Administrar usuarios en el modelo de suscripción de usuarios
Tiene dos formas de administrar usuarios en el modelo de suscripción de usuarios: Revisar el uso y determinar quién necesita acceso pago durante los períodos de conciliación programados con regularidad o asignar de manera directa acceso pago a los usuarios que lo necesitan.
¿Quién puede usar esto?
Planes:
- Pro
- Business
- Enterprise
Permisos:
- Administrador del sistema
Averigüe si esta capacidad está incluida en Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.
Este artículo es solo para planes que utilizan el modelo de suscripción de usuarios. Si su plan utiliza el modelo de colaborador heredado, consulte Administración de usuarios para aprender a administrar usuarios para su plan.
En el modelo de suscripción de usuarios, los usuarios pueden probar Smartsheet antes de que usted pague para agregarlos al plan. El acceso temporal o provisional ayuda de dos maneras:
- Los miembros pueden compartir fácilmente los activos, según sea necesario, y la persona con la que comparten tiene una funcionalidad completa de Smartsheet. No hay un proceso de aprobación y el acceso provisional es gratuito.
- A intervalos regulares*, usted elige quién necesita acceso pago en función de los datos de uso reales.
*Los planes anuales tienen un período de conciliación cada trimestre; los planes mensuales tienen un período de conciliación más corto cada mes. Consulte la Descripción general del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información sobre el uso provisional, el modelo de suscripción de usuarios y cómo comprobar qué modelo utiliza su plan.
Proceso de corrección
Los miembros provisionales de su plan utilizan todas las funciones y funcionalidades del plan durante al menos 30 días. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando sea el momento de corregir el plan. Tendrá un período de conciliación de 30 días cada tres meses para los planes anuales.
Durante el período de conciliación, puede hacer lo siguiente:
- Aumentar la cantidad de usuarios pagos en el plan para cubrir el uso adicional por el resto del período de su plan. Smartsheet también lo hará automáticamente al final del período de conciliación.
- Ajustar los permisos de los usuarios para mantenerse dentro de los límites de su plan
Si no hace nada durante el período de corrección, se le facturará el monto prorrateado para cubrir los usuarios pagos adicionales del plan.
Pasos de corrección
Cada período de conciliación le permite revisar los miembros provisionales y los datos de uso de todos los miembros antes de comprometerse a pagar por usuarios pagos adicionales en su plan. Cuando reciba una notificación por correo electrónico, vea si hay nuevos miembros provisionales para corregir. Si los hay, siga estos tres pasos.
- Revise la información y los datos de uso en la página Administrar la corrección en el Centro de administración.
- Marque la cantidad de días que quedan para completar la conciliación, la cantidad de usuarios pagos adicionales necesarios si todos los miembros provisionales se convierten en miembros y el costo asociado.
- Revise la lista de usuarios. Utilice filtros o el informe de tipo de usuario para obtener la información que necesita.
- Decida lo que quiere hacer.
| Si la función del usuario es la siguiente: | Haga lo siguiente: |
|---|---|
Corregir a medida que aparece | No hacer nada. |
Miembro provisional y el usuario debe convertirse en miembro | No hacer nada. Smartsheet cambiará automáticamente el tipo de usuario a miembro al final del período de conciliación. |
Miembro provisional y el usuario no debe convertirse en miembro | Cambiar el tipo de usuario. Consulte ¿Qué tipos de usuario están disponibles? en la sección Preguntas frecuentes. |
Miembro y el usuario no debe seguir siendo miembro. | Cambiar el tipo de usuario. Consulte ¿Qué tipos de usuario están disponibles? en la sección Preguntas frecuentes. |
- Confirmar el costo y la fecha de pago.
Consulte la Descripción general del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información sobre la página Administrar la corrección y el proceso de corrección.
Cambiar el tipo de usuario.
Puede cambiar el tipo de usuario de un miembro provisional o de un miembro. Cuando cambia el tipo de usuario de uno o más usuarios, la cantidad de miembros a comprar y la información de pago se actualizan.
Consulte ¿Qué tipos de usuario están disponibles? en la sección Preguntas frecuentes para obtener más información sobre las opciones.
Cambiar un usuario externo a invitado
Solo los usuarios externos pueden convertirse en invitados.
- Seleccione Cambiar tipo de usuario y, luego, seleccione Invitado.
- Especifique el nivel de permiso para asignar (Editor: puede compartir, Editor: no puede compartir o Autor del comentario), revise la información y, luego, seleccione Cambiar.
Al cambiar un usuario a invitado, se elimina al usuario de los grupos con permisos de nivel superior.
