Smartsheet.
  • Los registros de Dynamics 365 deben tener los hipervínculos correctos en la columna de ID primario en su planilla. (Si todavía no hay ninguna columna de ID primario, se agregará automáticamente a su planilla cuando se ejecute el flujo de trabajo por primera vez.) Copiar y pegar manualmente identificadores de Dynamics desde Dynamics 365 a su planilla puede hacer que el flujo de trabajo no se sincronice según lo esperado.

Administrar flujos de trabajo

Administrará flujos de trabajo desde el Panel de control. Haga clic en el menú de tres líneas del ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Panel de control para ver la lista de flujos de trabajo que ha creado.

Configuraciones

Haga clic en Configuraciones para expandir las siguientes opciones:

  • Editar flujo de trabajo: lo lleva de regreso por el asistente de flujos de trabajo para que realice cambios en el flujo de trabajo.
  • Cambiar el nombre del flujo de trabajo: cambie el título del flujo de trabajo.
  • Deshabilitar/Habilitar flujo de trabajo: detiene o inicia la automatización del flujo de trabajo.
  • Eliminar flujo de trabajo: retira el flujo de trabajo del Panel de control.

    NOTA: La eliminación de un flujo de trabajo no puede deshacerse, y los flujos de trabajo eliminados no pueden recuperarse.

Detectar y corregir errores de sincronización

Tiene a su disposición varios recursos que le ayudarán a detectar y resolver errores en flujos de trabajo, a saber:

  • La página del Historial de ejecución: Esto proporciona un conteo de la cantidad de errores de sincronización correspondiente a un flujo de trabajo y expone un mensaje de error con detalles del problema. Consulte la sección del Historial de ejecución más adelante para obtener información sobre resolución de problemas.
  • Correos electrónicos con informes de errores: Cada vez que se produce un error se envía un mensaje por correo electrónico al propietario del flujo de trabajo y a la persona que editó el campo o la fila del flujo de trabajo que causó el problema.
  • La columna Error de sincronización de Smartsheet escribe un mensaje en las filas que tienen un problema de sincronización. (Esta columna debería estar presente en cualquier planilla asociada con una entidad de Dynamics 365.)

Usar la página del Historial de ejecución para resolver errores de sincronización

Después de crear un flujo de trabajo podrá ver su historial de sincronización en la página del Historial de ejecución del flujo de trabajo; eso incluye cualquier error que se haya producido.
Para llegar a la página del Historial de ejecución:

  1. Desde el menú, haga clic en el Panel de control para ver la lista de flujos de trabajo.
    dynamics menú desplegable
  2. Haga clic en el enlace que se encuentra debajo de Última ejecución para ver la página del Historial de ejecución de un flujo de trabajo.

    error en última ejecución
     
  3. Después puede hacer clic en la marca de hora (debajo de Última ejecución) de una instancia de ejecución específica para ver todos los mensajes de error.
    última ejecución

Prácticas recomendadas para flujos de trabajo en los conectores

Guardar y actualizar a menudo

Como trabajará en dos aplicaciones, las probabilidades de que se produzcan errores de sincronización aumentan a medida que colaboran más personas. A fin de minimizar el riesgo de problemas de sincronización, guarde los cambios y actualice sus planillas cada vez que realice actualizaciones. Guardar y actualizar frecuentemente garantizará que otras personas vean sus cambios y que estén sincronizados con Dynamics 365 y con Smartsheet de acuerdo con los flujos de trabajo que ha configurado.
Para obtener más información sobre cómo guardar y actualizar planillas en Smartsheet, consulte el siguiente artículo del Centro de Ayuda: Cómo guardar y actualizar planillas.

Otorgar permisos de visualización sobre planillas

Para impedir que se realicen cambios accidentales en la planilla que podrían causar problemas de sincronización entre Smartsheet y Dynamics 365, puede otorgar permisos de Visualización a quienes colaboran en su planilla.
Con permisos de Visualización, los colaboradores pueden ver los datos de la planilla pero no podrán editarlos.

Ver cambios

En Smartsheet puede usar la característica Ver historial para ver un registro de los cambios que se realizaron en una celda. En el caso de planillas que incluyen datos compartidos entre Smartsheet y Dynamics 365, el nombre del usuario asociado con el cambio será la persona que creó el flujo de trabajo.

Esta información puede ayudarle a restringirse al flujo de trabajo de un usuario específico si está detectando que se están realizando cambios inesperados en su planilla, posiblemente a raíz de columnas asignadas incorrectamente, y que no está recibiendo errores en la columna Error de sincronización.

Si precisa más detalles sobre cómo realizar un seguimiento de los cambios en Smartsheet, consulte Ver historial de celdas en el Centro de Ayuda.

Transferir datos de Smartsheet a Dynamics 365 solo para filas específicas

Para tener más control sobre qué filas transfieren datos explícitamente a Dynamics 365, cree una Actualización en la columna Dynamics 365 de la planilla en Smartsheet y un filtro en el flujo de trabajo del Conector:

  1. En Smartsheet, en la planilla que tiene pensado conectar con la entidad de Dynamics 365, cree una columna nueva (los pasos para crear columnas nuevas en una planilla están disponibles en el Centro de Ayuda), seleccione el tipo de Casilla de verificación y asígnele el siguiente nombre a la columna: Sincronizar a Dynamics.
  2. Inicie sesión en la página de Smartsheet para Dynamics 365 y siga los pasos para crear un flujo de trabajo.
  3. En el asistente de flujos de trabajo, especifique un flujo de trabajo bidireccional y cree filtro para sincronizar solamente las filas de la planilla que tengan marcada la Actualización en la columna Dynamics 365.

La próxima vez que se sincronicen la planilla y la entidad de Dynamics, los datos se retrotransferirán a Dynamics solamente en el caso de las filas que tengan marcada la casilla de verificación Sincronizar a Dynamics.

Comprobar permisos sobre planillas en columnas en blanco inesperadas

Es posible que los datos no se actualicen en una planilla dependiendo de sus permisos de uso compartido, pero tal vez no reciba un error. Si aparece una columna en blanco en una planilla que ha asignado en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada en la planilla. Solicítele al Propietario de la planilla (o a otro Administrador) que le otorgue permisos de Administrador sobre la planillas con los pasos que se indican en el siguiente artículo del Centro de Ayuda: Cómo compartir planillas.