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Descripción general del modelo de suscripción de usuarios

Obtenga información sobre las áreas clave del modelo de suscripción de usuarios en Smartsheet: tipos de usuario, uso provisional y proceso de corrección.

Who can use this?

Plans:

  • Business
  • Enterprise
  • Pro

Permissions:

  • Administrador
  • Editor
  • Propietario
  • Observador

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

El modelo de suscripción de usuarios proporciona a las organizaciones una suscripción a la plataforma Smartsheet, que luego permite lo siguiente:

  • Los administradores del sistema pueden proporcionar acceso pago a usuarios individuales con nombre
  • Los usuarios pueden compartir hojas, informes, paneles y espacios de trabajo para colaborar con sus colegas

Cuando un usuario comparte activos básicos con sus colegas, puede trabajar con los activos de inmediato. Si no tiene acceso pago al plan, Smartsheet otorga acceso temporal como miembro provisional o asigna un tipo de usuario gratuito.

¿No sabe si su plan utiliza el modelo de suscripción de usuarios?

Los planes con el modelo de suscripción de usuarios tienen una página para administrar la corrección en el Centro de administración. En el menú principal del Centro de administración, busque Administrar la corrección.

Si la opción Administrar la corrección no está en el menú, vaya a Administración de usuarios para obtener información sobre cómo administrar usuarios en el modelo de colaborador heredado. La información de este artículo no se aplica a su plan.

Tipos de usuario

Todos los usuarios con acceso pago son miembros. Los administradores del sistema pueden otorgar acceso pago en cualquier momento. Cuando los usuarios comparten activos principales, Smartsheet otorga acceso temporal como miembro provisional o asigna un tipo de usuario gratuito.

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Framework showing Members are the only Paid users and Guests and Viewers are both Free users

Definiciones de tipo de usuario

Tipo de usuarioCostoPlanesCómo se asignaLa cuenta de usuario en comparación con el dominio del planPermiso de nivel de activos más alto
MiembroPago

Pro

Negocios

Empresarial

El administrador del sistema asigna en cualquier momento

Miembro provisional

Pro

Uso compartido con al menos 1 activo con permisos de Autor del comentario+

 

Plan de Negocios o Empresarial

Dominio interno y uso compartido con al menos 1 activo con permisos de Autor del comentario+

O

Dominio externo y uso compartido con al menos 1 activo con permisos de administrador

Internos o externos

Cualquier permiso

Invitado

Gratuito

Negocios

Empresarial

Uso compartido con al menos 1 activo con permisos de editor o Autor del comentario

El administrador del sistema cambia el tipo de usuario de miembro o miembro provisional

Externo

Editor o Autor del comentario

Observador

Gratuito

Pro

Negocios

Empresarial

Compartido con al menos 1 activo con permisos de Observador

El administrador del sistema cambia el tipo de usuario de miembro o miembro provisional

Internos o externos

Observador

Miembros y miembros provisionales

No hay diferencia entre los miembros y los miembros provisionales en Smartsheet. Los usuarios no pueden saber si tienen un estado provisional.

El estado provisional indica lo siguiente:

  • No se le está facturando por este miembro
  • Puede consultar el uso de este miembro antes de decidir pagar por su acceso

Consulte la sección Uso provisional para obtener más información.

Informe de tipo de usuario

Puede descargar un informe de los usuarios de su plan siempre que lo necesite. En el informe, se enumeran todos los usuarios activos asociados al plan y se incluyen los siguientes detalles por usuario:

  • Correo electrónico y dominio
  • Tipo de usuario y tipos de acceso de Administrador
  • Permisos
  • Actividad

Para revisar el uso durante el período de conciliación, seleccione el botón Descargar informe de tipo de usuario en la parte superior de la página Administrar la corrección.

Consulte Detalles del informe de tipo de usuario para obtener más información.

Usuarios internos y usuarios externos

Un usuario es interno si su dirección de correo electrónico coincide con un dominio asociado al plan. Un usuario es externo si su dirección de correo electrónico no coincide con ningún dominio asociado con el plan.

  • Usuarios internos: Pueden recibir acceso pago de manera automática a través del UAP (aprovisionamiento automático de usuarios)

  • Usuarios externos: Se convierten en Invitados en un plan de Negocios o Empresarial cuando alguien le otorga permisos de Autor del comentario o Editor

Uso provisional

Smartsheet otorga acceso temporal a los usuarios para respaldar la colaboración y proporcionar acceso completo a la funcionalidad antes de que un administrador del sistema decida si paga por el acceso continuo.

Nivel de permiso que otorga acceso provisional:

  • Plan Pro, usuario interno o externo: Uso compartido con al menos 1 activo con permisos de Autor del comentario+
  • Plan de Negocios o Empresarial, usuario interno: Uso compartido con al menos 1 activo con permisos de Autor del comentario+
  • Plan de Negocios o Empresarial, usuario o externo: Uso compartido con al menos 1 activo con permisos de Administrador

Los usuarios serán miembros provisionales durante 30 días antes de que sean elegibles para la conciliación. Según la cadencia de la corrección, algunos serán miembros provisionales durante más de 30 días.

El período provisional no caduca. Al final del período de corrección, los miembros provisionales pasan a ser miembros.

Corrección

En lugar de requerir el pago por adelantado por las funciones, permitiremos a los usuarios el acceso completo a Smartsheet y haremos un seguimiento de su uso. Una vez finalizado el período de uso, si el plan superó los límites de lo que está pagando actualmente, puede conciliar el uso. Puede realizar una de las siguientes acciones o ambas:

  • Aumentar la cantidad de usuarios pagos en el plan para cubrir el uso adicional
  • Ajustar los permisos de los usuarios para mantenerse dentro de los límites del plan

No cobramos por el uso durante el período provisional del miembro; las actualizaciones cubren el resto del período de su plan.

