Sincronizar Smartsheet con Microsoft Dynamics 365

Crear un flujo de trabajo

Después de iniciar sesión, el asistente de flujos de trabajo puede guiarlo a través de la creación de flujos de trabajo para lograr la sincronización automática.

1. Seleccione el menú en la esquina superior izquierda de la página y, luego, Panel.
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2. Seleccione Agregar flujo de trabajo para iniciar el asistente de flujos de trabajo.
   
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Asistente de flujos de trabajo

Use el asistente de flujos de trabajo para seleccionar su hoja y la entidad de Microsoft Dynamics, y asigne sus respectivos campos y columnas para lograr la sincronización.

1. En la página Configuración, establezca los aspectos básicos correspondientes a su flujo de trabajo:

   • ¿Qué quiere que haga este flujo de trabajo?: Elija el sentido de sincronización del flujo de trabajo (hacia Dynamics 365, hacia Smartsheet o de forma bidireccional entre las dos aplicaciones).
   • Nombre de la hoja: Seleccione una hoja ya existente o la opción Crear una hoja nueva para crear automáticamente una hoja nueva en Smartsheet.
   • Elemento de Dynamics: Seleccione una entidad de Dynamics 365 en el menú desplegable.

   No se puede modificar el flujo de trabajo, la hoja, la entidad de Dynamics 365 y sus sentidos de sincronización una vez que los haya guardado; sin embargo, puede crear un nuevo flujo de trabajo para seleccionar configuraciones diferentes.

2. Seleccione Continuar para confirmar la configuración.
3. Utilice la sección Campos para asignar los campos entre Dynamics 365 y Smartsheet.
   
   Puede seleccionar Nueva columna en el menú desplegable para insertar una nueva columna en la hoja. También puede seleccionar Agregar campo para incluir más campos de entidad de Dynamics 365 en el flujo de trabajo.

4. Puede modificar el sentido de sincronización con las listas desplegables de flujo  Brandfolder Image  entre campos de entidades y columnas.

   Es posible que no pueda modificar el sentido de sincronización de ciertas asignaciones en función de sus permisos tanto en Dynamics 365 como en Smartsheet, al igual que el uso de los campos en la integración (como en el caso de Dynamics ID).

5. Seleccione Continuar para confirmar las asignaciones de campo.
6. En las páginas Filtros de Dynamics y Filtros de hoja, puede crear filtros para controlar mejor el tipo y la cantidad de datos que se comparten entre las dos aplicaciones.
7. En la página Guardar, asigne un nombre a su flujo de trabajo, guárdelo y revise un resumen de la actualización que se realizará en su entidad y hoja de Dynamics 365. 
   
   Si desea realizar modificaciones, puede retroceder en el flujo de trabajo y agregar los cambios. 
8. Seleccione Guardar flujo de trabajo para iniciar la sincronización del flujo de trabajo. 

Una vez que guarde el flujo de trabajo, puede completar el asistente y dirigirse al Panel. El flujo de trabajo se ejecutará, y se actualizarán automáticamente los registros presentes en Dynamics 365 y las filas de su hoja en Smartsheet de acuerdo con las reglas que configuró en el flujo de trabajo.

Usar filtros para refinar la sincronización de datos

Filtros de Dynamics

Tiene la opción de agregar filtros para regular de mejor manera los registros de Dynamics 365 que fluyen hacia la hoja. Con estos filtros, puede sincronizar solo campos sobre un proyecto, cliente o empleado específico.

Para crear filtros de Dynamics, realice lo siguiente:

1. Seleccione Agregar filtro para completar la lista de campos de entidades disponibles.

2. Utilice el menú desplegable para seleccionar la condición del filtro, como es igual a, contiene o está en blanco.

   Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.

3. Para confirmar y aplicar los filtros, seleccione Continuar.

Filtros de hoja

Puede agregar filtros para controlar las filas que se sincronizan con los objetos en Dynamics 365. Puede usar estos filtros si desea regular los registros que se sincronizan con su objeto. Por ejemplo, utilice un filtro para sincronizar solo filas específicas con un valor de Motivo de estado de En curso de vuelta a la entidad Oportunidad en Dynamics 365.

Para crear filtros de hoja, realice lo siguiente:

1. Seleccione Agregar filtro para completar la lista de columnas de hoja disponibles y seleccione una columna para completar el filtro.

2. Utilice el menú desplegable para seleccionar la condición del filtro, como es igual a, contiene o está en blanco.

   Aparecerá un campo de texto a la derecha si necesita ingresar criterios de filtros adicionales.

3. Para confirmar y aplicar los filtros, seleccione Continuar.

En ambos filtros de la página Guardar del asistente, junto a Resumen de actualización, puede ver la cantidad de campos que se actualizarán en su entidad de Dynamics 365. Puede usar esta cantidad para medir la cantidad de datos que fluye hacia la entidad desde su hoja.

Si el conteo del Resumen de actualización parece inesperadamente alto o bajo, puede retroceder y agregar o quitar filtros, según sea necesario.

Mantener registros relacionados juntos con la jerarquía de Smartsheet

Defina grupos de filas en su flujo de trabajo para mantener juntos sus registros de Dynamics 365 como tareas primarias y secundarias en Smartsheet. Cree grupos de filas para que el flujo de trabajo organice los registros de Dynamics 365 por campos específicos, como Etapas de oportunidad, sin necesidad de moverlos manualmente en la hoja después de sincronizarlos.

Tenga presente lo siguiente cuando esté definiendo grupos de filas:

• En Agrupar por, puede seleccionar un campo de Dynamics 365 ya existente o escribir un valor nuevo para agrupar registros a medida que se sincronizan en su hoja. La opción Agrupar por determinará el valor de la columna primaria de las filas primarias de su hoja. Por ejemplo: cuando Agrupa por la etapa de una oportunidad, se crean filas primarias en su hoja con respecto a cada etapa (como Propuesta, Calificar, Contrato).
• Las filas primarias nuevas se crearán en la parte inferior de su hoja, a menos que el campo Agrupar por coincida completamente con un valor de columna primaria ya existente en la hoja.
• Puede definir un subgrupo para contar con una capa adicional de organización. Por ejemplo, haga que los registros se sincronicen debajo de una fila primaria Internacional que también es secundaria de una fila de Ventas en Smartsheet.
• Los registros de Dynamics 365 deben tener los hipervínculos correctos en la columna de ID primario en su hoja. (Si todavía no hay ninguna columna de ID primario, esta se agregará automáticamente a su hoja cuando se ejecute el flujo de trabajo por primera vez). 

Copiar y pegar manualmente identificadores de Dynamics de Dynamics 365 en su hoja puede hacer que el flujo de trabajo no se sincronice según lo esperado.

Administrar flujos de trabajo

Puede administrar flujos de trabajo desde el panel. Haga clic en el menú de tres líneas de la esquina superior izquierda de la página y seleccione Panel para ver la lista de flujos de trabajo que creó.

Configuración

Seleccione Configuración para realizar lo siguiente:

• Editar flujo de trabajo: Lo lleva de regreso por el asistente para que realice cambios en el flujo de trabajo.
• Cambiar el nombre del flujo de trabajo: Cambie el título del flujo de trabajo.
• Desactivar/Activar flujo de trabajo: Detiene o inicia la automatización del flujo de trabajo.
• Eliminar flujo de trabajo: Retira el flujo de trabajo del panel.

La eliminación de un flujo de trabajo no se puede deshacer y los flujos de trabajo que se eliminan no se pueden recuperar.