Cambiar un usuario a Observador
- Seleccione Cambiar tipo de usuario y, luego, seleccione Observador.
- Revise la información y, luego, seleccione Cambiar.
Cuando se cambia un usuario a invitado, se elimina al usuario de los grupos con permisos de nivel superior.
Cambiar un usuario a sin acceso
- Seleccione Cambiar tipo de usuario y, luego, seleccione Sin acceso.
- Revise la información y, luego, seleccione Cambiar.
Administración de usuarios
Puede hacer lo siguiente en la Administración de usuarios en cualquier momento:
- Asignar acceso pago a un usuario o grupo de usuarios
- Eliminar el acceso pago de un usuario (y hacer que el acceso pago esté disponible para asignarlo a otro usuario)
- Comprar acceso pago adicional por el resto del período del contrato
- Editar propiedades de los usuarios
- Desactivar usuarios
Es posible que los cambios que realice en Administración de usuarios no estén visibles en la página Administrar la corrección.
Consulte Administración de usuarios para obtener más información y procedimientos.
UAP
El UAP conecta automáticamente a un usuario interno con el plan la primera vez que inicia sesión. Consulte el artículo Aprovisionamiento automático de usuarios para obtener más información.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo usar la página Administrar la corrección en comparación con Administración de usuarios?
El Centro de administración ofrece dos lugares diferentes para administrar usuarios. La acción que debe tomar determina qué usar.
| Acción | Administrar la página de corrección o la Administración de usuarios | Detalles |
|---|---|---|
Asignar acceso pago a un usuario específico | Administración de usuarios | Utilice esta opción cuando un gerente le pida que agregue un nuevo empleado o cuando un equipo necesite acceso completo. Siempre puede recordarles a los colegas que pueden compartir con cualquier persona de la organización cuando lo necesiten; no es necesario que le soliciten acceso. |
Activar el UAP para el plan | Administración de usuarios | El UAP conecta automáticamente a un usuario interno con el plan la primera vez que inicia sesión. |
Revisar y conciliar los usuarios provisionales | Administrar la página de corrección | La reconciliación solo está disponible durante el período de corrección. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando comience. |
Comprobar la cantidad de usuarios provisionales | Administrar la página de corrección | No es necesario administrar los usuarios provisionales hasta el período de conciliación. Sin embargo, la información está disponible si quiere revisarla. |
Eliminar el acceso pago de un usuario | Administración de usuarios (en cualquier momento) Página Administrar la corrección (durante la corrección) | Puede eliminar el acceso pago de un miembro a fin de que esté disponible para otro usuario. Nota: Durante el período de conciliación, la práctica recomendada es eliminar el acceso pago en la página Administrar la corrección. |
Editar propiedades de los usuarios | Administración de usuarios | Puede cambiar el nombre del usuario, las funciones, la dirección de correo electrónico alternativa y mucho más. |
Desactivar un usuario | Administración de usuarios | Si alguien abandona la empresa, puede desactivarlo. No puede deshacer esta acción. |
¿Por qué los nuevos miembros no aparecen en la lista de usuarios en la página Administrar la corrección?
Durante el período de corrección, los únicos cambios en la página Administrar la corrección son los siguientes:
- Cambios en los usuarios que los administradores del sistema realizan en la página
- Cambios en la cantidad total de usuarios pagos disponibles para asignar
Si elimina el acceso pago de un usuario en la página Administración de usuarios, no estará visible en la lista de usuarios, pero los miembros a comprar contarán y el costo asociado cambiará.
Si administra usuarios en Administración de usuarios durante el período de corrección, los cambios aparecerán en la lista de usuarios una vez finalizado el período de corrección.
¿Qué contiene la notificación de correo electrónico corregida? ¿Quién lo entiende?
Smartsheet envía una notificación por correo electrónico a todos los administradores del sistema asociados con el plan cuando comienza el período de conciliación. Incluye la siguiente información:
- Número de miembros provisionales añadidos durante el período de uso anterior
- Intervalo de fechas del período de uso
- Fecha en que los miembros provisionales se convertirán en miembros (si hay un costo, esta es la fecha de facturación automática).
- Cualquier costo asociado con la adhesión de los miembros provisionales
Si no hay nuevos miembros provisionales para el plan, el correo electrónico solo incluye el intervalo de fechas y el hecho de que no hay miembros provisionales para revisar.
¿Por qué tengo que especificar un nivel de permiso cuando cambio un usuario a invitado?
Los usuarios externos que tienen la función de usuario invitado pueden tener permisos de Autor del comentario o Editor. Para que Smartsheet cambie los permisos al nivel adecuado, debe definirlo. Editor: puede compartir es el nivel de permiso predeterminado.
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.