Proceso y cadencia de corrección

El proceso de corrección incluye una serie de períodos de uso y períodos de conciliación asociados. Los períodos de uso son continuos y el segundo período de uso comienza tan pronto como comienza el primer período de conciliación. Smartsheet recopila continuamente datos de uso de los miembros y los miembros provisionales para proporcionar información significativa.

Los períodos de conciliación son trimestrales para los clientes anuales y mensuales para los clientes mensuales.

El período de conciliación se produce de la siguiente manera:

  • Los 30 días antes de la fecha de facturación automática trimestral para los clientes anuales
  • Los 7 días antes de la fecha de facturación automática para los clientes mensuales

Cuando comience un período de conciliación para su plan, recibirá un correo electrónico con fechas clave y miembros provisionales para revisar. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte el artículo Administrar usuarios en el modelo de suscripción de usuarios.

Si el monto adeudado es superior a cero cuando finaliza el período de conciliación, se le facturará automáticamente por el monto.

Comprender la página Administrar la corrección

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Manage true-up page with callouts identifying key areas
MenciónDescripciónExplicación

1

Fecha y hora de actualización de la página

Durante el período de conciliación, la lista de usuarios solo refleja los cambios que realiza. Los miembros para comprar y el monto de pago se actualizarán para reflejar los cambios que realice en la página Administrar la corrección y en Administración de usuarios. 
Práctica recomendada: Solo realice cambios en la página Administrar la corrección durante el período de conciliación.

2

Descargar informe de tipo de usuario

Consulte Detalles del informe de tipo de usuario para obtener más información.

3

Período de uso para la corrección

Intervalo de fechas que muestra el período de uso que está revisando

4

Días restantes en el período de  conciliación

Cantidad de días que quedan para completar la conciliación antes de que los miembros provisionales se conviertan en miembros

5

Miembros a comprar

La cantidad de usuarios pagos adicionales que Smartsheet agregará a su plan cuando los miembros provisionales se conviertan en miembros

Nota: Este número podría ser inferior al número de miembros provisionales si pagó por miembros que no asignó.

Seleccione el ícono para ver el desglose específico de su plan.

6

Fecha de pago

Fecha del pago para cubrir el costo prorrateado cuando los miembros provisionales se conviertan en miembros.

Nota: Los clientes que reciben facturas no verán esta información. Recibirán una factura con una fecha de vencimiento de pago.

7

Monto del pago

Costo de miembros a comprar, incluidos impuestos

Seleccione el ícono para ver el desglose específico de su plan.

 

Nota: Los clientes que reciben facturas no verán los cargos estimados. Sus cargos aparecerán en la factura de Smartsheet.

8

Etiqueta externa

Se muestra si el dominio de la dirección de correo electrónico del usuario no coincide con ninguno de los dominios asociados con el plan

9

Tipo de usuario

Consulte la tabla Opciones de tipo de usuario a continuación para obtener más detalles.

10

Etiqueta provisional

Un miembro del plan asignó permisos a un activo principal que le solicitó a Smartsheet que otorgara acceso temporal al usuario

Si no cambia el tipo de usuario, este se convertirá en miembro al final del período de corrección.

11

Duración en el tipo de usuario actual

El temporizador comienza cuando se otorga uso compartido al usuario al primer activo con un nivel de permiso que otorga acceso provisional

12

Último activo

La última vez que el usuario utilizó un activo en el plan

El informe de tipo de usuario incluye más detalles sobre la acción y el uso.

13

Filtro

Consulte la tabla Filtros disponibles a continuación para obtener más detalles.

Filtros disponibles

Filtrar valorLo que le muestra

Nuevo en la corrección actual

Solo los miembros y los miembros provisionales que se agregaron durante el período de uso

Dominio de usuario: solo interno

Solo miembros y miembros provisionales cuyo dominio de dirección de correo electrónico coincida con uno de los dominios asociados al plan

Dominio de usuario: solo externo

Solo miembros y miembros provisionales cuyo dominio de dirección de correo electrónico no coincida con uno de los dominios asociados al plan

Último activo

Solo los miembros y los miembros provisionales que hayan iniciado sesión en Smartsheet dentro del período especificado

Opciones de tipo de usuario

Tipo de usuario

Resultado de este cambio

Costo

Miembro

El usuario puede crear, editar, comentar o ver activos (según sus permisos en un activo específico). 

 

Los clientes deben comprar suficientes miembros para que su plan cubra a todos los usuarios con un tipo de usuario de miembro. Se espera que los clientes se pongan al día mediante la compra de miembros adicionales para cubrir a sus usuarios. Los miembros comprados a mitad de período reciben un prorrateo durante el resto del período de suscripción.

Invitado

El usuario puede crear, editar, comentar o ver (según sus permisos en un activo específico). Se eliminan los permisos de nivel de administrador.

Importante: El tipo de usuario invitado puede asignarse únicamente a los usuarios cuyo dominio de dirección de correo electrónico no coincida con ninguno de los dominios asociados con el plan.

No hay ningún costo.

Si el usuario era miembro, el usuario pago que se le asignó estará disponible para asignarlo a otro usuario.

Observador

El usuario solo puede ver los activos respecto de los que se le otorgó uso compartido. Se eliminan los permisos de nivel superior.

No hay ningún costo.

Si el usuario era miembro, el usuario pago que se le asignó estará disponible para asignarlo a otro usuario.

Sin acceso

Se elimina todo acceso a los activos del plan para el usuario.

No hay ningún costo.

Si el usuario era miembro, el usuario pago que se le asignó estará disponible para asignarlo a otro usuario.

 

 

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